شاخص‌ های کلیدی عملکرد (KPI) در خرید و تدارکات؛ چگونه عملکرد واحد خرید را بسنجیم؟

سازمان ها با ارزیابی واحد خرید و تدارکات قصد دارند تا میزان موفقیت آن ها را در کنترل هزینه ‌ها، تأمین به ‌موقع نیازها و رعایت الزامات کیفی و اجرایی مورد سنجش قرار دهند. عملکرد این واحد را نمی توان صرفا با میزان کاهش هزینه ها یا تعداد سفارش های ثبت شده ارزیابی کرد. عواملی چون سرعت تامین کالا و خدمات، کیفیت عملکرد تامین، رعایت بودجه، میزان تحقق برنامه های خرید و کارایی فرآیندهای داخلی در سنجش این عملکرد تاثیر گذار است؛ از این رو سازمان ها به شاخص هایی نیاز دارند که ابعاد مختلف عملکرد واحد خرید و تدارکات را به معیارهایی قابل اندازه گیری تبدیل کند.

از این رو سازمان ها از شاخص‌ های کلیدی عملکرد (KPI) در خرید و تدارکات استفاده می کنند. شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) معیارهایی هستند که به مدیران کمک می کند تا میزان تحقق اهداف مشخص و عملکرد واحد خرید و تدارکات را ارزیابی کنند. این شاخص ها در حوزه خرید و تدارکات فاصله میان اهداف تعیین شده و نتایج واقعی را شناسایی می کند و منجر می شود تا سازمان ها برای بهبود فرآیندها تصمیم های دقیق تری را اتخاذ نمایند.

بر اساس چارچوب ارزیابی عملکرد تدارکات سازمان همکاری و توسعه اقتصادی (OECD)، سنجش عملکرد این حوزه باید ابعاد مختلفی از جمله کارایی فرآیندها، رعایت الزامات و تحقق اهداف راهبردی را در بر بگیرد. بنابراین، برای ارزیابی درست عملکرد واحد خرید، لازم است مجموعه‌ای از شاخص‌های مرتبط با اهداف سازمان انتخاب شود؛ نه اینکه صرفاً یک معیار مانند کاهش قیمت مبنای قضاوت قرار گیرد.

در این مقاله قصد داریم به شاخص‌ های کلیدی عملکرد (KPI) در خرید و تدارکات، اهمیت و چگونگی انتخاب آن ها بپردازیم.

چرا سنجش عملکرد واحد خرید و تدارکات اهمیت دارد؟

واحد خرید و تدارکات مجموعه ای از فعالیت های به هم پیوسته نظیر دریافت درخواست خرید، بررسی نیاز واحدهای داخلی تا انتخاب تامین کننده، ثبت سفارش و پیگیی تحویل را بر عهده دارند. ضعف عملکرد در هر یک از این مراحل می تواند علاوه بر هزینه و زمان تامین، عملکرد سایر واحدهای سازمان را نیز تحت تاثیر قرار دهد.

استفاده از شاخص‌ های کلیدی عملکرد به سازمان ها کمک می‌ کند:

• شناسایی گلوگاه‌های فرآیند خرید

شناسایی گلوگاه های فرآیند خرید مشخص می کند تاخیرها بیشتر در چه مرحله ای از سفارش رخ می دهد. این مراحل شامل مرحله تایید درخواست، انتخاب تامین کننده یا تحویل سفارش می شود.

• ارزیابی اثربخشی هزینه‌ ها

ارزیابی هزینه ها منجر می شود تا میزان صرفه جویی واقعی از هزینه های اضافی و تغییرات ناشی از شرایط بازار قابل تفکیک باشد.

• پایش عملکرد تأمین‌ کنندگان

سنجش عملکرد واحد خرید و تدارکات منجر می شود تا کیفیت، زمان تحویل و میزان پایبندی تامین کنندگان به تعهدات نیز مورد بررسی قرار گیرد.

• کنترل برنامه خرید و اتخاذ تصمیم های دقیق تر

این امر مشخص می کند سفارش ها تا چه اندازه مطابق با برنامه زمانی و بودجه تصویب شده پیش می روند و این اطلاعات جهت اصلاح فرآیندها، بازنگری در سیاست های خرید و تخصیص منابع مورد استفاده قرار می گیرد.

مهم‌ ترین شاخص‌ های کلیدی عملکرد در خرید و تدارکات

شاخص های عملکرد جهت ارزیابی دقیق و تصمیم گیری بهتر باید متناسب با اهداف سازمان، نوع خرید و ویژگی‌های بازار تأمین انتخاب شوند. در ادامه به مهم ترین شاخص هایی که می توانند برای سنجش عملکرد واحد خرید و تدارکات مورد استفاده قرار گیرند؛ می پردازیم.

هزینه کل مالکیت

ارزیابی هزینه های کل خرید یا مالکیت یکی از مهم ترین شاخص های ارزیابی عملکرد واحاد خرید و تدارکات محسوب می شود. این شاخص علاوه بر قیمت خرید، هزینه های مرتبط با نگهداری، حمل و نقل و خدمات پس از فروشف نصب و راه اندازی را نیز شامل می شود.  بررسی هزینه کل مالکیت به واحد خرید کمک می‌کند گزینه‌ های مختلف را بر اساس مجموع هزینه‌ های بلند مدت آن‌ها مقایسه کند؛ زیرا ارزان‌ ترین گزینه در زمان خرید، لزوماً کم‌هزینه‌ ترین گزینه در طول دوره استفاده نیست. این شاخص در سازمان هایی که با تامین کنندگان متعدد در ارتباط هستند کمک شایانی می کند.

میزان صرفه ‌جویی در هزینه خرید

یکی از شناخته شده ترین شاخص های عملکرد خرید میزان صرفه جویی هزینه های خرید در نتیجه اقدامات و تصمیم های واحد خرید و تدراکات است. این شاخص بیانگر این امر است که واحد خرید تا چه اندازه توانسته هزینه تامین کالا و خدمات را در مقایسه با قیمت پیشنهادی اولیه، کاهش دهد. عواملی از جمله مذاکره با تأمین‌کنندگان، دریافت پیشنهادهای رقابتی و انتخاب شرایط مناسب خرید می‌تواند بر میزان صرفه‌ جویی تاثیر گذار باشد. برای ارزیابی دقیق این شاخص، باید علاوه بر قیمت خرید، کیفیت کالا، شرایط پرداخت و هزینه‌های جانبی نیز در نظر گرفته شوند.

متوسط زمان چرخه خرید

زمان چرخه خرید نشان می دهد که تکمیل فرآیند خرید به طور متوسط چقدر طول می کشد. این شاخص مدت ‌زمان لازم برای تکمیل فرآیند خرید را از آغاز درخواست تا مرحله نهایی دریافت کالا و خدمات اندازه ‌گیری می‌کند از این رو تفسیر درست این شاخص به مشخص بودن نقطه شروع و پایان اندازه گیری وابسته است.  طولانی ‌شدن چرخه خرید می‌ تواند ناشی از تأخیر در تأیید درخواست‌ها، دریافت پیشنهادها، ارزیابی تأمین‌ کنندگان یا صدور سفارش باشد.  بررسی این شاخص به شناسایی گلوگاه‌های فرایند و بهبود سرعت پاسخ‌ گویی واحد خرید به نیازهای سازمان کمک می‌کند.

درصد تحقق برنامه خرید

برنامه خرید مشخص می کند که چه کالاها و خدماتی با چه مقدار بودجه و در چه بازه زمانی ای باید تامین شوند. این شاخص میزان پیشرفت واحد خرید در اجرای برنامه تأمین کالاها و خدمات را نشان می‌دهد. برنامه خرید معمولاً نیازهای سازمان، اولویت‌های تأمین و زمان مورد انتظار برای تهیه اقلام را مشخص می‌کند. ارزیابی میزان تحقق آن به شناسایی خریدهای عقب ‌افتاده و موانع اجرای برنامه کمک می‌ کند. در تفسیر نتایج باید تغییرات تأیید شده در نیازهای سازمان و برنامه ‌های خرید نیز لحاظ شوند.

کیفیت کالاهای خریداری ‌شده

کیفیت کالالهای رخیداری شده از دیگر عوامل مهم در ارزیابی عملکرد واحد خرید و تدارکات محسوب می شود. این شاخص بیانگر این امر است که واحد خرید تا چه اندازه در انتخاب تامین کنندگان با کیفیت بالا موفق عمل کرده است و  میزان انطباق کالاهای خریداری‌شده با مشخصات فنی، استانداردهای کیفی و الزامات تعیین‌ شده در سفارش خرید را نشان می‌ دهد. عواملی مانند تعداد کالاهای معیوب، میزان مغایرت با مشخصات موردنیاز و تعداد اقلام برگشتی می‌توانند در ارزیابی این شاخص مؤثر باشند. بررسی کیفیت کالاهای خریداری‌شده به واحد خرید کمک می ‌کند عملکرد تأمین ‌کنندگان را ارزیابی کند، هزینه‌های ناشی از خرابی و مرجوعی را کاهش دهد و اطمینان حاصل کند کالاهای تأمین‌ شده نیازهای سازمان را به صورت کامل برآورده می‌ کند.

