آرشیو مستندات قراردادها در بحران ها چگونه از سازمان شما دفاع می کند؟

امروزه در کسب و کارهای مدرن قراردادها علاوه بر این که ابزاری برای توافق طرفین قرارداد محسوب می شوند، یکی از بهترین ابزارها جهت مدیریت نیز هستند. بسیاری از چالش های حقوقی و مالی که در شرایط بحرانی برای سازمان ها اتفاق می افتد ناشی از مستند سازی ناقص، مبهم و پراکنده از قراردادهاست. درواقع مستند سازی دقیق از قراردادها در جنگ و شرایط بحرانی نقشی حیاتی جهت تداوم و بقای سازمان ها ایفا می کند.

در جنگ و بحران های این چنینی سازمان ها با مسائلی چون قطعی گسترده اینترنت، از بین رفتن اسناد فیزیکی، کمبود نیروی انسانی، تغییر قوانین و شرایط اقتصادی روبرو می شوند بدین ترتیب مطالعات پیش رو نشان می دهد که ثبت دقیق اسناد قراردادی یکی از مهم ترین ابزارهای دفاعی در بحران و پیچیدگی های حقوقی محسوب می شود. در این مقاله قصد داریم به آرشیو مستندات قراردادها در بحران و توضیح این مسئله که مستند سازی از قراردادها چگونه در این شرایط از سازمان دفاع می کند بپردازیم.

مستند سازی قرارداد چیست؟

مستند سازی قرارداد شامل ثبت کامل مواردی چون متن قرارداد، اصلاحیه ها و الحاقیه ها، مکاتبات رسمی، ایمیل ها، صورتجلسات، گزارش های عملکرد و تغییرات پروژه می شود که تمامی این موارد با جزئیات دقیقی چون شماره قراراداد، تاریخ تغییر، شرح دقیق تغییر، شماره اصلاحیه، امضا طرفین و تاریخ اجرا باید ثبت شود. ثبت و مستند کردن این اطلاعات به عنوان یک سابقه توافق و تعهدات عمل می کند و مشخص می کند که چه چیزی اجرا شده و چه تغییراتی به صورت کلی در متن قرارداد اعمال شده است.

نقش آرشیو مستندات قراردادها در بحران

حفظ اطلاعات کلیدی و جلوگیری از انهدام قراردادها

در بحران های جنگی این امکان وجود دارد که دفاتر سازمان ها از بین برود، اسناد کاغذی نابود شوند، کارکنان جابه جا شوند و دسترسی به اطلاعات قطع شود؛ بدین ترتیب با مستند سازی دقیق از قراردادها، اطلاعات حیاتی از بین نمی رود و به راحتی قابل بازیابی هستند. در نتیجه این امر سازمان ها می توانند در آینده به فعالیت خود ادامه دهند.

استناد به بندهای فورس ماژور (Force Majeure) در قراردادها

در شرایط جنگی پروژه ها معمولا برای مدتی متوقف می شوند، تحویل کالاها غیرممکن می شود و امکان اجرای تعهدات عملیاتی وجود ندارد؛ در این شرایط اگر قراردادها به درستی مستند سازی شده باشند به راحتی می توان به بندهای فورس ماژور مراجعه کرد و قراردادهایی که باید تعلیق، تعدیل و یا فسخ شوند را شناسایی و از جریمه های غیرمنصفانه جلوگیری کرد. بدون مستندسازی دقیق از قراردادها ممکن است سازمان ها مجبور به پرداخت خسارت های سنگین شوند.

حل اختلافات ناشی از بحران

در بحبوحه جنگ به دلایلی چون لغو قرارداد از جانب مشتریان، عدم تحویل کالا و خدمات توسط تامین کنندگان و نوسان شدید قیمت ها اختلافات بین طرفین قرارداد افزایش پیدا می کند. در چنین شرایطی مستندات دقیق نشان می دهد که چه توافقاتی وجود داشته، چه تغییراتی اعمال شده و چه کسی مسئول بوده است. بدین ترتیب در وضعیتی که ثبات وجود ندارد قراردادهایی که به صورت دقیق و حرفه ای مستند شده اند، اختلافات حل نشده را به صورت قابل توجهی کاهش می دهند.

مدیریت بحران زنجیره تامین

زنجیره تامین مسیر و فرآیندی است که یک کالا از مواد اولیه تا رسیدن به مصرف کننده طی می کند. هدف زنجیره تامین این است که کالا در زمان مناسب، با هزینه کمتر و کیفیت مناسب به دست مشتری برسد. در بحران جنگ دسترسی به تامین کنندگان با مشکل مواجه می شود و یا مسیرهای حمل و نقل از بین می روند. با مستندسازی دقیق از قراردادها سازمان ها می توانند تامین کنندگان جایگزین را سریع شناسایی نمایند و با بررسی قراردادهای فعال ریسک ها را مدیریت کنند.

حفظ تداوم کسب و کار در شرایط بحرانی

در بحران های جنگی پراکندگی تیم ها، جابه جایی عملیات، به تعویق افتادن پرداخت، محدود شدن نقدینگی و افزایش هزینه ها تداوم و بقای سازمان را تهدید می کند. در این شرایط استناد به مستندات منجر می شود تا تعهدات مالی مشخص و اولویت بندی شوند و با تغییر شرایط تاریخچه تصمیمات ثبت شده و توافق ها قابل بازسازی باشند. همچنین این امر ضمن این که وابستگی به افراد را کاهش می دهد، باعث می شود تا دانش سازمانی حفظ شود و عملیات های سازمانی ادامه پیدا کنند. می توان گفت مستندات قراردادی یکی از اصول اصلی بقای کسب و کارها محسوب می شود.

نقش نرم افزار مدیریت قراردادها در مدیریت بحران

همانطور که پیش تر اشاره کردیم در جنگ و بحران های مشابه سازمان ها با مشکلاتی چون قطعی ارتباطات، از بین رفتن اسناد فیزیکی، مهاجرت کارکنان و پراکندگی تیم، اختلال در زنجیره تامین، تغییر قوانین و … مواجه می شوند. در این حالت مستند سازی قراردادها با استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد کمک شایانی به سازمان ها می کند.

نرم افزار مدیریت قراردادها به سازمان ها این امکان را می دهد تا قراردادها در یک سیستم یکپارچه نگهداری شوند و دسترسی به آرشیوها، اسناد و مدارک از راه دور میسر شود. به عبارت دیگر این نرم افزارها با داشتن قابلیت هایی چون ذخیره سازی ابری امن، جست و جوی سریع قراردادها، نسخه بندی قراردادها و ثبت تاریخچه کامل، سرعت دسترسی به اطلاعات حیاتی را افزایش می دهند و ضمن تضمین امنیت اطلاعات، تمامی تغییرات اعمال شده را به صورت دقیق ثبت می کند.

نرم افزار مدیریت قراردادها با مستند سازی اطلاعات در بستری امن و یکپارچه از نابودی آن ها در اثر پیامدهای جنگ جلوگیری کرده، ریسک های حقوقی و عملیاتی را کاهش می دهد و باعث می شود تا سازمان ها بقا و تداوم خود را در این شرایط حفظ نمایند.

نتیجه گیری

وقتی از بحران در سطحی گسترده مانند جنگ، بی ثباتی شدید، تحریم، عدم دسترسی به زیرساخت های ارتباطی یا بحران های ملی صحبت می کنیم کنترل قراردادها از یک ابزار مدیریتی معمولی به ابزاری برای حفظ بقا و تداوم کسب و کارها تبدیل می شوند.

یکی از مهم ترین دلایل تشدید بحران نابودی اطلاعات، عدم وجود شفافیت و کاهش نقدینگی است. آرشیو مستندات قراردادها در بحران منجر می شود تا دامنه پروژه ها، زمان بندی، مسئولیت ها، شرایط پرداخت، شرایط فسخ و … روشن و خالی از هیچ گونه ابهامی باشد. مستند سازی به سازمان ها کمک می کند تا تغییرات، تاخیرات و تعهدات مالی اثبات شود؛ در نتیجه ریسک های حقوقی به حداقل برسد و اختلافات طرفین قرارداد با ارائه مستندات بهتر مدیریت شوند.

نرم افزار مدیریت قراردادها یکی از بهترین ابزارهای مدیریت قراردادها به ویژه در شرایط بحرانی محسوب می شوند. این نرم افزارها با قابلیت های متعددی که دارند در ذخیره سازی متمرکز داده ها، ثبت صورت جلسات، مکاتبات، ثبت تغییرات یکی از بهترین راهکارهای موجود جهت مستندسازی از قراردادها محسوب می شود. مستندسازی یک ابزار دفاعی استراتژیک بشمار می رود که قدرت مذاکره شما را تقویت می کند، سرعت تصمیم گیری را افزایش می دهد و سازمان را از تحمل خسارت های سنگین حقوقی و قراردادی حفظ می نماید. از این رو با اطمینان می توان گفت مستند سازی قرارادادها و استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها دو اصل مهم در جهت بقای سازمان ها در بحران محسوب می شوند.

نرم افزار مدیریت قراردادها ی درگاه با ثبت جزئیات مراحل قرارداد (فیلدهای تاریخ تخمینی و واقعی اتمام پروژه، درصد و شرح قرارداد)، تعیین سطوح دسترسی، پوشش تمامی فرآیندهای کنترل قرارداد (متمم ها، الحاقیه ها، ما به التفاوت و تعدیل ها، تاخیرات و تعلیق ها) ثبت و مدیریت کمیسیون ها، کنترل صورت وضعیت، آرشیو الکترونیک و ثبت اسناد قرارداد می تواند سازمان شما را در شرایط حساس کنونی همراهی کند.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید.