نحوه مدیریت نوسانات قرارداد
نوسانات قرارداد چیست؟
نوسان در واقع به معنای بی ثباتی، تغییرات سریع و غیر قابل پیش بینی در روند انجام یک کار است. بررسی و توجه به این بی ثباتی و تغییرات، می تواند دید آینده نگرانه تری نسبت به تغییرات و تحولات احتمالی که در آینده ممکن است بر مبنای شرایط و اتفاقات ناگهانی با آن رو به رو شویم را به ما بدهد.
توجه به بی ثباتی در امور مرتبط با قراردادها نیز از این قضیه مستثنا نیست عموما بر مبنای شرایط بی ثبات حاکم، قراردادهای منعقد شده دستخوش تحولات سریع و غیر قابل پیش بینی می شوند و از آنجایی که هیچ قانون سخت و سریعی در مورد تعداد اصلاحاتی که بر روی یک قرارداد می بایست اعمال شود وجود ندارد، پیگیری و تحلیل نوسانات به وجود آمده در قرارداد قدری مشکل و پیچیده خواهد بود.
البته شایان ذکر است انجام اصلاحات بر روی هر قرارداد لزوما به معنای بروز خطر جدی در معامله نیست بلکه می توان گفت هدف از هر اصلاحیه، در واقع کاهش ریسک های احتمالی با پرداختن به کاستی های موجود در هر قرارداد می باشد.
در واقع می توان گفت این نیاز به اصلاحات بیشتر همانند یک چراغ هشداردهنده عمل می کند که از رنگ سبز به نارنجی تغییر کرده و به این نکته اشاره دارد که مشکلاتی در جریان است که می بایست بررسی گردند.
حال سوالی که در اینجا با آن رو به رو خواهیم شد این است که چگونه می توان عدم ثبات قرارداد را بررسی نمود.
با توجه به اینکه نوسانات قرارداد عموما نشان دهنده ی وجود ریسک در قرارداد محسوب می شود چنانچه علت و دلایل به وجود آمدن این نوسانات مشخص نگردد در آینده می تواند در برخی مواقعِ غیر قابل پیش بینی مسئله ساز باشد.
بررسی و آگاهی از دلایل و روند نوسانات موجود در قرارداد، موجب کاهش وجود بی ثباتی های احتمالی در قراردادهای دیگر خواهد شد.
چه عاملی می تواند باعث بروز عدم ثبات در قرارداد شود؟
موارد بسیاری به صورت جداگانه و یا ترکیبی وجود دارد که می تواند نیاز به اصلاح در قراردادها را به وجو آورد مانند:
- عدم توانایی تامین کننده در ارائه خدمات مطابق با اهداف قرارداد در هنگام بروز شرایط بحرانی
- عدم تعهد تامین کننده یا سازمان به تعهدات ذکر شده در قرارداد و …
- بی اعتبار بودن فرضیات ابتدایی که قرارداد بر اساس آن منعقد گردیده
- تغییر در درک اصول ثبات بازار
- تغییرات قیمت ناشی از بررسی سالانه میزان هزینه ها
- پیشرفت در فرایند سفارش استاندارد
- معرفی تعهدات نظارتی جدید
- و …
عموما ممکن است برخی از این موارد ذکر شده برای یک قرارداد اتفاق بیفتد و عواملی رخ دهد که روند رسیدگی به قرارداد را با مشکل مواجه کند.
از آنجا که نیاز به انجام اصلاحات متعدد در طول مدت قرارداد، معیاری برای وجود نوسان در قرارداد محسوب می شود لذا در زیر به برخی از عوامل نیاز به اصلاحات و در نتیجه بروز نوسانات قرارداد خواهیم پرداخت:
۱) عدم قطعیت در ارائه خدمات مناسب در هنگام وقوع شرایط پیش بینی نشده
با توجه به این که سال هاست محیط کسب و کار با هرج و مرج زیادی رو به روست، تحلیل و بررسی دلایل بروز این نابسامانی ها با توجه به عدم تضمین تامین کنندگان در ارائه خدمات مناسب در هنگام وقوع شرایط بحرانی، اهمیت زیادی پیدا کرده است.
