اسناد و مدارک پیمان کدام اند و در صورت تعارض چگونه تفسیر می ‌شوند؟

در قراردادهای پیمانکاری، تعهدات و حقوق طرفین با مجموعه ای از اسناد و مدارک قراردادی، فنی و اجرایی تعیین می شود و فقط به یک سند محدود نمی شود. هر یک از این اسناد بخشی از تعهدات، الزامات فنی، مالی و اجرایی پروژه را مشخص می‌ کند. اهمیت شناخت این اسناد زمانی بیشتر می شود که بین دو یا چند سند ابهام یا تعارض وجود داشته باشد. در این شرایط تعیین این که کدام سند باید ملاک عمل قرار بگیرد می تواند از بروز اختلاف بین طرفین قرارداد جلوگیری کند.

در این مقاله به شناخت اسناد و مدارک پیمان می پردازیم و بررسی می کنیم که در صورت وجود تعارض بین آن ها چگونه باید تصمیم گرفت.

پیمان چیست؟

مطابق با شرایط عمومی پیمان در نشریه 4311 که توسط سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور منتشر شده است؛ پیمان به مجموعه ای از اسناد و مدارک اطلاق می شود که در ماده 2 موافقت نامه پیمان درج شده است. از این رو قرارداد پیمانکاری فقط همان سند قرارداد و یا موافقت نامه نیست؛ بلکه مجموعه ای از مدارک است که در کنار هم رابطه قراردادی میان کارفرما و پیکانکار را شکل می دهد.

اسناد تشکیل‌ دهنده پیمان شامل چه مدارکی است؟

مطابق با ماده 2 موافقتنامه پیمان در بخشنامه شماره 102/108854/842 که در تاریخ 78/3/3 منتشر شده است، اسناد و مدارک پیمان شامل موافقتنامه، شرایط عمومی، شرایط خصوصی، برنامه زمانی کلی، فهرست بها و مقادیر کار، مشخصات فنی (مشخصات فنی عمومی، مشخصات فنی خصوصی)، دستورالعمل ها، استانداردهای فنی و نقشه ها می شود که در ادامه هر کدام را به اختصار توضیح می دهیم.

موافقت نامه پیمان

موافقتنامه اصلی ترین سند قراردادی است که به همراه شرایط عمومی و دیگر مدارک الحاقی آن، که یک مجموعه غیرقابل تفکیک است، پیمان نامیده می شود؛ در این سند مهم ترین اطلاعات پایه درج می شود.
از جمله این اطلاعات می توان به موضوع پیمان، مبلغ، تاریخ تنفیذ، مدت، تاریخ شروع کار، دوره تضمین، نظارت بر اجرای کار و نشانی دو طرف اشاره کرد. موافقت نامه در واقع سندی است که توافق اصلی طرفین را ثبت می کند و به امضای طرفین قرارداد (کارفرما و نماینده پیمانکار) می رسد.

شرایط عمومی پیمان

شرایط عمومی پیمان، مجموعه مقررات استانداردی است که روابط میان کارفرما، پیمانکار و مهندس مشاور را تنظیم می‌کند. این بخش به موضوعاتی چون تعاریف و مفاهیم استاندارد، تاییدات و تعهدات پیمانکار، تعهدات و اختیارات کارفرما، تضمین، پرداخت، تحویل کار، فسخ، ختم، تعلیق، تسریع کار، خسارت تاخیر، تسویه حساب و حل اختلاف می پردازد. نشریه 4311 سازمان برنامه و بودجه چارچوب اصلی شرایط عمومی پیمان را تعیین می کند.

شرایط خصوصی پیمان

شرایط خصوصی پیمان در توضیح و تکمیل مواردی از شرایط عمومی پیمان است که تعیین تکلیف برخی از موارد در آن ها به شرایط خصوصی پیمان موکول شده است و هیچ گاه نمی تواند شرایط عمومی پیمان را نقض کند. به همین دلیل هرگونه نتیجه گیری و تفسیر مواد مختلف این شرایط خصوصی به تنهایی و بی توجهی به مفاد ماده مربوط به آن در شرایط عمومی پیمان فاقد اعتبار است.

در شرایط خصوصی پیمان به مواردی از جمله تعهدات پیمانکار، آخرین مهلت پیمانکار، گزارش پیشرفت پیمانکار، امکانات و تجهیزاتی که کارفرما در اختیار پیمانکار قرار می دهد، تامین مصالح و تجهیزات توسط کارفرما، تعهدات پیمانکار، چگونگی پرداخت هزینه ها، تعدیل نرخ پیمان و باقی شرایط خاص اجرایی پروژه که هدف آن تکمیل شرایط عمومی پیمان برای همان پروژه است.