میزان انحراف هزینه واقعی از بودجه مصوب

کنترل بودجه از مهم ترین وظایف واحد خرید و تدارکات سازمان است. این شاخص اختلاف میان هزینه واقعی خرید و بودجه اختصاص ‌یافته به آن را بررسی می‌ کند.  انحراف از بودجه ممکن است تحت تأثیر تغییر قیمت‌های بازار، نوسانات نرخ ارز، تغییر حجم سفارش یا شرایط تأمین قرار گیرد. ارزیابی این شاخص به واحد خرید و مدیران مالی کمک می‌کند دلایل افزایش یا کاهش هزینه‌ها را شناسایی کنند و تصمیم‌های مناسب ‌تری برای کنترل مخارج و برنامه ‌ریزی بودجه اتخاذ نمایند.

نرخ خرید خارج از فرایند مصوب

این شاخص میزان خریدهایی را بررسی می‌کند که بدون طی مراحل یا تأییدیه‌ های الزامی سازمان انجام شده ‌اند. افزایش این موارد می‌تواند نشان‌ دهنده ضعف در کنترل فرایندها، عدم شفافیت رویه ‌های خرید یا دشواری اجرای مراحل مصوب باشد. ارزیابی این شاخص به افزایش شفافیت در فعالیت‌های خرید کمک می‌کند. پیش از استفاده از این شاخص، سازمان ها باید تعریف روشنی از خرید خارج از فرآیند مصوب داشته باشند و موارد استثنایی مجاز را از تخلف یا عدم رعایت رویه تفکیک کنند.

میزان انطباق عملکرد تأمین‌ کنندگان با الزامات قرارداد

این شاخص میزان پایبندی تأمین‌ کنندگان به تعهدات قراردادی را از نظر کیفیت، مشخصات فنی، مقدار سفارش، زمان تحویل و سایر شرایط توافق ‌شده ارزیابی می‌کند. عملکرد مطلوب در این زمینه به کاهش اختلال زنجیره تامین سازمان، جلوگیری از کمبود اقلام موردنیاز، حفظ برنامه تولید و اجرای پروژه‌ها کمک می ‌کند. بررسی مستمر این شاخص علاوه بر شناسایی تأمین‌ کنندگان خوش سابقه و ادامه همکاری به بهبود مدیریت روابط با تأمین‌ کنندگان و کاهش ریسک‌های قراردادی منجر کمک می کند.

چگونه شاخص‌های مناسب را برای واحد خرید و تدارکات انتخاب کنیم؟

استفاده از تعداد زیاد شاخص‌ های عملکرد (KPI) لزوماً به معنای مدیریت بهتر نیست. اگر سازمان ها معیارهای متعددی تعریف کند اما جمع آوری داده‌های لازم  به صورت منظم و دقیق برای محاسبه امکان پذیرنباشد؛ نتایج حاصل قابل استناد نخواهد بود.

برای انتخاب شاخص‌های کلیدی عملکرد، می‌توان مراحل زیر را دنبال کرد:

تعیین اهداف واحد خرید

برای انتخاب بهتر شاخص های کلیدی عملکرد ابتدا باید مشخص شود سازمان به دنبال چه نتیجه‌ای است؛ این نتایج می تواند شامل کاهش زمان تأمین، کنترل هزینه، افزایش قابلیت اطمینان تأمین ‌کنندگان یا بهبود رعایت فرآیندهای مصوب شود.

انتخاب شاخص مرتبط با هر هدف

هر KPI باید ارتباط روشنی با هدف مورد نظر داشته باشد. برای مثال، اگر هدف سازمان از ارزیابی، کاهش تأخیر در تأمین است، استفاده از شاخص هایی چون زمان چرخه خرید و درصد تحویل به‌م وقع می‌توانند مناسب واقع شود.

تعریف روش محاسبه و منبع داده

صورت و مخرج فرمول، بازه زمانی، واحد اندازه‌گیری، موارد استثنا و منبع اطلاعات باید مشخص باشند تا نتایج در دوره‌های مختلف قابل مقایسه بمانند.

تعیین مقدار مبنا و هدف

برای سنجش پیشرفت، ابتدا لازم است وضعیت فعلی ارزیابی و مشخص شود. سپس می ‌توان اهداف واقع‌ بینانه و متناسب با ظرفیت سازمان تعیین کرد.

پایش منظم و تحلیل انحراف‌ها

در انتخاب شاخص بهتر مهم تر از مشاهده تغییرات، شناسایی علت آن ها و تعیین اقدام اصلاحی است. از این رو بررسی شاخص در بازه های زمانی مشخص حائز اهمیت است.

در این زمینه استفاده از چارچوب “SMART” نیز می تواند موثر واقع شود. این چارچوب شامل معیارهایی از جمله

• مشخص (Specific)

• قابل‌اندازه‌گیری (Measurable)

• دست‌یافتنی (Achievable)

• مرتبط (Relevant)

• محدود به زمان (Time-bound)

می شود. بر اساس این رویکرد، شاخص‌ها و اهداف عملکردی باید مشخص، قابل‌اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، مرتبط و محدود به یک بازه زمانی باشند.

اشتباهات رایج در استفاده از شاخص‌ های کلیدی عملکرد (KPI) در خرید و تدارکات

حتی شاخص‌های درست نیز اگر نادرست طراحی یا تفسیر شوند، می‌توانند فرآیند تصمیم‌ گیری را با مشکل روبرو کند. از اشتباهات رایج در استفاده از شاخص های عملکرد (KPI) می توان به

• تمرکز صرف بر کاهش قیمت

• مقایسه خریدهای متفاوت با یک معیار واحد

• تعیین اهداف بدون توجه به خط مبنا

• استفاده از داده های ناقص با ناسازگار

• اندازه گیری بدون اقدام اصلاحی

اشاره کرد.

تمرکز صرف بر کاهش قیمت

 کاهش قیمت خرید بدون بررسی کیفیت، هزینه‌های جانبی، زمان تحویل و ریسک تأمین، تصویر کاملی از عملکرد ارائه نمی‌دهد.

مقایسه خریدهای متفاوت با یک معیار واحد

خرید تجهیزات تخصصی و تأمین اقلام مصرفی ممکن است به شاخص‌ها و اهداف متفاوتی نیاز داشته باشند.

تعیین اهداف بدون توجه به خط مبنا

هدف ‌گذاری بدون شناخت وضعیت فعلی و محدودیت‌های بازار، ممکن است به اهداف غیرواقع‌ بینانه منجر شود.

استفاده از داده‌های ناقص یا ناسازگار

اگر تاریخ‌ها، مبالغ یا وضعیت سفارش‌ها در منابع مختلف به شکل یکسان ثبت نشوند، نتیجه محاسبات قابل اعتماد نخواهد بود.

اندازه‌ گیری بدون اقدام اصلاحی

 ثبت شاخص‌ها زمانی ارزش مدیریتی دارد که نتایج آن‌ها برای شناسایی مشکل، اصلاح فرآیند و ارزیابی اثر اقدامات استفاده شوند.

نتیجه گیری

سازمان ها با ارزیابی واحد خرید و تدارکات میزان موفقیت این واحد را در کنترل هزینه‌ها، تأمین به‌ موقع نیازها و استفاده بهینه از منابع مورد سنجش قرار می دهند و نقاط ضعف فرآیندهای خرید را شناسایی می کنند.

برای این ارزیابی، سازمان‌ها از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) استفاده می‌کنند تا عملکرد واحد خرید را بر اساس معیارهای قابل ‌اندازه‌ گیری و داده‌ های واقعی بسنجند. شاخص‌هایی مانند هزینه کل خرید، میزان صرفه‌جویی، زمان چرخه خرید، کیفیت کالاهای خریداری‌ شده، تحویل به ‌موقع سفارش‌ها و عملکرد تأمین‌ کنندگان، ابعاد مختلفی از کارایی و اثربخشی این واحد را نشان می ‌دهند. با این ‌حال، انتخاب شاخص‌ها باید متناسب با ساختار سازمان، ماهیت خریدها، اهداف عملیاتی و اولویت‌ های مدیریتی باشد؛ زیرا استفاده از تمام شاخص‌ ها لزوماً به ارزیابی دقیق‌ تر منجر نمی‌ شود.

در این مطلب درباره شاخص‌ های کلیدی عملکرد (KPI) در خرید و تدارکات صحبت کردیم. انتخاب شاخص‌های متناسب با اهداف سازمان و بررسی مستمر آن‌ها، به مدیران کمک می‌کند تا ریسک و فرصت های بهبود را شناسایی کرده و تصمیم ‌های دقیق ‌تری برای بهبود عملکرد سازمان اتخاذ نمایند. همچنین، نرم‌افزار مدیریت خرید و تدارکات با ثبت متمرکز اطلاعات و ارائه گزارش‌های مدیریتی، بستر لازم را برای پایش مستمر فرآیندهای خرید و ارزیابی مؤثرتر این شاخص‌ ها فراهم می‌ کند.

نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات درگاه با نگرشی متفاوت نسبت به سایر نرم افزار های موجود و تحلیل دقیق اطلاعات در حوزه مناقصات به جهت تسهیل در مدیریت کلیه امور برگزاری مناقصات و مزایدات و تسریع مراحل انجام مناقصات توسط متخصصین اندیشه پرداز طراحی شده است.