همچنین بروز مشکلات سیاسی، اقتصادی، درگیری های اجتماعی، تغییرات آب و هوای شدید پیش بینی نشده و … می تواند خطر های جدیدی را ایجاد کند و یا مشکلات قبلی را تشدید نماید.
در واقع عدم قطعیت می تواند به موقعیت هایی منجر شود که پیش تر سازمان ها با آن رو به رونبوده اند و تجربه ای از حل مسائل در شرایط ناگهانی به وجود آمده ندارند.
این امر حتی می تواند منجر به تغییر، کاهش و یا دور انداختن آنچه تا کنون در سازمان به عنوان یک روش استاندارد در نظر گرفته می شد نیز شود.
بر این اساس می توان گفت به هیچ وجه نمی توان دقیقا مسائلی که ممکن است منجر به اصلاح قرارداد شود را از قبل پیش بینی کرد.
برای این مورد ابتدا باید شرایط اتفاق بیفتد، پیامدهای آن بر روی قرارداد بررسی شود و در آخر توانایی قرارداد برای مقابله با آن مورد ارزیابی قرار می گیرد.
۲) قراردادی که قادر به مقابله با شرایط غیر منتظره نیست
در صورت عدم توانایی مقابله قرارداد با برخی شرایط و مسائل ناگهانی، آن قرارداد ناکافی محسوب خواهد شد. این مورد در صورتی به وجود خواهد آمد که در متن قرارداد به مسائل پیش بینی نشده احتمالی پرداخته نشده باشد و به طور کل قرارداد انعطاف پذیر تنظیم نگردد.
این ضعف در محتوای قرارداد می تواند از سوی تامین کنندگان و صنایع خاص اتفاق افتاده باشد و یا ناشی از بی تجربگی تهیه کنندگان و طرفین قرارداد، بوروکراسی های سفت و سخت و یا ناآگاهی و نداشتن آینده نگری مدیران در رابطه با معاملات سازمانی خود باشد.
باید به این نکته نیز توجه نمود که وجود هرگونه بی کفایتی در یک قرارداد، در صورتی که هرگز شرایطی برای آشکار شدن آن وجود نداشته باشد می تواند در تمام طول مدت قرارداد نهفته بماند.
۳) انتظار می رود که یک قرارداد اغلب با گذشت زمان تغییر کند
برخی از قراردادها ذاتا از لحاظ طراحی پویا می باشند و می توانند بخش کوچکی از یک کل بزرگتر را تشکیل دهند به عنوان مثال قرارداد توسعه یک فضا پیما به دلیل تغییرات بسیاری که ممکن است در حین توسعه با آن رو به رو شد می بایست از انعطاف پذیری فوق بالایی برخوردار باشد که تغییرات مرتبط با مشخصات، هزینه ها، زمان بندی و خطرات احتمالی به خوبی در آن پیش بینی شده باشد.
اما ذکر این نکته الزامی است که این کیفیت پویا به این معنا نخواهد بود که چنین قراردادهایی اساسا از وقایع ناشی از نوسانات قرارداد در امان هستند و یا تمام موارد و مشکلات احتمالی در متن آن ها پیش بینی شده باشد.
۴) قراردادی که درست کار نمی کند
تقریبا بلافاصله یا اندکی پس از انعقاد قراردادها می توان به بی تاثیر بودن برخی از قراردادها پی برد در این گونه قراردادها اصولا سطوح خدمات برآورده نمی شود، رویکردهای طراحی شده برای تشویق برخی از رفتارهای تامین کننده دقیقا نتیجه عکس خواهد داد و یا نقش ها، مسئولیت ها و حقوق طرفین کاملا مشخص نشده است.
یک قرارداد ضعیف و غیر قابل اجرا از عدم آگاهی، درک و یا بینش طرفین قرارداد در طول توسعه قرارداد ناشی می شود. نیاز به اصلاحات سطحی و مکرر در قراردادها نشانه مطمئنی از وجود نوسانات در قرارداد و افزایش احتمال بروز خطرات جدی در معامله است.
برخی از پیامدهای احتمالی عدم ثبات قرارداد چه خواهد بود؟
روند صعودی پیشامدهای غیر منتظره منجر به افزایش بی ثباتی و عدم قطعیت در شرایط ذکر شده در قرارداد خواهد شد این در حالی است که بسیاری از قراردادهای معمول منعقد شده نیز هرگز برای انطباق با این مشکلات احتمالی تنظیم نشده اند.
در واقع می توان گفت ریسک قرارداد از روند عدم قطعیت پیروی می کند. بدین ترتیب که هر چه ناسازگاری قرارداد با شرایط ناگهانی پیش آمده بیشتر باشد ریسک آن نیز افزایش خواهد یافت.
با اینکه در حال حاضر ممکن است زندگی معمولی مدیر قراردادهای سازمان شما بسیار پر مشغله باشد ولی همچنان بسیاری از حجم کار مرتبط با آن ها قابل برنامه ریزی خواهد بود. مدیران قراردادها زمانی دچار مشکل می شوند که می بایست انرژی و زمانی نیز برای مواجهه با موارد غیر منتظره رخ داده شده در هنگام توسعه قرارداد صرف نمایند.
به نظر می رسد همیشه اتفاقاتی می تواند رخ دهد که اولویت های تعیین شده را به سرعت تغییر دهد در نتیجه هر سازمانی نیاز به دقت عمل بیشتری در رابطه با هر یک از موارد خواهد داشت و می بایست با تحلیل و بررسی بیشتر از وقایع احتمالی آینده، محتوای قرارداد را تنظیم نماید.
چگونه می توان نوسانات قرارداد را تشخیص داد
همیشه این نکته را مد نظر قرار دهید که این تاریخچه اصلاح قرارداد است که مشخص می کند یک قرارداد بی ثبات است یا خیر. تعیین واقعی نوسانات کاملا به تعریف سازمان شما بستگی خواهد داشت.
چنانچه این تعاریف از بی ثباتی یک قرارداد در سازمان به طور دقیق تعیین گردد نوسانات موجود در قرارداد به راحتی قابل بررسی می باشد.
به خاطر داشته باشد که ذینفعان قرارداد اولین اشخاصی هستند که از اصلاحات و اتفاقات غیر منتظره پیش آمده در قرارداد آگاه خواهند شد.
گسترده شدن فعالیت های معاملاتی سازمان ها، مثل خرید و فروش، صادرات و واردات و دریافت هرگونه خدمات، هر سازمان یا شرکتی را وادار به پیدا کردن راهکار مناسبی برای مدیریت هر چه آسان تر فرایند امور پیمان و قرارداد ها کرده است.
با دانلود و بکارگیری نرم افزار مدیریت قراردادها، امکان مدیریت کارآمد تمامی مراحل امور قراردادها وجود دارد بدین ترتیب روند ثبت قرارداد، انجام مذاکرات و اعمال موارد قرارداد مطابق با قوانین به سهولت امکان پذیر است.
صرفه جویی در هزینه و زمان،کاهش اشتباهات ناشی از تنظیم دستی قرارداد، افزایش امنیت و قدرت تجزیه و تحلیل اطلاعات،امکان فرایندسازی،گزارش گیری، سهولت در بایگانی و جستجو، ثبت و نگهداری پیش نویس ها، تجدید نظر و اصلاح، تنها برخی از مزایای یک نرم افزار مدیریت قراردادهای کارآمد است.
ما در اندیشه پرداز همواره به ارائه ی راهکاری برای سهولت استفاده و در نتیجه رضایت حداکثری کاربران می اندیشیم. سعی ما بر آن است با ارائه ی یک سیستم جامع مدیریت قراردادها، بتوانیم گامی هر چند کوچک برای جلب رضایت حداکثری شما مشتریان گرامی برداریم.
بدون دیدگاه