سامانه درگاه؛ راهکاری برای دورکاری در زمان شیوع کرونا

با گسترش شیوع کرونا در کشور و لزوم ماندن در منزل جهت مقابله با این بیماری، نیاز به دورکاری دغدغه بسیاری از سازمان ها و شرکت ها محسوب می شود.

متاسفانه شیوع ویروس کرونا، مدیران سازمان ها و پیمانکاران را با نگرانی بسیار زیادی در رابطه با چگونگی به انجام رساندن وظایف تجاری و نحوه مدیریت روند پیشرفت هر یک از معاملات و قراردادهای سازمان خود روبه رو کرده است است به ویژه در این دوران (بازه زمانی اوایل سال) که سازمان ها و مشاغل بیش از هر زمان دیگری آمادگی لازم برای انجام معاملات و بستن قراردادهای جدید را دارند.

در حال حاضر، لزوم ایجاد محیط امن تر برای کارمندان و اهمیت حفظ سلامت هر یک از اعضای سازمان، مدیران و کارفرمایان را به فکر راهکاری برای برقراری تعامل از راه دور با کارمندان و پیمانکاران و سپردن وظایف به صورت دورکاری به آن ها واداشته است.

دورکاری اما مشکلات خاص خود را نیز به همراه دارد. یک سازمان برای راه اندازی روال دورکاری نیازمند فراهم کردن بستر مناسبی برای این کار است.

این بستر شامل اینترنت و نرم افزارهایی است که کارفرمایان، کارمندان و پیمانکاران از طریق آن بتوانند باهم به صورت پویا در ارتباط و تعامل باشند. یکی از این نرم افزار ها “نرم افزار یکپارچه درگاه” می باشد.

با توجه به این که تمامی مراحل یک پرونده از زمان برگزاری مناقصه تا انعقاد قرارداد به همراه تمامی مستندات و مکاتباتِ صورت گرفته توسط کارفرما در سامانه یکپارچه درگاه قابل رویت و مدیریت می باشد راهکار یکپارچه درگاه می تواند بهترین انتخاب سازمان ها برای انجام و پیشبرد معاملات خود به صورت دورکاری باشد.

در این دوران سامانه درگاه بیش از هر زمان دیگری می تواند به کمک کارفرمایان و پیمانکارانی بیاید که می خواهند ضمن انجام فعالیت تجاری خود، ارتباطات کاری خود و همکارانشان را بهتر مدیریت کنند و تعاملات تجاری خود را حفظ نمایند.

برخی از امکانات سامانه درگاه که امکان دورکاری را برای سازمان شما فراهم می کند:

مدیریت الکترونیکی کلیه فرایندهای معاملاتی:

• ثبت درخواست اولیه برگزاری مناقصه، مزایده، استعلام و … به صورت آنلاین
• ارائه ی پرتال مختص پیمانکاران جهت ثبت نام آنلاین تامین کنندگان و پیمانکاران برای شرکت در مناقصات و …
• امکان خرید و فروش الکترونیک اسناد بدون نیاز به مراجعه حضوری پیمانکار
• امکان ارسال اسناد از راه دور (آپلود و دانلود اسناد از طریق سامانه)
• امکان شرکت پیمانکاران در ارزیابی های آنلاین برگزار شده توسط کارفرمایان
• امکان بررسی و امتیاز دهی به پیمانکاران به صورت آنلاین
• دریافت پیشنهاد قیمت مناقصات، مزایدات، خرید و فرایند بازگشایی پاکات مناقصه به صورت الکترونیکی (استعلام آنلاین قیمت “راهکار ویژه بخش خصوصی”)
• ارتباط مستقیم با تامین کننده و کارشناسان از طریق سامانه (امکان ارسال پیام، پرسش و پاسخ با کارفرما به صورت آنلاین)
• مدیریت مکانیزه کلیه امور مرتبط با پروژه ها و قرارداد های منعقد شده
• تولید خودکار انواع مکاتبات اداری و صورت جلسات که به صورت پیش نویس در سامانه قرار خواهند گرفت و امکان استفاده از راه دور را بیشتر از هر زمان دیگری برای شما سهولت می بخشند
• آرشیو الکترونیک و ثبت اسناد قرارداد در سامانه (بدین ترتیب در هر جایی خارج از شرکت با ورود به سامانه به اسناد مرتبط با خود دسترسی خواهید داشت)
• قابلیت نمایش و مشاهده پیشرفت پروژه ها بر روی نقشه و در قالب داشبورد و امکان رصد عملکرد و تغییرات به صورت لحظه ای
• امکان گزارش گیری از تمام اطلاعات موجود در سامانه و روند عملکرد پیمانکاران

مدیریت مکانیزه امور حقوقی و اموال:

• ثبت و پیگیری تمامی مراحل پیشرفت انواع پرونده های قضایی و مشخصات تمامی اسناد به صورت آنلاین
• بایگانی الکترونیک کلیه اطلاعات پرونده به تفکیک و با جزئیات کامل با امکان تعیین سطح دسترسی بدین ترتیب دسترسی به اطلاعات پرونده از هر مکانی امکان خواهد داشت.
• امکان ارجاع پرونده ها بین کارشناسان با قابلیت پیگیری آخرین وضعیت هر پرونده
• امکان اتصال به سیستمهای اداری موجود در سازمان و یا اداره شما؛ در نتیجه  اطلاعات مورد نظر بصورت تماما مکانیزه فراخوانی و در اختیار کارشناسان حقوقی قرار خواهد گرفت.
• تمامی مکاتبات اداری که از طریق سامانه اتوماسیون مکاتبات اداری وارد خواهد شد در نرم افزار دعاوی حقوقی درگاه، قابل دسترسی می باشد
• نظارت بر عملکرد کارشناسان حقوقی به صورت آنلاین