تحول دیجیتال در حوزه مدیریت قرارداد چه سودی به سازمان شما می رساند؟
در مواجهه با مشکلات و راه حل هایی که دائم تغییر می کند، اتوماسیون اداری به شما سرعت بیشتری می بخشد. تحول دیجیتال در فرایندهای مدیریت قرارداد و معاملات، مخصوصا در سازمان های بزرگ کمک می کند تا با بیشترین میزان یادگیری، اشتباهات کمتری داشته باشید. راهکارهای نرم افزاری قراردادها به لطف تحول دیجیتال باعث می شود تا حتی هدف های بسیار کوچک معاملاتی هم بدست آورده شده و سازمان سود بیشتری کسب کند.
انجام سریع اما بدون عجله کار، مسئله بسیار حیاتی ست. یک راهکار مدیریتی خوب می تواند برای سازمان شما مزیت رقابتی ایجاد کند و زمان را برای دیگر تحولات دیجیتال دیگر نیز باز کند.
در این مقاله به موضوع تحول دیجیتال در حوزه مدیریت قراردادها می پردازیم، به عنوان نوعی رویکرد پیشگام برای بقیه سازمان که فاکتورهای زیر را در بر می گیرد.
تاثیرات همه گیری کوید ۱۹ روی مردم و دولت ها در زمینه های مختلف منجر به اختلال کم سابقه ای در معاملات و اقتصاد دنیا شد و این اتفاق باعث شد که همه چیز یک شبه تغییر کند. سازمان ها در تمام جهان برای اینکه رقابتی، انعطاف پذیر و کارآمد باقی بمانند، به سرعت به تحولات دیجیتال روی آوردند ولی در ابتدا این تحول کم بود.
اگر رویکردهای تحول دیجیتال را به عنوان وسیله ای ببنیم که به کارمندان کمک کرد تا از خانه کار کنند و تحویل کالا و خدمات به صورت مجازی اتفاق بیفتد، اتفاقا برای سازمان ها اتفاق دیگری افتاد، آنها متوجه شدند که تحول دیجیتال بهره وری بسیار بیشتری از حفظ بقا برایشان به ارمغان می آورد.
سازمان ها متوجه شدند که بستن بدون دقت قراردادها و پیشبرد سرسری آنها، اغلب اوقات مشکلات زیادی برای آنها بوجود می آورده است و فهمیدند که ساخت یک استراتژی متمرکز دیجیتال کمک می کند تا از چنین مشکلاتی اجتناب کنند.
کارمندان، مخصوصا کارمندان رده بالا باید در مورد امکاناتی که فناوری برای آنها و سازمانشان به ارمغان می آورد، آموزش دیده باشند. برای اینکه چطور و در چه مکانی یک سازمان می تواند با آمادگی به تحول دیجیتال روی بیاورد، از قبل باید برنامه ریزی کرد. باید راهکارهای مورد نیاز را توسعه داد یا آنها را بدست آورد و بکار گرفت. چنین کاری از هر تغییر غیر ضروری جلوگیری می کند.
چرا تحول دیجیتال در مدیریت قرارداد راه حلی واضح است؟
قراردادها بخش بزرگی از زندگی یک سازمان را تشکیل می دهند. آنها افراد، محصولات و خدمات را از یک تامین کننده به سازمان وارد می کنند و اغلب آنها را به مشتریانشان نیز می فروشند. مهمترین قسمت این قراردادها که توسط معیارهای سازمان تعیین می شود، نیاز به اداره فعال مداوم دارد تا رسیدن به موفقیت را تسهیل کند.
اغلب اوقات نرم افزارهای مدیریت قراداد توانمند، برای فعالیت های مدیریت قرارداد بشکل مدرن و قابل فهم که دسترسی وسیع هم داشته باشد، در دسترس نیست. اما این ضرورتا به این معنا نیست که شما مجبورید بسیاری از فعالیت های مربوط به قرارداد را به صورت دستی انجام دهید، به این دلیل واضح که مدیریت نرم افزاری قراردادها برای شما مقیاس وسیع تر، پوشش بیشتر، عملکرد بهتر و فعالیت موثرتر فراهم می کند.
مهمترین دلیل فعالیت های دستی، نداشتن راه حل جایگزین مناسبتر بود.چنین جایگزینی امروزه وجود دارد و دلایل قبلی برای مدیریت دستی قرارداد دیگر توجیه چندانی ندارد.
اینجاست که تحول دیجیتال از طریق بهینه سازی و اتوماسیون فعالیت های دستی و فرایندها به میزان قابل توجهی به کمک سازمان شما می آید. از طرف دیگر حذف کامل فرایندهای دستی به لطف استفاده از فناوری با کمترین میزان سعی و تلاش، نتیجه مطلوبی ببار می آورد. این به این معناست که قرادادهای هر چه بیشتری به مدیریت فعال نیاز خواهند داشت، اما لزومی برای بکارگیری افراد بیشتر وجود ندارد.
استفاده از فناوری های نرم افزاری هر زمان که در دسترس، به صرفه و کاربردی بودند، کمک شایانی در کم کردن فشار کاری کرد. انجام فعالیت های وسیع زیر را که معمولا به صورت دستی انجام می شوند در نظر بگیرید.
