چطور یک تامین کننده مطمئن پیدا کنیم؟

انتخاب یک فروشنده‌ مناسب برای کالایی که قصد خرید آن را دارید، در هزینه‌های یک شرکت تاثیر مستقیم و زیادی دارد. بنابراین لازم است برای انتخاب درست تامین‌کننده مراحلی را بگذرانید تا به انتخاب خود اطمینان پیدا کنید و سپس خرید خود را از فروشنده‌ انتخاب‌شده انجام بدهید.

۱. معیارهای خودتان را برای انتخاب تامین‌کننده بنویسید

قبل از هر چیز فهرستی از معیارهای خود برای انتخاب تامین‌کننده بنویسید. این کار را با آنالیز کردن کسب و کار خود می‌توانید انجام دهید. از مدیران ارشد خود برای تهیه‌ این فهرست کمک بگیرید و نظرات آن‌ها را بپرسید.

این فهرست شامل تمامی معیارهایی است که شرکت‌های تامین‌کننده باید داشته ‌باشند تا نیازهای مورد نظر سازمان شما را برآورده کنند. پس باید این فهرست را با توجه به معیارهای سازمان تکمیل کنید.

به‌طور غیر رسمی و در حالت کلی، زمینه‌های معیار برای انتخاب یک تامین کننده این موارد هستند:

• قیمت
• کیفیت و امنیت
• تحویل کالا
• سرویس‌دهی
• مسئولیت‌های اجتماعی
• سهولت و سادگی
• ریسک
• مهارت و چابکی

مواردی که به‌صورت جزئی‌تر در فهرست خود می‌آورید، ممکن است به این شکل باشد:

• مراجع قابل دسترسی
• قوانین بازگرداندن کالا
• شرایط و نحوه‌ پرداخت پول
• روش دریافت کالا
• ضمانت کیفیت کالا
• کمترین و بیشترین مقدار ممکن برای سفارش
• مدت زمان بین دریافت سفارش تا تحویل کالا

بسته به موقعیت شرکت خود ممکن است بعضی از این معیارها را به‌کار ببرید و بعضی دیگر برای‌تان مهم نباشد. شما فهرست ویژه‌ خود را تهیه کنید. تمام مواردی را که می‌دانید برای رفع نیاز شرکت خودتان حائز اهمیت است، بنویسید.

نوشتن این لیست به شما کمک می‌کند در تک‌تک این موارد، شرکت تامین‌کننده را مورد ارزیابی قرار دهید و پتانسیل او را در هر یک از موارد بررسی کنید تا مطمئن شوید که هیچ نیاز مهمی را از قلم ننداخته‌اید.

۲. جستجوی تامین کنندگان و دریافت پیشنهادها

سیاست شرکت شما برای بیان نیازهای خود به‌چه صورت است؟ آیا روش اطلاع‌رسانی عمومی در نشریات تجاری و اعلام مناقصه و مزایده را در پیش گرفته یا اینکه استراتژی شرکت بر مبنای تماس‌ مستقیم با تامین کنندگان انتخابی برای دریافت پیشنهاد و تخمین قیمت است؟ این بستگی به گستردگی و نوع فعالیت شرکت دارد.

بهتر است یک بازه‌ زمانی را برای انتخاب تامین‌کننده اختصاص بدهید. در میان تامین‌کنندگان جستجو کنید و لیستی از تامین‌کنندگان را انتخاب کنید. اما حواستان باشد که همه‌ آن‌ها نمی‌توانند نیازهای شما را برآورده کنند.

چیزی که باید از تامین‌کننده‌ها بخواهید، این است که در پیشنهاد خود جزئیات کاملی درباره محصولات و خدمات مورد نیازتان بیاورند و مشخص کنند به چه دلیل باید از آن‌ها خرید کنید.

ممکن است بعد از بررسی و مصاحبه و تحقیق درباره‌ پیشینه‌ تامین‌کنندگان، تعدادی را انتخاب کنید و در مورد آن‌ها اطلاعات بیشتری بخواهید. به این منظور باید یک RFI تنظیم کنید که در واقع یک نامه یا فرم تقاضای اطلاعات است (Request for Information) و سپس آن‌ را برای شرکت فروشنده بفرستید یا ایمیل کنید.

مرحله‌ بعد می‌تواند بررسی پاسخ‌های رسیده از تامین‌کنندگان باشد.

۳. طبق مسیر انتخابی خود اقدام کنید (نوشتن RFP و RFQ)

حالا که نیازهای کسب و کار خود را تحلیل کردید و لیستی از تامین‌کنندگان مورد نظر را به‌دست آوردید، کار را شروع کنید. شما بر اساس نوع تعامل شرکت، مسیر خود را برای دریافت پیشنهادات تامین کنندگان انتخاب کرده‌اید.

این مسیر می‌تواند درخواست پیشنهاد از تامین کنندگان منتخب با ارسال RFP (Request for Proposal) یا RFQ (Request for Quotation) باشد. ممکن است شما به‌صورت عمومی از تامین‌کنندگان بخواهید پیشنهادات خود را در مورد کالای مورد نیاز شما برای‌تان بفرستند، یا اینکه خودتان به‌طور مستقیم از تامین‌کنندگان انتخابی درخواست پیشنهادی با جزئیات مشخص کرده باشید.

