کنترل پروژه چیست و چه تفاوتی با مدیریت پروژه دارد؟

کنترل پروژه به معنای جمع آوری داده ها، تحلیل اطلاعات پروژه به منظور تاثیر گذاری بهینه سازی اجرای پروژه از نظر زمان، هزینه، برنامه ریزی و کیفیت اجرای پروژه است. کنترل پروژه به پیش بینی و تشخیص راه حل مشکلات احتمالی قبل از بروز می پردازد. کنترل پروژه اطلاعات را در فرمت ها و قالب هایی در می آورد که به تصمیم گیری در مورد روند اجرای پروژه کمک می کند.

کنترل پروژه زیر مجموعه مدیریت پروژه محسوب می شود. چرخه عمر پروژه از ابتدا تا انتها باید تحت کنترل پروژه قرار گیرد تا هزینه و برنامه ها کنترل شوند. کنترل پروژه ملزم بازخورد گرفتن از بخش های مختلف درگیر در اجرای پروژه است. بازخوردهای که تیم های اجرایی، اطلاعاتی را در اختیار ما قرار می دهند سبب می شود شاخص های تصمیم گیری خود را مدام بروز نگه داریم.

به عبارتی اجرای پروژه باید به شکل یک چرخه باشد که از برنامه ریزی، اجرا و کنترل شروع شده و بعد از بازخورد گرفتن و اصلاح فرایند های کنونی باز به برنامه ریزی جدید برمی گردد. شکل زیر نمونه ای درست از کنترل پروژه را ترسیم می کند.

وظایف مسئول کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه شامل کنترل مالی و هزینه ای، پیگیری وضعیت پیشرفت پروژه، بروز رسانی برنامه پروژه، بررسی ریسک های اجرای پروژه و رویدادهای پیش بینی نشده می شود.
کنترل مالی و هزینه ای، مراحل پروژه را بودجه بندی کرده و هزینه ها را دقیق محاسبه می کند. بودجه بندی و کنترل روی هزینه ها دیدی شفاف برای مدیران پروژه فراهم می آورد تا هزینه های مهم در راستای پیشرفت هر چه بهتر پروژه، برای آنها قابل درک شود.

با مدیریت ریسک احتمالی قبل و در طول اجرای پروژه شناسایی شده و به منظور کاهش هزینه ها، از پیش راه حل هایی را برای جلوگیری و حل مسائل را برنامه ریزی می کند.
کنترل کیفیت پروژه، بر اساس شاخص های کلیدی عملکرد، بر روند پروژه نظارت می کند و سلامت آن را می سنجند. کنترل کیفیت پروژه تضمین می کند که مراحل پیشرفت پروژه با بودجه بندی و کیفیت مورد نظر پیش خواهند رفت.

بروز رسانی پروژه از طریق تحلیل داده ها برای رسیدن به بهترین عملکرد ممکن بدست می آید. اقدامات اصلاحی را شناسایی می کند تا روند پروژه براساس زمانبندی درست، بودجه بندی و کیفیت درست پیش برود.
به عبارت دیگر مدیر پروژه با ابزارهای مختلف، انحرافات احتمالی در روند اجرایی پروژه را سنجیده و تصمیم می گیرد که برای اصلاح روند فعلی برای مطابقت بیشتر با شاخص های عملکرد پیش بینی شده چه اقداماتی را باید انجام داد.

تفاوت میان کنترل پروژه و مدیریت پروژه چیست؟

مسلما در عملکرد مدیریت پروژه و کنترل پروژه همپوشانی هایی وجود دارد که باعث می شود اغلب مردم این دو واژه را با یکدیگر اشتباه بگیرند. اما این دو با هم تفاوت های اساسی دارند و تشخیص این تفاوت ها باعث می شود که نقش کنترل پروژه آسانتر درک شود.

تمایز کلیدی کنترل پروژه با مدیریت پروژه این است که کنترل پروژه، زیر مجموعه مدیریت پروژه قراردارد که روی دو پارامتر هزینه و برنامه ریزی تمرکز دارد، درحالیکه مدیریت پروژه یک عملکرد جامعی است که شامل وظایفی از قبیل مدیریت افراد، فرایندها و اقلام قابل تحویل می شود. مدیریت پروژه علاوه بر هزینه و زمانبندی، هدف بزرگتری نیز دارد که آن موفقیت کامل یک پروژه با محدودیت منابع می شود.

