ادعاهای قراردادی پیمانکاران
قراردادهای اجرایی معمولاً در حین اجرا و انجام عملیات، با توجه به خطا در طرح اولیه، اشتباه در تهیه و تنظیم اسناد مناقصه، شرایط پیش‌بینی نشده و نیاز به تطبیق با شرایط اجرایی جدید، به اصلاح یا صدور متمم احتیاج پیدا می‌کنند. اگر درباره محدوده کارهای جدید و هزینه‌های آن و سایر شرایط بین طرفین توافق حاصل شود و الحاقیه لازم امضا و مبادله شود، مشکل خاصي بروز نخواهد کرد. ولی اگر بین طرفین درباره هر یک از عوامل مؤثر در تغییرات قراردادی توافق به وجود نیاید و اختلاف وجود داشته باشد، آنگاه این اختلاف مبنای طرح ادعا و خواسته از جانب مناقصه‌گران یا پیمانکاران می‌شود.
در اغلب موارد، طرح ادعاهای پیمانکاران در سطوح بالاتر شرکت کارفرما یعنی هیأت‌مدیره، مطرح و راه‌حل‌های مقتضی ارایه می‌شود، ولی اگر این ادعاها در سطوح بالای مدیریتی شرکت به نتیجه نرسد، بالاجبار طرف مدعی را به سمت مراجع قانونی و قضایی سوق خواهد داد.
تعریف ادعا یا خواسته
ادعا یا خواسته را می‌توان به شرح زیر تعریف کرد:
« درخواست کتبی با انضمام مدارک قراردادی است، درباره جبران مالی، زمانی، یا تحقق سایر شرایط که از نظر قراردادی، موجب اختلاف درخواست‌کننده و طرف قرارداد یا کارفرما است.»
موارد ادعای قراردادی پیمانکاران
ادعاهای قراردادی پیمانکاران، موارد مختلفی دارد که به چند نمونه مهم و معمول آن اشاره می‌شود تا پیمانکاران و کارفرمایان، شناخت بیش‌تری پیدا کرده و در اسناد مناقصه و قراردادها، روش‌ها و راه‌های کاهش رویدادهای مشکل‌ساز در اجرای پروژه را پیش‌بینی کنند.
اشتباهات در اسناد و پیشنهاد مناقصه
وقوع اشتباهات در تهیه و تنظیم اسناد و همچنین پیشنهاد مناقصه یک موضوع نسبتاً عادی است. اشتباه و خطا می‌تواند به شکل‌های مختلف روی دهد. اشتباهات معمول، شامل مواردی مانند خطای محاسباتی یا نوشتاری، محذوف شدن بعضی ردیف‌ها، فرضیات اشتباه، درک متفاوت یا نادرست از مفاهیم و مطالب یا تفسیر دوگانه است.
سایر انواع خطاها مربوط به دیدگاه پیمانکار در تنظیم و ارایه پیشنهاد مناقصه است. این اشتباهات شامل برآورد همراه با خطا درباره مدت اتمام پروژه یا نیروی انسانی یا مواد و مصالح و تجهیزات می‌شود. اشتباهات به دلیل صرفاً نادیده گرفتن حقایق یا موارد قانونی یا نیازهای اصلی قرارداد، در حالت عادی ممری برای خلاصی از عواقب قانونی نخواهد بود.
در مواردی که حیله، اغفال، غبن فاحش اتفاق افتاده باشد، خلاصی از عواقب چنین اشتباهاتی در اکثر کشورها، بسیار دشوار است. در اغلب موارد، فرار از عواقب اشتباه در ارایه پیشنهاد مناقصه، تقریباً غیرممکن است. در بعضی موارد ممکن است پیمانکاری که اشتباه فاحش کرده است درخواست تجدید مناقصه کند که از دیدگاه قانونی پذیرفته نخواهد شد. ولی در صورتی که کارفرما یا صاحب‌کار به این امر رضایت دهد، شاید برای پیمانکار راهی برای جبران خطا باز شود.
به محض این‌که اشتباه در مناقصه مشخص شد، از دیدگاه پیمانکاری بایستی فوری این اشتباه به کارفرما به هر وسیله ممکن اطلاع داده و درخواست شود که مناقصه تجدید و ضمانت‌نامه شرکت در مناقصه باطل شود. در محاکم داوری یا دادگستری، بی‌اطلاعی طرفین از مفاد اسناد مناقصه (آگاهی نداشتن از بعضی حقایق) موجب خلاصی از تعهدات قراردادی نخواهد بود. بی‌اطلاعی طرفین از حقایق، معادل اشتباه طرفین درباره اسناد مناقصه در نظر گرفته نمی‌شود. کارفرماها و صاحب‌کاران عمومی یا خصوصی، برای اطمینان از انجام معامله یا قبول تعهد از جانب پیمانکاران بعد از تعیین برنده مناقصه، معمولاً ودیعه‌گذاری تضمین شرکت در مناقصه را پیش‌بینی می‌کنند.
این تضمین می‌تواند سفته با امضای صاحبان امضای مجاز با مهر شرکت، وجه نقد، ضمانت‌نامه بانکی و چک شرکت پیشنهاد دهنده باشد. مبلغ تضمین شرکت در مناقصه بر حسب درصدی از برآورد هزینه اجرای کار یا مبلغ معامله تعیین می‌شود، ولی بهتر است در اسناد مناقصه مبلغ تضمین به‌صورت یک مبلغ ثابت قید شود. در ارایه تضمین شرکت در مناقصه نیز گاهی اشتباهاتی بروز می‌نماید که ممکن است در پاره‌ای موارد به ضرر پیشنهاددهنده تمام شود.
اشکالات تضمین شرکت در مناقصه می‌تواند یک یا چند مورد از موارد زیر باشد.
- مبلغ تضمین مطابق درخواست کارفرما نباشد.
- مدت اعتبار تضمین با اسناد مناقصه تطبیق نداشته باشد.
- نام کارفرما/مناقصه‌گزار در برگه تضمین به‌صورت صحیح درج نشده باشد.
- تضمین مطابق فرم اسناد مناقصه تهیه نشده باشد.
- عنوان یا شماره مناقصه به‌صورت دقیق درج نشود.
- تضمین برای مدتی که در اسناد پیش‌بینی شده، قابل تمدید نباشد.
- تضمین مشروط باشد.
- صادر کننده تضمین مورد تأیید نباشد.
- نام یک طرف اشتباهی قید شود. (مثلاً نام مشاور یا مدیر طرح توزیع‌کننده اسناد، به جای کارفرما/خریدار اصلی)
با توجه به این‌که پاکت حاوی تضمین شرکت در مناقصه، اولین پاکتی است که در گشایش پاکت‌های مناقصه باز می‌شود، بنابراین اشکالات تضمین در همان جلسه اول مناقصه مشخص خواهد شد و اگر نماینده پیشنهاددهنده در جلسه حضور داشته باشد، معمولاً اشکال به وی تذکر داده می‌شود تا در مهلت مشخصی اشکال را برطرف کند. بعضی کارفرماها نقص در تضمین را نمی‌پذیرند و کل پیشنهاد را رد می‌کنند. برای پیشگیری از این اتفاق لازم است اسناد مناقصه به دقت مطالعه و بررسی و تضمین مناقصه با دقت لازم تهیه شود.
چون تضمین شرکت در مناقصه این امکان و اختیار را به کارفرما/صاحب‌کار می‌دهد که در صورت نپذیرفتن پیشنهاددهنده برای انجام معامله یا عقد قرارداد و یا ودیعه نگذاشتن برای ضمانت‌نامه انجام تعهدات قرارداد، تضمین شرکت در مناقصه را به نفع خود ضبط کند، بنابراین درباره صحت و کامل بودن متن و اعتبار تضمین شرکت در مناقصه، دقت و توجه به کار می‌برند.
