سال ها خدمت در زمینه تولید سامانه های تحت وب و اپلیکیشن های موبایل باعث شده است تا تیم اندیشه پرداز یکی از قوی ترین و تخصصی ترین شرکت های حوزه فناوری اطلاعات محسوب شود. اطمینان مشتریان بزرگ در سطح کشور افتخار این مجموعه بوده و جهت حفظ این سرمایه ارزشمند هر روز در تلاش برای بهبود خدمات و کیفیت محصولات می باشیم.

تماس با ما

آدرس: تهران، خیابان ولیعصر، روبروی خیابان دکتر فاطمی، کوچه عبده، پلاک 55، واحد 16

تلفن: 45382 (021)

ایمیل: info@andishehpardaz.ir

مدیریت عملکرد ضعیف تامین کنندگان و پیمانکاران

مدیریت عملکرد ضعیف تامین کنندگان و پیمانکاران

مدیریت عملکرد ضعیف تامین کنندگان و پیمانکاران

همان طور که می دانید هدف انعقاد هر قراردادی بین سازمان درخواست کننده ی خدمات و سازمان تامین کننده، دریافت خدمات و محصولات با کیفیت و یا جذب سرمایه در سازمان، در نتیجه ی انجام درست تعهدات  می باشد.

در یک قرارداد خوب می بایست معیارهای عملکرد توافق شده بین هر دو طرف معامله به صورت شفاف و واضح مشخص گردند. بر این اساس هر نتیجه ای کمتر از عملکرد توافق شده نتیجه ای نامطلوب تلقی خواهد شد.

در واقع سطح عملکرد قابل قبول و یا غیرقابل قبول و هر گونه عواقب مرتبط با آن می بایست همیشه با معیار های توافق شده در قرارداد سنجیده شود.

کنترل عملکرد پیمانکاران نسبت به اهداف مطرح شده در قرارداد، یکی از اقدامات مهم برای کاهش ریسک فعالیت های تامین کنندگان ناکارآمد در سازمان خواهد بود.

اتفاقات بد در پروژه ممکن است خیلی سریع و بی سر و صدا رخ دهد و تاثیرات بسیار زیادی بر عملکرد تامین کننده بگذارد.

عملکرد ضعیف می تواند به تدریج و یا ناگهان رخ دهد این عواقب می تواند از موارد بی اهمیت تا مواردی که ممکن است فاجعه بار باشد  را نیز شامل گردد.

در این مطلب با طرح چند سوال یک رویکرد جامع برای مقابله با عملکرد ضعیف تامین کننده را شرح خواهیم داد:

  • عملکرد تامین کننده چگونه سنجیده می شود؟
  • عملکرد ضعیف تامین کننده چیست؟
  • چه عواملی موجب عملکرد ضعیف تامین کننده می شود؟
  • پیامدهای عملکرد ضعیف تامین کننده چه می باشد؟
  • عملکرد ضعیف تامین کننده چگونه تشخیص داده خواهد شد؟

عملکرد مطلوب در تحویل محصولات یا خدمات پیمانکاری تقریبا با اهداف توافق شده در قرارداد سنجیده خواهد شد که در زیر به ذکر برخی از این موارد می پردازیم:

  • تحویل به موقع در زمان و مکان مشخص شده
  • تحویل با قیمت توافق شده
  • تحویل محصول با مشخصات و یا استاندارد ذکر شده در قرارداد
  • تحویل مقدار خاص محصول و یا کیفیت خدمات متعهد شده در قرارداد
  • تحویل با حفظ مقررات ذکرشده در بند قرارداد

عملکرد سازنده اغلب با انطباق سطوح مختلف این معیارها با هدف مورد نظر در قرارداد تعریف خواهد شد.

حداقل سطح عملکرد مطلوب ممکن است بلافاصله یا پس از یک دوره همکاری با تنظیم و مشاهده آمار عملکرد آن تامین کننده مشخص گردد.

عملکرد ضعیف عرضه کننده را می توان از جهات مختلفی بررسی کرد به طور کلی عدم ارائه خدمات مناسب به نوعی که بتواند اثر مخرب و غیر قابل قبول بر سازمان مربوطه داشته باشد نوعی ناکارآمدی به حساب خواهد آمد.

در واقع دستیابی به سطح عملکرد پایین تر از حداقل مطلوب معیار مشخص کردن عملکرد ضعیف هر تامین کننده محسوب خواهد شد.

عوامل تعیین کننده ی عملکرد  مطلوب تامین کننده:

  • کاهش هزینه های اضافی
  • ارائه محصولات با کیفیت متعهد شده
  • زمان پاسخگویی معقول به درخواست خدمات
  • رابطه کاری موثر با کارفرما
  • پیشرفت مداوم و نوآوری در ارائه خدمات
  • توانایی مقابله با تغییرات ناگهانی شرایط سازمانی
  • قاطعیت در فراخواندن موانع سازمانی برای عملکرد تامین کننده

عملکرد ضعیف تامین کننده:

با تعریف دقیق از عملکرد ضعیف تامین کننده و ذکر شفاف انتظارات سازمان در قرارداد هرگونه عدول از انجام وظایف تامین کننده برای طرف مقابل قرارداد غیر قابل قبول خواهد بود.

با کنترل روند انجام قرارداد می توان مکانیسمی برای بهبود روند تحویل و یا سایر اهداف عملکرد تامین کننده در طول مدت زمان خاصی تعریف کرد.

این سازوکار می تواند مبتنی بر انجام مستمر تعهدات و فرایند های تامین کننده با گذشت زمان بهبود یابد.

تعیین کردن عواقب مشخص به ازای عملکرد ضعیف موجب تحریک تامین کننده در بهبود رفتار مناسب با مشتری و همچنین موجب تحویل به موقع و درست محصولات و خدمات از جانب پیمانکار و تامین کننده مربوطه خواهد شد.

چه عواملی موجب ضعف عملکرد تامین کننده خواهد شد؟

عملکرد ضعیف تامین کننده می تواند علل مختلفی داشته باشد تامین کننده، سازمان و اشخاص مختلف  می توانند به طور مستقیم و یا غیر مستقیم بر این موضوع اثر بگذارند. برخی از این موارد عبارتند از:

  • بیش از حد خوش بین بودن به توانایی ها، ظرفیت ها و تخصص ها
  • عدم آمادگی برای مقابله با اختلالات زنجیره تامین
  • نداشتن رفتار مناسب با زنجیره تامین
  • سوتفاهم در مورد الزامات سازمان
  • مشکلات مالی
  • اختلافات و توقف نیروی کار
  • از بین رفتن یا صدمه دیدن تجهیزات تولیدی
  • مهارت ضعیف در برقراری ارتباط
  • عدم تحمل خواسته ها یا رفتارهای غیرمنطقی سازمان
  • عدم وجود فرایندهای قوی و انعطاف پذیر
  • عدم داشتن خلاقیت، ریسک پذیری و انعطاف پذیری
  • حوادث غیر متقربه و عوامل غیرقابل کنترل نظیر تحریم، درگیری مسلحانه، هوای بد، آشفتگی اقتصادی و …

عواملی که خود سازمان در عملکرد ضعیف تامین کننده دخیل می باشند عبارتند از:

  • مطالبات غیرواقعی و غیرمنطقی یا سایر رفتارهای نامناسب با تامین کننده
  • مشکلات مالی منجر به تاخیر مداوم در پرداخت
  • عدم رعایت پروتکل ها و فرایندهای سفارش توافق شده
  • عدم رسیدگی و کنترل عملکرد تامین کننده
  • دستورات فوری و اشتباه که منجر به مدیریت نادرست و غیر قانونی می باشد
  • درخواست خدمات با مشخصات مورد نیاز غیر عملی، نادرست، ناقص و یا متناقض

پیامدهای عملکرد ضعیف تامین کننده برای سازمان درخواست دهنده:

  • متضرر شدن سازمان درخواست دهنده و صرف انرژی، زمان و هزینه برای جبران خسارات وارده
  • نیاز به به روز رسانی قرارداد برای مقابله با شرایطی که تجربه شده
  • صرف هزینه جهت انجام هرگونه اقدام حقوقی علیه تامین کننده
  • دردسر و مشکلات مربوط به تامین محصولات و خدمات مورد نیاز از دیگر تامین کنندگان
  • به وجود آمدن مشکلات به مراتب حادتر در صورت عدم وجود تامین کننده جایگزین
  • عدم توانایی سازمان در ارائه خدمات به مشتریان خود با استانداردهای لازم و متعاقبا از دست دادن مشتریان خاص
  • صرف هزینه های اضافی در تلاش برای اصلاح موقعیت های شغلی و حقوقی محتمل شده

از سمت دیگر پیامدهای منفی برای خود تامین کننده نیز به شرح زیر خواهد بود.

  • صرف تلاش، هزینه و انرژی برای جبران عملکرد ضعیف مرتکب شده
  • پذیرش و تحمل هرگونه مجازات و عواقب این عملکرد
  • نیاز به به روز رسانی قرارداد برای مقابله با شرایط تجربه شده
  • به هدر رفتن زحمات سایر زنجیره های تامین
  • از دست رفتن اعتبار سازمان و تخریب شهرت کسب شده در بازار و در نتیجه پتانسیل از دست دادن سایر مشتریان
  • تاثیرات اقدامات حقوقی هر مشتری علیه سازمان

با این همه بعید به نظر می رسد که نتیجه یک عملکرد ضعیف تنها به همین موارد ذکر شده محدود شود. دامنه و مقیاس هر گونه اثرات منفی به ماهیت عملکرد ضعیف و دلایل دقیق آن بستگی خواهد داشت.

تشخیص عملکرد ضعیف تامین کننده:

برخی از جنبه های عملکرد تامین کننده می تواند فورا آشکار شود مثلا زمانی که تجهیزات اشتباه به جای تجهیزات سفارش داده شده تحویل داده شوند و یا این که این ابزار و تجهیزات درخواست شده در تاریخ مورد انتظار به دست مشتری نرسد.

با یک عمل ساده  نظیر اطلاع رسانی جزئیات اهداف تحویل خدمات توافق شده برای  تمام سفارشات می توان یک سیستم اخطار اولیه و موثر برای عملکرد ضعیف تعیین کرد.

در نتیجه افراد درخواست دهنده خدمات با مراجعه به محل اطلاعات مربوط به جزئیات تحویل کالا از تاریخ گرفتن سفارش، تاریخ تحویل مورد انتظار و … مطلع خواهند شد.

بدین ترتیب به جای هشدار از طرف تامین کننده مبنی بر عدم تحویل تاریخ پیش بینی شده، ذینفعان در این سفارش می توانند روند تحویل آن را مشاهده و در صورت دیر رسیدن به افراد لازم مشاوره دهند.

جنبه های دیگر عملکرد تامین کننده فقط هنگامی مشخص خواهد شد که اندازه گیری ها، آمار و اطلاعات مربوط به یک دوره گزارش داده شود.

در برخی موارد حتی ممکن است این عملکرد ضعیف عمداً و به صورت مخفیانه اتفاق بیفتد.

یک راه حل اختصاصی برای کنترل این موضوع می تواند پیدا کردن راهکاری به سزا برای مدیریت تامین کننده بر مبنای تمرکز بر روی دیدگاه هر تامین کننده و سطح انطباق عملکرد مداوم آن ها نسبت به اهداف توافق شده باشند.

در این زمینه بسیار مهم است که هیچ گونه اقدامات مهمی در مورد عملکرد تامین کننده پنهان و نادیده گرفته نشده و سریعاً گزارش داده شود تا پیامدهای منفی عملکرد ضعیف به حداقل میزان ممکن برسد.

درک دلایل عملکرد ضعیف تامین کننده:

به راحتی می توان مشخص نمود که این نتایج ضعیف حاصل شده تنها محدود به اقدامات سازمان تامین کننده خواهد بود و یا نشان دهنده ی یک مشکل بسیار جدی تر در رابطه با شرایط کشور، منطقه ی سازمان و یا اقدامات مشتریان مربوطه است.

در مورد آگاهی از عملکرد ضعیف تامین کننده، لازم است سریعا با تامین کننده گفتگو شود تا علل اصلی این مسئله و مقیاس موضوعات گزارش شده مشخص گردد تا مسببین این نتیجه، نحوه  و مدت زمان احتمالی برای جبران این عملکرد در نظر گرفته شود.

بر همین اساس هرگونه عوامل دیگری که می توانند در درک اوضاع نقش داشته باشند می بایست مورد شناسایی قرار بگیرند.

در مورد آگاهی از عملکرد ضعیف تامین کننده، لازم است سریعا با تامین کننده گفتگو شود تا علل اصلی این مسئله و مقیاس موضوعات گزارش شده را مشخص نماید تا مسببین این نتیجه، نحوه  و مدت زمان احتمالی برای جبران این عملکرد در نظر گرفته شود.

بر همین اساس هرگونه عوامل دیگری که می توانند در درک اوضاع نقش داشته باشند می بایست مورد شناسایی قرار بگیرند.

قبول مسئولیت این عملکرد ضعیف:

چنانچه مظنون اصلی در سازمانی که نتایج ضعیف به دست آورده تامین کننده در نظز گرفته شود جای تعجبی نخواهد داشت چرا که این اشخاص محصولات و خدمات مورد نیاز سازمان درخواست دهنده را تامین خواهند پس در نتیجه تمامی مشکلات حاصل شده توسط ناکارآمدی آن ها به وجود آمده است.

اما لازم است بگوییم این طرز فکر به کل اشتباه باشد چرا که دلایل مختلفی می تواند در این زمینه اثرگذار باشد به عنوان مثال عدم سفارش محصول خاص در زمان به موقع توسط سازمان درخواست دهنده

بدون دیدگاه

ارسال یک نظر

نظر
نام
ایمیل
وبسایت