۶ نشانه که سازمان شما به نرم افزار مدیریت قراردادها نیاز دارد

اکثر مشتریان آینده نگری که تا کنون با آن ها صحبت کردیم به دنبال راه حلی کارا و بهینه برای سهولت در مدیریت قراردادهای مربوط به تجارت خود می باشند.

در این مقاله ۶ مورد از سناریوهای متداولی که برخی یا تمام آن ها می توانند در سازمان و یا شرکت شما اتفاق بیفتند را بررسی خواهیم کرد و نشان خواهیم داد که چگونه یک نرم افزار مدیریت پیمان کارآمد، راه حل مناسبی برای کاهش خطرات، نوسانات قرارداد و ریسک های احتمالی ناشی از آن ارائه خواهد کرد.

۱) شرکت یا سازمان شما در حال رشد است

با افزایش درآمد متعاقباً به مشتریان بیشتری نیز می بایست خدمت رسانی نمایید. با توجه به اینکه شما در حال افزایش سرمایه هستید لذا اکنون زمان بسیار مناسبی برای حسابرسی از تمام تامین کنندگان و قراردادهای خود خواهد بود تا متوجه شوید که آن ها چه کسانی هستند و چه میزان سرمایه صرف هر کدام شده است.

معمولا مدیریت قرارداد چیزی نیست که در شرکت ها و مشاغل کوچک به طور جدی اعمال شود و اکثراً مدیران تا قبل از زمان رشد و توسعه ی خود به فکر استفاده از یک راه حل اختصاصی و کارا نخواهند بود.

مشاغل در حال رشد به طور طبیعی شروع  به برقراری روابط بیشتری خواهند کرد که درصد قابل توجهی از آن ها منجر به عقد قراردادهایی خواهند شد که نیاز به مدیریت موثر دارند.

نکته ی حائز اهمیت این است که با پیشرفت و گسترش شرکت و یا سازمان شما مدیریت امور معاملات به مراتب پیچیده تر خواهد شد.

بدین ترتیب هر چه قراردادهای بیشتری داشته باشید دامنه ی رشد برای شما بیشتر شده و در عین حال ریسک تجاری بیشتری نیز خواهید داشت.

۲) شما یک تمدید مهم را از دست داده اید

به وجود آمدن همچین موردی می تواند پیامدهای قابل توجهی برای تجارت و سازمان شما داشته باشد به ویژه اگر تمدیدِ از دست داده شده با یک تامین کننده اصلی باشد.

در مواردی ممکن است که در یک بند قرارداد، موضوع تمدید خودکار آن قرارداد مطرح شده باشد و شما بدون تمرکزِ درست روی تاریخ ها فرصت فسخ یا مذاکره دوباره را از دست خواهید داد و یا از طرف دیگر مطلع نبودن از زمان انقضای یک قرارداد کلیدی، سازمان شما را در معرض ریسک تجاری بزرگی قرار می دهد.

بدین ترتیب چنانچه فرایند متمرکزی برای مدیریت قراردادها در کسب و کار شما وجود نداشته باشد احتمال رخ دادن تمامی این موارد وجود خواهد داشت.

حتی گاهاً اتفاق افتاده که شخصی به نمایندگی از یک تیم و یا نهاد، قراردادی امضا کند و تایید آن را در حساب ایمیل خود نگه داشته و سپس متعاقباً سازمان را ترک نماید و فراموش کند که آن را به جانشین خود واگذار کند و بدین ترتیب سازمان را در معرض ریسک از دست دادن زمان به موقع تمدید قرارداد، قرار خواهد داد.

شایان ذکر است هر زمان که قراردادهای سازمان خود را با حساب های ایمیل، SpreadSheet و یا SharePoint مدیریت نمایید، کسب و کار خود را در معرض خطر جدی قرار می دهید.

۳) تیم حقوقی شما بیشتر وقت خود را صرف مدیریت و کنترل قراردادها می کند.

بررسی این مورد کار آسانیست. کافی است از تیم حقوقی خود بخواهید کارها و پیگیری های روزمره ی خود را در طی مدت زمان دو هفته گزارش دهند تا مشخص شود که چه مقدار از زمان خود را صرف کارهای تخصصی حقوقی خواهند کرد.

تحقیقات نشان داده در سازمان هایی که از نرم افزار مدیریت قراردادها استفاده نمی کنند بیش از ۲۵% از زمان کارمندان حقوقی صرف کار غیر تخصصی خواهد شد. لذا زمان آن رسیده که این سازمان ها در یک راه حل اختصاصی برای مدیریت قراردادهای خود سرمایه گذاری نمایند.

