سال ها خدمت در زمینه تولید سامانه های تحت وب و اپلیکیشن های موبایل باعث شده است تا تیم اندیشه پرداز یکی از قوی ترین و تخصصی ترین شرکت های حوزه فناوری اطلاعات محسوب شود. اطمینان مشتریان بزرگ در سطح کشور افتخار این مجموعه بوده و جهت حفظ این سرمایه ارزشمند هر روز در تلاش برای بهبود خدمات و کیفیت محصولات می باشیم.

تماس با ما

آدرس: تهران، خیابان ولیعصر، روبروی خیابان دکتر فاطمی، کوچه عبده، پلاک 55، واحد 16

تلفن: 45382 (021)

ایمیل: info@andishehpardaz.ir

چند باور غلط در خصوص استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها

چند باور غلط در خصوص استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها

چند باور غلط در خصوص استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها

امروزه با وجود این که انواع سازمان ها، ارگان ها و شرکت های خصوصی از نرم افزار مدیریت قرارداد برای کنترل هر چه موثرتر پیمان ها و توافقات سازمانی خود استفاده می کنند، اما هنوز سازمان هایی وجود دارند که در خصوص استفاده از این نرم افزار تردید دارند.

اگر شما نیز در تلاش هستید تا قراردادهای سازمان خود را به صورت موثرتری مدیریت کنید اما تا به حال به دنبال پیدا کردن راه حلی جهت بهبود وضعیت خود نبوده اید ممکن است به این دلیل باشد که چند باور غلط در رابطه با نرم افزار مدیریت امور قراردادها مانع شما در انجام این کار شده است.

عموماً برخی باورهای اشتباه در این رابطه باعث شده که تعدادی از سازمان ها از استفاده از این نرم افزار منصرف شوند. این در حالی است که اساساً این باورها بر اساس اطلاعات منسوخ شده و یا حاصل از داشتن تجربه بد با یک ارائه دهنده شکل گرفته است که نیازمند تحقیق و تحلیل بیشتری از جانب کاربران برای یافتن یک سامانه قرارداد کاراتر خواهد بود.

در این مطلب ما به توضیح برخی باور های اشتباه در رابطه با استفاده از سامانه قراردادها و توضیح برخی واقعیت ها در رابطه با آن می پردازیم که ممکن است دیدگاه شما را در این باره به کلی تغییر دهد.

۱-نرم افزار قراردادها خیلی گران است.

فعالیت در حوزه ی فناوری حقوقی به سرعت در حال گسترش است و این در حالی است که روز به روز، تیم های حقوقی بیشتری جهت مدیریت هر چه مکانیزه تر فرایندهای مختلف به نرم افزار قراردادها روی می آورند.

در این میان شرکت های بسیاری نیز وجود دارند که با اینکه احتیاج به استفاده از این نرم افزار را در سازمان خود احساس می کنند اما قبل از آنکه درباره ارائه کننده های متفاوت این سیستم جستجو کنند به دلایل مالی از جستجوی خود منصرف می شوند.

نکته حائز اهمیت در این جا این است که اختصاص بودجه برای استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها بسیار ناچیزتر از وقت و هزینه ای است که در طول مدیریت دستی قراردادها به سازمان شما تحمیل خواهد شد . این در حالی است که استفاده از نرم افزار تنظیم قرارداد علاوه بر این که از اشتباهات ناشی از تنظیم دستی قرارداد جلوگیری می کند امکان فرایندسازی، گزارش گیری، تسهیل در بایگانی و جستجوی آسان قراردادها را نیز فراهم خواهد نمود بنابراین استفاده از این سیستم نه تنها هزینه اضافی محسوب نخواهد شد بلکه هزینه های اضافی تحمیل شده ناشی از تنظیمات دستی قراردادهای سازمان شما را نیز به حداقل خواهد رساند.

نکته دوم این است که با گذر زمان و تحلیل نیازهای کاربران توسط ارائه دهندگان نرم افزار های حوزه امور حقوقی، ویژگی ها و امکانات متفاوتی به این نرم افزار اضافه می شود  بدین ترتیب سازمان ها می توانند بر اساس بودجه خود تعیین نمایند که کدام یک از امکانات نرم افزار، مورد نیاز آن هاست بر این اساس شما قادر خواهید بود تا با قیمت مناسب نرم افزاری را تهیه کنید که نیازهای سازمان شما را پوشش داده و به شما در کنترل هر چه آسان تر پیمان ها و توافق نامه های سازمانتان کمک نماید.

