معرفی هفت نرم افزار مرسوم اداری
پیشرفت‌های دنیای دیجیتال، تاثیرات مثبت زیادی بر روی افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد سازمان‌ها و کسب و کارها گذاشته‌اند؛ یکی از ابزارهای دیجیتال اصلی در این دنیا، نرم افزارهای سازمانی هستند. این دسته از نرم افزارها، با تسهیل و خودکارسازی فعالیت‌ها و فرایندها در سطح سازمان‌ها و کسب و کارها، نقش کلیدی در افزایش بهره‌وری و سرعت انجام کارها ایفا می‌کنند.
انواع مختلفی از نرم افزارهای سازمانی وجود دارند، که هر کدام وظایف خاصی بر عهده دارند و در حوزه‌های مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ به منظور آشنایی کامل با این دسته از نرم‌افزارها، در ادامه به معرفی هفت نرم افزار مرسوم اداری و سازمانی می‌پردازیم؛ با ما همراه باشید.
بهترین نرم افزارهای اداری
همان‌طور که اشاره کردیم، انواع مختلفی از نرم افزارهای سازمانی با قابلیت‌ها و امکانات متفاوت وجود دارند، که در حوزه‌های گوناگونی – مانند مدیریت مکاتبات و ارتباطات، مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی، مدیریت قراردادها و معاملات، مدیریت مستندات و… مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ هفت نرم افزار مرسوم اداری و سازمانی در حوزه‌های مختلف عبارت‌اند از:
۱- نرم افزار مدیریت منابع انسانی
اولین نرم افزار از هفت نرم افزار مرسوم اداری که در ادامه به آن ها اشاره خواهیم کرد، همان طور که از اسمش پیداست، نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی می باشد. این نرم افزار ابزاری تخصصی برای تسهیل و مدیریت فرایندها و فعالیت‌های مرتبط با حوزه منابع انسانی است؛ یکی از اصلی‌ترین کاربردهای این نرم افزار سازمانی، امکان ذخیره‌سازی و مدیریت اطلاعات کارکنان و اعضای سازمان محسوب می‌گردد. علاوه بر نگهداری اطلاعات کارکنان، نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی امکان ردیابی حضور و غیاب کارکنان، مدیریت برنامه‌های آموزشی، ارزیابی عملکرد و پاداش‌دهی و… را نیز برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم می‌کنند.
۲- نرم افزار مدیریت پروژه‌ها و کارها
نرم افزارهای مدیریت پروژه و کارها ابزارهای قدرتمندی برای مدیریت و اجرای پروژه‌ها، مدیریت تیم‌ها، مدیریت وظایف و پیگیری آنها هستند؛ این نرم افزارها به مدیران پروژه امکان می‌دهند تا فعالیت‌ها، زمان‌بندی، بودجه، منابع، ریسک‌های پروژه و افراد دخیل در آنها را به طور موثر مدیریت کنند.
برخی از قابلیت‌ها و کاربردهای این نرم افزار سازمانی عبارت‌اند از:
- تعریف کارها و وظایف بر اساس نمودارهای گانت
- زمان‌بندی و پیگیری کارها و وظایف
- تخصیص کارها به افراد و تعریف وظایف
- ردیابی پیشرفت کارها
- اشتراک‌گذاری فایل‌ها
- برقراری ارتباط آسان از طریق کامنت و پیام‌رسان
- و…
برخی نرم افزارهای مطرح خارجی در این حوزه عبارتند از Microsoft Project, Trello, Asana, Jira و…. نرم افزارهای مدیریت پروژه ایرانی مثل میزیتو هم در این زمینه مثال زدنی هستند.
۳- نرم افزارهای مدیریت قراردادها و معاملات
یکی دیگر از نرم افزارهای مرسوم اداری نرم افزار مدیریت قراردادها و معاملات است. این نرم افزار سازمانی به کسب و کارها و سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرایندهای مربوط به انعقاد، نگهداری و پایش قراردادها را به طور موثر مدیریت کنند. این نرم‌افزارها قابلیت‌های متنوعی را ارائه می‌دهند که شامل ایجاد و ذخیره‌سازی قراردادها، پیگیری مهلت‌ها و تاریخ‌های مهم، مدیریت تغییرات و اصلاحات، نظارت بر عملکرد طرف‌های قرارداد و تولید گزارش های مربوطه است.
برخی از مزایای استفاده از این نرم افزارها شامل افزایش کارایی و بهره‌وری در مدیریت قراردادها، کاهش ریسک‌های قراردادی مانند عدم رعایت مهلت‌ها و شرایط، امکان ردیابی و بررسی سوابق قراردادی و بهبود همکاری و هماهنگی میان تامین‌کننده و خریدار است.
یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت قراردادها و معاملات در ایران، نرم افزار یکپارچه درگاه نام دارد؛ سامانه درگاه نرم‌افزاری یکپارچه است که از زیرسیستم‌های مختلفی برای مدیریت صفر تا صد قراردادها، معاملات و دعاوی حقوقی استفاده می‌کند. این زیرسیستم‌ها عبارت‌اند از:
زیرسیستم مدیریت مناقصات و مزایدات
این زیرسیستم به شما کمک می‌کند تا چرخه کامل برگزاری مناقصات و مزایدات – شامل ثبت نام، ارزیابی، ارسال مدارک، بررسی پیشنهادات، اعلام برندگان و… – را به صورت متمرکز و یکپارچه مدیریت کنید. هدف توسعه و طراحی این سیستم، تحلیل دقیق اطلاعات در حوزه مناقصات، پیگیری و ردیابی دقیق چرخه معاملات و تسهیل و خودکارسازی فرایند برگزاری مناقصات و مزایدات در سازمان‌ها و کسب و کارها است. برخی از قابلیت‌های این زیرسیستم عبارت‌اند از:
- ثبت انواع درخواست‌های عمومی، محدود، تک مرحله‌ای، دو مرحله‌ای، مزایدات، استعلام، واگذاری و…
- ثبت و مدیریت شرکت‌کنندگان و طبقه‌بندی لیست مناقصه‌گران
- ثبت کلیه پاکات مناقصه گران (الف، ب، ج) به همراه وضعیت آن ها
- تعریف و ویرایش کلیه اطلاعات مناقصه (تعاریف مناقصه، رتبه و رشته، حداقل امتیاز ارزیابی، معیار های ارزیابی و …)
- تولید خودکار انواع مکاتبات و مستندات مناقصه مانند پیش نویس، صورتجلسه، ابلاغیه، آگهی، دعوتنامه،فرم خرید اسناد و…
- ثبت و مدیریت کمیسیون‌ها، صورتجلسات، مصوبات و پیگیری آنها
- اطلاع‌رسانی فراخوان‌ها به پیمانکار در پرتال مختص پیمانکاران و تامین کنندگان
- و…
این زیرسیستم به شما کمک می‌کند تا چرخه کامل برگزاری مناقصات و مزایدات – شامل ثبت نام، ارزیابی، ارسال مدارک، بررسی پیشنهادات، اعلام برندگان و… – را به صورت متمرکز و یکپارچه مدیریت کنید. هدف توسعه و طراحی این سیستم، تحلیل دقیق اطلاعات در حوزه مناقصات، پیگیری و ردیابی دقیق چرخه معاملات و تسهیل و خودکارسازی فرایند برگزاری مناقصات و مزایدات در سازمان‌ها و کسب و کارها است. برخی از قابلیت‌های این زیرسیستم عبارت‌اند از:
زیرسیستم مدیریت قراردادها
یکی از فرایندهای مهم در سازمان‌ها و کسب و کارها، فرایند عقد قرارداد با افراد حقیقی و حقوقی است؛ نرم افزار مدیریت قراردادها درگاه، ابزاری تخصصی برای مدیریت و تسهیل چرخه عقد قرارداد از مراحل ابتدایی – مانند تهیه پیش نویس قرارداد – تا تسویه حساب کامل آن محسوب می‌گردد. با استفاده از این زیرسیستم می‌توانید مدیریت کاملی بر روی قراردادهای خود و چرخه حیات و گردش آنها در سازمان داشته باشید.
