مدیریت قراردادها در دوران بحران
مدیریت قراردادها یکی از ابزارهای مهم در مدیریت کسب و کار و پیشبرد اهداف هر پروژه ای در سازمان ها محسوب می شود. مدیریت قراردادها نقش کلیدی در افزایش بهره وری سازمان ها و کاهش ریسک ها، هزینه ها و صرفه جویی در زمان ایفا می کند از این رو برنامه ریزی بلند مدت در جهت مدیریت قراردادها باید در الویت اهداف سازمان ها قرار گیرد.
همانطور که می دانید شرایط متفاوت اجتماعی، رکود اقتصادی، بلایای طبیعی، همه گیری ها، جنگ ها و شرایط نابسمان سیاسی و تغییرات ناگهانی قوانین، اجرای قراردادها را به شدت تحت تاثیر قرار می دهد از این رو پیش بینی شرایط و اتخاذ تصمیم های خاص و استراتژیک برای سازمان ها ضروری می باشد.
مجموعه اقداماتی که سازمان و ها افراد در شرایط خاص و غیر منتظره برای حفط تعهدات انجام می دهند مدیریت قراردادها در دوران بحران گفته می شود.
اهمیت مدیریت قراردادها در دوران بحران
بحران ها ممکن است اختلال و تغییراتی را در روند اجرای قراردادها بوجود آورد و علاوه بر ایجاد مانع در انجام به موقع تعهدات قانونی، خسارت های مالی و زمانی نیز متوجه سازمان ها شود از این رو مدیریت قراردادها در دوران بحران ها نقش کلیدی در حفظ منافع طرفین قرارداد ایفا می کند.
مدیریت قراردادها در دوران بحران از دعاوی حقوقی جلوگیری می کند و خسارت های مالی را به حداقل می رساند. همچنین با اقدامات مناسب در مدیریت قراردادها به حفظ اعتماد و ادامه روابط تجاری کمک شایانی می کند.
به عبارت دیگر مدیریت قراردادها در دوران بحران یک ابزار استراتژیک است که با پیشگیری از توقف عملیات و حفظ جریان نقدینگی، تداوم کسب و کار را تضمین می کند و با استفاده از بندهای حمایتی مانند فورس ماژور، تعدیل اقتصادی یا حل اختلاف از طریق مذاکره ریسک های حقوقی را به حداقل می رساند. مدیریت قراردادها در شرایط بحرانی همچنین با فراهم آوردن امکان مذاکره مجدد و اصلاح مفاد قرارداد برای تطبیق با شرایط جدید، در به حداقل رساندن خسارت و هزینه های غیر قابل جبران نقش اساسی دارد.
با استفاده از مدیریت قراردادها سازمان ها می توانند نقاط ضعف قراردادها را شناسایی کنند و برنامه های جایگزین برای کاهش اثرات منفی تدوین کنند. مدیریت قراردادها در تسهیل مدیریت مالی در بحران ها با استفاده از تعیین الویت ها و مدیریت خسارت و جلوگیری از ضرر های مالی نیز موثر واقع می شوند. بنابراین استفاده از فناوری و تکیه بر اصول استراتژیک و حقوقی بحران های سازمانی را به عنوان فرصتی برای تقویت ساختارهای قراردادی بدل می کند.
چالش های مدیریت قراردادها در دوران بحران
مدیریت چالش های قراردادها در دوران بحران نیازمند برنامه ریزی دقیق، انعطاف پذیری و همکاری بین طرفین است. سازمان ها با اتخاذ رویکردی سیستماتیک می توانند چالش ها را به فرصت هایی برای بهبود ساختار های قراردادی و تجاری بدل کنند.
پیچیدگی ها حقوقی و قانونی
ابهام در مفاد قراردادها، تغییرات ناگهانی در قوانین و عدم توانایی در اجرای تعهدات، ممکن است منجر به افزایش دعاوی قضایی شود. در بسیاری از قراردادها ممکن است که شرایط فورس ماژور و یا تغییرات اساسی را پیش بینی و تعریف نکرده اند که باعث اختلافات حقوقی می شود. همچنین تغییرات ناگهانی مانند تغییر در قوانین مالیاتی گمرکی یا تجاری که نیازمند انطباق سریع می باشد چالش هایی را برای طرفین قرارداد بوجود می آورد.