تغییر شرایط کارگاهی
ادعا درباره تغییر در شرایط کارگاهی بعد از عقد قرارداد یکی از ادعاهای معمول است و این تغییرات ممکن است در زمان آزمایش خاک و حفر گمانه‌ها، خاکبرداری، تسطیح و یا احداث ساختمان‌ها و تأسیسات به وجود آید. تغییر شرایط در کارگاه، موجب افزایش در هزینه اجرا، بروز تأخیر غیرقابل پیش‌بینی، لزوم به کارگیری شیوه‌های پیچیده فنی و در نهایت اختلال در بهره‌برداری عادی پروژه شود. اگر در شرایط مناقصه یا قبل از عقد قرارداد شرط شده باشد که پیمانکار بایستی از محل کار بازدید کند سپس پیشنهاد خود را ارایه دهد، آنگاه، طرح ادعا از جانب پیمانکار در مورد شرایط کارگاه بسیار دشوار خواهد بود.
در بعضی قراردادهای اجرایی تأکید می‌شود که اطلاعات موجود درباره محل اجرا یا کارگاه را کارفرما تهیه کرده و ارایه داده است، بنابراین مسؤولیت صحت و دقت آن هم با کارفرماست. در این حالت در صورتی که پیمانکار در زمان اجرا با شرایطی متفاوت با اطلاعات منضم به قرارداد روبه‌رو شود، می‌تواند ادعا و درخواست هزینه‌های اضافی را مطرح کند. در بعضی موارد هزینه‌هایی که پیمانکار بابت آماده‌سازی کارگاه برای اجرای عملیات می‌پردازد، سنگین و قابل‌ملاحظه است، بنابراین لازم است در هنگام برگزاری مناقصه و ارایه پیشنهاد قیمت یا عقد قرارداد به این موضوع توجه ویژه شود.
به‌طور مثال اگر اجرای عملیات ساختمانی نیاز به شمع‌کوبی در محیط کارگاه داشته باشد، یا خاکبرداری در محیط دژ و سنگی بایستی انجام شود که قبلاً اطلاعات آن را پیمانکار دریافت نکرده یا اطلاعات ناقص به وی داده شده است، آنگاه این امر موضوع اساسی برای طرح ادعا از جانب پیمانکار خواهد شد. در صورتی که شرایط محیطی کارگاه به‌صورت کامل به اطلاع پیمانکار نرسیده یا به نحوی از دید وی پنهان مانده باشد، در این حالت ممکن است پنهان کاری موجب طرح ادعا از جانب پیمانکار، حتی در دادگاه شود.
تأخیرات
تأخیرات کارفرما در تخصیص منابع، ارایه مدارک، صدور تأییدات و مصوبات و اجرای تعهدات قراردادی یکی از موارد مهم و کارساز برای ادعاهای پیمانکاران است و پیمانکاران با جمع‌آوری مدارک و مستندسازی، در موارد مختلف ادعاهای متفاوتی مطرح می‌کنند که در بسیاری موارد منجر‌به دریافت خسارات مالی و یا شیوه‌های دیگر جبران مالی و غیرمالی می‌شود. این تأخیرات که محتمل است از جانب کارفرما روی دهد و در نتیجه موجب قبول ادعای پیمانکاران شده و باعث محکومیت کارفرماها می‌شود، به شرح زیر هستند:
تأخیر در تحویل کارگاه یا محل اجرا، تعلیق کار، تأخیر در ارایه و تحویل اسناد و مدارک، تأخیر در پرداخت پیش‌پرداخت، تأخیر بدون جبران مالی (فقط مدت قرارداد تمدید می‌شود)، تأخیر در گشایش اعتبار اسنادی، تأخیر در ترخیص کالا و تجهیزات از گمرک، ناکارایی و اختلال در کار، تأخیر در پرداخت صورت‌وضعیت‌ها، تأخیر در صدور تأییدیه یا صورت مجلس تحویل موقت و یا قطعی.