برای بررسی پیشنهادهای رسیده از فروشندگان، باید نکاتی را در مورد پیشنهاد مناسب بدانید. یک پیشنهاد خوب شامل تمرکز ویژه بر نیازهای اصلی خریدار است.

اسناد ارائه‌ پیشنهاد توسط تامین‌کننده باید شامل جزئیات کامل و دقیقی در مورد محصول یا خدمت مورد نظر باشد. این جزئیات شامل تاریخ تحویل، مقدار و تعداد کالا و کیفیت استانداردهای تعیین شده در لیست معیارهای شما است. از پیشنهاد دهندگان بخواهید اطلاعات را با جزئیات پروسه‌ای که برای تولید محصول طی می‌کنند، در پیشنهاد خود بنویسند.

۴. ارزیابی پیشنهادات و انتخاب یک تامین‌کننده

حالا وقت آن شده که پیشنهادات رسیده از سوی تامین‌کنندگان را بررسی و مقایسه کنید. این بررسی را طبق چک لیست معیارها که در مرحله‌ اول تهیه کردید، انجام دهید.

مواردی را که در ارائه‌ پیشنهاد بیان شده مرحله به مرحله مرور کنید تا بفهمید آیا با نیازهای شما همخوانی دارند یا خیر. در این مرحله ناچارید معیارهای خود را اولویت‌بندی کنید و براساس اولویت‌ها تصمیم بگیرید. چرا که ممکن است هر تامین‌کننده‌ای در یکسری از معیارهای شما پیشنهاد بهتری ارائه داده‌باشد.

برای مثال ممکن است انتخاب دو تا از تامین‌کنندگان برای شرکت شما کل معیارهای خرید را پوشش بدهد، در حالی‌که انتخاب یک تامین‌کننده فقط نیمی از معیارها را تحت پوشش قرار دهد.

مثلا ممکن است در معیارهای سازمان‌تان زمان تحویل کالا اهمیت بیشتری نسبت به قیمت آن داشته باشد. بنابراین تامین‌کننده‌ای که زمان تحویل کوتاه‌تری در پیشنهادات خود عنوان کرده نسبت به تامین‌کننده‌ای که قیمت کمتری پیشنهاد داده در اولویت قرار خواهد گرفت.

حالا باید این سوال را بپرسید که آیا هنوز هم اصرار بر انتخاب یک تامین‌کننده است یا می‌شود از دو تامین‌کننده خرید کرد؟ در مجموع هرچه محدودیت کمتری داشته‌باشید، قدرت و انعطاف‌پذیری در انتخاب نهایی بیشتر است.

در این مرحله لازم است با تیم مدیران ارشد خود مشورت کنید. هر نیازی را که در پیشنهاد ارائه شده است، به یک ارزش مهم سازمان خود ربط بدهید و ببینید آیا آن معیار را پوشش می‌دهد یا خیر.

به‌طور مثال در زمینه‌ کیفیت کالا ممکن است شرکت شما معیار مشخصی داشته باشد. این معیار را با آنچه در نامه‌ پیشنهاد فروشنده آمده است، مقایسه کنید.

بعد از مقایسه‌ معیارها به هر قسمت نمره‌ای اختصاص بدهید. در پایان با توجه به تمامی معیارها یک نمره‌ نهایی برای هر تامین‌کننده در نظر بگیرید تا بتوانید برنده‌ نهایی را از بین تامین‌کنندگان مشخص کنید.

۵. عملکرد تامین‌کننده را زیر نظر بگیرید

به خاطر داشته باشید که حتی مورد اعتمادترین فروشندگان نیز ممکن است اشتباه کنند. پس هیچ‌گاه اعتماد مطلق نکنید و روند کار تامین کنندگان را زیر نظر بگیرید. ببینید نحوه‌ تعامل آن‌ها با شما چگونه است.

چطور و با چه کیفیتی به سوالات شما پاسخ و خدمات پس از فروش را به چه صورت انجام می‌دهند. روی تمام مراحل کار فروشنده نظارت کامل داشته باشید.

مطمئن شوید که آن‌ها نقطه‌ ارتباطی مستقیمی در شرکت شما دارند که با بررسی‌های منظم کار، شرکت را به‌درستی راهنمایی می‌کند. این بررسی‌ها کمک می‌کند که هنگام بستن قرارداد و نهایی شدن خرید،‌ جایگاه و موقعیت خود را بدانید.

سعی کنید این مراحل را به‌درستی و دقت بگذرانید. چرا که انتخاب تامین‌کننده‌ درست کمک زیادی به افزایش بازدهی شرکت و کاهش هزینه‌ها می‌کند.

دنبال کردن این مراحل به یک مامور خرید کمک می‌کند در پایان از انتخاب تامین‌کننده برای شرکت خود، اطمینان کافی داشته باشد. چون فروشنده‌ای را انتخاب می‌کند که می‌تواند نیازهای شرکت را کاملا پوشش بدهد و کالا و خدمات درست را به شرکت عرضه می‌کند. مثل تحویل به‌موقع کالا، قیمت مناسب و خدمات پس از فروش خوب.

منبع: صدرا گیفت