سال ها خدمت در زمینه تولید سامانه های تحت وب و اپلیکیشن های موبایل باعث شده است تا تیم اندیشه پرداز یکی از قوی ترین و تخصصی ترین شرکت های حوزه فناوری اطلاعات محسوب شود. اطمینان مشتریان بزرگ در سطح کشور افتخار این مجموعه بوده و جهت حفظ این سرمایه ارزشمند هر روز در تلاش برای بهبود خدمات و کیفیت محصولات می باشیم.

تماس با ما

آدرس: تهران، خیابان ولیعصر، روبروی خیابان دکتر فاطمی، کوچه عبده، پلاک 55، واحد 16

تلفن: 45382 (021)

ایمیل: info@andishehpardaz.ir

معیارهای یک فرایند مدیریت قرارداد کارا و موثر چیست؟

معیارهای یک فرایند مدیریت قرارداد کارا و موثر چیست؟

معیارهای یک فرایند مدیریت قرارداد کارا و موثر چیست؟

داشتن یک فرآیند مؤثر در مدیریت قرارداد می بایست هدف اصلی هر سازمان بزرگ یا رو به رشدی قرار گیرد اما متاسفانه تعداد زیادی از سازمان ها از این مهم غافل می شوند و سازمان خود را با خطرات جدی مواجه می کنند.

براساس بررسی های انجام شده، بیش از نیمی از مشاغل اذعان دارند که مراحل تصویب قرارداد باعث توقف معاملات آن ها شده و تنها حدود یک شرکت از سه شرکت از یک ابزار اختصاصی مدیریت قرارداد برای مدیریت امور معاملات خود استفاده می کنند.

با وجود تلاش بسیاری از سازمانها برای اجرای یک فرآیند مؤثر در مدیریت قرارداد ، مشخص است که همواره فضای زیادی برای بهبود کنترل و رسیدگی این امور وجود دارد. پیش از این ، ما در مورد علائم عدم عملکرد مدیریت قرارداد صحبت کردیم. در این مقاله ، مابه علائم وجود یک روند مدیریت قوی قرارداد در یک سازمان اشاره خواهیم کرد.

در اینجا پنج نشانه وجود دارد که سازمان شما به یک فرآیند مؤثر در مدیریت قرارداد رسیده و از آن استفاده می نماید.

۱. قراردادهای شما در مکانی متمرکز قرار دارد.

چه یک کمد تشکیل پرونده قدیمی مدرسه باشد یا یک سیستم نرم افزاری ، مدیریت موثر قرارداد شما را ملزم می کند که تمام قراردادهای خود را در یک مکان واحد و متمرکز ذخیره نمایید. انجام این کار به همه افراد درگیر در مدیریت قرارداد کمک می کند تا بدانند چگونه و در کجا اسناد مورد نیاز خود را در هر مرحله از روند پیدا کنند.

ذخیره قراردادها در یک مکان متمرکز باعث می شود روند جستجو به طرز چشمگیری آسان تر شود و موجب صرفه جویی در تلاش های ارزشمند همگان شود. هم چنین دیگر نیازی به اتلاف وقت برای پیگیری یک قرارداد خاص ، بخش یا نسخه ای از یک توافق نامه نیست.

۲. شما می توانید کارآمدترین روش های امضای قراردادها را بدانید.

چه یک کمد تشکیل پرونده قدیمی مدرسه باشد یا یک سیستم نرم افزاری ، مدیریت موثر قرارداد شما را ملزم می کند که تمام قراردادهای خود را در یک مکان واحد و متمرکز ذخیره نمایید. انجام این کار به همه افراد درگیر در مدیریت قرارداد کمک می کند تا بدانند چگونه و در کجا اسناد مورد نیاز خود را در هر مرحله از روند پیدا کنند.

روند امضای قرارداد می تواند چالش غیرمنتظره ای برای مدیریت قرارداد ایجاد کند. اسناد مهمی ممکن است روزها یا هفته ها بر روی میز شخصی قرار گیرد ، بدون اینکه دیده شود.

با داشتن یک فرایند مدیریت مؤثر در قرارداد شما می توانید بهترین و کارآمدترین راهها برای امضای قراردادها را شناسایی و اجرا نمایید. این که افراد درگیر قرارداد، امضاهای الکترونیکی را ترجیح می دهند یا امضاهای دستی و یا بدانید چه چیزی به بهترین وجه کار می کند و به شما امکان می دهد سریعترین قراردادها را انجام دهید. هرچه زمان کمتری برای امضای قرارداد بگذرد ، سریعتر می توانید ارزش آن را درک کنید.

۳. شما می توانید مهلت های قرارداد و نقاط عطف آن را پیگیری کنید.

با رشد و توسعه کسب و کارهای امروزه ، هیچ راه ساده ای برای پیگیری دستی همه مهلت های مربوط به قراردادها و نقاط عطف مرتبط با آن ها وجود ندارد. با این وجود ، تحقق این مهلت ها و رسیدن به این نقاط عطف بسیار مهم است.عدم توجه به این مهلت ها نه تنها اعتبار کسب و کار شما را در معرض خطر قرار خواهد داد، بلکه ممکن است در صورت عدم تعیین مهلت سازمان شما با مجازات های مالی و قانونی روبرو گردد.

شما برای داشتن یک فرآیند موثر در مدیریت قرارداد ، به یک سیستم نیاز دارید تا کلیه مهلت های مهم قراردادها و نقاط عطف را ردیابی کنید. اگرچه می توان یک نمونه قرارداد را به صورت دستی ردیابی کرد ، اما استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد پس از رسیدن به نمونه قراردادها به تعداد خاصی یک ضرورت محسوب می شود.

نرم افزار اختصاصی مدیریت قرارداد ، مشاهده تمام مهلت های مربوط به قرارداد، از جمله نقاط عطف و تاریخ انقضا را آسان می کند تا بتوانید اقدامات مناسب را از قبل برنامه ریزی نمایید.

۴. می توانید عملکرد قرارداد را ارزیابی کنید

شناسایی مناسب ترین معیارها و شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) به شما در ارزیابی دقیق عملکرد شغل خود در طول زمان کمک خواهد کرد.

یک فرآیند مؤثر در مدیریت قرارداد به ابزارها و KPI نیاز دارد تا امکان گزارش عملکرد قراردادها وجود داشته باشد که بتوانید فعالیت خود را بهبود ببخشید. ایجاد این زیرساخت ، چشم اندازی کلیدی درمورد اطلاعات عملیات مربوط به قراردادهای حائز اهمیت سازمان وهمچنین عملکرد شغل شما در این زمینه خواهد داد

برخی از مهمترین KPI ها (شاخص های کلیدی عملکرد) برای مدیریت قرارداد عبارتند از:

  • طول دوره های پیمانکاری شما
  • کیفیت روابط شما با شرکای قرارداد
  • توانایی پایبندی به مهلت ها و نقاط عطف
  • مقرون به صرفه بودن فرآیند مدیریت قرارداد شما

ارزیابی عملکرد مدیریت قرارداد این امکان را به شما خواهد داد تا از ناکامی ها و موفقیت های قبلی خود بیاموزید تا بتوانید زبان و بندهای توافق های آینده را بهینه نمایید. با انجام این کار، شما قادر خواهید بود مراحل سریع قرارداد را در اسرع وقت اجرا کنید، تا بتوانید روی کارهایی متمرکز شوید که بیشترین ارزش را برای تجارت داشته باشند

۵. قراردادهای شما ایمن و مطمئن هستند

با وجود حملات سایبری و نقض اطلاعات به طور مداوم در اخبار، مدیریت موثر قرارداد در واقع به معنای محافظت از قراردادهای شما از عوامل مخرب است. امنیت قرارداد باید یک موضوع مهم برای محافظت از اطلاعات محرمانه ای باشد که این اسناد حاوی آن هستند.

حفظ امنیت قراردادهای شما و تنظیم دسترسی مناسب به آنها ، با یک راه حل مدیریتی موثر بسیار ساده خواهد بود. این برنامه های نرم افزاری به شما این امکان را خواهد داد که نقش ها و گروه های کاربر تعریف شده ای را به وضوح تنظیم نمایید، به طوری که فقط افراد مربوطه بتوانند پرونده ها و اسناد مناسب را مشاهده نمایند. نرم افزار مدیریت قرارداد کارا همچنین باید از نسخه پشتیبان تهیه و بازیابی نماید، به گونه ای که در صورت بروز فاجعه یا از بین رفتن اطلاعات، از شغل شما محافظت گردد.

بدون دیدگاه

ارسال یک نظر

نظر
نام
ایمیل
وبسایت