مکانیزه سازی گردش و کنترل امور قراردادها و مراحل ثبت قرارداد
نرم افزار مدیریت قراردادها ی راهکار یکپارچه درگاه، مدیریت تمامی مراحل امور قراردادهای منعقد شده، که یکی از محوری ترین و حساس ترین چالش سازمان ها محسوب می شود را به طرز چشمگیری تسهیل و تسریع می نماید.
ثبت و مدیریت اطلاعات قرارداد
ایجاد قرارداد و ثبت جزئیات مراحل قرارداد (فیلدهای تاریخ تخمینی و واقعی اتمام پروژه، مبلغ کسورات، درصد و شرح قرارداد)، ثبت انواع تیپ قرارداد و تعیین سطوح دسترسی به همراه ثبت لاگ عملکرد کاربران
تعریف اعتبارات و بودجه
ثبت و به کارگیری ردیف های بودجه و اعتبارات و گزارش گیری اعتبارات مصرفی به ازای هر قرارداد در نرم افزار مدیریت قراردادها
هشدار تاریخ خاتمه قرارداد و ضمانتنامه ها
اعلام زمان نزدیک شدن به تاریخ اتمام امضای مدیران، ضمانت نامه ها، صورت وضعیت ها، پایان قرارداد و در نتیجه رفع نگرانی درمورد از دست دادن زمان به موقع تمدید قرارداد و …
پوشش تمامی فرایندهای کنترل قرارداد
افزایش/کاهش ۲۵% (تغییر مقادیر)، خاتمه قرارداد، متمم ها و الحاقیه های قرارداد، پیشرفت مالی، زمانی و فیزیکی، مابه التفاوت و تعدیل ها، مبالغ مشروط در قرارداد، تاخیرات و تعلیق ها، تحویل و یا فسخ
تعریف و مدیریت پروژه ها
امکان تعریف نامحدود پروژه و قابلیت اتصال به قرارداد و قابلیت گزارش گیری پیشرفته از وضعیت قراردادهای متصل به هر پروژه
یکپارچگی با نرم افزار های مالی و اتوماسیون
امکان اتصال نرم افزار قراردادها به سیستمهای مرتبط مانند اتوماسیون مکاتبات اداری، سیستمهای مالی، کنترل پروژه و … و در نتیجه امکان رویت صورت حساب و صورت وضعیت شرکت ها
ثبت و مدیریت کمیسیون ها
کنترل صورت وضعیت
گزارش ساز حرفه ای نرم افزار مدیریت قراردادها
با توجه به موتور قوی گزارش سازِ نرم افزار کمیسیون و پیمان های درگاه امکان دسترسی مستقیم به اطلاعات اختصاصی و تولید و تهیه ی انواع گزارشات در قالب اکسل و یا آمار و نمودار توسط کاربران وجود دارد. امکان تولید و ذخیره گزارشات دلخواه بر اساس:
تولید خودکار مکاتبات اداری و صورت جلسات
بخش تولید مکاتبات نرم افزار امور قراردادها امکان تعریف انواع مکاتبات اداری و صورتجلسات را داشته که پس از تولید، بصورت پیش نویس امکان ارسال به سامانه اتوماسیون مکاتبات در نظر گرفته شده است.
در نرم افزار مدیریت قراردادها تمامی مستندات امکان ارجاع از طریق چارت سازمانی را دارا می باشند همچنین در هر مرحله قابلیت دریافت تاییدیه ها و ضمائم وجود دارد.
