همه چیز در رابطه با مستندسازی مناقصات
شفافیت در روند مناقصات یکی از اساسی ترین اصولی است که در بسیاری از قوانین تدارکاتی کشورهای مختلف به آن پرداخته شده است.به طور کل شفافیت در معاملات و مناقصات به معنای روشن بودن تمامی فرایندهای معامله از ابتدا تا انتها می باشد.
امروزه موضوع شفافیت اهمیت بسیار قابل‌ملاحظه‌ای پیدا کرده است. بر همین اساس تقریباً کلیه کشورها بر امر شفافیت تأکید داشته و مقررات و احکام متعددی در این خصوص تصویب کرده‌اند. در نظام حقوقی مناقصات ایران نیز این اصل در برخی قوانین به آن اشاره شده است.
ماده۱۷ قانون مدیریت خدمات کشوری مقرر داشته «به دستگاه‌های اجرایی اجازه داده می‌شود از طریق مناقصه و با عقد قرارداد با شرکت‌ها و مؤسسات غیردولتی براساس فعالیت مشخص، حجم کار معین، قیمت هر واحد کار و قیمت کل به طور شفاف و مشخص بخشی از خدمات موردنیاز خود را تأمین نمایند. در صورت عدم مراجعه متقاضیان، اجازه داده می‌شود با رعایت قانون برگزاری مناقصات و تأیید سازمان از طریق ترک تشریفات مناقصه اقدام گردد.»
شاید بتوان گفت هدف اصلی شفافیت، مبارزه با فساد است و مستندسازی یکی از پیامدهای اصل شفافیت است. زیرا باعث می‌شود همگان محتاط بوده و نسبت به اجرای دقیق قانون اهتمام داشته باشند. همگان باید بدانند که وجوه عمومی چگونه و در کجا هزینه می‌شود. به موجب این آیین‌نامه. ضوابط، موازین و معیارهای نظام مستندسازی و اطلاع‌رسانی مناقصات به منظور تحقق موارد زیر تعیین می‌شوند:
- شفاف‌سازی و اطلاع‌رسانی بهنگام مناقصات.
- رقابت آزاد و رعایت اصل برابری حقوق مناقصه‌گران.
- ایفای بهنگام و کامل تعهدهای طرف‌های مناقصه (مناقصه‌گزاران و مناقصه‌گران)
- تسریع در مراحل برگزاری مناقصه.
تمام دستگاه‌های مناقصه‌گزار موضوع بند «ب» ماده (۱) قانون، باید مقررات نظام مستندسازی و اطلاع‌رسانی مناقصات را در کلیه معاملات بزرگ اعم از مناقصه و ترک مناقصه رعایت کنند. این نظام مشتمل است بر:
- اصول، روش‌ها، مقررات و استانداردهای مستندسازی و اطلاع‌رسانی مناقصات.
- نقش‌ها، تصمیم‌ها و اقدام‌های انجام شده در فرآیند برگزاری مناقصه.
- مفاد اسناد مربوط به برگزاری مناقصه از مرحله تأمین منابع مالی تا انعقاد قرارداد و نحوه اطلاع‌رسانی آنها.
فرآیند مستندسازی
به موجب ماده۳ فرآیند مستندسازی مناقصه شامل مراحل زیر است:
۱ـ مستندسازی جلسات مناقصه.
۲ـ مستندسازی پیش از فراخوان.
۳ـ مستندسازی فراخوان.
۴ـ مستندسازی ارزیابی شکلی پیشنهادها.
۵ ـ مستندسازی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۶ ـ مستندسازی گشایش پیشنهادها و تعیین برنده مناقصه در یکی از انواع زیر:
۶ـ۱ـ مناقصات یک‌مرحله‌ای.
۶ـ۲ـ مناقصات دومرحلهای، شامل:
۶ـ۲ـ۱ـ مرحله ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها.
۶ـ۲ـ۲ـ مرحله ارزیابی مالی پیشنهادها.
۷ـ مستندسازی پس از تعیین برنده مناقصه.
۸ ـ مستندسازی دوره اجرای موضوع مناقصه.
پیاده‌سازی نظام مستندهای مناقصات طی ترتیبات زیر انجام می‌شود:
۱ـ مستندسازی مکتوب: شامل تهیه مستندهای لازم به صورت مکتوب و بایگانی آنها در پرونده‌های مستقل و منظم که از تاریخ ابلاغ این آیین‌نامه باید اجراء شود.
