چگونه زمان کمتری را صرف مدیریت و بررسی قراردادها کنیم؟

مدیریت و بررسی قراردادها یکی از وظایف اساسی هر سازمان و شرکت است که نیازمند توجه و زمان زیادی است. اما با استفاده از روش‌های مناسب، می‌توان زمان و انرژی مصرفی در این زمینه را به حداقل رساند. در این مقاله به بررسی راه حل های کلیدی برای کمک به شما و تیم‌تان به منظور کم کردن زمان بررسی و مدیریت قراردادها خواهیم پرداخت.

مدیریت قراردادها بصورت صحیح، فرآیندی حیاتی است که عملکرد کسب‌وکار شما را، صرف‌نظر از صنعت شما، تضمین می‌کند. این فرآیند با درنظر گرفتن شرایط همه طرف‌های درگیر نسبت به شرایط توافق‌ شده، خطرات را کاهش می‌دهد و همچنین این امکان را به شما می‌دهد تا از مشتریان خود پیگیری کنید، روابط خود را با آنها پرورش دهید، داده‌های ارزشمند را جمع‌آوری و تحلیل کنید و بسیاری کارهای دیگر. با این حال، این فرآیند اغلب زمان‌بر است مگر اینکه به خوبی بهینه‌سازی شده باشد.

در نگاه اول، به نظر می‌رسد که مدیریت پیشرفته قرارداد که زمان یا تلاش زیادی نیاز نداشته باشد، غیرممکن است. در نهایت، قراردادها بخش‌های متحرک زیادی دارند که بررسی و پیگیری آن‌ها به راحتی می‌تواند ساعت‌ها از روز شما را به خود اختصاص دهد.

با این حال، هر فرآیندی زمانی قابل بهبود است که شما یک برنامه خوب فکر شده داشته باشید. یاد بگیرید چگونه مدیریت قرارداد را ساده‌سازی کرده و تمام وظایف مرتبط را بهینه‌سازی کنید.

انجام بررسی‌های پیش نیاز

چه تازه کار باشید یا در میانه برنامه‌های گسترش کار خود قرار داشته باشید، ممکن است وسوسه شوید که به سرعت با هر طرفی که حاضر به کار با شما باشد – چه مشتریان، تامین‌کنندگان، یا حتی نمایندگان قانونی – قرارداد امضا کنید. با این حال شتاب زده وارد شدن به توافق‌های قانونی اولین و مهم‌ترین اشتباهی است که فرآیندهای مدیریت و بررسی قراردادهای شما را با مشکل مواجه می‌کند.

شما باید در انتخاب افرادی که با آن‌ها قراردادهای خود را امضا می‌کنید بسیاردقیق باشید تا اطمینان حاصل کنید که وقت کمتری را صرف مدیریت و بررسی قراردادهای خود می‌کنید. شما باید بدون هیچ تردیدی بدانید که آیا طرف دیگر قانوناً می‌تواند با شما قرارداد ببندد و آیا قرارداد مذکور به هیچ یک از توافقات و روابط موجود شما آسیب می‌زند یا خیر.
به همین دلیل است که ضروری است شما قبل از امضای قراردادها با آن‌ها، بررسی‌های دقیق پیشینه را بر روی تمام مشتریان، تامین‌کنندگان، و سایر طرف‌های مرتبط انجام دهید.

تحلیل فرآیند فعلی خود

اگر فرآیند مدیریت و بررسی قراردادهای شما کند و دشوار است، نمی‌توانید به سادگی تغییراتی را به شکل اتفاقی ایجاد کنید. به این ترتیب، فقط خطر بدتر کردن مسائل را به جان خریده‌اید.به جای آن، باید فرآیندهای فعلی خود را تحلیل کنید، مشکلات را شناسایی کنید و در جهت رفع آن گام بردارید.برای مثال، شاید تنها چیزی که شما را کند می‌کند این باشد که گرفتن امضاها از مشتریان و تامین‌کنندگانتان روزها طول می‌کشد. اسکن کردن اسناد شما، ارسال آن‌ها و داشتن مشتریانتان برای چاپ کردن، اضافه کردن امضاهایشان و بازگرداندن آن‌ها فرآیندی بی‌نهایت طولانی است.

در اینجا، راه‌حل ساده استفاده از امضاهای الکترونیکی‌ست و دیگر نیازی به بازسازی کامل فرآیند مدیریت قرارداد شما نخواهد بود.شاید تنها مشکل، سازماندهی ضعیف اسناد باشد، پس فقط نیاز به ارتقاء سیستم‌های ذخیره‌سازی فایل‌هایتان خواهید داشت.

با این حال، چندین مشکل و ناکارآمدی ممکن است شما را کند کند و نیاز به بازسازی کامل فرآیندهای فعلی شما داشته باشید.در هر صورت، مگر اینکه ارزیابی کنید که در حال حاضر چه کارهایی را درست و چه کارهایی را اشتباه انجام می‌دهید و باید آن را تغییر دهید. فقط آنگاه می‌توانید مطمئن باشید که هر تغییری که معرفی می‌کنید معتبر، مؤثر و صرفه‌جویی در زمان است.

ایجاد قالب‌های پیش فرض قراردادها

مرحله بعدی ایجاد قالب‌ها برای تمام قراردادهایی‌ست که روزانه با آن‌ ها سر و کار دارید.یک قالب دقیق و نجات‌دهنده است که به شما امکان می‌دهد ظرف چند دقیقه قراردادهای جدیدی پیش‌نویس کنید، چرا که تنها لازم است اطلاعات متغیر مانند تاریخ‌ها، نام‌ها، و آدرس‌ها را به صورت دستی وارد کنید. حتی اگر نیاز دارید که قراردادهای شما انعطاف‌پذیرتر و قابل تنظیم‌تر باشند، یک قالب به شما نقطه شروع خوبی می‌دهد. نیازی به ایجاد هر چیزی از ابتدا نخواهید داشت، ناگفته نماند که قراردادهای استاندارد برای بررسی بعدی بسیار آسان‌تر هستند زیرا می‌توانید به سرعت از اطلاعات غیرمرتبط عبور کنید.
علاوه بر قالب‌های قرارداد، باید بندها، شرایط، و سلب مسئولیت‌های استاندارد خود را در کتابخانه‌ای به راحتی قابل دسترس داشته باشید تا اضافه کردن آن‌ها به قراردادهایتان آسان‌تر شود.

 خودکارسازی تولید مستندات

خودکارسازی قرارداد در اشکال و فرم‌های مختلفی آمده است. به عنوان مثال، می‌توانید ارتباطات را از طریق مدیریت چرخه حیات قرارداد (CLM) خودکارسازی کنید. یک CLM می‌تواند فعالیت قرارداد را ردیابی کند، اطلاعیه‌ها زمان واقعی را به ذی‌نفعان مربوطه زمانی که تغییرات جدیدی ایجاد می‌شود ارسال کند، و تیم کامل شما را به طور کافی به‌روز نگه دارد.شما همچنین می‌توانید از فناوری هوش مصنوعی (AI) برای سریع عبور کردن از تمام اسنادی که دارید و شناسایی و استخراج اطلاعات مرتبط در چند ثانیه استفاده کنید.

AI می‌تواند به سرعت قراردادها و اسناد اضافی شما را اسکن کند، عوامل ریسک مشتریان شما را شناسایی کند، شرایط و ضوابط قرارداد متقابلاً سودمند را پیشنهاد دهد، و خیلی بیشتر از اینها.
خودکارسازی حتی در مدیریت قرارداد شما می‌تواند ساعت‌ها کار سخت را برای شما صرفه‌جویی کند، اجازه می‌دهد تا بر روی موضوعات مهم‌تر تمرکز کنید.

ایجاد فرآیند بررسی دقیق

بخش بعدی، ایجاد یک فرآیند بررسی است، که اغلب اوقات انجام دادن آن ساده‌تر از گفتنش است. هرچه فرآیند بررسی شما جامع‌تر باشد، ریسک‌های حقوقی و مالی شما کمتر خواهد بود.
ابتدا با اطمینان از مشخص کردن وظیفه مناسب شروع کنید. برای مثال، تیم‌های جوان می‌توانند به راحتی قراردادهای کوچک‌تر و کم‌ریسک‌تری که تأثیر زیادی بر شرکت شما ندارند را مدیریت کنند. با این حال، دادن قراردادهای بزرگ‌تر به آن‌ها جایی که حتی یک اشتباه انسانی کوچک می‌تواند پیامدهای عظیمی داشته باشد، ریسک خواهد بود.
البته، ایجاد یک چک ‌لیست جامع و کامل بسیار ضروری‌ست که باید در هر بررسی قرارداد دنبال شود. برخی از عناصر کلیدی که اغلب بررسی‌کنندگان باید به آن توجه کنند شامل وضوح زبان، دقت اطلاعات، مهلت‌ها، مشکلات غیرمعمول در قراردادهای استاندارد و موارد مشابه است.
برنامه ریزی برای برگزاری جلسات مکرر که در آن تیم‌های مسئول بررسی قراردادها می‌توانند بازخورد ارائه دهند و بحث کنند که آیا نیاز به تغییری در فرآیند وجود دارد یا خیر، بسیار می‌تواند برای شرکت شما مفید باشد.

جریمه تاخیر

قراردادها توافق‌نامه‌هایی با پیوند قانونی هستند و هر زمان که مهلت‌های تعیین‌شده در آن‌ها را نقض کنید، با ریسک‌هایی مواجه می‌شوید. بنابراین، شما باید اطمینان حاصل کنید که شرکت شما هرگز علت تاخیرات غیرضروری نباشد.
علاوه بر این، شما ممکن است بخواهید تاخیراتی را که طرف‌هایی که شما قراردادهایتان را با آن‌ها امضا می‌کنید ایجاد کرده‌اند، جریمه کنید. اگر مشتریان یا تامین‌کنندگان شما در مورد قراردادها تردید دارند، می‌توانید مهلت‌های ساختگی معرفی کنید، که پس از آن برخی از شرایط و ضوابط مفید قراردادهای شما دیگر قابل اعمال نباشند.

به عنوان یک قاعده کلی، شما باید سعی کنید در محیط کار، کارمندان را تشویق کنید، زیرا معمولاً نتایج مثبتی به همراه دارد. کارمندانی که برای تلاش‌های خود پاداش‌ها، جوایز، و مزایا دریافت می‌کنند، معمولاً سخت‌تر کار می‌کنند، اشتباهات کمتری مرتکب می‌شوند، و کار با کیفیت بالاتری ارائه می‌دهند.
با این حال، تمجید و پاداش‌ها فقط تا حدی می‌توانند فرآیندهای مدیریت و بررسی قراردادهای شما را بهینه‌سازی کنند. اگر می‌خواهید نتایج بهتری کسب کنید، باید برخی تنبیه‌ها و جریمه ها، به ویژه برای تاخیرات غیرضروری، معرفی کنید.

استفاده از نرم‌افزار مدیریت قراردادها 

ساده‌ترین و مؤثرترین راه برای بهینه‌سازی فرآیندهای مدیریت و بررسی قراردادهای شما، استفاده از نرم‌افزار پیشرفته مدیریت قرارداد است.

نرم‌افزار مدیریت قراردادها به شما امکان می‌دهد تا قراردادها را در یک پایگاه داده متمرکز، ذخیره، ایجاد و بررسی کنید.
شما می‌توانید از این نرم‌افزار برای ایجاد خودکار اسناد، ایجاد فرم‌های سفارشی، سفارشی‌سازی قالب‌ها، و بررسی اسناد خود با استفاده از فناوری هوش مصنوعی استفاده کنید. با انتخاب درست نرم‌افزار، همچنین می‌توانید تاریخچه‌های بازرسی دقیق ایجاد کنید، امضاهای الکترونیکی را ارسال و درخواست کنید و یادآورهای مهلت تعیین کنید.
مهم‌تر از همه، شما می‌توانید بدون دردسر به اطلاعات ضروری دسترسی پیدا کنید و اطمینان حاصل کنید که تمام طرف‌های درگیر، شرایط و ضوابط قراردادهای شما را رعایت می‌کنند. شما می‌توانید تقریباً هر جنبه‌ای از فرآیندهای مدیریت و بررسی قرارداد خود را به طور روان خودکارسازی کنید و بر هسته اصلی کسب و کار خود تمرکز کنید.