مدیریت تعهدات قانونی
• بررسی تعهدات قانونی که هر کشور ملزم به رعایت آن در قراردادهای عمده خود است
• استخراج جزئیات این تعهدات از مفاد قرارداد
• کشف تغییرات در تعهدات نظارتی شناخته شده
• ارزیابی همه قراردادهای ملزم به تغییر برای مطابقت با تعهدات نظارتی
• توسعه و بکارگیری قراردادهای و فرایندهای مورد توافق برای مطابقت با این مفاد
مدیریت تامین کنندگان
• جمع آوری داده های تحویل خدمت برای سنجش عملکرد
• محاسبه شاخص های کلیدی عملکرد تامین کننده
• اعتبار سنجی اعداد عملکردی ارائه شده توسط تامین کننده
• ارزیابی به صرفه بودن مالی تامین کننده
واضح است که زمان و سعی بسیاری برای به انجام رساندن حتی دو تا از این موارد نیاز است، از فرایندهای مقدمه چینی اولیه گرفته تا بکارگیری منابع داده ای، تقویم سازی برای هر مرحله اجرای قرارداد و زمان گزارش گیری. همچنین پر واضح است که اتوماسیون کامل این فعالیت ها ممکن نخواهد بود، اما هر چیزی که امکان خودکار شدن داشته باشد را می توان با بودجه بیشتر عملی کرد.
منابع فرصت های تحول دیجیتال در مدیریت قرارداد
تاریخ توسعه تکنولوژیکی سرشار از مسائل بیشماری بودند که نیاز به راهکاری برای یک مشکل داشتند. بعضی از این راه حل ها جلوتر از زمانشان پیش رفتند، بعضی دیگر کمی ناپخته بودند، مقدار کمی امیدوار کننده بودند، اما آنقدر ضعیف به بازار عرضه شدند که هیچ دنبال کننده ای پیدا نکردند.
فرصت های مدیریت قرارداد در تحول دیجیتال وسیع است، در ایران اغلب روی دو حوزه تمرکز دارد
منابع فرصت های تحول دیجیتال در مدیریت قرارداد
ویژگی های سیستم مدیریت قرارداد
- فرصت های هوش مصنوعی برای کشف، تحلیل و طبقه بندی داده ها
- اتوماسیون فرایندها از طریق گردش کاری
- منبع مرکزی اسناد قرارداد
- استاندارد قرارداد و منبع بازیابی مفاد قرارداد
- امضای الکترونیک
- هشدار زمان های حساس
- مذاکرات آنلاین قرارداد
- امکانات خودکار برای تامین کنندگان و کاربران
ادغام سیستم با دیگر پلتفرم ها
بسیاری از نرم افزارهای مدیریت قرارداد شامل امکان ارتباط با دیگر سیستم ها با هدف انتقال داده از یک سیستم به سیستم دیگر هستند. برای مثال، یک سیستم مدیریت قرارداد می تواند با سیستم مالی ادغام شود تا با جزییات، سطح هزینه های خرج شده مرتبط با یک تامین کننده مشخص در یک بازه زمانی مشخص، دسترسی داشته باشد.
سیستم های مدیریت قرارداد باید بتوانند با دیگر نرم افزارهایی که سازمانها با آن کار می کنند، امکان ادغام شدن داشته باشند
- سیستم های مالی
- سیستم مدیریت تامین کنندگان
- سیستم مدیریت مشتریان
بسیاری از نرم افزارهای مدیریت قرارداد شامل امکان ارتباط با دیگر سیستم ها با هدف انتقال داده از یک سیستم به سیستم دیگر هستند. برای مثال، یک سیستم مدیریت قرارداد می تواند با سیستم مالی ادغام شود تا با جزییات، سطح هزینه های خرج شده مرتبط با یک تامین کننده مشخص در یک بازه زمانی مشخص، دسترسی داشته باشد.
نتیجه گیری
مدت هاست مشخص شده که یک بحران می تواند منجر به تحول در سازمان ها شود، چنین تحولی اغلب در زمان بحران های مالی و رکود اقتصادی اتفاق می افتد تا سازمان ها سرپا شوند، به طور کلی بهتر است از این فرصت استفاده کنید.
تکامل سریع در زمان تغییرات وسیع و بحران ضروری ست. سرعت این تغییر مهم است، بقول معروف اگر شیری دنبال شما دو نفر باشد، شما نباید از شیر جلو بزنید، تنها لازم است که از نفر دیگر جلو بزنید.
راهکار یکپارچه درگاه، تمامی فرایندهای مدیریت قرارداد، مدیریت تامین کنندگان، مدیریت مناقصات و دعاوی حقوقی را یکپارچه می کند. تحول دیجیتالی که از طریق امکانات گسترده این نرم افزار برای شما بوجود می آید، شما را سریع تر از آنچه فکر می کنید در سرازیری پیشرفت قرار خواهد داد. با این نرم افزار به خلاء آنچه سازمانتان به آن نیاز مبرم دارد، دست پیدا می کنید: نظم، نظارت، افزایش بهره وری، کاهش هزینه های مالی و غیر مالی و تسهیل گردش کاری که در نهایت منجر می شود که قرادادهای بیشتری بسته و آنها را بسیار موثرتر و نتیجه بخش تر به انجام برسانید.
بدون دیدگاه