۲ـ مستنـدسازی الکترونیکی: شـامـل ثبت نشـانی الکترونیکـی در پایگاه ملـی اطلاع‌رسانی مناقصات، ارسال و ثبت اطلاعات مناقصات در بانک اطلاعات مناقصات می‌باشد.
در مناقصات مربوط به ساخت و اجرای طرح‌ها یا پروژه‌ها، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، محل یا محل‌های اجراء، برنامه‌ریزی انجام کار، فهرست مقادیر کلی، برآوردها (در صورت لزوم)، نحوه یا مسؤولیت نظارت و مدیریت، روش پرداخت، الگوی قراردادی و مهم‌ترین شرایط عمومی قرارداد است.
به علاوه در مناقصات مربوط به بهره‌برداری و نگهداری، در خلاصه اسناد علاوه بر موارد مذکور در بند «ب»، باید زمان‌بندی قرارداد، حدود مسؤولیت مالی، مبالغ مشروط و ثابت، تضمین‌های خاص و شرایط ویژه برای تحویل کار ذکر شود.
مناقصاتی که علاوه بر موارد فوق، تأمین مالی نیز منظور شده باشد، در خلاصه اسناد، باید شرایط مشارکت و حدود مسؤولیت مالی دو طرف قرارداد و کلیات تعهدات مالی برنده مناقصه نیز درج شود.
در مناقصاتی که موضوع معامله ترکیب موارد یادشده باشد، باید ترکیب اطلاعات فوق در خلاصه اسناد درج شود.
مستندسازی جلسات مناقصه گامی‌اساسی برای شفافیت
این موضوع در ماده۵ مورد تأکید قرار گرفته است. حسب این مقرره در تمام جلسات مناقصه، باید اطلاعات زیر ثبت و مستندسازی شوند:
نام و عنوان مناقصه‌گزار، تاریخ و محل تشکیل جلسه، موضوع مناقصه، فهرست مناقصه‌گران، حسب مورد، اسامی و سمت اعضای کمیسیون مناقصه، اسامی حاضران در جلسه، مفاد تصمیم‌ها، توضیحات و پاسخ به پرسش‌های مناقصه‌گران در جلسات مربوط به توضیح و تشریح اسناد.
شایان ذکر است؛ جلساتی که در فرآیند برگزاری مناقصه، حسب مورد تشکیل می‌شوند عبارتند از:
- جلسه پیش از فراخوان.
- جلسه گشایش استعلام‌های ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
- جلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
- جلسه گشایش پیشنهادها در مناقصات یک‌مرحله‌ای.
- جلسه اول گشایش پیشنهادها در مناقصات دومرحلهای (گشایش پاکت‌های فنی ـ بازرگانی).
- جلسه پایانی ارزیابی پیشنهادهای فنی ـ بازرگانی در مناقصات دومرحلهای.
- جلسه دوم گشایش پیشنهادها در مناقصات دومرحلهای (گشایش پیشنهادهای مالی).
- جلسه توضیح و تشریح اسناد.
صورتجلسات باید در داخل جلسات تهیه شوند و اعضای حاضر کمیسیون مناقصه (یا نمایندگان آنها) و اعضای حاضر کمیته فنی ـ بازرگانی ملزم به امضای صورتجلسات هستند. هر یک از اشخاص یادشده می‌توانند نظر مخالف خود را ضمن امضای صورتجلسه قید کنند.
ترتیب تهیه صورتجلسه نیز به شرح زیر می‌باشد:
- ثبت اطلاعات مربوط به جزءهای (۱) تا (۵) بند(ب)
- ثبت اسامی‌حاضران در جلسه و امضای آنها.
- ثبت خلاصه مذاکرات در جلسات توضیح و تشریح اسناد.
- ثبت تصمیم‌های جلسه.
- امضای اعضای ارکان مناقصه حسب مورد.
در صورتی که در جلسات مناقصه، هر یک از اعضای اصلی (رئیس دستگاه مناقصه‌گزار، ذی‌حساب یا بالاترین مقام مالی دستگاه مناقصه‌گزار و مسؤول فنی دستگاه مناقصه‌گزار)، نماینده تام‌الاختیار خود را به صورت مکتوب برای شرکت در جلسات معرفی کنند، نام آنان در صورتجلسه ثبت می‌شود و در حکم امضای اعضای کمیسیون می‌باشد.