۳ تفاوت اساسی بین مدیریت پروژه و کنترل پروژه

۱- کنترل پروژه زیر مجموعه مدیریت پروژه بوده و روی هزینه های پروژه و زمانبندی آن تمرکز دارد.
۲- مدیر پروژه به کنترل کننده پروژه در مورد مشکلات احتمالی بودجه بندی و هزینه ها و بهبود زمانبندی مشاوره می دهد.
۳- کنترل کننده پروژه اطلاعات مربوط به هزینه و زمانبندی را تحلیل می کند و مدیر پروژه در این میان در مورد چگونگی ادامه پروژه، تصمیمات راهبردی می گیرد.

تفاوت میان کنترل پروژه و مدیریت پروژه چیست؟

مرحله اول مشخص کردن شاخص های عملکرد

در این مرحله ساختار پیشروی پروژه مشخص می شود. این که چی کسی چه مسئولیت هایی دارد و فرایند کنترل چگونه انجام می گیرد. در طول پروژه چه چیزهایی به عنوان شاخص پیشرفت اندازه گیری می شوند و این اندازه گیری در بازه های زمانی مداوم در چرخه پروژه انجام خواهد شد. برای انجام این مرحله تمامی ذینفعان در اجرای پروژه باید در مورد این شاخص ها به اجماع برسند و زمانبندی ها مورد توافق طرفین قرار گیرید.

مرحله دوم نظارت بر اجرای پروژه

برای کنترل پروژه باید در بازه های زمانی مشخص، میزان و شکل پیشرفت پروژه رصد شود. داده هایی از قبیل زمان، بودجه، میزان منابع مصرف شده جمع آوری می شوند. داده های مربوط به مسائل و تغییرات غیر قابل پیش بینی نیز در بودجه و زمانبندی نیز ثبت می شوند.

مرحله سوم: تهیه گزارش

تهیه گزارش از اطلاعات به دست آمده منبع اطلاعاتی ارزشمندی در اختیار مدیر پروژه قرار می دهد تا تصمیم گیری های بهینه تری در مورد ادامه پروژه داشته باشد. گزارش ها باید در فواصل زمانی مشخص با فرمت مورد نظر و مفید و مختصر تهیه شود.

مرحله چهارم: اقدامات اصلاحی

همانطور که گفتیم کنترل پروژه میزان انحرافات از مسیر اصلی پروژه اندازه گیری می کند. سپس با رویکرد تحلیلی و راهبردی میزان انحراف و بیش از حد بودن آن را سنجیده و نیاز به اقدامات اصلاحی یا اقدامات جلوگیری کننده از ایجاد شدن انحراف در مسیر تعیین پیشبرد پروژه را شناسایی می کند.

مهمترین سوالاتی که در کنترل پروژه باید از خودمان باید بپرسیم چیست؟

• الان کجا هستیم؟
• براساس زمانبندی و برنامه ریزی، الان باید کجا باشیم؟
• با توجه به زمان و هزینه اگر وضعیت فعلی را ادامه دهیم، در چه مسیر چه شرایطی را تجربه خواهیم کرد؟
• برای اصلاح یا بهبود وضعیت موجود چه کارهایی می توانیم انجام دهیم؟

در این مقاله به تعریف کنترل پروژه و تفاوت آن با مدیریت پروژه پرداختیم، سوالاتی که در کنترل پروژه باید مداوم از خودمان بپرسیم را بررسی کردیم و مراحل کنترل پروژه را شناسایی کنیم. برای اجرای یک پروژه با کیفیت مورد نظر باید فاکتورهای زیادی را در نظر گرفت که زمان و هزینه از مهمترین این فاکتورها هستند. نظارت بر اجرای پروژه با در نظر گرفتن دو فاکتور مهم زمان و هزینه از وظایف مسئول کنترل پروژه است. نرم افزار مدیریت امور قراردادها علاوه بر دیگر امکانات جامع برای مدیریت قراردادها، از نظر هزینه بندی به عوامل پرداخت مثل اجاره، جریمه، بیمه یا پیش پرداخت می پردازد و مراحل پرداخت را نیز تعیین می کند. در این نرم افزار می توان صورت وضعیت های مالی بر حسب قراردادها را ثبت و مشاهده نمود.