بایدها و نبایدهای ارتباط با تامین کننده

از سازمانی به سازمان دیگر، از صنعتی به صنعت دیگر و مطمئنا از فردی به فرد دیگر، به تامین کنندگان به شکل دیگری نگاه می کنند و آنها را مدیریت می کنند. در این مطلب به بایدها و نبایدهای ارتباط با تامین کننده می پردازیم، با ما همراه باشید.

در ابتدایی ترین سطح به تامین کنندگان به عنوان طرف معاملاتی نگاه می شود. سازمان ها تامین کننده را پیدا می کنند، در مورد قیمت ها و شرایط فروش مذاکره می کنند، سفارش خرید می دهند و تامین کنندگان سفارش ها را برای سازمان فراهم می کنند، همین. هنگامی که تامین کننده برای معامله ای در نظر گرفته می شود، هیچ تلاشی برای توسعه روابط یا مشارکت از هر نوعی انجام نمی شود. در اینجا فقدان اساسی احترام و ارزش برای تامین کننده و ارتباط وجود دارد.

سطح بعدی ارتباط با تامین کننده حرفه ای تر است. تامین کنندگان در این سطح انتخاب شده و تاکتیکی هستند. در این سطح برای تامین کننده ارزش بیشتری وجود دارد. قابلیت های اولیه و شرایط عملیاتی ایجاد شده است. تلاش‌های بیشتری برای ارتباط با تامین کننده انجام می‌شود.
در میان تعدادی از تامین کنندگان مجموعه خاصی از کالاها یا خدمات، به تامین کنندگان برگزیده معمولا پاداش هایی داده می شود. شاید بین این تامین کنندگان هنوز رقابتی وجود داشته باشد و باید به سازمان شما نشان دهند که از عهده تامین کالا و خدمات مورد نیاز بر می آیند، اما آنها این حق را به دست آورده اند که بر اساس عملکرد و قابلیت های گذشته مورد توجه بیشتری قرار گیرند.

در بالاترین سطح ارتباط با تامین کننده، تامین کنندگان استراتژیک وجود دارند. تامین کنندگان استراتژیک جز بهترین تامین کنندگان هستند. روابط در تمام سطوح هر دو سازمان برقرار و قوی است. تامین کنندگان راهبردی به شکل معنادار و نمایان به ارزش خریدار می افزایند. و خریدار هم به همین ترتیب به موفقیت تامین کننده راهبردی کمک می کند.
در هر برنامه مدیریت ارتباط با تامین کننده، هر تامین کننده می تواند در این مقیاس حرکت کرده از تامین کننده عادی به تامین کننده تاکتیکی یا راهبردی تبدیل شود. اما در هر فرآیند واقعی، تامین‌کنندگان می‌توانند راه دیگری را نیز پیش ببرند. تامین‌کنندگان می‌توانند دوباره از مقیاس پایین بیایند و در نهایت تجارت با آنها به کلی متوقف شود.

استفاده از یک برنامه راهبردی مدیریت تامین کننده، نیاز به رعایت به بایدها و نبایدهای ارتباط با تامین کننده دارد، که رعایت آنها به تقویت فرایند تدارکات در سازمان شما کمک بسیاری می کند.

بایدها و نبایدهای ارتباط با تامین کننده

باید ها

فاکتورهای که باید در یک برنامه موثر مدیریت ارتباط با تامین کننده وجود داشته باشد عبارتند از:
• برای پیشرفت تامین کنندگان یک فرآیند تعیین شده و قابل مشاهده از طریق پیوستار مدیریت روابط خود داشته باشید : تراکنشی، ترجیحی/تاکتیکی، استراتژیک
• هر تامین کننده باید یک فرد مخصوص ارتباط و (مثلاً یک مدیر کالا/یا مدیر منابع)  یک حامی اجرایی داشته باشد.
• باید یک استراتژی ارتباطات و نقشه راه توسعه روابط برای هر تامین کننده ترجیحی و استراتژیک وجود داشته باشد.
• تیم شما باید درک کاملی از سازمان تامین کننده داشته باشد.
• باید مجموعه مشخصی از معیارهای استاندارد و یک سیستم امتیازدهی وجود داشته باشد که عملکرد تامین‌کننده و رابطه را اندازه‌گیری و ردیابی کند.
• برای اطمینان از مدیریت پیشگیرانه روابط و عملکرد باید یک فرآیند مدیریتی وجود داشته باشد.
• رابطه باید اصیل بوده و ساختگی نباشد.
• شما باید از تامین کنندگان انتظار داشته باشید که در استراتژی شرکت و عملکرد شرکت شما مشارکت داشته باشند و آن را پیش ببرند.
• به عملکرد تامین کنندگان خود کمک کرده و آن را ارتقا دهید.
• تامین کنندگان باید به صورت الکترونیکی به سیستم های شما متصل باشند.
• شما باید تامین کنندگان را به وضوح بشناسید.