مستندسازی پیش از فراخوان
مستندهای پیش از فراخوان به شرح زیر می‌باشد:
شرح موضوع مناقصه، معرفی ارکان مناقصه، تعیین نوع مناقصه (عمومی یا محدود و یک‌مرحله‌ای یا دومرحلهای)، مستندهای تأمین منابع مالی که در آن این اطلاعات باید درج شود:
روش تأمین منابع مالی، محل تأمین اعتبار و نحوه ضمان تأخیر تعهدات برای انجام معامله، برآورد کلی موضوع مناقصه، حسب مورد، برنامه زمانی مناقصه، متن فراخوان و نحوه اطلاع‌رسانی آن، خلاصه اسناد مناقصه، اسناد مناقصه
پیش از انتشار فراخوان به دعوت دستگاه مناقصه‌گزار، جلسه کمیسیون مناقصه تشکیل می‌شود و موارد موضوع بند«الف» را تصویب و صورتجلسه پیش از فراخوان را به انضمام موارد مذکور درجزءهای(۱) تا (۷) بند«الف» تنظیم می‌کند و جهت بایگانی به رئیس دستگاه مناقصه‌گزار یا نماینده وی تحویل می‌دهد.
مستندسازی فراخوان
الف ـ مستندهای فراخوان به شرح زیر می‌باشد:
۱ـ متن فراخـوان شـامل آگهی ارزیابی، آگهی شـرکت در مناقصه یا دعوتنامه است که در آن موارد زیر باید درج شود:
۱ـ۱ـ نوع فراخوان (آگهی ارزیابی کیفی، آگهی مناقصه یا دعوتنامه.
۱ـ۲ـ نام و نشانی دستگاه مناقصه‌گزار.
۱ـ۳ـ موضوع مناقصه.
۱ـ۴ـ زمان، مهلت و نشانی دریافت اسناد.
۱ـ ۵ ـ مقدار یا برآورد اولیه موضوع مناقصه، حسب مورد.
۱ـ ۶ ـ هزینه تهیه اسناد و نحوه دریافت آن، حسب مورد.
۱ـ۷ـ مدت اعتبار پیشنهادها (موضوع بند«ی» ماده«۲» و بند« الف» ماده«۲۱» قانون).
۱ـ ۸ ـ نوع و مبلغ تضمین شرکت در مناقصه.
۱ـ ۹ـ نام و نشانی مدیر طرح یا مشاور، حسب مورد.
۱ـ۱۰ـ سایر توضیحاتی که به تشخیص مناقصه‌گزار لازم است.
۲ـ نسخه منتشر شده در روزنامه یا نسخه دوم دعوتنامه.
۳ـ اسناد یا اطلاعات مربوط به تصدیق وصول دعوتنامه (در مناقصات محدود).
۴ـ فهرست اسامی‌و نشانی کسانی که از طریق دعوتنامه به مناقصه محدود دعوت شده‌اند.
در صورت انجام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران و تهیه فهرست کوتاه، فراخوان مناقصه از طریق ارسال دعوتنامه به اطلاع مناقصه‌گران می‌رسد. در صورت وجود فهرست کوتاه، انتشار آگهی از طریق روزنامه‌های کثیرالانتشار لازم نیست.
ب ـ مستندهای یادشده در بند«الف» باید دربانک اطلاعات مناقصات ثبت و یک نسخه از آن، همزمان با ارسال یا انتشار فراخوان در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات منتشر شود.
پ ـ در فراخوان مناقصات درج نام‌های تجاری جز در موارد مربوط به خرید قطعات یدکی ممنوع است.
ت ـ در صورت تمدید مهلت دریافت و تحویل اسناد (موضوع بند«ج» ماده« ۱۸» قانون) یا تغییر نشانی‌های مندرج در فراخوان در هر یک از مراحل مناقصه، موضوع باید بی‌درنگ از طریق آگهی یا مکاتبه قابل تصدیق به اطلاع تمامی مناقصه‌گران برسد.
ث ـ انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشار و پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات، مانع استفاده از روش‌های دیگر اطلاع‌رسانی نیست.
مستندسازی ارزیابی شکلی پیشنهادها
این موضوع در ماده۸ مرود تأکید واقع شده است در تمام مناقصات، اعم از یک‌مرحله‌ای یا دومرحلهای و مناقصات عمومی‌یا محدود، ارزیابی شکلی پیشنهادها باید مستند شود. در ارزیابی شکلی پیشنهادها (موضوع بند«ب» ماده«۶» قانون) موارد زیر بررسی، تعیین و مستند می‌شوند.
۱ـ پیشنهادهایی که در مهلت مقرر تسلیم نشده باشند.
۲ـ پیشنهادهایی که اسناد آنها ناقص باشند.
۳ـ پیشنهادهایی که طبق شرایط مقرر در اسناد مناقصه مهر و امضاء نشده باشند.
۴ـ پیشنهادهایی که شرایط تضمین شرکت در مناقصه را تأمین نکرده باشند، شامل فقدان تضمین، نقص تضمین یا تضمین غیرمعتبر.
۵ ـ پیشنهادهایی که براساس ارزیابی کمیسیون مناقصه یا کمیته فنی ـ بازرگانی (حسب مورد) مبهم یا مشروط باشند.
پ ـ پس از ارزیابی شکلی، پیشنهادهای قابل قبول و مردود با تعیین نام مناقصه‌گران و تعیین علل رد پیشنهادهای مردود، مستندسازی می‌شوند.
مستندسازی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران
الف ـ فرآیند ارزیابی کیفی مناقصه‌گران باید مستندسازی شود. مستندهای ارزیابی کیفی مناقصه‌گران حسب مورد به شرح زیر می‌باشند:
۱ـ آگهی دعوت به ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۲ـ استعلام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۳ـ اسناد و نتایج ارزیابی کیفی مناقصه‌گران
ب ـ آگهی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران باید حداقل شامل موارد زیر باشد:
۱ـ نام و نشانی دستگاه مناقصه‌گزار.
۲ـ موضوع مناقصه.
۳ـ تاریخ، مهلت و نشانی دریافت و تحویل استعلام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۴ـ نام و نشانی مدیر طرح یا مشاور، حسب مورد.
۵ ـ نحوه دریافت اسناد استعلام و هزینه آن در صورت لزوم.
پ ـ روش ارزیابی کیفی مناقصه‌گران شامل معیارهای ارزیابی، نحوه امتیازدهی و حداقل امتیاز قابل قبول، باید به نحوی گویا و مشروح در استعلام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران مستند شود.
ت ـ اسناد و نتایج ارزیابی شامل اطلاعات، اسناد، سوابق و مدارک لازم برای ارزیابی کیفی باید قبل از تشکیل جلسه نهایی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران مستند شوند.
ث ـ پس از پایان فرآیند ارزیابی کیفی مناقصه‌گران، توسط دستگاه مناقصه‌گزار یا کمیته فنی ـ بازرگانی حسب مورد جلسه‌ای تشکیل و صورتجلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران شامل موارد زیر به دستگاه مناقصه‌گزار ارائه و یک نسخه از آن به بانک اطلاعات مناقصات ارسال می‌شود.
۱ـ فهرست استعلام‌های تکمیل‌شده توسط مناقصه‌گران.
۲ـ اطلاعات عمومی‌مربوط به جلسه نهایی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران که طبق ماده(۵) این آیین‌نامه مستندسازی و به همراه موارد زیر به بانک اطلاعات مناقصات ارسال می‌شوند:
۲ـ۱ـ متن استعلام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۲ـ۲ـ نتایج ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده(۸) این آیین‌نامه.
۲ـ۳ـ امتیازهای کسب شده توسط هر یک از مناقصه‌گران در ارتباط با معیارهای ارزیابی کیفی.
۲ـ۴ـ امتیاز نهایی ارزیابی کیفی هر یک از مناقصه‌گران.
۲ـ ۵ ـ نـام و مشخصـات مناقصـه‌گرانی که بـرای دعوت به مناقصه محدود برگزیده می‌شوند (فهرست کوتاه).
۲ـ۶ ـ اسامی و سمت کسانی که ارزیابی کیفی مناقصه‌گران را انجام داده‌اند.
۲ـ۷ـ متن دعوتنامه مناقصه محدود.
مقررات، روش اجراء و نحوه تنظیم اسناد و استعلام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران در مناقصات یک‌مرحله‌ای و دومرحلهای، طبق آیین‌نامه ارزیابی کیفی مناقصه‌گران (موضوع بند«ج» ماده«۱۲» قانون) تعیین می‌شود.
مستندسازی گشایش پیشنهادها در مناقصات یک‌مرحله‌ای
الف ـ مستندهای مربوط به گشایش پیشنهادها در مناقصات یک‌مرحله‌ای شامل موارد زیر است:
۱ـ صورتجلسه گشایش پاکت‌های مناقصه، طبق ماده(۵) این آیین‌نامه با ذکر نوع مناقصه (عمومی‌یا محدود).
۲ـ مستندهای ارزیابی کیفی مناقصه‌گران در مناقصات یک‌مرحله‌ای محدود.
۳ـ مستندهای ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده(۸) این آیین‌نامه.
۴ـ نتایج ارزیابی مالی شامل:
۴ـ۱ـ نام و امضای اعضای کمیسیون مناقصه.
۴ـ۲ـ مشخصات تضمین‌های شرکت در مناقصه.
۴ـ۳ـ قیمت‌های پیشنهادی مناقصه‌گران.
۴ـ۴ـ نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده اول مناقصه.
۴ـ ۵ـ نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده دوم مناقصه، در صورتی که تفاوت قیمت پیشنهادی وی با برنده اول کمتر از مبلغ تضمین شرکت در مناقصه باشد
لازم به ذکر است؛ در صورتی که به تشخیص کمیسیون مناقصات حداقل قیمت پیشنهادی غیرمتعارف یا در صورت وجود برآورد اولیه، بیش از ۱۰درصد از برآورد اولیه کمتر یا بیشتر باشد، لازم است که کمیسیون، مهلت بررسی و محل و زمان اعلام نظر کمیته فنی ـ بازرگانی را برای تعیین صحت مبانی قیمت، توجیه‌پذیری آن (موضوع جزء«۵» بند« الف» ماده«۲۴» قانون) یا قابل اجراء بودن مبلغ پیشنهادی در صورتجلسه گشایش پاکت‌های مناقصه ثبت کند. نتایج بررسی در جلسه دوم مطابق مقررات بند«الف» این ماده‌باید مستندسازی شود.
سایر مواردی که به تشخیص کمیسیون مناقصه برای درج در صورتجلسه ضرورت داشته باشد.
تمام مستندهای موضوع بند« الف» این ماده‌باید در دستگاه مناقصه‌گزار بایگانی شوند.
مستندهای موضوع جزءهای (۲) تا (۵) بند« الف» باید به بانک اطلاعات مناقصات ارسال شوند.
مستندسازی ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها
مستندهای ارزیابی فنی ـ بازرگانی شامل موارد زیر است:
۱ـ کلیه اسناد فنی ـ بازرگانی تحویل شده از سوی مناقصه‌گران.
۲ـ نتایج ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده«۸» این آیین‌نامه.
۳ـ نام و امضای اعضای کمیته فنی ـ بازرگانی.
۴ـ نتایج ارزیابی فنی ـ بازرگانی شامل
نام و مشخصات مناقصه‌گران، عناوین معیارهای ارزیابی فنی ـ بازرگانی، اهمیـت وزنی معیارهـای فنی ـ بازرگانی در صورتی که از روش وزنی استفاده شود، حداقل امتیاز قابل قبول در صورت لزوم، امتیازهای مناقصه‌گران در رابطه با هر یک از معیارهای ارزیابی، امتیاز کل فنی ـ بازرگانی هر یک از مناقصه‌گران، نام و مشخصات مناقصه‌گرانی که برای گشایش پاکت مالی (ارزیابی مالی) برگزیده شده‌اند، مواردی که به تشخیص کمیته فنی ـ بازرگانی یا کمیسیون مناقصه برای درج در ارزیابی فنی ـ بازرگانی ضرورت داشته باشد، نام و امضای اعضای کمیسیون مناقصه.
ضمن آن که اطلاعات عمومی مربوط به جلسه پایانی ارزیابی فنی پیشنهادها طبق ماده (۵) این آیین‌نامه مستندسازی و به همراه موارد زیر به بانک اطلاعات مناقصات ارسال می‌شوند.
