تفاوت بین خرید و تامین تدارکات در پروژه

مدیریت تدارکات و خرید یکی از جوانب حیاتی در موفقیت هر پروژه است.به ‌طور معمول، شرکت‌ها بخش زیادی از درآمد خود را برای محصولات یا خدمات صرف می‌کنند تا تجارت خود را عملیاتی کنند؛ به‌ همین دلیل، روش‌هایی استراتژیکی را اتخاذ می‌کنند تا ارزش خریدهای خود را بیش از پیش افزایش و توسعه دهند. این فرایند استراتژیک به‌ عنوان تهیه و تدارکات شناخته می‌شود. اما برخی از افراد ممکن است با تفاوت خرید و تامین تدارکات در پروژه آشنا نباشند. در این مقاله، به بررسی و توضیح این دو مفهوم و تفاوت خرید و تدارکات در محیط پروژه خواهیم پرداخت.

خرید در پروژه:

خرید در پروژه به تمام فعالیت‌هایی اشاره دارد که به منظور تهیه کالاها یا خدمات مورد نیاز پروژه انجام می‌شود. در این فرآیند، تعیین نیازها، ارزیابی تأمین‌کنندگان، مذاکره قراردادها و تحویل کالاها یا خدمات وارد می‌شود. مسئولیت‌های اصلی در این روند بر عهده بخش خرید و تأمین می‌باشد.

تامین تدارکات در پروژه:

تامین تدارکات در پروژه بیشتر به فرآیندی اشاره دارد که در آن منابع مورد نیاز برای پروژه از منابع خارجی یا داخلی تأمین می‌شود. این فرآیند شامل ارزیابی نیازها، انتخاب تأمین‌کنندگان، مذاکره قراردادها و تأمین منابع می‌شود. در واقع، تامین تدارکات به گستره‌ای از فعالیت‌ها اشاره دارد که برای فراهم کردن منابع مورد نیاز برای پروژه صورت می‌گیرد.

تدارکات چیست؟

تدارکات فرایندی است متشکل از خرید محصولات یا خدمات از یک منبع خارجی که استفاده‌های تجاری دارد. نوع استفاده از آن معمولا با مشاغل و تجارت مرتبط است، زیرا شرکت‌ها برای انجام کارهای تجاری خود (که‌ معمولا در مقیاس نسبتا گسترده‌ای انجام می‌شوند)، به خرید کالا یا درخواست خدمات نیاز دارند.
فرایند خرید و تدارکات این تضمین را به ‌وجود می‌آورد که خریدهای شرکت منصفانه و کاملا رقابتی هستند و در عین‌ حال، بهترین قیمت‌های ممکن و موجود در بازار را پوشش می‌دهند. با توجه به بهره وری هایی که در یک فرایند خرید رسمی به ‌وجود می‌آیند، تدارکات نقشی اساسی در ساختار مدیریتی کل شرکت دارد. برخی از مسائل موجود در ترازنامه و جریان وجوه نقد یک شرکت با خرید و تدارکات، مانند نگهداری کالاهای موجود و لوازم خریداری‌‌شده برای مدت طولانی، در ارتباط است.

تفاوت خرید و تامین تدارکات:

خرید: عملیات خرید در پروژه معمولاً به تهیه کالاها یا خدمات مورد نیاز اشاره دارد. این شامل مواد اولیه، تجهیزات، نرم‌افزارها، خدمات حمل و نقل و غیره می‌شود.
تامین تدارکات: این فرآیند شامل تأمین تمامی منابع مورد نیاز برای پروژه است، از جمله نیروی انسانی، مواد مصرفی، تجهیزات، مالیات و حتی مواد مصرفی مانند محصولات غذایی و مواد بهداشتی.

رویکرد:

خرید: در فرآیند خرید، تمرکز بیشتر بر روی انتخاب و تهیه کالاها و خدمات است. هدف اصلی در اینجا تأمین نیازهای موجود است.
تامین تدارکات: در تامین تدارکات، تمرکز بر روی فراهم کردن تمامی منابع مورد نیاز برای پروژه است، از جمله ایجاد ساختارها و فرآیندهایی برای مدیریت نیازهای آتی.

که درادامه بصورت مفصل‌تری توضیح خواهیم داد.

