مدیریت قرارداد چیست؟

قراردادها یکی از ابزارهای کلیدی و بسیار مهم در چرخه مدیریت روابط بین افراد و سازمان ها می باشد؛ از این رو دارای نقش حیاتی در تنظیم روابط هستند و به عنوان ابزاری قانونی، اقتصادی و اجتماعی عمل میکنند. قراردادها تعهدات و مسئولیت های طرفین را مشخص می کند، باعث ایجاد اعتماد و اطمینان بین طرفین می شود، اختلافات را به حداقل می رساند و چارچوبی برای حل اختلافات بوجود می آورد. همچنین قراردادها همکاری و روابط تجاری را تسهیل می بخشد و با حمایت قانونی از هرگونه سو استفاده و اختلاف در بین طرفین جلوگیری می کند از این رو مدیریت قراردادها از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می باشد و زمینه را برای تعاملات موثر و پایدار فراهم می کند. در این مقاله به توضیح مراحل قرارداد، مدیریت قرارداد چیست و نرم افزار مدیریت قراردادها خواهیم پرداخت.

مدیریت قراردادها

مدیریت قراردادها یا “contract management” به فرایند سیستماتیکی گفته می شود که در آن یک قرارداد از ابتدای شکل گیری، اجرا تا نظارت و خاتمه قراردادها ثبت و مورد بررسی قرار می گیرد. در این فرایند بر عملکرد طرفین قرارداد و اطمینان از پایبندی به تعهدات مندرج در قرارداد نظارت می شود. مدیریت قراردادها به بهبود بهره وری، کاهش ریسک و اطمینان از تحقق اهداف قرارداد کمک میکند از این رو برای سازمان ها و شرکت ها از اهمیت زیادی برخوردار می باشد.

مراحل مدیریت قرارداد

مدیریت قرارداد شامل مراحلی از جمله ایجاد قراراداد، بازبینی و تایید، اجرای قرارداد، نظارت و ارزیابی، اصلاحات و تغییرات، خاتمه و در صورت لزوم تمدید قرار داد می شود که در ادامه به هر کدام از این مراحل خواهیم پرداخت.

ایجاد قرارداد

در مرحله ایجاد قرارداد ابتدا شرایط و مفاد قرار داد ذکر شده و طرفین در رابطه با حقوق، تعهدات و مسئولیت ها به صورت کاملا شفاف به مذاکره می پردازند که در صورت توافق طرفین قرارداد ایجاد می شود.

بازبینی و تأیید

در این مرحله مفاد قرارداد از نظر قانونی، مالی و اجرایی به صورت دقیق مورد بررسی قرار می گیرد تا از انطباق قرارداد با سیاست ها و مقررات داخلی و خارجی اطمینان حاصل شود.

اجرای قرارداد

بعد از مذاکره بر شرایط و مسئولیت ها و بررسی مفاد قرارداد طرفین قرارداد مذکور را امضا کرده و پس از آن قرارداد لازم الاجرا می شود. در این مرحله نظارت بر کار و پیشرفت آن مورد بررسی قرار میگیرد.

نظارت و ارزیابی

در این مرحله عملکرد طرفین و میزان پایبندی آن ها به مفاد قرارداد مورد نظارت و ارزیابی قرار می گیرد و همچنین تخلفات و مشکلات احتمالی در روند کار ثبت و گزارش می شود.

اصلاحات و تغییرات

در طول زمان ممکن است هر یک از طرفین بخواهند تغییراتی را در قرارداد ایجاد کنند که این تغییرات باید با توافق طرفین انجام شود و پس از مذاکره و تایید طرفین اصلاحات لازم در قرارداد ثبت می شود.

خاتمه قرارداد

هنگامی که زمان قرارداد به پایان می رسد و یا اهداف ذکر شده در آن به سرانجام می رسد فرایند خاتمه قرارداد آغاز می شود که در آن به تسویه حساب ها، جمع بندی و ثبت سوابق رسیدگی می شود.

اهمیت مدیریت قرارداد

مدیریت قرارداد در موفقیت یک شرکت، سازمان و یا حتی پروژه های شخصی از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد. فرایند مدیریت قرارداد به سازمان ها کمک می کند تا تعهدات قانونی و مالی خود را به صورت کامل و موثر اجرا کنند و بر روند و شفافیت آن نیز نظارت داشته باشند. این فرایند همچنین به کاهش ریسک ها، مدیریت هزینه های اضافی و افزایش ارزش قراردادها به صرفه جویی در هزینه ها کمک می کند، روابط تجاری بلند مدت را بهبود می بخشد و زمینه ساز رشد و توسعه پایدار را فراهم می کند.

فرایند مدیریت قراردادها با مدیریت زمان، هماهنگی بهتر و پیشگیری از دوباره کاری باعث افزایش بهره وری سازمان ها می شوند و با پیش بینی و کنترل تغییرات و برنامه ریزی برای آینده موجبات پیشرفت سازمان را تضمین می کند.

مدیریت قراردادها همچنین از این لحاظ که می توان کنترل و نظارت کاملی بر مفاد قراردادها داشت و مطالبات طرفین را پیگیری کرد حائز اهمیت می باشد.

نرم افزار مدیریت قرارداد درگاه

نرم افزار مدیریت قراردادها یک ابزار دیجیتال است که با استفاده از آن می توان کلیه فرایندهای مربوط به مدیریت قراردادها را به صورت خودکار و سیستماتیک دنبال کرد. این نرم افزارها امکاناتی را برای سازمان ها در رابطه با ثبت و و ذخیره سازی اسناد و مدارک، نظارت بر اجرا، پیگیری تاریخ های مهم، تحلیل داده ها و سایر فرایند های مدیریتی فراهم می کند. نرم افزارهای مدیریت قرارداد با خودکار سازی فرایندها احتمال اشتباه و خطای انسانی را به حداقل می رساند؛ همچنین با امکان دسترسی به اطلاعات و جستجو سریع باعث صرفه جویی در زمان می شود.

با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها می توانید تمامی فرایندهای سازمان و یا شرکت خود را از مرحله تهیه پیش نویس تا تسویه حساب  کامل مدیریت کنید. با استفاده از این نرم افزار همچنین می توانید مدیریت تعداد قراردادهای منعقد شده، پیشرفت مفاد قرارداد، پیگیری مهلت هر قرارداد و تغییرات بودجود آمده در آن را در دست داشته باشید. ثبت و مدیریت اطلاعات قرارداد، تعریف اعتبارات و بودجه، تعریف و مدیریت پروژه ها، هشدار تاریخ خاتمه قرارداد و ضمانتنامه ها، پوشش تمامی فرایندهای کنترل قرارداد از دیگر ویژگی های نرم افزار مدیریت قرارداد درگاه می باشد.

نتیجه گیری

امروزه همه چیز بر پایه قرار داد شکل می گیرد از این رو قراردادها نقش بسیار مهم و حیاتی در تنظیم روابط دارند. چراکه قراردادها با مشخص کردن تعهدها و مسئولیت ها باعث ایجاد و افزایش اعتماد بین طرفین می شود که در نتیجه این امر مدیریت قراردادها نیز حائز اهمیت می باشد. با توجه به نقش قراردادها و مدیریت آن نرم افزارهایی در جهت تسهیل و تسریع این امور طراحی شده که با گذشت زمان به ابزاری ضروری برای سازمان ها و شرکت ها بدل شده اند.

این نرم‌افزارها نه‌تنها کارایی و دقت را افزایش می‌دهند، بلکه به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با کاهش ریسک‌ها و صرفه‌جویی در زمان و هزینه، عملکرد بهتری داشته باشند. شرکت مهندسی نرم افزار اندیشه پرداز مفتخر است با داشتن بیش از بیست سال سابقه با تیمی مجرب و متخصص شما را در این امر همراهی کند.