چگونه شفافیت قراردادها را با نرم افزار مدیریت قرارداد بهبود ببخشیم؟
بهبود شفافیت قرارداد پایه و اساس مدیریت کارآمد منابع است. کسب و کارهایی که نمی دانند قراردادهایشان کجا نگهداری می شوند، در چرخه قرارداد در چه مرحله ای هستند، چه تامین کنندگانی در حال انجام پروژه هایشان هستند و آیا قرادادها طبق مفاد خود پیش می روند، در روند مدیریت قرارداد با مشکل جدی مواجه خواهند شد.
کسب و کارهایی که هنوز اطلاعات قرارداد خود را در صفحات اکسل، مداد و کاغذ، ایمیل و درایوهای شبکه نگهداری می کنند، از همه بیشتر در خطر عدم شفافیت اطلاعات قرارداد هستند. این کسب و کارها به احتمال زیاد با چالش های ثانویه ای از جمله چالش های زیر روبرو هستند:
• داشتن نسخه های تکراری از موافقت نامه ها که می تواند در مذاکرات، اطلاعات نادرست بدهد.
• داده های نادرست به دلیل ورودی دستی اشتباه که می تواند منجر به تصمیم گیری اشتباه شود.
• تیم های داخلی که نمی توانند با یکدیگر به شکل هماهنگ کار کنند
• زمان و منابع زیادی که صرف پیدا کردن اطلاعات درست قرارداد ها می شود
• نایده گرفته شدن عملکرد ضعیف تامین کننده
کسب و کارها چگونه می توانند سطح مدیریت قرارداد خود را بهبود بخشند؟
در این مقاله، نگاهی می اندازیم به این که چگونه نرم افزار مدیریت قرارداد در شفاف سازی قراردادهای تامین کنندگان و منابع نقش اساسی دارد تا تیم های کاری تمام اطلاعات مورد نیاز خود را برای پیشبرد پروژه در اختیار داشته باشند.
چرا شفافیت قرارداد مهم است؟
داشتن شفافیت و آگاهی از قراردادهای تامین کنندگان به معنای آن است که سهام داران، تیم حقوقی، تیم مالی و تدارکات همه درک دقیقی از پرونده کسب و کار دارند. تیم های کلیدی این امکان را دارند که پرونده قرارداد را به طور کامل ببینند، آینده را پیش بینی کنند و اگر پروژه ها براساس انتظاراتشان پیش نرفت، اقدامات اصلاحی را انجام دهند.
بهبود شفافیت قرارداد به شما کمک می کند تا زودتر متوجه شوید که قراردادهایتان در چه وضعیتی هستند . همچنین شفافیت قرارداد به شما کمک می کند تا در مورد عملکرد پروژه، خطرات و هزینه هایش بینشی پیدا کنید که بعدها در تصمیم گیری ها بسیار به کمک شما می آید.
شفافیت قرارداد همچنین به شما کمک می کند تا به سوالات راهبردی زیر نیز پاسخ دهید:
- چه موافقتنامه هایی در جریان هستند، آیا کسب و کار شما به همه آنها احتیاج دارد، آیا قراردادها تکراری هستند و خروجی های قابل انتظار چیست؟
- چه میزان زمان خالی در نتیجه متمرکز کردن همه اطلاعات در یک جا برای شما باقی می ماند و از این تایم خالی چه استفاده راهبردی می توان کرد؟
- چه قراردادهایی در چه زمانی نیاز به تجدید دارند، آیا این قراردادها را می خواهید به همین شکل تجدید کنید یا نیاز به محکم کاری دارید؟
- آیا همه مفاد قراردادها رعایت می شوند و اگر خروجی ها مورد موافقت قرار نگیرند، در آینده نزدیک برای قرارداد چه قدم هایی می توان برداشت؟
- شفافیت قرارداد نه تنها به خودی خود مزیت است، بلکه راهی به شما نشان می دهد تا فعال ترعمل کنید و کسب و کارتان سازنده تر و مقاوم باشند.
نرم افزار مدیریت قراردادها چگونه به بهبود شفافیت قرارداد کمک می کند؟
اگر در سازمانتان به صورت دستی اطلاعات را ذخیره و ردیابی می کنید، با مشکلاتی مانند صرف زمان، قطعه قطعه شدن اطلاعات و فرایندهای ناهماهنگ روبرو خواهید شد. اگر کسب و کارتان با این مشکلات روبرو ست، راه حل استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها را جدی بگیرید.
۱- قراردادها را در یک منبع ذخیره سازی مطمئن متمرکز کنید.
نرم افزار مدیریت قراردادها دارای یک منبع ذخیره سازی مرکزی است. همه قراردادها، اسناد و دیگر اطلاعات مربوط به این قراردادها بصورت امن در یکجا ذخیره می شوند و امکان دسترسی به آنها فقط در اختیار افراد کلیدی قرارداد است. با ذخیره همه اطلاعات قرارداد در یک مکان، کسب و کار شما یک منبع اطلاعاتی موثق پیدا می کند.
