۴ سوالی که در هنگام خرید نرم افزار مدیریت قراردادها باید از خود بپرسید

چنانچه به فکر انتخاب یک نرم افزار مدیریت قرارداد کارا برای کنترل و رسیدگی به امور معاملات سازمان خود باشید، بدون شک با لیست طولانی از ویژگی های ارائه شده توسط فروشندگان نرم افزار رو به رو خواهید شد. نرم افزاری با قوی ترین مجموعه ویژگی ها، می تواند انتخاب خوبی باشد، اما ضرورتاً تضمین نمی کند که جوابگوی نیازهای خاص سازمان شما نیز باشد.

در اینجا سؤالاتی وجود دارد که می توانید در هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت قرارداد از آنها بپرسید تا به شما کمک نماید که تصمیم بگیرید که آیا واقعاً می توانید این نرم افزار را پیاده سازی و استفاده کنید و در نهایت موفقیت دراز مدت را با همکاری با فروشنده بدست آورید یا خیر

در طی فروش باید انتظار چه چیزی را داشته باشم؟

خرید نرم افزار مدیریت قرارداد می تواند یک کار دلهره آور باشد، اما انتخاب یک سازمان ارائه دهنده مناسب می تواند روند کار را ساده تر کرده و یه شما اطمینان دهد که همه چیز مورد نیاز برای موفقیت را در اختیار خواهید داشت.

در طی فرآیند فروش ، از اراثه کنندگان نرم افزار مدیریت قرارداد از خودتان سؤالاتی بپرسید مانند:

• ارتباط با شخصی که من به دنبالش هستم چقدر آسان است؟
• آیا تیم پشتیبانی پاسخگوی درخواست ها یا پیشنهادات من است؟
• آیا تیم فروش علاقه مند است که در مورد نقاط چالش و نیازهای اختصاصی شرکت من راهکاری ارائه نماید یا فقط روی بسته شدن فروش تمرکز دارد؟

توجه به این سؤالات قبل از امضای توافق به شما كمك خواهد کرد تا از قرار گرفتن در یك رابطه نامطلوب جلوگیری كنید.

۲. چه منابع اجرایی  برای من در دسترس است؟

داشتن یک تیم پشتیبانی حرفه ای و پاسخگو در هنگام کار با نرم افزار قراردادها که اطلاعات مهمی در آن وجود دارد برای موفقیت بلند مدت شما امری حیاتی است.

یکی از مهمترین مزایای نرم افزار مدیریت قرارداد صرفه جویی درزمان می باشد ، اما این امر تنها در صورتی تحقق می یابد که طریقه کار با نرم افزار را به خوبی بشناسید. در حالی که یافتن زمان برای به دست آوردن پروژه های اضافی می تواند چالش برانگیز باشد، عدم اجازه اجرای کافی و آموزش مرحله به مرحله نرم افزار می تواند منجر به مشکلات مداوم برای هر کاربر در تیم شما شود. مهم است که روند اجرای هر ارائه دهنده را درک کرده و راحت و مطمئن باشید که این رویکرد برای شما و تیم شما کار آمد خواهد بود.

۳. آیا از همان ابتدا مجبور به پرداخت هزینه پشتیبانی یا آموزش مداوم هستم؟

برخورداری از آموزش کافی و پشتیبانی مشتری  از سمت ارائه دهندگان نرم افزار می تواند تجربه خوبی از استفاده از نرم افزار را به کاربر هدیه دهد.

اگر این شما بودید که نرم افزار مدیریت قراردادها را تهیه کرده اید و وظیفه آموزش دیگران در تیم را نیز به عهده دارید، در دسترس بودن کارشناس پشتیبانی خیال شما را راحت خواهد کرد

بدین ترتیب هنگامی که تیم شما با مشکلی روبه رو می شود و سؤالی دارد، نباید مجبور شوند برای جلوگیری از گرفتن هزینه پشتیبانی اضافی از طرف فروشنده نرم افزار ، فقط از کاربر داخلی درخواست کمک نمایند بلکه می توانند از راهنمایی های کارشناس پشتیبانی شرکت ارائه دهنده نرم افزار نیز استفاده کنند.

پشتیبان نرم افزار در اوایل استفاده می بایست در تمام طول مدت روابط شما با کاربران در دسترس باشد، به شما کمک کرده و آموزش و پشتیبانی کافی را برای هر کسی که در تیم شما به آن نیاز دارد فراهم نماید.

۴. چگونه متوجه شوم که این محصول برای تجارت من مناسب خواهد بود؟

آنچه ارائه دهنده ی نرم افزار مدیریت قرارداد شما باید طی فرایند فروش انجام دهد این است که زمان لازم را برای آشنایی با شما و درک بزرگترین چالش ها و نیاز های سامان شما صرف نماید و آنچه مدنظر شماست و در نرم افزار به دنبال آن هستید را پیدا کند.

در نهایت اگر شخصی به شما محصولی بفروشد که در واقع با نیازهای خاص ساطمان شما مطابقت نداشته باشد عمر این رابطه تجاری در مدت کوتاهی به پایان خواهد رسید بنابراین، اینکه شما به دنبال ارائه دهنده ای باشید که مشاغل و تجارت شما را درک کرده و شما را در زمینه هدف سازمان خود یاری نماید، موضوعی بسیار مهم خواهد بود که می بایست به آن توجه گردد.

شرکت در یک جلسه دموی رایگان نیز می تواند راه خوبی برای تعیین این نکته باشد که آیا این محصول بزرگترین چالش های مدیریت قرارداد سازمان شما را کنترل خواهد کرد یا خیر.

چنانچه به دنبال یک راه حل بلند مدت برای نیازهای مدیریت قرارداد سازمان خود هستید اگر انتظارات شما از یک ارائه دهنده نرم افزار امور قرارداد به طور حداکثر برآورده گردد به احتمال ریاد سال ها با این فروشنده کار خواهید کرد.

بنابراین بسیار مهم است که سوالات خود را در مراحل اولیه خرید نرم افزار به درستی بپرسید و کاملا بفهمید که چگونه هر ارائه دهنده نرم افزار، نیازهای سازمان شما را پشتیبانی خواهد کرد