بدین ترتیب کارمندان حقوقی این شرکت ها می توانند بر روی کار تخصصی خود تمرکز بیشتری داشته باشند.

۴) شما به دنبال سرمایه گذاری هستید.

یکی دیگر از کلیدهای اساسی پیشرفت تجارت شما، در نظر گرفتن بودجه به منظور تسریع رشد بیزینس شما می باشد. معمولاً هر سرمایه گذار بالقوه خواستار پیدا کردن دید کاملی از کلیه روابط تجاری موجود، دلیل و مواردی که برای آن ها هزینه خواهد شد می باشد.

محوریت این دیدگاه، فراهم شدن آسان امکان مشاهده ی تمام جزئیات و همچنین امکان گزارش گیری از تمام قراردادهای منعقد شده در سازمان می باشد. این امر نه تنها موجب اطمینان در مورد وضعیت فعلی شرکت خواهد شد بلکه می تواند به شناسایی مواردی برای ادغام احتمالی نیز کمک نماید.

دستیابی آسان به تمام جزئیات و اطلاعات هر قرارداد می تواند به سهولت عملکرد زنجیره ی تامین تجارت کمک کرده و به بهبود حاشیه های مربوط به امور پیمان می پردازد.

۵) اعلام قانون و آیین نامه های مالی معاملاتیِ جدیدی که شما و تامین کنندگان شما ملزم به عمل مطابق آن هستید.

با استفاده از سیستمی برای مدیریت تامین کنندگان، مشاغل، سازمان ها و شرکت ها می توانند با ثبت وضعیت تامین کنندگان شرکت، خود را در سهولت به دستیابی و حفظ انطباق با قوانین جدید یاری نمایند.

انطباق با آیین نامه های به روز شده به صورت خودکار و بررسی مجدد آن به صورت دوره ای می تواند کمک بزرگی در  حصول اطمینان از کم شدن خطرات ناشی از عقد قرارداد با تامین کنندگان می باشد بر این اساس داشتن یک راه حل مدیریتی فروشنده، که تمامی موارد در آن پیش بینی شده این روند را بسیار ساده تر خواهد کرد.

۶) یکی از کارمندان ارشد شما در حال ترک سازمان است

به جرئت می توان گفت وجود برنامه ای کارا برای مواقعی که کارمندان سازمان به طور ناگهانی سازمان شما را ترک خواهند کرد امری الزامی است. به همین منظور در مورد تامین کننده اصلی تجارت خود فکر کنید و سوالات زیر را از خود بپرسید:

• چه کسی مخاطب اصلی شما در طرف تامین کننده است که شما مرتباً با او ارتباط برقرار می کنید؟
• چه کسی مسئول برقرار ی ارتباط با تامین کننده از سمت شرکت شماست؟
• اگر اشتباهی در فرایند امور معامله پیش برود به چه کسی می توان رجوع کرد؟
• آخرین باری که با تامین کننده مورد نظر ملاقات داشتید چه زمانی بود، چه اشخاصی در جلسه حضور داشتند و جزئیات جلسه چه بود ؟

شاید در حال حاضر دانستن پاسخ هر یک از این سوالات اهمیت چندانی نداشته باشد اما مطمئن باشید چنانچه شخص اصلی طرف شما تجارت مورد نظر را ترک نماید این امر تاثیر منفی بر روابط کلی تجارت شما خواهد گذاشت.

داشتن یک نرم افزار مدیریت قراردادهای کارآمد، راه حل اصلی برای ثبت و ذخیره نام، جزئیات و همچنین صورتجلسه و مستندات از بررسی های دوره ای می باشد. بدین ترتیب با یک نگاه خواهید فهمید که کدام کارمندان مسئول کدام روابط هستند و کدام روابط هستند که می بایست به آن ها منابع بیشتری اختصاص داد.

این قدم ساده کمک شایانی به جلوگیری از بروز مسائل ناشی از اقدامات ناگهانی و ترک ناگزیر طرف مورد معامله خواهد کرد.

پیشنهاد می کنیم برای مشاهده ی تمام امکانات نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه کلیک نمایید.

قبل از اقدام به خرید نرم افزار مدیریت قراردادها، اجازه دهید در یک جلسه حضوری و یا غیرحضوری به صورت رایگان به شما نشان دهیم نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه چگونه سبب افزایش کارایی و کاهش هزینه‌ها در سازمان شما خواهد شد. درخواست دمو