استانداردهای قانونی و بهترین شیوه‌ها در انتخاب نرم‌افزار مدیریت قراردادها
انتخاب نرم‌افزار مناسب برای مدیریت قراردادها می‌تواند تأثیر زیادی بر کارایی و دقت فرآیندهای قراردادی شما داشته باشد. در اینجا چند استاندارد قانونی و بهترین شیوه‌ها برای انتخاب این نوع نرم‌افزار آورده شده است:
استانداردهای قانونی
۱- امنیت و حفاظت از داده‌ها: نرم‌افزار باید از استانداردهای امنیتی بالا برای حفاظت از اطلاعات حساس قراردادها پیروی کند. این شامل رمزنگاری داده‌ها و دسترسی محدود به اطلاعات است.
۲- انطباق با قوانین محلی و بین‌المللی: نرم‌افزار باید با قوانین و مقررات محلی و بین‌المللی مرتبط با مدیریت قراردادها سازگار باشد. این شامل رعایت مقررات مربوط به حفظ حریم خصوصی و حفاظت از داده‌ها می‌شود
بهترین شیوه‌ها
۱- یکپارچگی با سایر سیستم‌ها: نرم‌افزار باید قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم‌های مورد استفاده در سازمان شما مانند سیستم‌های مالی و اتوماسیون اداری را داشته باشد
۲- قابلیت‌های گزارش‌گیری و تحلیلی: نرم‌افزار باید ابزارهای گزارش‌گیری و تحلیلی قوی برای پیگیری و مدیریت قراردادها ارائه دهد
سهولت استفاده: نرم‌افزار باید کاربرپسند باشد و نیاز به آموزش پیچیده نداشته باشد. این امر می‌تواند به افزایش بهره‌وری و کاهش خطاها کمک کند.
پشتیبانی و خدمات پس از فروش: اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار انتخابی شما از پشتیبانی و خدمات پس از فروش قوی برخوردار است تا در صورت بروز مشکلات، بتوانید به سرعت آن‌ها را حل کنید.
ساخت یک نرم افزار مدیریت قرارداد می‌تواند یک پروژه پیچیده باشد، اما با پیروی از مراحل زیر می‌توان یک سامانه کارآمد و موثر ایجاد کرد:
۱. تحلیل نیازها و تعیین اهداف
ابتدا نیازهای سازمان خود را تحلیل کنید و اهدافی که می‌خواهید با سامانه مدیریت قرارداد به آن‌ها برسید را مشخص کنید. این شامل شناسایی فرآیندهای قراردادی، نوع قراردادها، و نیازهای امنیتی است.
۲. طراحی معماری سامانه
معماری سامانه را طراحی کنید. این شامل تعیین ساختار داده‌ها، نحوه ذخیره‌سازی و بازیابی اطلاعات، و طراحی رابط کاربری است. در این مرحله می‌توانید از ابزارهای مدل‌سازی مانند UML استفاده کنید.
۳. انتخاب فناوری‌ها و ابزارها
فناوری‌ها و ابزارهایی که برای توسعه سامانه نیاز دارید را انتخاب کنید. این شامل زبان‌های برنامه‌نویسی (مانند Python، JavaScript)، پایگاه‌های داده (مانند MySQL، MongoDB)، و فریم‌ورک‌های توسعه وب (مانند Django، React) است.
۴. توسعه و پیاده‌سازی
با استفاده از فناوری‌ها و ابزارهای انتخاب شده، توسعه سامانه را آغاز کنید. این شامل کدنویسی، تست، و رفع اشکالات است. در این مرحله می‌توانید از روش‌های توسعه چابک (Agile) برای مدیریت پروژه استفاده کنید.
۵. تست و ارزیابی
پس از توسعه، سامانه را به طور کامل تست کنید تا از عملکرد صحیح آن اطمینان حاصل کنید. این شامل تست‌های واحد،تست‌های یکپارچگی، و تست‌های کاربری است.
۶. استقرار و آموزش
پس از اطمینان از عملکرد صحیح سامانه، آن را در محیط عملیاتی مستقر کنید. همچنین، کاربران نهایی را آموزش دهید تا بتوانند به درستی از سامانه استفاده کنند.
۷. پشتیبانی و نگهداری
پس از استقرار، پشتیبانی و نگهداری سامانه را به طور مداوم انجام دهید. این شامل رفع اشکالات، به‌روزرسانی‌ها، و افزودن قابلیت‌های جدید است.
نرم افزار مدیریت قراردادها ی درگاه تمامی فرایندهای سازمان شما را از مرحله تهیه پیش نویس تا تسویه حساب کامل، مدیریت کرده و شما می توانید مدیریت تعداد قراردادهای منعقد شده، پیشرفت مفاد قرارداد، پیگیری مهلت های هر قرارداد و تغییرات به وجود آمده در آن را در دست داشته باشید و فرایند عقد قرارداد همانند روش های امضا را بهینه سازی و عملکرد هر کارشناس را بررسی بفرمایید.
بدون دیدگاه