همه سهام داران و افراد تیم می دانند که برای دسترسی به اطلاعات مورد نیازشان به کجا مراجعه کنند، می توانند مطمئن باشند که روی آخرین نسخه قرارداد با تامین کننده کار می کنند و همه تاریخ های کلیدی مرتبط با قرارداد را مشاهده کنند. ذخیره سازی اطلاعات قرارداد کاملا مقیاس پذیر است، هیچ محدودیتی برای تعداد قراردادها و اسنادی که می توان در سیستم ذخیره کرد، وجود ندارد.
چنین کاری نه تنها رشد کسب و کار را تسهیل می کند، بلکه برای کسب و کارهایی که قراردادهای قانونی پرتعدادی دارند که باید دیجیتال شوند، نیز مهم است. نرم افزار مدیریت قرارداد نه تنها به شما کمک می کند تا رویکرد خود را مدرن کنید، بلکه به رشد گام به گام کسب و کارتان نیز کمک می کند.
۲- داده ها را بصورت خودکار استخراج کنید و به راحتی آنها را پیدا کنید.
اگر سازمان شما تعداد زیادی قرارداد قانونی دارد، وارد کردن آنها به یک سیستم مدیریت قرارداد ممکن است دشوار بنظر برسد. کافیست یک فایل اکسل درست کنید و در هر ستون داده های خود را مشخص کنید و داده های قراردادها را به ترتیب وارد فایل اکسل کنید. پس از آن با آپلود کردن فایل اکسل، هر کدام از داده ها در فیلد خود در نرم افزار قرار می گیرند.
۳- با هشدارهای خودکار می دانید که باید انتظار چه چیزی را در آینده داشته باشید.
برقرار کردن تعادل بین کار راهبردی و مدیریت قرارداد (مخصوصا وقتی تعداد منابع متعددی دارید) اگر بصورت دستی باشد، دشوار است. بیاد آوردن تاریخ های تجدید قرارداد، تاریخ لغو قرارداد و دیگر ضرب العجل ها نیز مشکل دیگری است.
نرم افزار مدیریت قرارداد از طریق سیستم اعلام پیامک همه این تاریخ های کلیدی را به شما یادآوری می کند و برای همه افراد ذینفع می فرستد. تاریخ تجدید قرارداد، تاریخ لغو قرارداد، هشدار در مورد موعد امضاء قراردادها و …. به کاربران مرتبط ارسال می شود.
فرستادن هشدارهای خودکار همه کارها رو جلو می اندازد و کارفرما و تامین کننده را از اقدامات بعدی آگاه می کند. خطرات احتمالی دیگر پنهان نمی مانند، تنگناها را به راحتی می توان برطرف کرد و تیم ها مجبور نیستند زیر بار کارهای اداری از قبیل چک کردن تقویم ها بمانند.
۴- افزایش قابلیت دید همه چرخه قرارداد
دانستن مکان قراردادهایتان، اینکه چه کارهایی باید انجام شود و همه تاریخ های کلیدی که باید در نظر گرفته شوند، مراحل کلیدی در راه شفافیت کامل است. نرم افزار مدیریت قرارداد، در مورد هر موافقنامه ای اطلاعات بیشتری در اختیار شما قرار می دهد، از جمله اینکه قرارداد در چه مرحله از چرخه کاری خود است.
با نرم افزار مدیریت قرارداد می توانید منابع خود را بصورت دوره ای ارزیابی کیفی و فنی کنید. وندور لیست تشکیل دهید. بر کارهای انجام شده در پروژه و کارهایی که لازم است انجام شوند، نظارت کنید و تصویر روشنی از چرخه عمر قرارداد داشته باشید. این میزان از شفافیت مزیت هایی زیر ایجاد می کند:
• تشخیص سریع مشکلات و حل آنها
• واکنش به موقع در زمان تاریخ های کلیدی مثل تاریخ تجدید یا تاریخ لغو
• مسئولیت پذیری پیشرفت و خروجی های قرارداد
• کارآمدی درونی بیشتر قراردادها به دلیل هماهنگی بیشتر بین تیم ها
نتیجه گیری
اهمیت شفافیت قرارداد را هرگز نباید دست کم گرفت. بدون در نظر گرفتن آن، کنترل و نظارت بر قراردادها آسان نخواهد بود. عدم شفافیت و آگاهی از قرارداد می تواند منجر به بوجود آمدن مشکلات بزرگی در سازمان شما شود.
ویژگی های نرم افزار مدیریت قرارداد به شکل تخصصی برای بروز و دقیق نگهداشتن قراردادها و اطلاعات منابع و بهبود شفافیت قرارداد طراحی شده است. یک مخزن اطلاعاتی متمرکز با قابلیت جستجو که دارای داشبوردهای تصویری ارائه دهنده آمارها و بودجه های مربوط به قرارداد باشد، راه حل بسیار مفیدی برای مدیریت منابع و قراردادها است.
اگر آماده هستید تا مدیریت قرارداد خود را به سطح بالاتری از کارآمدی برسانید، کافیست فرم درخواست دموی رایگان آنلاین یا حضوری را پر کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت جهت هماهنگی جلسه دمو با شما تماس بگیرند.
بدون دیدگاه