ناگفته نماند چنانچه امتیازهای ارزیابی کیفی مناقصه‌گران به عنوان یکی از معیارهای ارزیابی فنی‌ـ‌بازرگانی منظور شود، باید روش محاسبه در اسناد مناقصه تشریح و طبق بند (ب) ماده (۳) این آیین‌نامه مستند شود.
موضوع بسیار مهم دیگری که دست‌اندرکاران برگزاری مناقصات باید بدان توجه داشته باشند این است که در مناقصات دومرحلهای، گشودن پیشنهادهای مالی (پاکت‌ج) قبل از مستندسازی ارزیابی فنی ـ بازرگانی ممنوع است.
مستندسازی ارزیابی مالی پیشنهادها در مناقصات دومرحلهای
مستندهای ارزیابی مالی در مناقصات دومرحلهای شامل موارد زیر است:
۱ـ پاکت‌های قیمت مناقصه‌گران.
۲ـ مستندهای مراحل پیش از گشایش پاکت‌های مالی شامل موارد زیر:
۲ـ۱ـ مستندهای ارزیابی کیفی مناقصه‌گران در مناقصات دومرحلهای محدود طبق ماده(۹) این آیین‌نامه.
۲ـ۲ـ مستندهای ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها طبق ماده(۱۱) این آیین‌نامه.
۳ـ صورتجلسه گشایش پاکت‌های مناقصه طبق ماده(۵) این آیین‌نامه.
۴ـ مستندهای ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده(۸) این آیین‌نامه.
۵ ـ مستندهای تعیین قیمت تراز شده در مناقصات دومرحلهای
۶ ـ صورتجلسه پایانی ارزیابی مالی شامل:
۶ ـ۱ـ نام و امضای اعضای کمیسیون مناقصه.
۶ ـ۲ـ مشخصات تضمین‌های شرکت در مناقصه.
۶ ـ۳ـ قیمت‌های پیشنهادی مناقصه‌گران.
۶ ـ۴ـ امتیاز فنی ـ بازرگانی پیشنهادهای مناقصه‌گران.
۶ ـ ۵ ـ قیمت تراز شده پیشنهادهای مناقصه‌گران.
۶ ـ۶ ـ نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده اول مناقصه.
۶ ـ۷ـ نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده دوم مناقصه، در صورتی که تفاوت قیمت پیشنهادی وی با برنده اول کمتر از مبلغ تضمین شرکت در مناقصه باشد.
ارزیابی مالی پیشنهادها باید قبل از انعقاد قرارداد با برنده مناقصه مستند شود.
مستندسازی پس از تعیین برنده مناقصه
الف ـ مستندهای پس از تعیین برنده مناقصه شامل موارد زیر است:
۱ـ اعلام قبولی پیشنهاد.
۲ـ اسناد تضمین انجام تعهدات، حسب مورد.
۳ـ اسناد تضمین پیش پرداخت، حسب مورد.
۴ـ اسناد قراردادی.
ب ـ موارد مذکور در بند«الف» بلافاصله پس از مبادله قرارداد و قبل از پایان مدت اعتبار پیشنهادها، باید مستند و در دستگاه مناقصه‌گزار طبق جزء(۱) بند«ب» ماده(۳) بایگانی شوند.
پ ـ اطلاعات زیر پس از مبادله قرارداد و قبل از پایان مدت اعتبار پیشنهادها، باید به بانک اطلاعات مناقصات ارسال شوند:
۱ـ نام برنده یا برندگان مناقصه.
۲ـ نام طرف قرارداد.
تبصره ـ در صورتی که طرف قرارداد برنده اول مناقصه نباشد، دلایل رد برنده اول باید اعلام شود.
۳ـ مبلغ و نوع تضمین ارائه شده از سوی طرف قرارداد.
۴ـ اطلاعات اصلی قرارداد شامل شماره قرارداد، مبلغ و مدت قرارداد، محل انعقاد و اجرای قرارداد و نام و سمت امضاکنندگان.
مستندسازی تجدید یا لغو مناقصه
ماده۱۴ـ مستندسازی تجدید یا لغو مناقصه
الف ـ در صورت تجدید یا لغو مناقصه لازم است که صورتجلسه‌ای با رعایت ماده(۵) این آیین‌نامه، تنظیم و علت تجدید یا لغو مناقصه در آن تعیین شود.