آرشیو الکترونیک و ثبت اسناد قرارداد
بایگانی الکترونیک اسناد با امکان تعریف درختواره‌ی پوشه‌های نگهداری مستندات بطور نامحدود، سطوح دسترسی پوشه‌ها، الگوی شماره دهی سند، نوع مقادیر اسناد، قابلیت افزودن، حذف و جایگزینی فایل‌های یک سند، شماره‌دهی دستی اسناد و پوشه‌ها، جستجوی پیشرفته و انتقال پوشه ها
امکان تعیین دقیق محل نگه داری اسناد مکتوب و هم چنین ثبت و تشخیص آسان شخص خارج کننده نسخه اصلی از بایگانی و زمان دقیق خروج آن (راه اندازی میز امانات الکترونیکی) همراه با ارسال آلارم پیشرفته ونمایش لیست نسخه های خارج شده از بایگانی از دیگر ویژگی های نرم افزار مدیریت قراردادها می باشد.
ویژگی های نرم افزار مدیریت قراردادها
فروش الکترونیکی اسناد
قیمت گذاری و اصلاحیه بر روی هر سند و دریافت الکترونیکی اسناد توسط پیمانکار
ثبت الحاقیه و متمم قرارداد
تعریف انواع الحاقیه و متمم قرارداد از جمله الحاقیه های زمانی، مبلغی و تعهدات
آرشیو الکترونیک اسناد قرارداد
ثبت تمامی اسناد مرتبط با درخواست قرارداد، صورت جلسات، اسکن قرارداد، توجیه فنی و …
کنترل صورت وضعیت
قابلیت کنترل نرخ و صورت وضعیت طبق پیمان و قراردادهای ثبت شده
فیلدساز پیشرفته
امکان ایجاد فیلد های دلخواه و گزارش گیری بر اساس فیلدهای ایجاد شده علاوه بر فیلدهای پیش فرض
فرایندساز پیشرفته
قابلیت تعریف و تغییر فرایندهای امور قرارداد به شکل اختصاصی برای هر سازمان در نرم افزار قراردادها
تقویم کاری
امکان تعریف جلسات و یادداشت های کاری، اطلاع رسانی لحظه ای رخداد ها و ارسال هشدار به ذی نفعان
اتصال به سایر سامانه ها
قابلیت اتصال به اتوماسیون اداری، نرم افزارهای مالی، کنترل پروژه، پست الکترونیک، پیامک و فکس
و قابلیت استفاده از هوش تجاری
امکان مشاهده تعداد تمامی قراردادهای هر منبع و واحد، مبلغ قراردادها، پیشرفت قراردادها و … به صورت آمار و نمودار (تجزیه و تحلیل آماری یا تجزیه و تحلیل کمی)
امکان برآورد وقایع آینده و تحلیل روند کاری و رصد عملکرد و تغییرات به صورت لحظه ای
ایجاد اطلاعات تصمیم ساز از داده های خام سازمان شما
سایر امکانات نرم افزار قراردادها
ثبت پیمان بر اساس گردش کار و یا بدون نیاز به گردش کار
قابلیت گروه بندی خدمات پیمان نظیر پیمانکاری،مشاور، خرید، اجاره و فروش
امکان ثبت اطلاعات عملیات قراردادها به تفکیک هر قرارداد
امکان نظارت جامع بر پیشرفت اجرای امور قرارداد
امکان بازگرداندن قرارداد به مرحله ی ورود اطلاعات با ذکر علت برگشت
استعلام خودکار اعتبار گواهی نامه، ارزش افزوده و روزنامه شرکت ها
استعلام خودکار رتبه شرکت از سامانه اطلاعات عوامل نظام فنی و اجرایی کشور
امکان تعیین خودکار دامنه ی قیمت های متناسب پیشنهادی پیمانکاران
به روز رسانی مستمر نرم افزار امور قراردادها مطابق با قوانین مالی معاملاتی
امکان تعریف انواع ضمانت نامه و نرخ ضمانت نامه نظیر مشاوره، پیش پرداخت،پیش دریافت، حسن انجام کار، شرکت در مناقصه،دوره تضمین و …
امکان تعریف آسان انواع فیلدهای دلخواه و فیلدهای فرمولی محاسباتی
امکان ایجاد نامه درخواست، تمدید و یا آزادسازی ضمانت نامه از بانک
تعیین انواع عوامل پرداخت نظیر اجاره، جریمه،بیمه یا پیش پرداخت
تعریف فاز و زمانبندی مراحل پرداخت و تعیین نوع خاتمه قرارداد پیمانکاران
کنترل صورت وضعیت مالی بر حسب قراردادهای ثبت شده
امکان محاسبه مبلغ خالص صورت وضعیت بر اساس کسورات
امکان تعیین ضرایب کسورات قانونی و مالیات بر ارزش افزوده برای هر قرارداد
ارسال صورت حساب های الکترونیک به سیستم مودیان مالیاتی
اعلام هشدار برای تعداد قرارداد مجاز هر پیمانکار
چند کاربره و چند زبانه بودن سیستم و در نتیجه امکان تعامل با پیمانکاران خارجی و استفاده هر چه آسانتر آن ها از امکانات نرم افزار مدیریت قراردادها
سوالات متداول
خدمات گارانتی و پشتیبانی به چه صورت می باشد؟
نرم افزار مدیریت پیمان درگاه، از ۶ ماه گارانتی پشتیبانی رایگان برخوردار است و پس از پایان گارانتی، قرارداد پشتیبانی انعقاد می گردد.
آیا نسخه ی دمو موجود می باشد؟
بله. بعد از برگزاری جلسه پرزنت و معرفی نرم افزار، درصورت نیاز ، نسخه دمو به نماینده معرفی شده و در مدت زمان محدود ارائه می گردد.
علاوه بر مدیریت قراردادها، میخواهم معاملات و تامین کنندگان خود را نیز مدیریت کنم. آیا می بایست هر نرم افزار را به صورت جداگانه تهیه کنم؟
نیازی به جدا تهیه کردن هر کدام از نرم افزارها نیست. “راهکار یکپارچه درگاه” تمامی این امکانات را به صورت کاملا یکپارچه و متصل به هم در اختیار شما قرار خواهد داد بدین ترتیب می توانید با تهیه کردن یک نرم افزار از تمامی امکانات مربوط به مدیریت معاملات، کمیسیون و قراردادها، تامین کنندگان و امور حقوقی بهره مند شوید و چنانچه صرفاَ، به نرم افزاری برای مدیریت قراردادهای سازمان خود نیاز داشتید، می توانید نرم افزار مدیریت قراردادها را به صورت جداگانه و با قیمت مناسب تهیه بفرمایید.
آیا امکان ارسال صورتجلسات و نامه ها و پیش نویس قرارداد به اتوماسیون وجود دارد؟
تمامی قالب های تعریف شده در سیستم را می توان داخل خود نرم افزار کمیسیون و پیمان های درگاه به گردش درآورد، از سیستم به اتوماسیون اداری ارسال کرد و یا آن ها را از طریق ایمیل ارسال نمود.
آیا قراردادهای گذشته را می بایست تک تک در سیستم وارد نمود یا امکان کانورت اطلاعات وجود دارد؟
این امکان وجود دارد که از طریق فرمت فایل های اکسلی که خدمت شما ارائه داده می شود، تمام اطلاعات قراردادهای گذشته، قراردادهای در حال اجرا و … را به راحتی در سیستم کانورت کنید به این ترتیب تمامی قراردادهای سازمان شما در یک سیستم متمرکز قرار خواهد گرفت و در آن به راحتی خواهید توانست تا به اطلاعات هر قرارداد دسترسی داشته باشید، به آن ها رسیدگی کنید و یا از آن ها گزارش تهیه کنید.
امکان ضمیمه کردن پروفورما و اسناد و مدارک مرتبط با هر قرارداد وجود دارد؟
بله در نرم افزار کمیسیون و پیمان های درگاه، امکان ضمیمه کردن پیش فاکتور و تمام مدارک و اسناد مرتبط با قرارداد وجود خواهد داشت. همچنین خواهید توانست تا آن ها را به صورت یکجا در آرشیو الکترونیک مشاهده بفرمایید.
