سال ها خدمت در زمینه تولید سامانه های تحت وب و اپلیکیشن های موبایل باعث شده است تا تیم اندیشه پرداز یکی از قوی ترین و تخصصی ترین شرکت های حوزه فناوری اطلاعات محسوب شود. اطمینان مشتریان بزرگ در سطح کشور افتخار این مجموعه بوده و جهت حفظ این سرمایه ارزشمند هر روز در تلاش برای بهبود خدمات و کیفیت محصولات می باشیم.

تماس با ما

آدرس: تهران، خیابان کارگر شمالی، خیابان صدوقی، پلاک 47، ساختمان اندیشه پرداز

تلفن: 66946022 (021)

ایمیل: [email protected]

۴ دلیل که مشاغل به مدیریت معاملات آنلاین رو می آورند

5 دلیل که مشاغل به سمت مدیریت معاملات آنلاین رو می آورند

۴ دلیل که مشاغل به مدیریت معاملات آنلاین رو می آورند

امروزه برای بسیاری از شرکت های در حال رشد که با حجم بالایی از قراردادها رو به رو هستند،جستجوی یک راه حل جهت مدیریت بهینه معاملات  اهمیت ویژه ای پیدا کرده است.

نیاز به کنترل مجدد معاملات و قراردادهای سازمان، با آن که زمان و هزینه زیادی صرف کنترل آن ها شده و یا بدتر از آن، تمدید خودکار یک قرارداد با ارزش بالا بدون اطلاع قبلی مدیران و یا گم کردن یک قرارداد مهم و در نتیجه لطمه به اعتبار سازمان، نمونه های بیشماری از مشکلاتی است که می توان با وجود یک سیستم مدیریت معاملات آنلاین از آن ها جلوگیری کرد.

در زیر برخی از مهم ترین دلایل تغییر روند دستی و قدیمی مدیریت معاملات به مدیریت قراردادهای آنلاین را بازگو می کنیم.

۱) از هر کجا که هستید به قرارداد مد نظر خود دسترسی داشته باشید

طبق تحقیقات انجام شده، ۸۵ درصد شرکت ها برای ثبت اطلاعات و پیگیری قراردادهای خود از روش های قدیمی نظیر نرم افزار اکسل استفاده می کنند.

زمانی که قراردادها در درایوهای مشترک، صندوق های ایمیل کارمندان و میزها و کشوی پرونده های سازمان قرار گیرند، دانستن این که کجا می بایست به دنبال قرارداد مد نظر خود بگردید خودش یک چالش محسوب می شود این در حالی است که حتی زمانی که می دانید قرارداد مورد نظر شما در کجا قرار دارد نیز صد در صد تضمینی برای دسترسی به آن وجود نخواهد داشت.

ثبت معاملات و قراردادهای خود در یک سیستم امن و آنلاین بدین معنی است که مهم ترین اسناد شما همیشه و در هر کجا که به آن نیاز داید در دسترس هستند. این برای مواقعی که شما از راه دور نیاز به دسترسی به قراردادهای خود دارید امری ضروری محسوب خواهد شد که باید در هنگام برنامه ریزی برای تداوم تجارت مورد توجه قرار دهید.

زمانی که اتفاقات غیر منتظره مانع از مراجعه شما به دفتر کار شما شود باید راهی برای دستیابی به قراردادهای سازمان وجود داشته باشد.

۲) مشاهده و دسترسی آسان به تمام جزئیات معامله و قرارداد

همان گونه که انتظار می رود مشاوران سازمان و سایر افرادی که در روند مدیریت قرارداد مشارکت دارند، می بایست کنترل کامل امور قرارداد و توافق نامه ها را در دست داشته باشند این بدان معنی است که شما می توانید به هر سوال قراردادی به سرعت و با اطمینان پاسخ بدهید و اگر دقیقا جواب آن ها را نداشته باشید  می دانید که آن ها را از کجا پیدا کنید.

اگر قراردادها را به صورت دستی مدیریت کنید و از ابزار هایی نظیر اکسل استفاده نمایید ممکن است موارد مهمی از دید شما پنهان بماند.

