۳ رویکرد عالی برای مدیریت قراردادها که همین الان نیز می توانید بکار گیرید

در حالی که قراردادها ابزار مهمی برای اطمینان از دستیابی به نتایج دلخواه از توافقات تجاری خود هستند، خود سند تنها نیمی از معادله است. به دست آوردن ارزش کامل از قراردادهای شما به چیزی بیش از یک توافقنامه خوش ساخت نیاز دارد که به وضوح موارد تحویلی و/یا خدمات و مفاد و ضوابط مربوطه را مشخص کند و توسط همه طرفین امضا شده باشد. یک قرارداد قوی و به درستی اجرا شده ضروری است – اما به همان اندازه یک برنامه نظارتی قرارداد که تضمین می کند که تمام تعهدات همانطور که مشخص شده است انجام می شود هم ضروری ست. نظارت بر قرارداد فرآیندی است برای اطمینان از اینکه قرارداد شما مطابق با هدف پیش می رود.

وقتی می خواهید رژیم بگیرید، مطمئنا به صورت مداوم وزن خود را چک می کنید، بدون اینکار برنامه رژیمی شما بدون هیچ اساسی پیش می رود، در طول چرخه عمر قرارداد نیز باید اقداماتی را انجام دهید تا مطمئن شوید که همه چیز طبق برنامه پیش می رود.
نظارت بر قرارداد شامل رویکردی ساختارمند، برنامه ریزی شده است که در آن شما باید عملکرد واقعی را در مقایسه با تعهدات که در توافقنامه ذکر شده، مقایسه کنید. باید این کار بصورت مستمر در طول مدت قرارداد انجام دهید. دنبال کردن روش های زیر می تواند از مشکلات شما در نظارت بر قرارداد بکاهد و جنبه های حیاتی مدیریت منابع را تا جای ممکن ساده سازی کند.

۱- فرآیند تحویل قرارداد را رسمی کنید

در کسب و کار مخصوصا در شرکت های بزرگ، معمولا افرادی که برای نظارت بر عملکرد قرارداد انتخاب می شوند با کسانی که روی قرارداد مذاکرده کرده اند، یکسان نیستند. این تفاوت می تواند موجب شکاف های بیشتری شود اگر کسانی که مسئول نظارت بر قرارداد هستند، به سرعت در جریان کار قرار نگیرند. این کار با فرایند تحویل قرارداد صورت می پذیرد.

تحویل قرارداد می تواند غیر رسمی باشد. اما بهترین راه برای اطمینان از اینکه مسئولین نظارت بر قراردادها از تمام اطلاعات مربوطه آگاهند، رسمی کردن تعاملات و فرایند تحویل پروژه است. اساساً، صرف زمان برای تعریف هر مرحله تحویل موفقیت آمیز بخشی از پروژه، به عنوان بخشی از رویکرد کلی مدیریت قرارداد، یک چک لیست واضح را در اختیار شما قرار می دهد تا هر قراردادی که باید نظارت کنید را در فهرست داشته باشید. در فرایند تحویل قرارداد باید مشخص شود که چه کسی مسئول نظارت و اجرای قرارداد و ایجاد یک منبع اطلاعاتی امن است که اطلاعات را در اختیار افراد مرتبط دیگر قرار می دهد.

طرح واگذاری باید شامل تمام اطلاعاتی باشد که مسئولین نظارت بر قرارداد باید بدانند تا کار خود را بدرستی انجام دهند: محتویات و محصولات تحویلی قرارداد، تاریخ‌ها و نقاط عطف کلیدی، معیارهایی که برای اندازه‌گیری عملکرد در طول مدت قرارداد مورد استفاده قرار می‌گیرد و تعداد دفعات این ارزیابی این معیارها، همه باید در فرایند تحویل قرارداد در نظر گرفته شوند.

در حالیکه تحویل قرارداد را می توان به شکل ایمیلی هم انجام داد، برنامه ریزی یک جلسه حضوری می تواند به شما کمک کند تا خطر هر نوع سوء برداشتی از بین برود. همچنین زمان بسیار خوبی برای تیمی است که قرارداد را تهیه و مذاکره کرده است تا هر گونه بینش آموخته شده در آن مرحله را که می تواند نشان دهنده ریسک یا هر چیز دیگری باشد که ناظران قرارداد بخواهند به طور ویژه به دقت زیر نظر داشته باشند را به اشتراک بگذارند.

۲- وظایف مرتبط با نظارت را بخشی از برنامه خود قرار دهید

اگر مانند بسیاری از افراد هستید، احتمالاً لیست کارهایی که باید انجام دهید، طولانی تر از آنچیزی است که فکر می کنید. وظایف مربوط به نظارت بر قرارداد هم در این لیست طولانی قرار می گیرند که احتمال دارد در مقایسه با دیگر وظایف که فوری بنظر می رسند، نادیده گرفته شود.
اما در حالی که نظارت بر قرارداد ممکن است هر روز به عنوان یک اولویت فوری به نظر نرسد، عدم توجه به آنچه اتفاق می‌افتد – و انجام این کار به صورت سیستماتیک و مداوم – می‌تواند نادیده گرفتن پرچم‌های قرمز، نقض‌های احتمالی و موارد دیگر را آسان کند.

درحالیکه نظارت برقرارداد ممکن است به عنوان اولویت فوری به نظر نرسد، عدم توجه به آنچه دارد اتفاق می افتد ( به طور سیستماتیک و مداوم ) ممکن است پرچم قرمزی باشد که نقض های احتمالی و خطرات قرارداد را از دست بدهید.
شما می توانید با قرار دادن صریح نظارت بر قرارداد در برنامه خود به جای انجام وظایف مرتبط در زمانی که وقت دارید، احتمال این اتفاق را کاهش دهید. نرم‌افزار مدیریت قرارداد که دارای ویژگی‌هایی مانند یادآوری خودکار است نیز می‌تواند سهولت پایبندی به طرح نظارت بر قرارداد را بهبود بخشد، زیرا می‌توانید هشدارهایی را تنظیم کنید تا نقاط عطف نظارت را به شما یادآوری کند – و سپس آنها را تا زمان مناسب فراموش کنید.

۳- برای هر قرارداد جدید یک کارت امتیازی نظارتی ایجاد کنید

در حالی که برخی از عناصر فرآیند نظارت بر قرارداد را می توان به طور عمده برای تقریباً هر توافقی اجرا کرد، ویژگی های رویکرد شما به یک قرارداد مشخص نیز بستگی دارد. این شامل شاخص های خاصی است که باید برای ارزیابی عملکرد قرارداد خود در طول مدت آن بررسی کنید. علاوه بر دانستن اینکه چه معیارهایی را باید بررسی کنید، تعیین معیارهای جداگانه مناسب برای هر توافقنامه نیز مهم است تا بدانید چه زمانی کارها به خوبی پیش می‌رود.

با نرم افزار مدیریت قرارداد می توانید بصورت آنلاین روی مراحل پروژه نظارت داشته باشید، این نرم افزار برای تاریخ های مهم از جمله تاریخ لغو یا تجدید قرارداد برای شما بصورت خودکار پیام می فرستد. می توانید دسترسی کاربران را به اطلاعات قرارداد محدود کنید و بسیاری امکانات دیگر.

برای درخواست دموی رایگان حضوری یا آنلاین نرم افزار مدیریت قرارداد کافیست فرم درخواست دمو را پر کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند.