امضای دیجیتال تحولی در مدیریت قراردادها

دقت و امنیت دو مفهوم بسیار مهم در مدیریت قراردادها محسوب می شوند که سازمان ها برای بهره وری بیشتر و بهبود فرایندهای سازمانی خود باید به این دو مفهوم توجه ویژه ای داشته باشند. امضای دیجیتال به عنوان یک فناوری نوین، در دنیای کسب و کار امروز نقش کلیدی در تحول فرایندهای مدیریتی قراردادها ایفا می کند. این فناوری نه تنها باعث افزایش سرعت و بهره وری سازمان ها می شود بلکه امنیت، دقت و اعتبار حقوقی اسناد را نیز تضمین می کند. در این مقاله به صورت تخصصی به این مقوله می پردازیم که امضای دیجیتال چگونه مدیریت قراردادها را متحول می کند.

امضای دیجیتال در مدیریت قراردادها

امروزه استفاده از امضای دیجیتال در مدیریت قراردادها بسیار ضروری می باشد چرا که امضای دیجیتال امکان احراز هویت طرفین قرارداد را فراهم می کند و به سازمان ها این اجازه را می دهد تا قراردادهای خود را در صرف کمترین زمان ممکن نهایی کنند. امضای دیجیتال روشی امن می باشد که با استفاده از آن هیچ تغییری در سند امکان پذیر نمی باشد؛ بنابراین استفاده از امضای دیجیتال برای پیشبرد اهداف کسب و کار شما علاوه بر بعد امنیت و افزایش بهره وری به کاهش هزینه ها و جلوگیری از اتلاف زمان نیز کمک می کند. در ادامه به تاثیرات استفاده از امضای دیجیتال در سازمان ها و تحولاتی که در مدیریت قراردادها با خود به همراه دارد می پردازیم.

افزایش سرعت و کارآمدی در مدیریت قراردادها

در مدیریت سنتی قراردادها اصلی ترین چالشی که وجود دارد زمان بر بودن فرایند امضا و تایید قراردادها می باشد که امروزه امضای دیجیتال این مسئله را با خودکارسازی و دیجیتالی کردن فرایندها برطرف کرده است. با استفاده از امضای دیجیتال دیگر نیازی به چاپ، ارسال فیزیکی اسناد و انتظار برای بازگشت اسناد امضا شده نیست و همچنین طرفین قرارداد می توانند از هر مکان و در هر زمانی که می خواهند اسناد را به صورت دیجیتال امضا کنند. این مسئله به ویژه در معاملات بین المللی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می باشد.

امضای دیجیتال در فرایند پیشبرد قراردادها می تواند به راحتی با سیستم های مدیریت قرارداد یکپارچه شود و تاییدیه ها به صورت خودکار و بدون نیاز به پیگیری های دستی انجام شود؛ این امر به کاهش خطاهای انسانی نیز کمک می کند.

بهبود امنیت و یکپارچگی اسناد

حفظ امنیت اطلاعات آن هم در سطوح بسیار پیشرفته یکی از مهم ترین تحولات امضای دیجیتال در مدیریت قراردادها می باشد. به عبارت دیگر می توان گفت نگهداری این اطلاعات از مسائل حیاتی و مهمی است که سازمان ها با آن سروکار دارند و تمامی فرایندهای سازمانی خود را در جهت حفظ این مهم سازماندهی می کنند. امضای دیجیتال با استفاده از رمزنگاری نامتقارن، استفاده از کلید عمومی و خصوصی و هشینگ امنیت و یکپارچگی اسناد را تضمین می کند.

همانطور که گفته شد این فناوری با استفاده از کلید عمومی و خصوصی، امکان تایید هویت شخص امضا کننده را فراهم می کند که این امر از جعل امضا و تغییر اسناد جلوگیری می کند. همچنین هرگونه تغییر در محتوای قرارداد پس از امضا، آن را فاقد اعتبار می کند از این رو این ویژگی تضمین می کند که هیچ دستکاری در این اسناد صورت نگرفته است.