بدون وجود یک مکان مشخص برای پیگیری جزئیات مرتبط با قرارداد مورد نظر، امکان اشتباه و اتخاذ تصمیمات ناآگاهانه از سایر جزئیات قرارداد، توسط تیم وجود خواهد داشت.

از طریق مدیریت آنلاین معاملات و قراردادها، امکان اشتراک داده ها، جزئیات و گزارش های قرارداد با روسای بخش ها، مدیریت ارشد و سایر افرادی که نیاز به دسترسی به جزئیات شفاف آن قرارداد دارند وجود خواهد داشت.

مدیریت قرارداهایی که به صورت آنلاین ذخیره می شوند بسیار آسان تر از قراردادهایی که هر یک در دفاتر مختلف و یا رایانه های افراد مختلف ثبت شده اند، خواهد بود.

با استفاده از یک سیتم مدیریت معاملات آنلاین، جزئیات خاص یک قرارداد همانند ارزش ریالی قرارداد، اعلام شرایط فسخ و یا روش های حل تعارض به سادگی قابل دسترس شما قرار می گیرند.

۳) فرایندهای خسته کننده و زمانبر را کوتاه کنید.

مدیریت دستی قرارداد به زمان زیادی نیاز دارد. نرم افزار مدیرت معاملات فرصتی است برای ساده سازی و خودکار سازی بسیاری از جنبه های فرایند رسیدگی به معاملات و قراردادها که موجب کارایی بالاتری برای تیم شما خواهد شد. مسلما بدون وجود این ابزار ها وقت کارمندان حقوقی صرف کارهای ناچیز هواهد شد و ممکن است از موارد اصلی باز بمانند.

اگر مسئولیت مدیریت امور قراردادها را بر عهده دارید و در حال حاضر با فرایندهای دستی و قدیمی کار می کنید حتما می دانید که به باد داشتن تمام تاریخ ها، مهلت ها و تعهدات برای اطمینان از حفظ توافق نامه های شما چقدر زمان بر و طولانی خواهد بود. با استفاده از روش قدیمی، دستیابی به اطلاعات مورد نیاز در یک قرارداد یک کار پیچیده و طاقت فرسا می باشد. همه این چالش ها با افزایش حجم و تعداد قراردادها نیز بیشتر می شود.

با کمک یک سیستم مدیریت معاملات و قراردادهای آنلاین می توانید اتوماسیون را نیز در روند مدیریت قرارداد خود وارد کنید. بدین ترتیب بسیاری از کارهای مدیریت قرارداد خسته کننده و تکراری – مانند قرار دادن بندهای خاص و کلمات کلیدی، به روز رسانی وضعیت قرارداد، یا ردیابی مهلت های مشخص می توانند ساده و ساده تر شوند.

بدین ترتیب شما و تیم خود زمان کمتری را برای مدیریت قراردادها صرف می کنید و زمان بیشتری را برای تمرکز بر رویفعالیت های تجاری با ارزش تر خواهید داشت.

۴) فرصت های افزایش درآمد را از دست ندهید و ریسک ها و هزینه های سازمان خود را کاهش دهید.

تعیین تمدید یا عدم تمدید یک قرارداد نیازمند کنترل مداوم آن قرارداد می باشد. زمانی که قراردادی به طور خودکار و بدون اطلاع شما تمدید می شود ممکن است فرصت را جهت فسخ و یا عدم اجرای قرارداد از دست بدهید.

مدیریت قرارداد با روش های قدیمی شما را در معرض خطر از دست دادن این مهلت های مهم قرار می دهد اگر سعی کنید که مهلت های قرارداد را از تقویم و یادداشت های کتبی به خاطر بسپارید در معرض اشتباهات زیادی قرار خواهید گرفت.

از دست دادن مهلت قرارداد از رویدادهای متداولی است که تیم های زیادی که با روش های قدیمی کار می کنند را به سمت پیدا کردن یک راه حل مدیریت معاملات آنلاین سوق داده است.

وقتی معاملات و قراردادهای شما در یک سیستم مدیریت معاملات آنلاین و قراردادها ذخیره می شود می توانید تمام جزئیات مهم قرارداد خود را در یک مکان ببینید و در زمان لازم اقدامات مناسب را انجام دهید.

امتیاز دهید
بدون دیدگاه

ارسال یک نظر

نظر
نام
ایمیل
وبسایت