۴ چالش بزرگ مدیریت قرارداد برای سازمان های خصوصی

قراردادها می توانند خطرات و چالش های قابل توجهی داشته باشند که بسیاری از آنها صرفا منحصر به سازمان های خصوصی می باشند. مدیریت موفقیت آمیز قرارداد برای سازمان خصوصی شما را ملزم می سازد تا ۴ چالش زیر را برطرف نمایید:

۱. بودجه و منابع محدود

سازمان های خصوصی غالباً با کمبود بودجه و بودجه کمتری نسبت به مشاغل دولتی برخوردار هستند. این مسئله باعث می شود تا مدیریت قرارداد برای سازمان های خصوصی نگرانی جدی تری به همراه داشته باشد.

بسیاری از سازمان های خصوصی وقت و هزینه لازم برای اختصاص دادن به فرآیندهای خسته کننده مدیریت قرارداد با کاغذ را ندارند. بدین ترتیب با وجود بودجه و منابع محدود ، سازمان های خصوصی در معرض خطر عقب افتادن به تعهدات مدیریت قرارداد خود ، مهلت ها و نقاط عطف قرارداد خود هستند.

راه حل های مدیریت قرارداد مبتنی بر نرم افزار می تواند به تسکین زمان و فشار بودجه ای که بسیاری از افراد غیر انتفاعی با آن روبرو هستند کمک کند. به جای هدر دادن وقت با ارزش کارمندان در کارهای خسته کننده ، می توانید بخش اعظم این فرآیند را با نرم افزار مدیریت قرارداد آسان انجام دهید.

۲. نیازها و اهداف مختلف

به عنوان یک سازمان خصوصی ، عموماً اهداف و الزامات سازمان شما با اهداف سازمان های دولتی متفاوت خواهد بود این تفاوت در اهداف ممکن است به پیشرفت سریع تجارت شما منجر شود اما همچنین از نظر نحوه عملکرد ، سازمان شما را با چالش های بسیاری رو به رو خواهد کرد.

به عنوان مثال ، بسیاری از راه حل های مدیریت قرارداد متناسب با نیاز (و بودجه) سازمان های دولتی و نه شرکت های خصوصی طراحی شده اند. پیدا کردن یک نرم افزار مناسب مدیریت قرارداد به شما کمک خواهد کرد تا گزینه های خود را با دقت ارزیابی کرده و تصمیم بگیرید کدام یک می تواند بهترین راه حل را در اختیار شما قرار دهد.

علاوه بر این ، با رشد و تکامل سازمان شما ، نیازها و اهداف شما به عنوان یک شرکت خصوصی تغییر خواهد کرد. ممکن است شما به صورت گسترده تر برنامه های جدیدی را آغاز کنید که نیاز باشد روش های مدیریت توافق ها را دوباره ارزیابی کنید. باز هم ، یافتن یک راه حل انعطاف پذیر و مقیاس پذیر برای مدیریت قرارداد در سازمان های خصوصی که اغلب وقت و هزینه ای برای اجرای نرم افزار جدید مدیریت قرارداد ندارند امری ضروری محسوب می شود.

۳. فراهم آوردن شفافیت در امور معاملات

مسئولیت پذیری و شفافیت باید ارزش های اصلی برای هر گونه سازمان خصوصی باشد – نه تنها مبلغی که می گیرید ، بلکه این که چگونه این پول در راستای ارزشهای نهادی سازمان شما هزینه می شود نیز مسئله ای حائز اهمیت است.

مسئولیت پذیری و شفافیت برای سازما های خصوصی به ویژه در زمینه مدیریت قرارداد اهمیت ویژه ای دارد. مدیریت خوب قرارداد به معنای دانستن چگونگی و زمان انجام تعهدات حسابرسی و گزارش دهی قرارداد شما است.

۴- مدیریت ریسک

ریسک بخشی ذاتی از مدیریت قرارداد است. عدم انجام تعهدات قراردادی شما می تواند منجر به مجازات های مختلفی شود ، از جریمه و خسارت به اعتبار شهرت گرفته تا حتی اقدامات بالقوه قانونی.

قبول و کاهش این خطر برای موفقیت به عنوان یک سازمان غیرانتفاعی ضروری است. قبل از شروع هرگونه قرارداد ، غیرانتفاعی باید زمان لازم را برای درک شرایط و ضوابط و تأثیر احتمالی آنها بر عملکرد خود بگذارد.

البته وقتی قلم را روی کاغذ بگذارید و این قرارداد عملی شود ، خطرات هنوز وجود دارند. داشتن سیستمی برای ردیابی کلیه تحویل ها و مهلت های قراردادهای آتی کمک می کند تا کاری به جز تحقق به اهداف سازمان توسط تیم شما انجام نشود.

نتیجه گیری

چهار چالش فوق موانع اساسی برای هر گونه سازمان خصوصی به دنبال به دست آوردن کنترل فرایندهای مدیریت قرارداد خود محسوب می شود. خبر خوب این است که می توانید با انتخاب نرم افزار مدیریت قرارداد که پاسخگوی نیازهای شما برای سازمانتان باشد ، این چالش ها را برطرف کرده و مدیریت کسب و کار خود را به میزان قابل توجهی آسان کرده و بهبود ببخشید.