تفاوت خرید و تدارکات چیست؟

بسیاری از افراد کلمات «خرید کردن» و «تدارکات» را به ‌اشتباه به ‌جای یکدیگر استفاده می‌کنند؛ اگرچه این واژه‌ها به هم شبیه هستند، معانی مختلفی دارند. تدارکات یک فرایند استراتژیک است، در حالی که خرید ‌کردن یک معامله و خرید برای دریافت محصولات یا خدمات است. تدارکات بر فرایند استراتژیک تأمین کالاها یا خدمات، مانند تحقیق، مذاکره و برنامه ریزی، متمرکز است؛ در حالی که روند خرید ‌کردن بر نحوه‌ی سفارش و خرید محصولات یا خدمات، مانند ارسال سفارش‌های خرید و تسویه‌ حساب پرداخت‌ها، متمرکز است.

انواع تدارکات

دو نوع تدارکات داریم: مستقیم و غیرمستقیم. هریک از این‌ها نقشی اساسی در عملیات شرکت‌ها دارند.

تدارکات مستقیم

فرایندی است متشکل از خرید مواد اولیه، اجزا و خدماتی که شرکت‌ها برای تولید کالا یا محصولاتشان از آن‌ها استفاده می‌کنند؛ به‌ عنوان مثال، شرکت‌های تولیدکننده‌ی اتومبیل برای ساخت کامل یک وسیله‌ی نقلیه، به طیف گسترده‌ی قطعات نیاز دارند و از تمام این قطعات در ساخت مستقیم وسیله‌ی نقلیه استفاده می‌کنند.

تدارکات غیرمستقیم

فرایندی است متشکل از خرید محصولاتی که فعالیت‌های روزانه‌ی یک شرکت را پشتیبانی می‌کنند. این نوع محصولات شامل مواردی مانند تمیزکننده‌ها، لوازم اداری و نرم‌افزارهای پشتیبانی هستند. این محصولات به روشی غیرمستقیم به عملکردهای تجاری شرکت کمک می‌کنند.

نسبت تدارکات مستقیم و غیرمستقیم معمولا بر اساس صنعت و مشاغل تجاری و فردی متفاوت است. برخی از صنایع، مانند صنایع تولیدی، به تدارکات مستقیم متکی هستند، در حالی که شرکت‌های خدماتی بیش‌تر تدارکات غیرمستقیم را انجام می‌دهند.

مراحل فرایند تدارکات چیست؟

مراحل موجود در فرایند تدارکات، بسته به اهداف و نیازهای شغلی شما، متفاوت هستند. به طور معمول، روند تدارکات و خرید شامل موارد زیر است:

شناسایی نیازهای کالاها و خدمات

به عنوان یک شرکت، اولین قدم شما برای شروع فرایند خرید باید شناسایی نیاز به یک محصول یا خدمات باشد. شرکت‌ها معمولا قبل از ثبت درخواست خرید، که ممکن است خرید دوباره‌ یا سفارش کاملا جدیدی باشد، نیازهای خود را تجزیه‌و‌تحلیل و محصولات یا خدمات موجود را نیز بررسی می‌کنند. بسته به نوع نیاز، بخش‌های مختلف شرکت ممکن است در این امر دخیل باشند. ممکن است لازم باشد که برای تحقیق درمورد نیازهای بازار مذاکراتی صورت بگیرد. در این میان، ضرورت تجارت در این بخش ارزیابی و همچنین انجام تحقیقاتی درباره‌ی رقبا نیز بررسی می‌شود.

یافتن تأمین‌کنندگان

پس از شناسایی نیازهای شرکت شما، گام بعدی یافتن تأمین‌کنندگان مربوط است. شرکت‌ها معمولا برای مقایسه‌ی تأمین‌کنندگان بالقوه، از اسناد درخواست اطلاعاتی (Request For Information) یا به اختصار RFI استفاده می‌کنند. RFI به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا درمورد محصولات یا خدمات خود از تأمین‌کنندگان بالقوه اطلاعاتی بخواهند. این سند معمولا در اوایل مراحل تدارکات و خرید، با هدف جمع‌آوری اطلاعات درباره‌ی توانایی تأمین‌کننده در تأمین نیازهای شرکت و حل مشکلات اختصاصی ارسال می‌شود.

درخواست اطلاعات فروش و برآورد قیمت‌ها

پس از ارسال RFI به شرکت، مرحله‌ی بعدی شما درخواست برآورد قیمت و هزینه‌ها (Request For Quotation) یا به اختصار RFQ است. RFQ سندی است که شرکت با درخواست قیمت‌گذاری برای محصول یا خدمات به تأمین‌کنندگان بالقوه ارائه می‌دهد. این لیستی از قیمت‌هاست برای مواردی مانند سخت‌افزار، که قابل‌اندازه‌گیری هستند و به‌ صورت دقیق نگاشته شده‌اند. مرحله‌ی RFQ یا از طریق مذاکره‌ی مستقیم یا از راه مزایده انجام می‌شود.

ارزیابی مناقصه

هنگامی که تأمین‌کنندگان شرکت خود را انتخاب کردید، روند ارزیابی مناقصه آغاز می‌شود. این روند شامل ارزیابی کیفیت خدمات یا محصولات تأمین‌کننده، بازه‌های زمانی، قابلیت‌های تکمیل فرایند خرید و جزئیات مالی آن است؛ هم‌چنین، ممکن است شامل ارزیابی هزینه، آزمایش نمونه‌های محصول یا خدمات، مقایسه‌ی قیمت و ارزیابی تأمین‌کننده باشد.

توافق درمورد شرایط و ضوابط با تأمین‌کنندگان

مرحله‌ی بعدی شما ترتیب قرارداد خرید است. قرارداد تدارکات درباره‌ی شرایط و ضوابط خرید (توافق‌ها، هزینه‌ها، بازه‌های زمانی و سطح سهام موردنیاز برای به ‌حداقل رساندن خطرات) است.

شرایط و ضوابط مندرج در قرارداد خرید می‌توانند به عنوان یک نشان‌گر در برابر شاخص اصلی عملکرد (KPI) استفاده شوند که به شما این امکان را می‌دهند که روابط تأمین‌کننده را مدیریت کنید و مشکلات احتمالی‌ای که ممکن است در روند خرید شرکت شما رخ دهند را برطرف کنید. حفظ ارتباط موثر با تأمین‌کنندگان اصلی می‌تواند در نیازهای تدارکات شرکت در آینده نقشی اساسی داشته‌باشد.

تهیه، تنظیم و دریافت محصولات یا خدمات

در این مرحله، تأمین‌کننده‌ محصولات یا خدمات وعده‌ داده‌شده را بر اساس جدول زمانی مشخصی ارائه می‌دهد. پس از دریافت آن‌ها، مسئول ‌خرید شرکت شما سفارش‌ها را بررسی می‌کند و هرگونه مشکلی را به تأمین‌کننده اطلاع می‌دهد. تأمین‌کننده ممکن است وظیفه‌ی نصب و آموزش‌های خاص را نیز بر عهده داشته‌باشد.

مدیریت تضمین کیفیت

برای تعیین این‌ که آیا می‌خواهید محصول یا خدمات را دوباره سفارش دهید و قرارداد خود را با تأمین‌کننده ادامه دهید، باید تجربه‌ ی خریدتان را مجدد ارزیابی کنید که این کار از طریق مدیریت تضمین کیفیت انجام می‌شود.

مراحل خرید

خرید زیرمجموعه‌ی تدارکات است که معمولا به خرید محصولات یا خدمات اشاره دارد. فرایند خرید شامل مراحل زیر است:

صدور تأیید سفارش خرید (POA)

در این مرحله از تدارکات خرید، تأمین‌کننده برای تأیید دریافت سفارش خرید (POA)، تصدیق سفارش خرید (POA) را برای شما، به عنوان خریدار، صادر می‌کند. POA به تأمین‌کنندگان اجازه می‌دهد تا درمورد هر تغییری که ممکن است به تغییر در سفارش خرید خریدار منجر شود، بازخوردهای خود را به خریداران ارائه دهند. این تغییرات می‌توانند شامل تاریخ، مقدار و قیمت باشند، اما فقط به این موارد محدود نمی‌شوند.

صدور قرارداد حمل‌ پیش از موعد (ASN)

در این مرحله، تأمین‌کننده اعلان حمل پیش‌ازموعد (ASN) را ارسال می‌کند. ASN سندی است که اطلاعات دقیق مربوط به تحویل‌های در‌صف ‌انتظار را در اختیار خریدار قرار می‌دهد. هدف از ASN آگاهی‌ دادن به خریدار در هنگام تحویل و ارائه‌ی مشخصات فیزیکی درمورد تحویل است تا در این صورت، بتوانید برای پذیرش آن آماده باشید.

صدور رسید کالا

پس از رسیدن محموله به محل خریدار، باید مراحل دریافت کالا را شروع کنید که شامل انطباق کالاهایی که دریافت کرده‌اید با سفارش خرید آن‌هاست؛ همچنین، بررسی سالم بودن و صدمه نخوردن به کالاها را در بر می‌گیرد. پس از اطمینان از این‌که کالاها در واقع همان‌هایی هستند که سفارش داده‌اید و از وضعیت مطلوب آن‌ها رضایت داشتید، می‌توانید قبض (رسید) کالاها را ارائه دهید.

صورت‌حساب (فاکتور کردن)

تأمین‌کننده نیز برای شما فاکتور صادر می‌کند. فاکتور،‌ که برخی اوقات «فاکتور فروش» نامیده می‌شود، سندی است که تأمین‌کننده یا ارائه‌دهنده‌ی خدمات برای ایجاد تعهد نسبت به پرداخت از سوی خریدار، برای او ارسال می‌کند. این بدان معنی است که فاکتور، تأیید کتبی توافق‌نامه بین تأمین‌کننده و خریدار کالا یا خدمات است.

تطبیق سه‌طرفه

تطبیق سه‌طرفه روشی است که برای تأیید و تصدیق اعتبار فاکتور تأمین‌کننده استفاده می‌شود. فاکتوری که از تأمین‌کننده دریافت می‌کنید، باید با اطلاعات زیر مطابقت داشته‌باشد:

اطلاعات مربوط به فاکتور سفارش خرید تأمین‌کننده که نشان‌دهنده‌ی قیمت و کمیت محموله‌ای است که خریدار برای خرید کالا یا خدمات موجود در فاکتور تأمین‌کننده توافق می‌کند.

تأمین‌کننده فاکتوری را تحویل می‌گیرد مبنی بر دریافت اسناد و مدارکی که نشانه‌ی اطمینان از تحویل و دریافت کالاها و هم‌چنین رضایت از وضعیت و مطابقت کمیت آن‌ها با فاکتور است.

بنابراین، مطابقت «سه‌طرفه» به روند تطبیق سه سند (سفارش خرید، فاکتور و گزارش دریافتی) برای اطمینان از تکمیل فرایند پرداخت اشاره دارد. این روند اطمینان می‌دهد که فقط برای خریدهای مجاز و موردتوافق پرداختی انجام می‌شود و در نتیجه، از ضررهای ناشی از بی‌احتیاطی، جعل و تقلب جلوگیری می‌کند. اگر این مطابقت سه‌طرفه نشان دهد که فاکتور بدون نقص است، پس شما، به ‌عنوان خریدار، می‌توانید مرحله‌ی پرداخت را انجام دهید؛ در غیر این صورت، باید درمورد هر مسئله‌ای که مشکل‌ساز بود، با تأمین‌کنندگان تماس بگیرید و از آن‌ها بخواهید که فاکتور را اصلاح کنند یا یک یادداشت اعتباری (اعلامیه‌ی بستان‌کار) صادر کنند.

فرایند پرداخت

پس از تأیید نهایی فاکتور تأمین‌کننده، می‌توانید به ‌طور کامل یا جزئی(اقساط) پرداخت به تأمین‌کننده را شروع کنید. روش‌های مختلفی برای پرداخت به تأمین‌کنندگان وجود دارند که شامل موارد زیر هستند:

پرداخت نقدی
پرداخت از طریق چک (حواله)
پرداخت از طریق کارت اعتباری
انتقال آنلاین شخص ثالث

بصورت مختصر درمورد مسئولیت ها خواهیم داشت:
مسئولیت‌ها:
 خرید: مسئولیت اصلی در این روند بر عهده بخش خرید و تأمین می‌باشد، که معمولاً از بخش‌هایی از سازمان مانند بخش خرید، تأمین، یا تجاری انجام می‌شود.
تامین تدارکات: این فرآیند بیشتر مسئولیت مدیریت تدارکات و مدیریت پروژه را در بر می‌گیرد، زیرا شامل فرآیندهایی است که برای فراهم کردن منابع مورد نیاز برای پروژه لازم است.

سطح پوشش:

خرید: پوشش این فرآیند معمولاً تمامیت کالاها و خدمات مورد نیاز پروژه است، به طوری که هر گونه مواد یا خدمات لازم برای انجام پروژه را ارائه می‌دهد.
تامین تدارکات: این فرآیند شامل تمامی منابع مورد نیاز برای پروژه است، از جمله نیروی انسانی، تجهیزات، مواد مصرفی، مالیات، و غیره.

کلام آخر

در کل، دانستن تفاوت خرید و تامین تدارکات که دو فرآیند مهم در مدیریت پروژه هستند از اهمیت بسیاری برخوردار است که هر کدام وظایف و مسئولیت‌های خود را دارند. درک دقیق تفاوت‌های بین این دو مفهوم، به مدیران پروژه کمک می‌کند تا رویکردها و استراتژی‌های مناسب برای مدیریت خرید و تدارکات در پروژه خود را تعیین کنند و به بهترین نحو از منابع موجود استفاده کنند.نرم افزار خرید و تدارکات به سازمان ها این امکان را می‌دهد تا تمامی مراحل گفته شده فوق برای خرید و تدارکات از ثبت درخواست اولیه تا ثبت قرارداد را در محیط امن این نرم افزار انجام دهند.

منبع: کاربوم