راهکارهای کاهش هزینه های تامین بدون تغییر در کیفیت

مدیریت زنجیره تامین به هماهنگی و مدیریت تمام فعالیت های مرتبط با جریان کالاها، از مواد اولیه تا محصولات نهایی اشاره دارد. کسب و کارهایی که یکی از اهداف آن ها برآورده کردن نیازهای مشتری و برقرار کردن تعادل بین هزینه ها و افزایش میزان کارآمدی است، مدیریت زنجیره تامین امری ضروری محسوب می شود. هزینه های زنجیره تامین شامل موجودی، حمل و نقل، انبارداری و موارد دیگر، سهم بزرگی از هزینه های عملیاتی هر سازمانی را شامل می شود از این رو یکی از الویت های سازمان ها مدیریت درست و بهینه این هزینه ها می باشد، به ویژه امروزه که تورم، نوسانات نرخ ارز، عدم ثبات اقتصادی، تعرفه های بالقوه و … تاثیر چشم گیری بر افزایش هزینه های عملیاتی سازمانی دارد.

از آنجایی که بهینه سازی هزینه های زنجیره تامین یک استراتژی حیاتی برای کسب و کارهای محسوب می شود، سازمان ها از روش های مختلفی چون اجرای سیستم های موثر مدیریت موجودی برای کنترل هزینه های نگهداری و سفارش گذاری، تحلیل و ارزیابی داده های برای پیش بینی دقیق تقاضا، جلوگیری از تولید مازاد و مذاکره با تامین کنندگان جهت دستیابی به قیمت و شرایط بهتر بهره می جویند. در این مقاله به ارائه راهکارهای کاهش هزینه های تامین بدون تغییر در کیفیت می پردازیم.

انواع هزینه ها در مدیریت زنجیره تامین

از مهم ترین هزینه ها در مدیریت زنجیره تامین می توان به هزینه های سرمایه گذاری در تاسیسات جدید، تجهیزات و منابع انسانی، هزینه های حمل و نقل، هزینه های انتخاب تامین کننده مناسب برای دریافت محصولات و مواد با کیفیت (با قیمت مناسب)، هزینه های تولید، هزینه های موجودی که منجر به افزایش هزینه های انبارداری و حمل و نقل می شود اشاره کرد.

مزایای مدیریت موثر هزینه های زنجیره تامین

مدیریت و کنترل هزینه های زنجیره تامین تنها به بهینه سازی هزینه ها و منابع مالی منجر نمی شود بلکه سرعت عملیات در سازمان ها و میزان کارایی را بهبود می بخشد، فرصت های جدید کسب و کار را برای سازمان ها شناسایی و فراهم می کند و با آزاد سازی نقدینگی شرایط سرمایه گذاری در بخش های دیگر کسب و کار را مهیا می کند. سازمان ها با به کار گیری این روش های پایدار و کارآمد اعتبار و شهرت خود را افزایش داده و مزیتی رقابتی کسب می کنند.

راهکارهای کوتاه مدت کاهش هزینه های تامین بدون تغییر در کیفیت

حذف هزینه های خارج از فرایندهای سازمانی (Maverick Spending)

هزینه های خارج از فرایندهای سازمانی به هزینه هایی گفته می شود که خارج از فرایندهای رسمی خرید سازمان انجام میگیرد. این هزینه ها تدریجی، آرام، پراکنده و تصادفی ظاهر می شوند و زمانی که سازمان ها با این هزینه ها رو به رو می شوند، قابل پیگیری نیستند و اهمیت آن ها به درستی درک نمی شود. سازمان ها معمولا قوانین مشخصی برای خرید دارند که توسط تیم مالی و یا مدیران بودجه تعریف شده اند. خریدهای عمده با نظارت مستقیم تیم خرید انجام می شود در صورتی که هزینه های سرکش به شیوه رسمی ثبت نمی شوند و قابلیت پیگیری ندارند.

بازنگری در مشخصات کالا یا خدمات

به چالش کشیدن مشخصات و ویژگی های محصول یا خدمات و تحلیل و بررسی احساس نیاز به آن، موقعیت های جدیدی را برای شما بوجود می آورد. اگر نیازهای سازمان خود را بر اساس عملکرد یا نتیجه مد نظر تعریف کنید، امکان مشارکت تامین کنندگان بیشتری فراهم می شود که تحت تاثیر آن رقابت نیز افزایش می یابد.

بازنگری در شرایط قراردادهای فعلی

بررسی و به چالش کشیدن شرایط قراردادهای موجود اقدامی پذیرفته شده و طبیعی است. بازنگری در هر قراردادی که بیش از ۳ سال از آن می گذرد به احتمال زیاد فرصت های جدیدی را در اختیار شما قرار می دهد. برخی از آن ها از حالت رقابتی خارج شده اند و امکان بازنگری در شرایط پرداخت آن ها وجود دارد؛ از این رو گفت و گو با تامین کنندگان درباره ی تغییرات احتمالی در دفعات خرید امکان دریافت تخفیف های حجمی را فراهم می آورد. با تغییر شرایط اقتصادی و فناوری، الگوهای مصرف نیز دچار دگرگونی می شوند و این شرایط فرصت خوبی برای مذاکره مجدد در خصوص قیمت ها با تامین کنندگان شما محسوب می شود.

بررسی هزینه های عملیاتی

برنامه ریزی درست خرید با استفاده بهتر از منابع، کاهش چشم گیری در هزینه ها بوجود می اورد. برنامه ریزی ضعیف منجر به خریدهای اضطراری، پرهزینه و افزایش هزینه های حمل و نقل می شود. با ساده سازی فرایندهای داخلی می توانید هزینه های معاملاتی و مستندسازی اضافی را کنترل و مدیریت کنید.

ارزیابی تامین کنندگان غیررقابتی

در هنگام بازبینی قراردادها، سازمان‌ها می‌توانند با بهره‌گیری از فرایند “Benchmarking”، هزینه‌ها را کاهش دهند. این کار از طریق مقایسه تأمین‌کنندگان فعلی با گزینه‌ های موجود در بازار انجام می‌ شود تا مواردی که قیمت‌ های غیررقابتی دارند شناسایی شوند. در صورت نیاز، سازمان های می توانند با آن تامین کنندگان برای کاهش قیمت مذاکره کنند و یا آن ها را با منابع مناسب تر، جایگزین کنند که این اقدام بهینه‌ سازی هزینه‌ ها را به همراه دارد.

استفاده موثر از داده های موجود

با بررسی و تحلیل داده ها در رابطه با خریدهای گذشته و عملکرد تامین کنندگان می توانید فرصت های جدید را شناسایی کنید و با امکگان مذاکره مجدد هزینه ها را کاهش دهید.

راهکارهای بلند مدت کاهش هزینه های تامین بدون تغییر در کیفیت

شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) جهت مدیریت زنجیره تامین

شاخص های کلیدی عملکرد (key performance indicator) یکی از معیارهای مهم و کلیدی برای ارزیابی عملکرد زنجیره تامین هستند. این شاخص ها قابلیت اندازه گیری دارند از این رو به مدیران کمک می کند تا کارایی و صرفه جویی در هزینه ها را مدیریت کنند و تصمیم های کارآمدتری را اتخاذ کنند.
برخی از KPI های مهم در زنجیره تامین عبارتند از:

گردش موجودی

نرخ گردش موجودی نشان می دهد که موجودی انبار هرچند وقت یک بار به فروش می رسد و جایگزین می شود. نرخ بالاتر نشان دهنده فروش بهتر و هزینه های نگهداری کمتر است.

زمان چرخه تکمیل سفارش

این شاخص زمان را از دریافت سفارش تا هنگام تحویل را اندازه می گیرد. چرخه های کوتاه تر علاوه بر به همراه داشتن رضایت مشتری، نشان دهنده ی کاهش در هزینه های انبارداری است.

هزینه زنجیره تامین به ازای هر واحد

با استفاده از این شاخص کل هزینه انتقال یک واحد محصول در زنجیره تامین را بررسی می کند. هرچه این عدد کمتر باشد عملیات موثرتر است.

نرخ سفارش کامل

این نرخ درصد سفارش هایی را نشان می دهد که بدون خطا، در زمان درست، با کیفیت مناسب و در مقصد مد نظر تحویل داده شده اند. نرخ بالای سفارش کامل به معنی کاهش برگشتی ها و اصلاحات است که در نهایت باعث کاهش هزینه ها می شود.

با بررسی دقیق و مستمر این شاخص ها، مدیران زنجیره تامین می توانند نواحی ناکارآمد را شناسایی کرده، استراتژی های کاهش هزینه را اجرا کنند و در نهایت عملکرد مالی سازمان را بهبود بخشند.

افزایش شفافیت از طریق مدل سازی

سازمان ها با درک دقیقی از هزینه های خود بهتر می توانند هزینه های زنجیره تامین خود را بهبود بخشند. این مسئله در سازمان های بزرگ به دلیل پیچیدگی زنجیره تامین با چالش های بیشتری همراه می باشد. کسب و کارهای پیشرو در زمینه مدیریت هزینه، مدل های دقیق و پویا طراحی می کنند که هزینه ها را در مراحل و فرایندهای مختلف زنجیره تامین کمی سازی می کند. این مدل های باعث شده تا سازمان ها دید بهتری نسبت به ساختار هزینه ها داشته باشند و بتوانند عملکرد را به صورت موثرتری پایش نمایند.

سازمان ها برای ساخت چنین مدلی باید اطلاعات دقیق را از سراسر زنجیره تامین جمع آوری کنند، داده ها را در مدلی واحد گردآوری کرده و به صورت لحظه ای بروزرسانی کنند و تحلیل هایی را اجرا کند تا نقاط مشکل دار شناسایی شوند. این مدل ها باعث می شود تا مدیران عملیاتی، درک بهتری از چگونگی ساختار هزینه های فعلی شرکت و کنترل و اثرگذاری آن هزینه ها در بخش های مختلف داشته باشند.

آموزش و توسعه کارکنان

فراهم آوردن بستری مناسب برای آموزش تخصصی کارکنان و توسعه آن ها یک استراتژی کلیدی جهت بهینه سازی هزینه های زنجیره تامین محسوب می شود. آموزش در زمینه تجزیه و تحلیل پیشرفته جهت پیش بینی تقاضا یا مدیریت موجودی به کارکنان ابزار لازم جهت بهینه سازی فرایندها و کاهش هزینه ها را می دهد. برگزاری کارگاه ها و وبینارهای آموزشی در مورد اصول ناب یا استراتژی های کاهش هزینه به کارکنان کمک می کند تا با افزایش میزان کارایی، ضایعات را کاهش دهند. بنابراین آموزش و توسعه تخصصی کارمندان برای تقویت مهارت ها، درک و انتخاب بهترین روش های برای کسب نوآوری در فرایندها و توانمند سازی و رشد حرفه ای کارمندان موثر واقع می شود.

استفاده از فناروی ها نوین

استفاده از نرم افزار ها و هوش مصنوعی با تحلیل هزینه ها، ثبت و مستند کردن اطلاعات، امکان مشاهده و گزارش گیری از داده ها و خودکار سازی سایر فرایندها به کاهش مداخله انسانی و کاهش هزینه ها کمک می کند. در زمینه استفاده از فناوری های نوین، استفاده از فناوری بلاک چین برای شفافیت و ردیابی کالا نیز موثر واقع می شود.

اجرای مدیریت دسته بندی

هدف اصلی از مدیریت دسته بندی، کنترل و مدیریت هر نوع هزینه یا خرید به صورت یکپارچه و جامع در کل چرخه تامین (Procurement Lifecylcle) است. برای مدیریت بهتر این استراتژی، سازمان ها نیازمند برنامه ریزی دقیق هستند و هنگامی که این استراتژی به درستی اجرا شود، تیم خرید می تواند زمان و منابع خود را هوشمندانه تر مدیریت کرده و از انجام خریدهای تکراری و جزئی جلوگیری کند. این استراتژی امکان مذاکره با تامین کنندگان از طریق گردآوری کل خریدها در یک دسته خاص برای خرید عمده از یک کالا و بهره مندی از خدمتی خاص را نیز فراهم می کند.