در فرایند امضای دیجیتال، شخص امضا کننده تحت هیچ شرایطی نمی تواند امضای خود را انکار کند چرا که در فرایند ساخت امضا از احراز هویت تخصصی در مراجع معتبر گواهی دیجیتال “CA” استفاده می شود که این ویژگی به افزایش اعتبار حقوقی قراردادها کمک می کند.

افزایش شفافیت و قابلیت پیگیری

از دیگر ویژگی ها و مزایای امضای دیجیتال ثبت دقیق سوابق، نظارت لحظه ای و قابلیت پیگیری آن می باشد که به افزایش شفافیت در فرایند مدیریت قراردادها کمک شایانی می کند. در امضای دیجیتال هر مرحله از فرایند امضا، شامل زمان، مکان، هویت شخص امضا کننده به صورت دقیق ثبت و ذخیره می شود و مدیران می توانند به صورت لحظه ای از وضعیت قراردادها آگاه شوند و مراحل پیشرفت آن را مشاهده نمایند. این ویژگی به سازمان ها کمک می کند تا دسترسی آسانی به سوابق دیجیتال داشته باشند که در نتیجه آن احتمال بروز اختلاف و سوتفاهم به حداقل می رسد.

کاهش هزینه ها و بهبود بهره وری

امضای دیجیتال به طور مستقیم و غیر مستقیم باعث کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری در مدیریت قراردادها می شود. خودکار سازی فرایندها باعث کاهش نیاز به نیروی انسانی می شود و همچنین هزینه های چاپ، ارسال پستی اسناد و استفاده از کاغذ نیز حذف و یا به طور چشم گیری کاهش پیدا میکند. با افزایش بهره وری سازمان ها و دیجیتالی شدن امور سرعت تصمیم گیری در فرایندهای سازمانی افزایش می یابد.

تطابق با قوانین و اعتبار حقوقی

امضای دیجیتال علاوه بر افزایش سرعت و امنیت، اعتبار حقوقی قراردادها را نیز تضمین می کند. این فناوری مطابق با استانداردهای جهانی طراحی شده است که در ایران نیز قانون تجارت الکترونیک آن را به رسمیت می شناسد. با استفاده از امضای دیجیتال و ثبت دقیق و شفاف سوابق امضا، احتمال بروز اختلافات حقوقی و نیاز به دعاوی قضایی کاهش می یابد.

یکپارچگی با سیستم های مدیریت قرارداد

از دیگر تحولات امضای دیجیتال در مدیریت قراردادها در بعد یکپارچگی آن با سیستم های مدیریت قرارداد قابل بررسی است. امضای دیجیتال می تواند با سیستم های مدیریت قرارداد یکپارچه شود و فرایندهای مدیریت قرارداد از تدوین پیش نویس تا تایید، امضا، اجرا و بایگانی به صورت خودکار و دیجیتالی انجام شود. همچنین با گزارش دهی و ارائه آمارها، تحلیل دقیق تری از عملکرد قراردادها و دریافت گزارش جامع و کامل برای مدیران فراهم می شود.

نتیجه گیری

امضای دیجیتال با افزایش سرعت و کارآمدی، بهبود امنیت و یکپارچگی اسناد، افزایش شفافیت، کاهش هزینه ها و تطابق با قوانین، به عنوان یک فناوری نوآورانه تحول شگرفی در مدیریت قراردادها ایجاد کرده است. امضای دیجیتال با امکان یک پارچگی با سیستم های مدیریت قراردادها به سازمان ها فرصت بهبود و افزایش بهره وری فرایندهای مدیریتی را بخشیده است. امضای دیجیتال همچنین به سازمان ها در جهت همگام شدن با تغییرات سریع فناوری کمک می کند و مسیر رقابت را برای آن ها هموار می سازد.

با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها امکان ثبت و مدیریت کمیسیون ها، کنترل صورت وضعیت ها، تهیه گزارش و تحلیل داده ها و تولید خودکار مکاتبات اداری و صورت جلسات وجود دارد. همچنین با استفاده از این نرم افزار یکپارچه می توانید برای اسناد تولید شده خود از امضای دیجیتال بهره مند شوید.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید.