استعلام بها چیست؟ + تفاوت استعلام بها و مناقصه

استعلام بها یا همان استعلام قیمت به معنی اقدام خریدار به دریافت قیمت از چند فروشنده و یا تامین کننده ی مختلف به منظور انتخاب بهترین قیمت و یا مناسب ترین شرایط برای خرید کالا و یا دریافت خدمات است.

در واقع با توجه به حساسیت های امور مالی و خرید در تدارکات سازمان ها و شرکت ها، استعلام قیمت تامین کنندگان واجد شرایط، کمک به سزایی به انتخاب بهترین پیشنهاد به خریدار خواهد کرد.

روند استعلام قیمت:

بر همین اساس مسئول خرید، وظیفه ی دریافت استعلام بها حداقل از ۳ فروشنده ی مختلف را به عهده خواهد داشت و در آخر پس از بررسی، فروشنده با بهترین قیمت پیشنهادی برای همکاری انتخاب خواهد شد.

ذکر این نکته حائز اهمیت است که تامین کنندگان دریافت کننده استعلام می توانند قبلاً شناسایی شده باشند و به نوعی متقاضی کالا و یا خدمات (خریدار)، تمایل انحصاری نمودن خرید را از این مجموعه تامین کنندگان داشته باشد و یا اینکه خریدار بصورت اتفاقی و حتی از طریق مراجعه مستقیم به تامین کنندگان، اطلاعات مورد نیاز خود را کسب نماید.

بدین ترتیب مامور خرید نوع کالا یا مورد معامله و مقدار و مشخصات را به طور کامل در برگ استعلام بها تعیین و فروشندگان کالا یا انجام دهنده کار حداقل بهای آن را با قید مدت اعتبار بهای اعلام شده در آن تصریح و با ذکر کامل نشانی خود و تاریخ امضا می کند. مامور خرید باید ذیل برگ های استعلام بها را با ذکر این که استعلام بها به وسیله او به عمل آمده است با قید تاریخ و نام و نام خانوادگی و سمت خود امضا کند.

فرم استعلام بها

فرم استعلام بها در واقع مشتمل بر اطلاعات کالا و یا خدمات مورد نیاز در قالب نامه رسمی است.

فرم استعلام قیمت عموما شامل موارد زیر می باشد و از آنجایی که یک سند قانونی و یا دارای بار حقوقی محسوب نمی شود عملا تعریف آن بر اساس نیازهای هر سازمان متفاوت است.

• مشخصات متقاضی (خریدار)
• تعریف دقیق نوع و مقدار کالا و یا حجم خدمات مورد نیاز
• تاریخ ارائه پیشنهاد قیمت

همچنین در صورت نیاز شرکت ها موارد زیر نیز می تواند به فرم استعلام اضافه گردد:

• شرایط پرداخت وجوهات و هزینه ها توسط خریدار
• تضامین مالی قابل ارائه توسط تامین کننده
• موقعیت جغرافیایی و شرایط تحویل کالا یا ارائه خدمات
• شرایط مرتبط با بیمه و ضمانت نامه های عملیاتی
• نقشه ها، اطلاعات فنی یا موارد مشابه
• استانداردهای مورد نیاز خریدار
• شرایط حمل و نقل
• معرفی دستگاه بازرسی یا نظارت

انواع استعلام بها

RFQ (Request for Quotation):

RFQ صرفا به پیشنهاد قیمت اشاره دارد و عموما برای استعلام کالاهای مشخص همچون خرید سیمان یا فولاد ساختمانی استفاده می شود.

RFP (Request for Proposal):

RFP به معنای درخواست قیمت و شرایط (پروپوزال) می باشد. در واقع در RFP علاوه بر قیمت شرایط دیگری نیز مد نظر است که عموما برای کالاهای تکمیلی همچون پکیج تهویه صنعتی و یا انجام خدمات تخصصی کاربرد دارد.

تفاوت استعلام بها و مناقصه:

در واقع تفاوت کاربرد استعلام بها و مناقصه به میزان مبلغ معامله ی مورد نظر بستگی خواهد داشت.

بر همین اساس، با توجه به حد نصاب معاملات سالیانه، طبق ماده ۳ قانون برگزاری مناقصات در انجام معاملات کوچک و متوسط (به عنوان مثال معاملاتی که در سال ۹۸ مبلغ معامله آن ها از سه میلیارد و دویست و هشتاد میلیون ریال تجاوز نکند.) از استعلام قیمت استفاده خواهد شد.

این در حالی است که در معاملات عمده (به عنوان مثال معاملاتی که در سال ۹۸ مبلغ آن بیش از سه میلیارد و دویست و هشتاد میلیون ریال باشد.) برای انجام معامله از استعلام بها استفاده نخواهد شد و معامله  می بایست با انتشار آگهی مناقصه (مناقصه عمومی) یا ارسال دعوتنامه (مناقصه محدود) انجام پذیرد.

در نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه علاوه بر پوشش تمامی مراحل برگزاری مناقصه و کلیه مستندات مربوط به مناقصه، قابلیت تعریف حد نصاب اختصاصی برای هر شرکت نیز در نظر گرفته شده است تا تمام نیازهای سازمان ها، ارگان ها و شرکت های خصوصی را برآورده نماید.

شرکت اندیشه پرداز با هدف تسهیل، تسریع و افزایش امنیت هر یک از مراحل مناقصه و با بهره گیری از کارشناسان خبره در این زمینه، اقدام به ارائه ی سیستم فوق العاده ایمن “استعلام آنلاین قیمت“ (ویژه بخش خصوصی) نموده است.

با استفاده از سیستم استعلام آنلاین قیمت، فرایند بازگشایی پاکات مناقصه به صورت الکترونیکی انجام شده و در نتیجه امکان مشاهده مبالغ تا قبل از جلسه کمیسیون وجود نخواهد داشت. بدین ترتیب احتمال هر گونه سوء استفاده در مقوله ی رقابت در قیمت به صفر خواهد رسید.

مشاهده کلیه امکانات نرم افزار امور قراردادها