برون سپاری فعالیت های غیر محوری

با برون سپاری، وظایف غیر محوری مانند مدیریت تاسیسات یا حمل و نقل، امنیت و لجستیک به متخصصان خارجی واگذار می شود. برون سپاری به کسب و کارها کمک می کند تا هزینه ها را به طرز چشم گیری کاهش دهند و با صرفه جویی در زمان و تمرکز بر فعالیت و کارهای مهم تر از تجربه و تخصص سازمان های دیگر بهره مند شوند.

کاهش ریسک در خرید

مدیریت ریسک یک رویکرد کلی است که معمولا در سطح سازمانی انجام می شود. مدیریت ریسک به معنای اعمال درست کنترل های لازم و موثر در حوزه خرید به ویژه برای خریدهای فوری و خارج از برنامه می باشد. از بزرگترین ریسک ها در خرید می توان به وابستگی به یک تامین کننده خاص اشاره کرد و بخش دیگر مدیریت ریسک در خرید، مربوط به تمرکز بر پیشگیری از ایجاد هزینه های غیر ضروری می شود.

اصول تولید ناب (lean Manufacturing)

تولید ناب روشی موثر برای کاهش ضایعات و افزایش سود است. در این نوع تولید بر بهبود مستمر کیفیت، کاهش نقض ها، حذف ضایعات و تولید (به اندازه نیاز) که اصطلاح “just in time” برای آن به کار می رود، تاکید می شود.

نتیجه گیری

برنامه ریزی موثر زنجیره تامین برای رشد و توسعه کسب و کارها ضروری می باشد چرا که میزان اثر گذاری آن بر تمامی عوامل مشهود می باشد. با پیچیده تر شدن فرایند زنجیره تامین سازمان ها مجبور به ساده سازی عملیات ها در جهت کاهش هزینه ها می باشند اما برای بهبود عملکرد زنجیره تامین صرفا کاهش هزینه ها کافی نیست بلکه تمامی فرایندها از تامین مواد اولیه تا توزیع نهایی باید به صورت یکدست بهینه شوند.

بهینه سازی هزینه های زنجیره تامین نه تنها به کاهش هزینه ها منجر می شود، بلکه با توانمند سازی و بهبود کیفیت سرویس، افزایش رضایت مشتری و ارزش های مالی بلند مدت را تضمین میکند و به سازمان مزیتی رقابتی دهد. بکار گیری فناوری های نوین، نظارت مستمر بر شاخص ها، مدل سازی و .. از جمله راهکارهای کاهش هزینه های تامین بدون تغییر در کیفیت می باشد که کسب و کارها با استفاده از آن ها می توانند گامی استوار در جهت کاهش هزینه های عملیاتی تامین بردارند. توجه به این نکته نیز حائز اهمیت است که بهینه سازی هزینه زنجیره تامین تلاشی یکباره نیست، بلکه فرایندی مستمر است که به برنامه ریزی استراتژیک، اجرا و نظارتی پیوسته نیاز دارد.

نرم افزار مدیریت تامین کنندگان درگاه امکان انجام ارزیابی های کیفی و فنی به صورت پویا را برای شما فراهم کرده است که با استفاده از آن می توانید منابع، پیمانکاران، مشاوران و تامین کنندگان خود را مدیریت کنید. همچنین با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها می توانید با ایجاد ساختار شکست هزینه (CBS)، نمایش پیشرفت های مالی در صورت وضعیت های قرارداد، تغییر مقادیر و پوشش تمامی فرایندهای کنترل قرارداد، در جهت مدیریت و بهینه سازی هزینه های قراردادی سازمان خود اقدام کنید.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید.