استاندارد سازی قراردادها با نرم افزار مدیریت قرارداد

سازمان های در حال گسترش و توسعه هر روز با حجم قراردادهای بیشتری روبه رو خواهند شد؛ از این رو بخش های حقوقی بیشترین زمان خود را صرف مدیریت قراردادهای تجاری می کنند. یکی از راه های موثر برای کسب و کارها جهت مدیریت بهتر قراردادها، حذف دخالت سیستم حقوقی از کارهای اداری و بهره مندی از استاندارد سازی قراردادها می باشد. استاندارد سازی قراردادها به سازمان ها این امکان را می دهد تا علاوه بر تسریع چرخه فروش و تدارکات، نیاز به مذاکرات طولانی یا فرایندهای تحلیل و بررسی را برطرف کنند؛ از این رو مشاوران حقوقی می توانند بر وظایف مهم تر و استراتژی های قرارداد تمرکز کنند. در این مقاله به استاندارد سازی قراردادها با نرم افزار مدیریت قرارداد می پردازیم.

استانداردی سازی قرارداد چیست؟

استاندارد سازی قراردادها از مفاهیم کلیدی در زمینه مدیریت قراردادها و تعاملات تجاری است که با ایجاد روشی موثر برای ایجاد توافقات قابل پیش بینی، ریسک های مرتبط با قراردادها را نیز کاهش می دهد. در استاندارد سازی قرارداد، سازمان ها با استفاده از الگوها و قالب های استاندارد و تعریف استانداردهای داخلی، فرایند معاملات تجاری خود را بهبود می بخشند. استاندارد سازی قراردادها ابهامات و خطاهای مرتبط با قرارداد را کاهش می دهد، به صرف زمان کمتری برای تدوین قرارداد نیاز دارد، به افزایش اعتماد و توافق طرفین کمک می کند و زمینه پیش بینی و پایداری در تعاملات تجاری را فراهم می آورد.

استاندارد سازی قراردادها چگونه است؟

استاندارد سازی قراردادها با استفاده از روش های نوین مانند نرم افزارهای مدیریت قرارداد صورت می گیرد. نرم افزارهای مدیریت قرارداد با استفاده از الگوها و قالب های استاندارد این زمینه را فراهم می آورند. استانداردسازی قراردادها با نرم‌افزارهای مدیریت قرارداد می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا با ساده سازی فرایند مدیریت قراردادها از تطابق توافقات خود با الزامات قانونی و نظارتی نیز اطمینان حاصل کنند. این نرم افزارها این امکان را به سازمان ها می دهند که با گردش های کاری خودکار هماهنگی در توافقات حقوقی را در سراسر سازمان ایجاد کنند. در ادامه مراحل استاندارد سازی قراردادها با استفاده از نرم افزار شرح داده شده است.

قالب‌های اصلی

اولین مرحله، شناسایی نیاز سازمان شما در قراردادهای تجاری است. سپس با تنظیم یک قرارداد با استفاده از قالب های موجود در نرم افزارهای مدیریت قرارداد، سازمان ها می توانند قالب ها و بندهای از پیش نوشته شده را ذخیره کنند و در قراردادهای مشابه بعدی با اعمال تغییرات جزئی از آن بهره ببرند. استفاده از این قابلیت استاندارد سازی قراردادها در نرم افزارهای مدیریت قرارداد تاثیر چشم گیری در کاهش هزینه ها و صرف زمان دارد.

زبان واضح و مختصر

یکی دیگر از روش های استاندارد سازی قراردادها استفاده از زبان واضح و مختصر در هنگام تولید قالب های قراردادی در نرم افزارها می باشد. استفاده از دایره واژگان ساده و قابل فهم با رعایت اصول و کسب اطمینان از پوشش اهداف مورد نظر در قراردادهای انبوه، علاوه بر استاندارد سازی به حفظ اصالت برند سازمان شما و فراهم آوردن زمینه اعتماد نیز کمک شایانی خواهد کرد.

خودکارسازی گردش‌های کاری

پس از تنظیم قرارداد و تولید قالب مد نظر کسب‌ و کارها می‌ توانند با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها جهت خودکار سازی گردش های کاری اقدام نمایند. این اقدام به سازمان ها این اطمینان را می دهد که همه قراردادها از زبان استاندارد و شرایط مورد نظر برخوردار هستند و درصد خطا و ریسک به حداقل رسیده است. همچنین سازمان ها می توانند از نرم افزارهای مدیریت قرارداد برای ردیابی، تایید قراردادها، امضاها و تمدید قراردادها استفاده کنند. این کار تضمین می کند که همه قراردادها به موقع بررسی، تایید و در صورت لزوم مورد تجدید نظر قرار می گیرند.

ذخیره‌سازی متمرکز

سازمان ها می توانند قالب استاندارد قراردادهای خود را در یک سامانه متمرکز ذخیره و سازماندهی کنند که در نتیجه این امر جست و جو و بازیابی قراردادها در صورت نیاز با سرعت بیشتری انجام می شود. حفظ و نگهداری این اطلاعات از امنیت بالایی برخوردار می باشد و فقط برای افراد و پرسنل مجاز قابل دسترسی هستند. با پشت سر گذاشتن این مراحل سازمان ها می توانند قراردادهای خود را با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها استاندارد سازی کنند.

نتیجه ‌گیری

استاندارد سازی قراردادها در بهبود عملکرد سازمان ها تاثیر بسزایی دارد و به عنوان یک ابزار کلیدی در مدیریت معاملات تجاری حائز اهمیت است. این عمل از طریق کاهش نیاز به ورود دستی داده ها در قراردادهای متعدد و به حداقل رساندن خطا، سازمان ها را از مزیت هایی چون افزایش بهره وری گردش های کاری خودکار، کاهش نیاز به مداخله منظم از سوی بخش حقوقی برای پیشرفت قرارداد فراهم آورده و به عبارتی به فرایندهای تولیدی سرعت بخشیده است. استاندارد سازی قراردادها با استفاده از نرم افزارهای مدیریت قرارداد با حذف نیاز به بررسی های طولانی قرارداد امکان صرفه جویی در زمان و هزینه را به کسب و کارها می دهد.

با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها شما می توانید بر تمامی مراحل و فرایندهای قراردادی سازمان خود از تهیه پیش نویس تا تسویه حساب کامل نظارت داشته باشید. همچنین این نرم افزار امکان استاندارد سازی قراردادها در یک سامانه متمرکز را نیز برای شما فراهم آورده است.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید.