چهار دلیل که چرا استفاده از اکسل برای مدیریت قراردادها برای شما خیلی هزینه بر است
استفاده از مایکروسافت اکسل برای مدیریت قراردادها ایده خوبی نیست، حتی اگر قراردادهای کارمندانتان، قراردادها و قبض های تلفن، اینترنت، اجاره دفتر یا تعمیر و نگهداری نرم افزار را ثبت می کنید، راه های ارزان تری از اکسل وجود دارد.
بسیاری از شرکت ها از مایکروسافت اکسل برای پیگیری امور قراردادها و توافقات خود استفاده می کنند و برای هر واحد سازمانی یک یا چند صفحه گسترده اکسل دارند. اکسل انتخابی واضح است. همه می دانند که چگونه از آن استفاده کنند و جایگزین ارزانی در مقایسه با نرم افزار مدیریت قراردادها است.
اکسل نرم افزار بسیار خوبی ست، اما با توجه به کاستی های آن به هدف مدیریت قرارداد هر چیزی هست، جز ارزان. در اینجا ۵ پیامد پرهزینه استفاده از اکسل برای مدیریت قراردادها را برای شما توضیح می دهیم.
۱- فراموش می کنید قرارداد خدماتی را که دیگر به آن احتیاج ندارید، لغو کنید.
با استفاده از اکسل می توانید قراردادهای خود را در یکجا نگهداری کنید.
اما اسناد واقعی قراردادها و همه نسخه های و ویرایش های آن در صفحات اکسل قابل نگهداری نیستند. صفحه اکسل در جمع آوری اطلاعات مربوطه در ایمیل ها و اسناد به شما هیچ کمکی نمی کند.
۲- با اکسل وقت خود را صرف جستجوی اطلاعات بروز می کنید
با استفاده از اکسل می توانید قراردادهای خود را در یکجا نگهداری کنید.
اما اسناد واقعی قراردادها و همه نسخه های و ویرایش های آن در صفحات اکسل قابل نگهداری نیستند. صفحه اکسل در جمع آوری اطلاعات مربوطه در ایمیل ها و اسناد به شما هیچ کمکی نمی کند.
۳- عدم رعایت مفاد قرارداد را نادیده می گیرید
صفحه اکسل به شما کمک می کند تا وجود و محتوای قراردادها را پیدا کنید.
صفحه اکسل به فردی که فاکتور تامین کننده تایید می کند، کمک نمی کند تا دسترسی سریعی به مفاد و شرایط قرارداد داشته باشد. به طور خودکار فاکتورهای تامین کننده را با شرایط و قیمت های توافق شده مطابقت نمی دهد.
۴- اطلاعات محرمانه را از دست می دهید.
با صفحه اکسل می توانید به طور دستی مسیر همه قراردادها را حفظ کنید.
اما نرم افزار اکسل نمی تواند از اطلاعات محرمانه یا حیاتی محافظت کند. همچنین قراردادها را از آتش، سیل، یا گم شدن نجات نمی دهد.
با نرم افزار مدیریت قراردادها هرگز تاریخ لغو یا تجدید قرارداد را از دست نخواهید، اسناد را گم نخواهید کرد، برای دسترسی به اطلاعات محرمانه می توانید برای کاربران سطح دسترسی تعریف کنید. سیستم به صورت خودکار تاریخ و اطلاعات مهم را به شما یادآوری می کند.
بدون دیدگاه