نقش نرم افزار خرید و تدارکات در کاهش و مدیریت ریسک‌های سازمانی
خرید و تدارکات یکی از اجزای کلیدی زنجیره تامین محسوب می شود که در معرض ریسک های مختلفی از جمله ریسک های عملیاتی، مالی، تامین کننده و … قرار دارد. در دنیای رقابتی امروز تمرکز اصلی سازمان ها بر مدیریت ریسک در بخش های مختلف از جمله خرید و تدارکات می باشد. در این رابطه نرم افزارهای تخصصی مدیریت خرید و تدارکات به عنوان ابزارهایی هوشمند می توانند به کنترل بهتر فرایند زنجیره تامین و کاهش ریسک ها کمک شایانی کند. در این مقاله به بررسی نقش نرم افزار خرید و تدارکات در کاهش و مدیریت ریسک های سازمانی می پردازیم.
شفاف سازی فرآیند خرید
شفاف سازی فرایند خرید و تدارکات یکی از مزایای کلیدی نرم افزار خرید و تدارکات می باشد که در مدیریت ریسک سازمان تاثیر بسزایی دارد؛ این نرم افزار با ثبت درخواست خرید بر اساس درخواست کالا (مناقصه، مزایده، استعلام)، ثبت اطلاعات مناقصه و زمان بازگشایی پاکات، مدیریت پیش پرداخت ها، تحویل ها و صورت حساب های خریدهای جزئی و عمده، تشکیل فهرست بلند و کوتاه با امکات ثبت تمامی اطلاعات مورد نیاز نقش مهمی در مدیریت ریسک و افزایش شفافیت در روند خرید و تدارکات ایفا می کند.
ارزیابی تأمین کنندگان
نرم افزار خرید و تدارکات با داشتن قابلیت ارزیابی کیفی و فنی تامین کنندگان در کاهش و مدیریت ریسک کمک شایانی می کند. با استفاده از این نرم افزارها می توانید انواع ارزیابی های کیفی و فنی به همراه انواع پارامترهای زیر مجموعه را تعریف کنید، ارزیابی های کیفی را به صورت همزمان و غیر همزمان اجرا کنید، ارزیابی های کیفی را به صورت آنلاین برگزار کنید و همچنین قابلیت محاسبه و امتیاز دهی به شرکت کنندگان توسط سیستم در این نرم افزار وجود دارد که باعث می شود سازمان ها از همکاری با تامین کنندگانی که با ریسک بیشتری همراه هستند، اجتناب کنند.
کنترل قراردادها و تعهدات
نرم افزارهای خرید و تدارکات با بهره گیری از ماژول هایی مانند هشدار رویدادهای مهم و تولید خودکار مکاتبات، نقش مؤثری در کاهش و مدیریت ریسک در سازمان ها ایفا می کنند. از جمله قابلیت های این دو ماژول می توان به تعریف جلسات، یادداشت های کاری، ارسال هشدار به ذی نفعان، تعریف انواع مکاتبات اداری و صورت جلسات و ارجاع مستندات مناقصه اشاره کرد که ریسک اختلافات حقوقی را به حداقل می رساند.
گزارش گیری و تحلیل داده ها
با امکان گزارش گیری از قراردادها، اقلام خریداری شده و مقایسه آنها و محاسبه میزان افزایش قیمت به صورت دقیق، می توانید نتایج آن را در قیمت دهی خود لحاظ کنید که تاثیر بسزایی در مدیریت ریسک سازمان دارد. با امکان گزارش گیری از درخواست های کالا و خدمات ثبت شده، گزارش گیری پیشرفته از تمامی اطلاعات و اسناد، گزارش گیری از لیست استعلام ها به تفکیک تامین کننده و گزارش گیری از روند خرید های انجام شده در بازه های زمانی مختلف می توانید نقاط ریسک پذیر سازمان در بخش خرید و تدارکات را با استفاده از این نرم افزار شناسایی کرده و تصمیمات بهتری را اتخاذ کنید.
کنترل بودجه و مدیریت هزینه ها
نرم افزار خرید و تدارکات با برخورداری از قابلیت هایی همچون مدیریت کامل فرآیند برگزاری معاملات و گزارش گیری پیشرفته از کلیه اطلاعات و اسناد، امکاناتی نظیر کنترل بودجه ای فرآیند تدارکات بر اساس وجوه تأمین شده برای خرید، و گزارش گیری از درخواست ها با فیلترهایی مانند وضعیت، نوع بودجه بندی و سایر شاخص ها را فراهم می سازد. همچنین، این نرم افزار با قابلیت گزارش گیری دقیق، امکان مقایسه قیمت بین تأمین کنندگان مختلف و تحلیل نوسانات قیمتی بازار را در اختیار سازمان ها قرار می دهد. از این طریق، می توان جریان هزینه ها را کنترل کرده و با مقایسه قیمت ها، ریسک های احتمالی را شناسایی و مدیریت نمود.
نتیجه گیری
نقش نرم افزار خرید و تدارکات در کاهش و مدیریت ریسک غیر قابل انکار است. نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات نه تنها عملکرد کلی سازمان شما را بهبود می بخشد بلکه به طور مستقیم به کاهش و یا به حداقل رساندن ریسک های عملیاتی، مالی، قراردادی و تامین کمک می کند. افزایش شفافیت در روند خرید و تدارکات، ارزیابی تامین کنندگان، تحلیل داده ها و امکان گزارش گیری و … از جمله قابلیت هایی هستند که مدیریت ریسک را در سطوح بالاتر سازمان امکان پذیر می سازد؛ بنابراین سازمان ها در جهت بهینه سازی، کاهش و مدیریت ریسک بهتر است نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات را به عنوان ابزاری استراتژیک در جهت بهبود عملکرد کلی سازمان در نظر بگیرند.
نرم افزار خرید و تدارکات درگاه با نگرشی متفاوت نسبت به سایر نرم افزارهای موجود و تحلیل دقیق اطلاعات در حوزه مناقصات، مدیریت و برگزاری کلیه امور مربوط به مزایدات و مناقصات را تسریع و تمامی مراحل کاری آن را تسهیل بخشیده است. با استفاده از این نرم افزار امکان گزارش گیری پیشرفته و سریع از تمامی اطلاعات و اسناد، ثبت و مشاهده تمامی جزئیات مربوط به سوابق خرید، ثبت بودجه و مدیریت هزینه ها و ارزیابی تامین کنندگان فراهم می باشد که این امر در مدیریت ریسک سازمان شما نقش کلیدی را ایفا می کند. همچنین با استفاده از این نرم افزار شما می توانید پاکات مناقصه را به صورت الکترونیکی و امن دریافت و در زمان مقرر بازگشایی نمایید که در نتیجه آن دیگر نیاز به حضور فیزیکی شما در سازمان نمی باشد.
با استفاده از سامانه درگاه علاوه بر مدیریت ریسک در بخش های مختلف سازمان خود به ویژه در بخش خرید و تدارکات، مدیریت قراردادها ی خود را نیز می توانید به صورت متمرکز، دقیق و شفاف ساماندهی و کنترل کنید و ریسک و خطاهای انسانی را به حداقل برسانید.
ما را در اینستاگرام دنبال کنید.
بدون دیدگاه