عوامل متعددی نظیر تعداد زیرمجموعه ها و کاربران، ویژگی ها و ماژول های خاص، عملکردها و …) در تعیین دامنه قیمت نرم افزار نقش خواهند داشت به این ترتیب سازمان های مختلف بسته به نیازها و بودجه سازمانی خود می توانند این نرم افزار را با قیمتی معقول تهیه و از امکانات آن استفاده نمایند.

۲- شروع کار با نرم افزار زمان خواهد برد.

یکی از بزرگترین چالش های یک سازمان هنگام استفاده از هر نرم افزار جدید تجاری، اختصاص زمان لازم برای عادت دادن تیم های داخلی به یک روند متفاوت برای انجام وظایف است که این بسیار طبیعیست.

نکته ای که باید به آن دقت بفرمایید این است که قبل از اتخاذ راه حل و یا خرید نرم افزار می بایست با تمام  افرادی که تحت تاثیر این تغییرات قرار خواهند گرفت صحبت کنید، همسو شوید و به آن ها اطمینان دهید که نگرانی های آن ها شنیده و برطرف می شود اگر این کارها را انجام داده  و یک سیستم مدیریت قرارداد کارا و بهینه انتخاب نمایید که از سیتم آموزشی و پشتیبانی خوبی برخوردار باشد، به سرعت می توانید با سامانه قراردادها شروع به کار نمایید.

۳- استفاده از نرم افزار پیچیده خواهد بود.

این نگرانی به طور باور نکردنی در میان سازمان هایی که به دنبال یک سامانه قرارداد کارا هستند بسیار رایج است پیشنهاد می کنیم نرم افزاری را انتخاب نمایید که در ان بتوانید از مستندات آموزشی آن برای انجام هر یک از فرایندهای معاملاتی بهره ببرید.

همچنین امکان ارسال تیکت و پشتیبانی قوی یکی دیگر از مزایایی است که یک شرکت ارائه دهنده نرم افزار خوب می بایست از آن بهره ببرد. بهترین روش برای شناسایی این که آیا این نرم افزار مناسب سازمان شما می باشد یا خیر، مشاهده دمو و آشنایی با قسمت های مختلف نرم افزار قبل از خرید می باشد.

هم چنین مشاهده مشتریانِ هر یک از  ارائه کنندگان این نرم افزار هم می تواند شما را در انتخاب یک سیستم مناسب یاری بخشد.

۴- این نرم افزار فقط برای سازمان ها و ارگان های بزرگ قابل استفاده است.

معمولاً تصور می شود که نرم افزار مدیریت قرارداد تنها برای سازمان های بزرگ که شامل چندین زیر مجموعه هستند قابل استفاده  خواهد بود این در حالی است که کنترل تعداد بسیار زیاد قراردادها و توافق نامه های سازمانی تنها یکی از دلایل استقاده از این نرم افزار توسط این نوع شرکت هاست.

استفاده از این نرم افزار، ذخیره، سازماندهی و نظارت بر تعداد زیادی از قراردادهای شرکتی را تسهیل و تسریع خواهد کرد.

ذکر این نکته حائز اهمیت است که چنانچه قراردادهایی که ارزش بالا و یا ریسک بالایی دارند به طور موثری مدیریت نشوند می توانند بر تجارت سازمان شما تاثیر منفی گذاشته و باعث تحمیل ضرر و زیان های بسیاری به شما شوند به عبارتی دیگر ریسک خطای انسانی همیشه در هنگام تنظیم دستی قرارداد وجود خواهد داشت که استفاده از یک سامانه کنترل قرارداد خوب می تواند به طرز قابل توجهی این ریسک را کاهش دهد.

با  دانلود و بکارگیری نرم افزار مدیریت قراردادها، امکان مدیریت کارآمد تمامی مراحل امور قراردادها وجود دارد بدین ترتیب روند ثبت قرارداد، انجام مذاکرات و اعمال موارد قرارداد مطابق با قوانین به سهولت امکان پذیر است.

صرفه جویی در هزینه و زمان،کاهش اشتباهات ناشی از تنظیم دستی قرارداد، افزایش امنیت و قدرت تجزیه و تحلیل اطلاعات،امکان فرایندسازی،گزارش گیری، سهولت در بایگانی و جستجو، ثبت و نگهداری پیش نویس ها، تجدید نظر و اصلاح، تنها برخی از مزایای یک نرم افزار مدیریت قراردادهای کارآمد است.

ما در اندیشه پرداز همواره به ارائه ی راهکاری برای سهولت استفاده و در نتیجه رضایت حداکثری کاربران می اندیشیم. سعی ما بر آن است با ارائه ی یک سیستم جامع مدیریت قراردادها، بتوانیم گامی هر چند کوچک برای جلب رضایت حداکثری شما مشتریان گرامی برداریم.

بدون دیدگاه

ارسال یک نظر

نظر
نام
ایمیل
وبسایت