ریسک های مالی
بحران ها می توانند بر جریان نقدینگی سازمان ها تاثیر بگذارند و باعث ناتوانی در پرداخت هزینه ها شود. تورم، افزایش قیمت مواد اولیه یا هزینه های گزاف حمل و نقل نیز بر اجرای قراردادها موثر می باشد. در شرایط بحرانی امکان تعلیق یا فسخ قراردادها وجود دارد که خود منجر به از دست دادن درآمد و افزایش زیان در سازمان ها می شود.
اختلال در زنجیره تامین
بحران ها ممکن است سازمان ها را با مشکلاتی چون کمبود منابع، تامین مواد اولیه، تاخیر در تحویل به موقع محصولات روبرو کند. سازمان هایی که به تامین کنندگان خارجی وابسته هستند با تغییرات در قوانین بین المللی یا تحریم با مشکلات جدی تری روبرو هستند.
مسائل ارتباطی و مدیریتی
در شرایط بحرانی ممکن است ارتباط با طرفین قرارداد با مشکلاتی مواجه شود که خود باعث بوجود آمدن سوتفاهم و اختلافات در بین طرفین می شود.
عدم پیش بینی و برنامه ریزی
بسیاری از قراردادها فاقد بندهای لازم برای مدیریت شرایط بحرانی هستند که عدم پیش بینی آن و اثراتی که به همراه دارد می تواند سازمان ها را در مواجهه با شرایط غیر منتظره آسیب پذیر کند.
مدیریت روابط تجاری و خدشه دار شدن اعتماد طرفین
مدیریت نادرست قراردادها و عدم اجرای تعهدات قراردادی و عدم شفافیت در روابط منجر به خدشه دار شدن اعتماد طرفین می شود. همچنین مذاکره مجدد برای تعدیل شرایط قرارداد می تواند تنش های تجاری را افزایش دهد. در بعضی مواقع ممکن است سازمان ها هنگام رویارویی با بحران ها تحت فشار زیادی برای پاسخ گویی سریع به بحران ها باشند که این مسئله تنش و فشار های روانی درون سازمانی را بوجود می آورد. کمبود تخصص در مدیریت شرایط بحرانی و مقاوت در برابر تغییر و عدم آمادگی یا تمایل انطباق با شرایط جدید می تواند فرایند مدیریت قراردادها را با چالش روبرو کند.
چگونه چالش ها را در مواقع بحرانی مدیریت کنیم؟
سازمان ها در مواقع بحرانی نیازمند اتخاذ رویکری تخصصی و استراتژیک می باشند. این رویکردها باید به گونه ای باشد تا بتواند انعطاف پذیری، شفافیت و انطباق سازمان ها را افزایش دهد و در عین حال ریسک های مالی، حقوقی و عملیاتی را کاهش دهد.
تنظیم دقیق بندهای مفاد قرارداد
در یک قرارداد حرفه ای بندهای قرارداد باید به گونه ای تنظیم شود تا شرایط فورس ماژور مانند بلایای طبیعی، همه گیری ها، جنگ و یا تغییرات قانونی با تعیین زمان و نحوه اطلاع رسانی به طرفین قرارداد را در برگیرد. علاوه بر آن باید به تعدیل اقتصادی، امکان بازنگری شرایط مالی و تعهدات در صورت تغییرات شدید اقتصادی و بندهای حل اختلاف مانند تعریف نهاد داوری پرداخته شود.
به کارگیری فناوری های پیشرفته
استفاده از نرم افزارهای مدیریت قرارداد و اتوماسیون فرایندها جهت پیگیری زمان بندی، اطلاع رسانی در مورد تغییرات، ذخیره و بازیابی اطلاعات قراردادی برای اتخاذ تصمیم های دقیق تر و سریع تر، پیشبینی ریسک ها با استفاده از الگوریتم های هوش مصنوعی جهت شناسایی نقاط ضعف و پیش بینی اثرات بحران ها و تجزیه و تحلیل مفاد قراردادها به سازمان ها کمک شایانی می کند.