صحبت با افراد صاحب اختیار

معمولاً، تیم‌های حقوقی مسئول مدیریت و بررسی قراردادها هستند. در نهایت، بسیاری از قراردادها با اصطلاحات حقوقی پیچیده‌ای پر شده‌اند که واقعاً نیاز به یک متخصص دارد تا هر شرط و شروط ذکر شده را رمزگشایی و درک کند.
با این حال، نه تنها حضور تیم‌های حقوقی که باید در فرآیندهای مرتبط با قرارداد خود لحاظ کنید بلکه در بسیاری از موارد، نیاز دارید که بخش‌های بازاریابی و فروش خود را نیز در مدیریت و بررسی قراردادهای خود داشته باشید. آنها معمولاً مسئول بخش بزرگی از تمام قراردادها در شرکت شما هستند.
بنابراین، باید بخش‌های مختلف را در جریان نگه دارید و ارتباطات را با تمام افراد دارای اختیار که در قراردادهای شما نقش دارند، باز نگه دارید. ارتباطات را بهینه کنید و مدیریت و بررسی قرارداد را یک فرآیند مشارکتی کنید.

ارزیابی و ثبت قبل از امضاء

حتی با فرآیندهای ایجاد قرارداد کاملاً دقیق و بررسی شده، برخی اشتباهات هنوز ممکن است از شکاف‌ها عبور کنند. این موضوع به ویژه زمانی صادق است که شما قراردادهای انعطاف‌پذیر، قابل تنظیم دارید که از یک مشتری یا تامین‌کننده به دیگری به طور قابل توجهی متفاوت است.
برای اطمینان از دقت، شفافیت، و سادگی درک برای تمام طرف‌های درگیر، همیشه خواستار آن خواهید بود که قبل از امضا، همه چیز را ارزیابی و ثبت کنید.
اگرچه ارزیابی و ثبت دقیق کمی زمان می‌برد، در نهایت صرفه‌جویی در زمان است زیرا شما ریسک‌های اشتباهات و دقت‌ها را به حداقل می‌رسانید و بدین ترتیب قراردادهای شما را برای بررسی‌های بعدی آسان‌تر می‌کنید.

مذاکره شرایط اساسی به طور دقیق

در نهایت، باید در مذاکره شرایط و ضوابط اساسی قرارداد به شکلی فوق‌العاده دقیق باشید. هر کسی در تیم شما باید کاملاً از فرآیند مذاکره آگاه باشد و دقیقاً بداند کدام نکات می‌توانند انعطاف‌پذیر باشند و کدام‌ها را هرگز نباید تغییر داد.
ایده‌آل است که یک دفترچه راهنمای دقیق برای کارمندان ایجاد کنید که در آن استراتژی‌های مذاکره معمول خود را خط‌مشی‌گذاری کنید، فرآیندهای ایجاد، مدیریت، و بررسی قرارداد خود را مرور کنید، و شرایط و ضوابط قابل مذاکره و غیرقابل مذاکره را توضیح دهید.
هنگام افزودن امضاهای نهایی بر روی قراردادهای شما، اطمینان حاصل کنید که شما و تمام طرف‌های درگیر به طور کاملاً شفاف از شرایط اساسی آگاه هستند و مسئولیت‌های خود را به طور کامل درک می‌کنند.

سخن آخر

بررسی و مدیریت قرارداد ها آسان نیست. نگه داشتن قراردادهای شما به شکلی مناسب سازماندهی شده، دقیق، و قابل دسترس، زمان و تلاش زیادی می‌طلبد. با این حال، راه‌هایی برای ساده‌سازی فرآیندها و بهینه‌سازی تقریباً هر گامی وجود دارد.
قالب‌ها، ابزارهای خودکارساز و فرآیندهای بررسی دقیق تنها برخی از راه‌هایی هستند که به شما کمک می‌کنند تا با بیشترین سهولت بر قراردادهای خود مسلط شوید. با این حال، اگر می‌خواهید زمان کمتری را صرف قراردادهای خود کنید در حالی که به طور همزمان از آن‌ها بیشتر بهره‌مند می‌شوید، به نرم افزار مدیریت قراردادها نیاز دارید که به شرکت شما در جهت کاهش زمان مدیریت و بررسی قراردادها کمک خواهد کرد.

منبع :contracteagle.com