چطور با تعیین شاخص های عملکرد کلیدی منابع، بر عملکرد منابع نظارت کنید؟

دسته بندی منابع به شکلی که مهمترین و حیاتی ترین منابع برای کسب و کارتان در اولویت قرار گیرند، راه را برای نظارت بر عملکرد آنها آسان می کند. اصلی ترین هدف مدیریت عملکرد منابع، رسیدن به بالاترین سطح اعتبار، کیفیت و عملکرد تامین کنندگان کلیدی و همچنین کاهش ریسک معامله است. تعیین شاخص عملکردی کلیدی منابع این فرایند را آسان می کند.

مدیریت عملکرد منابع چیست؟

مدیریت عملکرد منابع نوعی روش مدیریتی برای حصول اطمینان از این نکته است که تامین کنندگان براساس انتظارات شما عمل خواهند کرد. ممکن است نوع پروژه یا قرارداد بسته به نیازهای کسب و کار شما متفاوت باشد.

کیفیت، قابلیت اطمینان و تحویل پروژه یا کالا همه در اندازه گیری عملکرد تامین کننده یا پیمانکار اهمیت دارند. برای بعضی سازمان ها، نوآوری و شناسایی فرصت های جدید هم جز آیتم های مهم برای تعیین کیفیت منابع است.

مدیریت منابع به کسب و کارها کمک می کند تا از عملکرد سطح پایین منابع، تامین کنندگان و پیمانکاران جلوگیری کنند. با دانستن دقیق چگونگی عملکرد تامین کننده، مراحل درستی را در پیش خواهید گرفت که به تداوم تجارت و کسب و کارتان کمک می کند. همچنین اطلاع از عملکرد تامین کننده به شما کمک می کند که در مورد تجدید قرارداد یا لغو قرارداد و همینطور عملکرد طرف های سوم قرارداد تصمیمات درستی بگیرید.

شاخص عملکرد کلیدی منابع چیست و چرا اهمیت دارد؟

شاخص عملکرد کلیدی به معیارهایی گفته می شود که عملکرد منابع با آنها اندازه گیری می شود. تعیین کردن شاخص عملکرد کلیدی اهمیت دارد، چرا که انتظارات از طرف های سوم قرارداد را مشخص می کند و به کسب و کارها کمک می کند تا نحوه ارتباط خود را با تامین کننده در مرحله مذاکره تعیین کنند. اغلب دو طرف قرارداد روی شاخص های عملکرد کلیدی با یکدیگر توافق دارند. اگر شاخص عملکرد کلیدی در جای خود استفاده شود، منابع و تامین کنندگان مجبور خواهند شد تا به تعهدات خود عمل کنند. در صورت عمل نکردن به تعهدات، کسب و کارها می توانند به سرعت در مورد تامین کنندگان و پیمانکاران متخلف تصمیم گیری کنند.

اهمیت مدیریت شاخص عملکرد کلیدی منابع

یک برنامه حساب شده برای بهبود عملکرد منابع به هدفی بیشتر از کاهش هزینه ها می انجامد.
این برنامه می تواند ایده هایی را برای بهبود مداوم کالا و خدمات برای شما آشکار کند، همچنین می تواند قدم مهمی در کاهش خطرات کسب و کار باشد. علاوه براین، ساده سازی روندهای مدیریتی می تواند به کاهش هزینه ها برای هر دو طرف بیانجامد.

اگر بتوانیم ریشه یک مشکل را پیدا کنیم و آن را سریعا حل کنیم، همزمان به سطح بالاتری از رضایت مشتری خواهیم رسید. وقتی مدیریت منابع و عملکرد آنها ضعیف است یا اصلا وجود ندارد، همه اعمال شما واکنشی بوده و به تحویل کالا و یا خدمات کمکی نمی کند.
وقتی معیارهای توافق شده یا راهی برای دنبال کردن اینکه چه کاری خوب پیش رفته است و چه کاری شکست خورده است ( و چرا) وجود ندارد. احتمال بهبود به همان میزان کم خواهد بود.
هدف نهایی است که یک برنامه جامع برای مدیریت منابع داشته باشید، اما برای رسیدن به این برنامه نقطه ای که شروع می کنید نیز مهم است.

ارزیابی عملکرد تامین کننده براساس معیار های توافق شده موجود در نرم افزار مدیریت قراردادها منجر می شود تا سازمان ها از معیارهای اولیه کیفیت، تحویل و هزینه فراتر بروند و عملکرد تامین کننده و کیفیت کارش را در همه سطوح بسنجند.

پایبندی کامل به مفاد قرارداد برای سازمان های بسیاری تبدیل به چالش شده است. شاید نیت و هدف منبع شما رساندن کالا یا خدمات بدون افت کیفیت باشد ولی اغلب چنین اتفاقی بوقوع نمی پیوندند.
یکی از مشکلات این است که معیارهای عملکرد زیادی برای نظارت بر منابع انتخاب کنید. مهمترین هدف هر معیار، ایجاد انگیزه برای رفتار مناسب نه تنها از سوی منابع، بلکه از سوی سازمان متقاضی نیز هست.
گرفتار شدن در حجم عظیمی از داده، یک احتمال واقعی است که می تواند زمان کمی برای شما بگذارد تا اطلاعات را تحلیل کنید و اقدامات جبرانی انجام دهید. در بدترین حالت، کسب و کار شما می تواند قربانی نشت اطلاعات شود.

همچنین ممکن است معیارهای انتخاب شده از حمایت سهام داران برخوردار نباشند. در این صورت، خیلی سخت می توان از طرف های قرارداد خواست که در مورد شاخص های عملکردی خود گزارش دهند، چه برسد به اینکه به آنها عمل کنند.

ایجاد شاخص های کلیدی منابع

عملکرد فروشنده معمولاً با مجموعه‌ای از شاخص‌های عملکرد کلیدی توافق شده و قراردادی (KPI) اندازه‌گیری می‌شود که مرتبط‌ترین و مناسب‌ترین شاخص ها برای آن صنعت است. شاخص عملکرد کلیدی از هر نوع ابهام جلوگیری می کند و این یعنی هر کسی درگیر پروژه است، دقیقا می داند که چه کارهایی برعهده اوست.

در جدول زیر چند شاخص عملکرد کلیدی مهم را برای شما توضیح می دهیم

 تمام سوابق منابع را متمرکز کنید

دانستن تمامی اطلاعات منابع شما، از جمله آنچه که آنها به آن متعهد هستند، کلید ردیابی عملکرد است. به عنوان مثال، اگر حفظ انطباق با تعهدات یک KPI (شاخص عملکرد کلیدی) است، باید همه گواهی‌ها، رتبه ها و آن‌ها را مشاهده کنید.

نرم افزار مدیریت قراردادها به شما امکان می دهد سوابق فروشنده و اطلاعات مرتبط خود را در یک مخزن مرکزی ذخیره کنید. هر آنچه را که نیاز دارید را در یک مکان ببینید و به راحتی اطلاعات را بر اساس منابع و پیمانکاران، دسته بندی کرده و حتی نام فایل جستجو کنید. با در اختیار داشتن اطلاعات مورد نیاز خود، به راحتی می توانید ببینید که منابع شما چه شرایطی دارند.

ثبت خودکار داده های عملکرد

هنگامی که تمام اطلاعات خود را در یک مکان جمع آوری کردید، می توانید بر روی داده های عملکرد منابع تمرکز کنید. برای بسیاری از کسب و کارها، ردیابی عملکرد ممکن است به اندازه یک مکالمه داخلی در مورد چگونگی پیش رفتن کارها کوتاه باشد.
ردیابی عملکرد منبع باید فرایندی فعال باشد. این ردیابی فقط به معنای این نیست که چک کنیم که ببینیم آیا همه تعهدات ما به انجام رسیده است. بلکه با این فرایند وقتی منابع شما راه اشتباه را پی می گیرند، می توانید راهبردی اتخاذ کنید تا از اشتباه و عملکرد ضعیف منبع جلوگیری کنید.

با نرم افزار مدیریت قراردادها اندیشه پرداز می توانید برای منابع خود، معیارهای کیفی و فنی تعریف کنید. داده های آن ها را دریافت و ثبت کنید. رتبه شرکت و حسن انجام کار و …. را از طریق پرتال تامین کنندگان دریافت کنید. برای دریافت دموی رایگان و حضوری نرم افزار کافیست فرم درخواست دمو را پر کنید.