چون بحث تأخیر‌های مجاز و غیر‌مجاز در قراردادها از اهمیت زیادی برخوردار است، هم پیمانکار و هم کارفرما بایستی تلاش کنند که برای کلیه موارد، مستندات لازم و کافی را فراهم کنند تا در مواقع لزوم بتوانند از خواسته‌های خود دفاع کنند.
تسریع در کار
یکی دیگر از مواردی که موجب ادعای پیمانکاران می‌شود، دستور یا درخواست تسریع در اجرای عملیات پروژه است. چون تسریع پیش‌بینی نشده در اجرای کار‌‌ها موجب تحمیل هزینه اضافی به پیمانکاران می‌شود، بنابراین این موضوع نیز یکی از مبانی طرح ادعاست. در اجرای بعضی پروژه‌ها به دلایل خاصی تسریع در اجرای کار ضرورت پیدا می‌کند و معمولاً کارفرما از پیمانکار می‌خواهد که تسریع لازم در زمان‌بندی اجرای کار را اعمال کند. همین موضوع می‌تواند مبنای طرح ادعا شود.
دستورات تغییر و انجام کارهای اضافی
از موارد اجتناب‌ناپذیر اجرای پروژه‌ها، اعمال تغییرات در مشخصات فنی و دستور تغییر در اجرای کار‌‌ها به دلایل مختلف است. از جمله این نوع تغییرات الزامی که در حین اجرای قرارداد، احتمالاً موجب طرح ادعا از جانب پیمانکاران خواهد شد، موارد زیر هستند:
تغییرات دستوری طبق نظر کارفرما، تغییرات به دلایل اجرایی و گریزناپذیر، اشکال یا نقص در مشخصات فنی و برنامه‌ها، ابهام در مشخصات فنی، تغییر در عملیات اجرایی به دلیل عدم امکان اجرای یک کار خاص، نبود شفافیت در تصمیمات و اقدامات اجرایی قبلی یا در جریان کارفرما. هر یک از موارد پیش گفته یا عللی مشابه آن ممکن است موجب و علت طرح ادعا از طرف پیمانکار شود.
این موارد ادعا غیر از اختیار کارهای اضافی است که در قالب قانون (اختیار کارفرما در کاهش و یا افزایش 25درصد مبلغ قرارداد) و یا توافقات قراردادی به پیمانکار ابلاغ می‌شود.
شرایط فیزیکی نامناسب
در طول اجرای پروژه در بعضی موارد شرایطی به وجود می‌آید که پیشرفت پروژه را دچار وقفه يا توقف می‌کند. در این حالت اگر زمان وقفه یا توقف برای کل کار یا بخشی از آن باشد، این امر برای پیمانکار هزینه اضافی و پیش‌بینی نشده ایجاد می‌کند. علت توقف کار ممکن است شرایط پیش‌بینی نشده و خارج از اختیار پیمانکار، مانند قطع برق و یا سوخت به مدت طولانی و یا تداوم شرایط خاص و نامناسب جوی باشد که در برنامه زمان‌بندی پروژه قابل پیش‌بینی نباشد.
تغییرات جهشی و ناگهانی قیمت مواد و مصالح و سایر منابع
در سال‌های اخیر قیمت بعضی مواد و مصالح، به علل مرتبط با شرایط اقتصادی و سیاسی جهانی و یا به علت شرایط اقتصادی داخلی، افزایش و جهش ناگهانی پیدا کرده است. (به‌طور مثال: قیمت مس، آهن‌آلات، سیمان). نظر به این‌که در بعضی موارد بین ارایه پیشنهاد مناقصه به کارفرما، تا عقد قرارداد و اجرای پروژه فاصله طولانی به وجود می‌آید و اگر در این فاصله قیمت مواد، مصالح و کالاهای مورد نیاز پروژه، تغییرات شدید کند یا تغییر تعرفه گمرکی کالاهای وارداتی که قابل پیش‌بینی نباشد، این موارد موجب طرح ادعای ضرر و زیان از جانب پیمانکاران می‌شود.
مدارکی که در زمان‌های بعد از اجرای پروژه مورد نیاز هستند و باید نگهداری شوند، شامل: اسناد مناقصه، مکاتبات (به‌خصوص نامه‌های مربوط به تغییر کار)، رویدادهای مؤثر بر زمان‌بندی (گزارش‌های وضعیت آب و هوا، تحویل مدارک و مواد و مصالح همراه با تأخیر، مسایل مربوط به وضعیت ظاهری و کیفی تجهیزات)، ابلاغیه‌ها و دستورات تغییر کار (شامل درخواست برای اجرای دستورات تغییری که تأیید نشده است)، یادداشت‌های روزانه درباره انجام کار، گزارش‌های هفتگی یا ماهانه، مدارک زمان‌بندی (سی‌پی‌ام و نمودار میله‌ای، انواع دیگر)، صورتجلسات درباره جلسات کاری (نوار یا سایر ابزار ضبط صدا مستندات خوبی برای یادداشت‌‌‌ها و صورتجلسات است)، مستندات هزینه (صورت حساب‌ها، صورت‌وضعیت‌ها، فاکتور‌‌‌ها و مدارک کارکرد ساعتی نیروی کار)، درخواست‌های پرداخت وجه، چک‌های باطل و پرداخت نشده، صورت‌مجلس‌های تحویل کالا و تجهیزات، رسید انبارها، پروانه سبز گمرکی، اسناد هزینه‌های ترخیص مواد و تجهیزات، اسناد و هزینه‌های حمل و تخلیه، نقشه‌های طراحی و کارگاهی صورتجلسات کارگاهی، گزارش‌های کاربرد تجهیزات، هزینه‌های کار و سایر گزارش‌های حسابداری و مالی.
حفظ و گردآوری مدارک برای طرح یا پاسخگویی به ادعا
برای پیگیری مسایل و مطالب قراردادی لازم است یک مجموعه از مدارک در ابعاد و اندازه مناسب یا به شکلی قابل بازیابی نگهداری و حفظ شود. نگهداری منظم و منسجم مدارک قراردادی و پروژه به کاربرد به‌موقع آن‌‌‌ها و طرح ادعا یا پاسخگویی به ادعاها، کمک فراوانی خواهد کرد. این‌گونه مدارک باید اسناد قابل اعتماد و دقیقی در مورد رویداد واقعی که در حین کار اتفاق افتاده است، باشند.
مدارکی که در زمان‌های بعد از اجرای پروژه مورد نیاز هستند و باید نگهداری شوند، شامل: اسناد مناقصه، مکاتبات (به‌خصوص نامه‌های مربوط به تغییر کار)، رویدادهای مؤثر بر زمان‌بندی (گزارش‌های وضعیت آب و هوا، تحویل مدارک و مواد و مصالح همراه با تأخیر، مسایل مربوط به وضعیت ظاهری و کیفی تجهیزات)، ابلاغیه‌ها و دستورات تغییر کار (شامل درخواست برای اجرای دستورات تغییری که تأیید نشده است)، یادداشت‌های روزانه درباره انجام کار، گزارش‌های هفتگی یا ماهانه، مدارک زمان‌بندی (سی‌پی‌ام و نمودار میله‌ای، انواع دیگر)، صورتجلسات درباره جلسات کاری (نوار یا سایر ابزار ضبط صدا مستندات خوبی برای یادداشت‌‌‌ها و صورتجلسات است)، مستندات هزینه (صورت حساب‌ها، صورت‌وضعیت‌ها، فاکتور‌‌‌ها و مدارک کارکرد ساعتی نیروی کار)، درخواست‌های پرداخت وجه، چک‌های باطل و پرداخت نشده، صورت‌مجلس‌های تحویل کالا و تجهیزات، رسید انبارها، پروانه سبز گمرکی، اسناد هزینه‌های ترخیص مواد و تجهیزات، اسناد و هزینه‌های حمل و تخلیه، نقشه‌های طراحی و کارگاهی صورتجلسات کارگاهی، گزارش‌های کاربرد تجهیزات، هزینه‌های کار و سایر گزارش‌های حسابداری و مالی.
مهم‌ترین قسمت مدیریت ادعا، گردآوری و نگهداری مدارک مناسب است، ولی اغلب افراد این حقیقت را درک نمی‌کنند که افراد دیگری، در آینده بایستی این مدارک را بخوانند و سعی کنند تصویر کلی از پروژه به ذهن آورند و بفهمند که واقعاً» در پروژه چه روی داده است؟ چه زمانی این اتفاق افتاده است؟ چه کسی ناظر این رویداد بوده است؟ و توضیح دهد که چرا این اتفاق روی داده است. فقدان مدارک می‌تواند مشکل مهمی به وجود آورد، چون از این مدارک می‌توان متوجه شد که موضوع مورد ادعا به چه دلایلی و در چه زمانی روی داده است.
مستندات گردآوری شده همزمان با اجرای پروژه نیز اهمیت دارد، زیرا به منظور ارایه مدارک به مرجع رسیدگی یا دادگاه، مستندات پشتیبان مدارک اصلی بایستی تهیه شود و مستندات بایستی به نحوی شد که نشان دهنده فعالیت‌ها و مدارک صحیح فنی، مالی و بازرگانی در دوره انجام کار باشد. اگر این حقایق را نتوان اثبات کرد مدارک ارایه شده به عنوان شاهد مدعا ارزش کمی خواهند داشت.
به‌هر‌حال بحث عقد قرارداد و طرح ادعای بعد از بروز مشکل در حین اجرای پروژه، مانند بحث پیشگیری و درمان بیماری است. به عبارت دیگر به همان ترتیب که پیشگیری از درمان ارزان‌تر و راحت‌تر است، دقت در تهیه و تنظیم پیشنهاد مناقصه و بررسی و مطالعه لازم در هنگام عقد قرارداد، در حفظ منافع و حقوق پیمانکار یا کارفرما، بسیار مؤثرتر از طرح ادعا بعد از عقد قرارداد است. بنابراین از ابتدای کار بایستی به مراحل بعدی و پایان کار فکر کرد.
نتیجه‌گیری
در این مقاله سعی شد تا به موارد مهم ادعاهای قراردادی پیمانکاران اشاره و به اهمیت مستندسازی دقیق برای حل‌وفصل ادعاها توجه داده شود. در همین رابطه ممکن است مطلب آیا امکان درخواست فسخ قرارداد از جانب پیمانکار وجود دارد، نیز برای شما مفید باشد. درنهایت بایستی توجه داشت که صرف‌نظر از این‌که در دعاوی بین کارفرما و پیمانکار کدامیک از طرفین برنده می‌شوند، آن‌چه مهم است انجام به‌موقع، باکیفیت و با قیمت مناسب پروژه است. در این رابطه بایستی سعی شود تا پیمانکار و کارفرما و کلیه گروه‌های ذی‌نفع پروژه در یک تعامل شفاف و منطقی و با نگرشی سیستمی به منافع کل پروژه توجه کنند و به کمک یکدیگر به استقرار رابطه برد – برد بیندیشند.
منبع: مناقصات ایران
با نرم افزار مدیریت معاملات می توانید انواع اسناد و مکاتبات خود را در سیستم ثبت کنید، به صورت خودکار گزارش بگیرید، مراحل اجرای قرارداد را فاز بندی کنید، انواع ارزیابی های کیفی و فنی را تعریف کنید و بسیاری امکانات دیگر که یک نرم افزار مدیریت قرارداد کامل باید داشته باشد.
بدون دیدگاه