برنامه زمانی اجرای کار

برنامه زمانی اجرای کار جهت کنترل پیشرفت پروژه، بررسی تاخیرات و ارزیابی عملکرد پیمانکار حائز اهمیت است.

برنامه زمانی کلی

برنامه ای است که در آن، زمان بندی کلی کارهای مورد پیمان بر حسب ماه، منعکس گشته و در اسناد و مدارک پیمان درج شده است.

برنامه زمانی تفصیلی

برنامه ای است که زمان بندی فعالیت های مختلف کارهای موضوع پیمان، به تفصیل و در چارچوب برنامه زمانی کلی در آن آمده است.

فهرست بها و مقادیر کار

فهرست بها سندی رسمی و لازم الاجراست که شامل هزینه یا قیمت پایه هر واحد در پروژه های عمرانی، تاسیساتی و ساختمانی می شود. این سند توسط سازمان برنامه و بودجه تعیین می شود تا به عنوان مبنایی برای محاسبه هزینه ها، برآورد اولیه پروژه ها و تنظیم صورت وضعیت در قراردادهای پیمانکاری مورد استفاده قرار گیرد.

مطابق با ماده 29 شرایط عمومی پیمان در حین اجرای کار، ممکن است مقادیر درج شده در فهرست بها و مقادیر منضم به پیمان تغییر کند. تغییر مقادیر در قراردادهای عمرانی به معنای افزایش یا کاهش حجم عملیات پیش بینی شده در حین اجرای پروژه است بدون آن که تغییری در ماهیت پروژه ایجاد شود.

نقشه ها و مشخصات فنی

نقشه ها، مشخصات و دستورالعمل های فنی از دیگر اسناد و مدارک ضروری پیمان می باشد که مهر و امضای مهندس مشاور را به همراه دارد. نقشه ها و مشخصات آن ها به تعداد نسخه های لازم در اسناد و مدارک موجود می باشد که در اختیار پیمانکار قرار می گیرد.

نقشه ها، دستور العمل ها و مدارک فنی شامل نقشه های کارگاهی می شود که جزئیات ساخت قطعات و قسمت هایی از کار، نقشه های ساخت و نقشه های اجرایی را نمایش می دهد.

تهیه مصالح و تجهیزات در اسناد و مدارک پیمان باید با مشخصات فنی مطابقت داشته باشد و مورد تایید مهندس مشاور قرار گیرد؛ از این رو پیمانکار موظف است با مطالعه کافی نسبت به امکانات محلی، کیفیت منابع و تهیه مصالح و تجهیزات اقدام نماید تا کاملا با مشخصات فنی پروژه منطبق باشد.

همچنین اسناد تکمیلی که حین اجرای کار و به منظور اجرای پیمان، به پیمانکار ابلاغ می شود یا بین طرفین پیمان مبادله می گردد نیز جزو اسناد و مدارک پیمان به شمار می آید. این اسناد باید در چارچوب اسناد و مدارک پیمان تهیه شود و ممکن است به صورت مشخصات فنی، نقشه، دستورکار و صورت مجلس باشد.

در صورت وجود تعارض و ابهام در بین اسناد چه باید کرد؟

در پروژه های پیمانکاری گاهی نقشه های اجرایی با مشخصات فنی مغایرت دارد، شرایط خصوصی پیمان با بخش هایی از قرارداد تفاوت دارد و یا مقادیر درج شده در فهرست بها با مدارک اجرایی هماهنگ نیست. در چنین شرایطی که بین اسناد دوگانگی و تعارض وجود دارد؛ موافقت نامه پیمان بر دیگر اسناد و مدارک پیمان الویت دارد. هرگاه دوگانگی مربوط به مشخصات فنی باشد، الویت به ترتیب با مشخصات فنی خصوصی، نقشه های اجرایی و مشخصات فنی عمومی است و اگر دوگانگی مربوط به بهای کار باشد، فهرست بها بر دیگر اسناد و مدارک پیمان الویت دارد.

به عبارت دیگر جهت رفع تعارض و ابهام میان اسناد قرارداد معمولا مفاد موافقت نامه، شرایط خصوصی پیمان، شرایط عمومی پیمان مورد بررسی قرار می گیرد و در مواردی به مهندس مشاور و مکاتبات قراردادی مراجعه می شود که در ادامه به هر کدام به تفکیک می پردازیم.

بررسی مفاد موافقت نامه

هنگام وجود دوگانگی و مغایرت بین اسناد و مدارک، بررسی موافقت نامه پیمان بر دیگر اسناد و مدارک الویت دارد. برای رفع ابهام ابتدا باید مشخص شود چه اسنادی به عنوان جزء پیمان پذیرفته شده است؛ موافقت نامه پیمان مشخص می کند که چه اسناد و مدارکی قرارداد را تشکیل می دهند.

بررسی شرایط خصوصی پیمان

از آنجایی که شرایط خصوصی پیمان با توجه به وضعیت و ماهیت همان پروژه تنظیم شده است در رابطه با ابهام و تعارض پیش آمده باید بررسی شود که آیا حکم خاصی در این بخش تنظیم شده است یا خیر.

شرایط عمومی پیمان

همان طور که قبلا اشاره کردیم شرایط عمومی، شرایط عمومی حاکم بر پیمان را تعیین می کند. در صورت نبود حکم خاص، شرایط عمومی پیمان و سایر مقررات قراردادی مورد بررسی قرار می گیرند.

مراجعه به نظر مهندس مشاور و مکاتبات قراردادی

در بسیاری از پروژه‌ها، توضیحات، دستورکارها، صورتجلسات و مکاتبات رسمی نقش مهمی در روشن شدن ابهامات اسناد پیمان دارند؛ از این رو ثبت و نگهداری صحیح مکاتبات قراردادی اهمیت زیادی دارد.

چرا مدیریت اسناد پیمان حائز اهمیت است؟

در پروژه های بزرگ حجم زیاد اسناد و مدارک (قراردادها، الحاقیه، نقشه ها و …) می تواند مشکلاتی چون استفاده از نسخه قدیمی نقشه ها، از دست رفتن سوابق تصمیمات، اختلاف در تعهدات طرفین و دشواری اثبات توافقات قبلی را بوجود آورد. از این رو مدیریت درست و صحیح اسناد و مدارک قراردادی از اهمیت بسیاری برخوردار می باشد.
سازمان ها برای حفظ و نگهداری از قراردادها، صرفه جویی در زمان و هزینه از نرم افزار مدیریت قراردادها استفاده می کنند. این نرم افزارها با قابلیت و امکاناتی که در اختیار سازمان ها قرار می دهند زمینه را برای ثبت و دسترسی سریع به اسناد، کنترل نسخه، ثبت مکاتبات، مدیریت الحاقیه ها و تغییرات قراردادها فراهم می کنند.

اسناد و مدارک تشکیل دهنده پیمان، چارچوب حقوقی، فنی و اجرایی قراردادها را مشخص می کنند. این اسناد شامل موافقت نامه، شرایط عمومی، شرایط خصوصی، نقشه ها، مشخصات فنی، فهرست بها و مقادیر کار، برنامه زمانی کاری و … می شود که در کنار یکدیگر مبنای تعیین تعهدات و چگونگی اجرای پیمان قرار می گیرند. در صورت وجود تعارض یا ابهام میان اسناد و مدارک تشکیل دهنده پیمان، مطابق با ماده 2 موافقت نامه در بخشنامه شماره 102/108854/842 ابتدا باید به مفاد موافقت نامه رجوع کرد. پس از آن باید شرایط خصوصی، شرایط عمومی و سایر اسناد پذیرفته شده در اسناد پیمان را نیز مورد بررسی قرار داد.

مدیریت صحیح این اسناد و نگهداری سوابق قراردادی یکی از عوامل مهم در کاهش اختلافات و افزایش کنترل در پروژه های پیمانکاری محسوب می شود. از این رو ثبت قراردادها، طبقه بندی، کنترل و دسترسی سریع به اسناد پیمان با استفاده از نرم افزار بخش مهمی از مدیریت موثر قراردادها را شکل می دهد.

سامانه درگاه با داشتن قابلیت هایی چون ثبت و مدیریت اطلاعات قرارداد، پوشش تمامی فرآیندهای کنترل قرارداد، ثبت و مدیریت کمیسیون ها، کنترل صورت وضعیت و آرشیو الکترونیک و ثبت اسناد قرارداد، تمامی فرآیندهای قراردادی سازمان را مدیریت می کند. با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها ی درگاه می توانید با ایجاد قرارداد و ثبت جزئیات آن، تغییر مقادیر، خاتمه، متمم و الحاقیه های قرارداد را به صورت الکترونیکی در یک سامانه یکپارچه کنترل و مدیریت کنید.