نباید ها

برای تاثیر گذار بودن مدیریت راهبردی ارتباط با تامین کننده شما باید از انجام یک سری کارها خودداری کنید. در نهایت یک برنامه ضعیف می تواند نتایج فاجعه باری به همراه داشته باشد.
• در رابطه با تامین کننده بدبینانه عمل نکنید. شما باید احترام، فاصله و عینیت هدف خود را حفظ کنید. کسب و کارهای زیادی برای معامله وجود دارند که و برخی از آنها ممکن است با رشوه وسوسه شوند.
• نگذارید تامین کنندگان استراتژیک همیشه استراتژیک باقی بمانند. این تامین کنندگان باید برای حفظ جایگاه خود به طور مداوم تلاش کنند.
• به دلایل نادرست تامین کنندگان را به تامین کنندگان استراتژیک تبدیل نکنید . هرگونه عدم یکپارچگی در انتخاب تامین کننده، ارتباط با تامین کننده را دارای اختلال و جایگاه شما را در داخل و خارج از شرکت تضعیف می کند.
• از حذف یا نگه داشتن تامین کنندگان راهبردی خود نترسید. هیچ تامین کننده ای عملا قابل تعویض نیست.
• انتظار نداشته باشید که این ارتباط یک ارتباط یک طرفه باشد که شما فقط از آن سود می برید. اگر می خواهید تامین کننده به موفقیت شما کمک کند، شما هم باید به موفقیت او کمک کنید.
• از ارتباط سوء استفاده نکنید. داشتن یک ارتباط قوی همیشه به شما کمک می کند تا مشکلات و سختی ها را از سر بگذرانید. اما اگر از این ارتباط سوء استفاده کنید یا آن را نادیده بگیرید، ممکن است در آینده با مشکل مواجه شوید.
• نگذارید تامین کنندگان کلیدی از شما استفاده کنند. آنها هنوز باید صورتحساب های خود را بپردازند و محصولات/خدمات با کیفیت را ارائه دهند.
• به دلیل وجود تامین کنندگان استراتژیک موجود، چشم اندازهای جدید را نادیده نگیرید. همیشه یک تامین کننده جدید با کیفیت در آینده وجود دارد.

اگر برنامه مدیریت ارتباط با تامین کننده به خوبی پیش برود، افراد سازمان شما ارزش این کار را خواهند دید. مهم تر از این تامین کنندگان به شکل فعالانه برای پیشرفت تلاش می کنند تا به رده تامین کنندگان استراتژیک برسند. اما اگر برنامه شما به خوبی مدیریت نشود، با شکست مواجه می شود. و این در نهایت موفقیت شرکت شما را به خطر می اندازد. بنابراین توصیه می کنیم که بایدها و نبایدهای ارتباط با تامین کننده را جدی بگیرید.

با نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات اندیشه پرداز هر گونه درخواست مزایده، مناقصه، استعلام قیمت و …. را بصورت آنلاین برگزار کنید. تامین کنندگان خود را ارزیابی کیفی و کمی کنید. وندور لیست تشکیل دهید. از طریق پورتال بصورت حرفه ای با تامین کننده در ارتباط باشید و بر عملکرد او نظارت کنید.

برای دریافت دموی رایگان حضوری و آنلاین نرم افزار امور خرید و تدارکات اندیشه پرداز، کافیست فرم درخواست دمو را پر کنید تا کارشناسان اندیشه پرداز در اسرع وقت جهت هماهنگی جلسه دمو با شما تماس بگیرند.