تدوین برنامه مدیریت ریسک
سازمان ها باید احتمال ریسک ها و شدت تاثیر گذاری آن ها را در اجرای قراردادها را شناسایی، ارزیابی و الویت بندی کنند. همچنین استراتژی هایی را برای جبران تاخیرها یا تغییر تامین کنندگان در نظر بگیرند و با پیش بینی هزینه های احتمالی برای مقابله با بحران ها بودجه کافی را به آن تخصیص دهند.
افزایش ارتباطات و شفافیت
برگزاری جلسات منظم برای بررسی وضعیت قراردادها و رفع مشکلات احتمالی، اطلاع رسانی شفاف و ارائه اطلاعات به روز به طرفین قرارداد در مدیریت شرایط بحرانی، موثر واقع می شود.
بهره گیری از مشاوره حقوقی
تفسیر مفاد قراردادها برای شناسایی نقاط ضعف و فرصت ها، پیشنهاد بندهای جدید یا اصلاح مفاد قرارداد برای بهبود قرارداد همکاری با وکلای متخصص، مذاکره قبل از هرگونه اقدام قانونی و تحلیل پیامدهای حقوقی تصمیمات مربوط به قراردادها در شرایط بحرانی لازم و ضروری می باشد.
انعطاف پذیری در مدیریت تعهدات
در شرایط بحرانی طرفین قرارداد بهتر است در تاریخ های تحویل یا مبلغ پرداختی بر اساس شرایط جدید بازنگری کنند و برای پوشش شرایط بحرانی برای قراردادها الحاقیه در نظر بگیرند. الویت بندی تعهدات در این مرحله جهت شناسایی قراردادهایی که برای تداوم کسب و کار حیاتی هستند و تصمیم گیری در مورد تعلیق موقت تعهدات کم اهمیت ضروری می باشد.
توسعه سیاست های پیشگیرانه
تدوین سیاست های بحران شامل برنامه ریزی در فرآیندها و مسئولیت ها در مواجهه با بحران ها، آموزش تیم ها برای واکنش مناسب به بحران ها و تهیه گزارش ها و بررسی دوره ای قراردادها حائز اهمیت می باشد.
نتیجه گیری
قراردادها و تنظیم دقیق مفاد آن نه تنها برای مدیریت بهتر قراردادها بلکه در جهت پیشبرد اهداف سازمانی نیز لازم و ضروری می باشد. مدیریت قراردادها در دوران بحران با چالش های متعددی همراه می شود که اگر برنامه ریزی دقیق برای آن وجود نداشته باشد و به درستی مدیریت نشود می تواند خسارت ها و آسیب های جبران ناپذیری برای سازمان ها و روابط تجاری آن ها بوجود آورد.
بر همین اساس راهکارهای مدیریت چالش های قراردادی در دوران بحران باید ترکیبی از انعطاف پذیری حقوقی، به کارگیری فناوری های پیشرفته و تدوین سیاست های استراتژیک باشند. سازمان ها با در نظر گرفتن این شرایط و استفاده از راهکارهای درست و برنامه ریزی شده می توانند ریسک ها را کاهش دهند، تعهدات خود را بهتر مدیریت کنند و بحران ها را تبدیل به فرصتی برای بهبود فرایندهای قراردادی کنند.
نرم افزار مدیریت قراردادها تمامی فرایند های سازمان شما را از مرحله تهیه پیش نویس تا تسویه حساب کامل مدیریت می کند. با استفاده از این نرم افزار می توانید تمامی فرایندها از جمله ثبت و مدیریت اطلاعات قرارداد، تعریف اعتبارات و بودجه، مدیریت پروژه ها، هشدار تاریخ قراردادها و ضمانتنامه ها و سایر امور مربوط به قراردادهای سازمانی خود را سامان دهی کنید.
ما را در اینستاگرام دنبال کنید.
بدون دیدگاه