ب ـ مستندهای مربوط به تجدید مناقصه به دلیل بالا بودن قیمت (موضوع جزء«۵» بند« الف» ماده«۲۴» قانون)، طی ترتیبات زیر تهیه و تنظیم می‌شود:
۱ـ مستندسازی ارجاع موضوع به کمیته فنی ـ بازرگانی
۲ـ گزارش بررسی مبانی قیمت و ارتباط آن با توجیه اقتصادی طرح از سوی کمیته فنی ـ بازرگانی.
۳ـ تهیه صورتجلسه تصویب گزارش توسط کمیسیون مناقصه.
۴ـ نامه ابلاغ تجدید یا لغو مناقصه به تمام مناقصه‌گرانی که در مناقصه شرکت کرده‌اند، به روشی قابل تصدیق.
۵ ـ بایگانی مستندها در دستگاه مناقصه‌گزار.
۶ ـ ارسال مستندات به بانک اطلاعات مناقصات.
مستندسازی در موارد عدم الزام به مناقصه
مستندهای مربوط به موارد عدم الزام به مناقصه (موضوع ماده«۲۹» قانون، به استثنای مستندهای خرید خدمات مشاوره، موضوع بند«۵» این ماده)، عبارتند از:
۱ـ صورتجلسه ارجاع معامله شامل:
۱ـ۱ـ خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله).
۱ـ۲ـ معرفی کمیسیون معامله.
۱ـ۳ـ تعیین نوع معامله (با تصریح به موارد مذکور در ماده«۲۹» قانون برگزاری مناقصات).
۱ـ۴ ـ متن دعوتنامه.
۱ـ ۵ ـ نام و عنوان طرف معامله.
۲ـ اسناد معامله (قرارداد، ضمائم و ملحقات قرارداد).
۳ـ مستندهای تأمین منابع مالی که در آن اطلاعات زیر باید درج شود:
۳ـ۱ـ روش تأمین منابع مالی.
۳ـ۲ـ محل تأمین اعتبار و نحوه ضمان تأخیر تعهدات برای انجام معامله.
۳ـ۳ـ برآورد اولیه موضوع معامله، حسب مورد.
فایده مستندسازی مناقصات
مستندسازی فواید زیادی دارد. از یک سو باعث می‌شود که دست‌اندرکاران برگزاری مناقصات اهتمام زیادی به اجرای قوانین داشته باشند زیرا اگر بدانند که اعمال آنها تحت‌نظر و نظارت است تمام کوشش خود را در به‌کار بردن مقررات شکلی بکار می‌گیرند. از سوی دیگر شرکت‌کنندگان نیز با خیالی آسوده‌تر در مناقصات شرکت می‌کنند زیرا می‌دانند که دستگاه اجرایی باید هر اقدام خود را مستندکرده و دلیل توجیهی برای آن داشته باشد و مانع تبعیض خواهد بود.
یک مزیت دیگر مستندسازی امکان نظارت مؤثرتر روی آن است. اگر بعد از فرآیند مناقصه، شرکت‌کننده‌ای به نحوه برگزاری و عدم انطابق آن با قانون اعتراض داشت می‌تواند طبق قانون نسبت به این موضوع اعتراض خویش را مطرح نماید و دستگاه برگزاری و دیگر مراجع صرفاً با مراجع به این سوابق می‌توانند مطابقت اقدامات انجام شده با قوانین و رویه‌ها را کنترل نمایند.
منبع: مناقصات ایران
در این مقاله در مورد انواع مستند سازی مناقصات، چگونگی مستندسازی مناقصات و فواید آن خواندید، شایان ذکر است که نرم افزار مدیریت معاملات و مناقصات شرکت اندیشه پرداز دارای امکان تولید خودکار انواع مکاتبات و مستندات، ثبت کلیه اطلاعات مناقصات و مزایدات و ثبت و مدیریت کمیسیون ها و بسیاری ویژگی های مفید دیگر است که کار مدیریت معاملات را برای شما به میزان بسیار قابل توجهی تسهیل و تسریع می کند. برای اطلاع از امکانات نرم افزارهای شرکت اندیشه پرداز، می توانید فرم درخواست دمو را پر کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند.
بدون دیدگاه