برخی از قابلیت‌های این ابزار سازمانی عبارت‌اند از:
- ثبت و مدیریت اطلاعات قرارداد
- ثبت انواع تیپ قرارداد و تعیین سطوح دسترسی
- پوشش تمامی فرایندهای کنترل قرارداد
- تعریف اعتبارات و بودجه
- کنترل صورت وضعیت
- هشدار تاریخ خاتمه قرارداد و ضمانتنامه ها
- آرشیو الکترونیک و ثبت اسناد قرارداد
- یکپارچگی با نرم افزار های مالی و اتوماسیون
- و…
۴- نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان
نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) از دیگر نرم افزارهای مرسوم اداری است که به سازمان ها کمک می‌کنند تا تعامل و ارتباطات خود با مشتریان را به طور موثرتری مدیریت نمایند. این نرم افزار سازمانی ابزارهایی را برای ثبت و نگهداری اطلاعات مشتریان، ردیابی تعاملات، تحلیل رفتار مشتریان و تسهیل و خودکارسازی برخی از فرایندهای مرتبط با فروش و خدمات مشتری ارائه می‌دهند.
نرم‌افزار CRM به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با مشتریان خود ارتباط بهتری برقرار نمایند، نیازها و خواسته‌های آنها را بهتر درک کنند و در نهایت فروش سازمان و کسب و کار و وفاداری مشتری را افزایش دهند. برخی از قابلیت‌های نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان عبارت‌اند از:
- ثبت و مدیریت پروفایل مشتریان
- نمایش تاریخچه تعاملات مشتریان
- ثبت و پیگیری تیکت‌ها و درخواست‌های مشتریان
- ارسال ایمیل‌ها و پیام‌های هدفمند و تبلیغاتی
- ثبت و پیگیری فرصت‌های فروش
- و…
در مجموع، این دسته از نرم‌افزارهای سازمانی یعنی سیستم‌های CRM نقش مهمی در بهبود ارتباط با مشتریان و در نتیجه افزایش رضایت و وفاداری آنها ایفا می‌کنند، که می‌تواند به موفقیت کسب و کار در بلندمدت منجر شود.
۵- نرم افزارهای مدیریت اسناد و مدارک
با استفاده از این نرم افزار سازمانی، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند فرایندهای مربوط به ایجاد، ذخیره سازی، جستجو و توزیع اسناد را به طور موثرتری مدیریت نمایند. نرم‌افزارهای مدیریت اسناد و مدارک یا همان آرشیو آنلاین مستندات، به عنوان یک مخزن مرکزی برای همه اسناد سازمان عمل می‌کنند و به کاربران امکان دسترسی آنلاین و امن به اسناد را می دهند.
با پیاده‌سازی این نرم افزار سازمانی، دیگر نیازی به ایجاد اسناد کاغذی و صرف فضای سازمان برای نگهداری از آنها نیست و سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند با حذف و کاهش مصرف کاغذ برای ایجاد و مدیریت مستندات، هزینه‌های چرخه حیات اسناد در سازمان را کاهش دهند و امکانات بهتری برای مدیریت اسناد در اختیار کارمندان و مدیران خود بگذارند. برخی از قابلیت‌های نرم‌افزارهای مدیریت اسناد عبارت‌اند از:
- اسکن، بارگذاری و ذخیره‌سازی اسناد
- جستجو و بازیابی سریع اسناد
- مدیریت سطوح دسترسی به مستندات
- اشتراک گذاری آسان اسناد
- کنترل نسخه‌های مختلف اسناد
- و…
۶- نرم افزارهای مدیریت فرایندها
یکی دیگر از بهترین نرم افزارهای سازمانی، نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار یا به اختصار BPMS است؛ نرم افزارهای BPMS ابزاری تخصصی برای طراحی، مدلسازی و خودکارسازی فرایندهای اداری و سازمانی محسوب می‌گردد. نرم افزار BPMS به شما کمک می‌کند تا با کمترین نیاز به دانش برنامه‌نویسی و با Drag&Drop نماد‌ها و المان‌های استاندارد مدلسازی فرایند (BPMN 2.0) انواع مختلفی از فرایندهای ساده و پیچیده را طراحی و مدلسازی نمایند و در بستر نرم‌افزارها و زیرساخت مناسب، پیاده‌سازی کنند.
برخی از قابلیت‌ها و امکانات عمومی در بین نرم افزارهای BPMS عبارت‌اند از:
- طراحی گرافیکی و بصری فرایندها
- تعریف تعداد نامحدودی از فرایندها
- طراحی انواع آزمون‌ها
- قابلیت طراحی انواع فرم‌های سازمان
- ارسال و دریافت پیامک و ایمیل در طی اجرای فرایند
- تعریف متغیر برای دریافت اطلاعات در فرم‌ها
- امکان سفارشی‌سازی ساختار گرافیکی فرم‌ها
- فراخوانی کاربران و چارت سازمانی تعریف شده در اتوماسیون اداری
- فراخوانی یا درج اطلاعات در سایر پایگاه داده‌ها
- پشتیبانی از Sub-forms درون یک فرم
- و…
۷- نرم افزارهای اتوماسیون اداری
آخرین مورد معرفی شده از هفت نرم افزار مرسوم اداری، نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد؛ این سامانه از نرم‌افزارها و ابزارهای مختلفی تشکیل شده، که به صورت یکپارچه در کنار یکدیگر فعالیت می‌کنند. هدف از توسعه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، تسهیل و خودکارسازی فعالیت‌های اداری و مدیریت یکپارچه ارتباطات، اطلاعات و فرایندها در سازمان‌ها و کسب و کارها است.
این ابزار به کارمندان و مدیران کمک می‌کند تا بتوانند فعالیت‌ها و فرایندهای روزمره خود را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام دهند، در نتیجه زمان و هزینه‌های فعالیت‌ها و فرایندها را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش می‌دهند؛ همچنین نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند به بهبود هماهنگی و همکاری در سراسر سازمان کمک کنند.
به عنوان مثال، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر به عنوان یکی از بهترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری ایرانی، زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های مختلفی را در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها می‌گذارد و با استفاده از آن، سازمان‌ها می‌توانند به جای تهیه چندین نرم افزار سازمانی جداگانه، فعالیت‌ها و فرایندهای خود را در بستر یکپارچه اتوماسیون فراگستر مدیریت نمایند. برخی از زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های این نرم افزار سازمانی عبارت‌اند از:
- مکاتبات اداری و دبیرخانه تخصصی (کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات، دبیرخانه تحت وب، چت سازمانی، یادداشت و یادآوری، سامانه تبادل فایل، اعلانات پیامکی، مدیریت ایمیل، فکس و ECE و…)
- فرم ساز و مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS
- پیشخوان خدمات کارکنان
- مدیریت کارها و وظایف تیمی
- مدیریت جلسات و تقویم سازمانی
- مدیریت مستندات، رسانه سازمانی و دانشنامه سازمانی
- یکپارچه‌سازی با سایر نرم افزارهای سازمانی و فراخوانی و ارسال اطلاعات به آنها
- گزارش ساز و تحلیل عملکرد کارکنان
- چند سازمانی و تعریف شرکت‌هایی با ساختار هلدینگی
- چندامضایی و تاییدات نامحدود (امکان گردش اسناد، فرم‌ها و مکاتبات در سازمان و دریافت امضا یا تایید الکترونیکی)
- و…
همان‌طور که مطالعه کردیم، انواع مختلفی از نرم افزاهای سازمانی وجود دارند، که در این مقاله به معرفی هفت نرم افزار مرسوم اداری پرداختیم که هر کدام قابلیت‌های متفاوتی دارند و با اهداف گوناگونی طراحی شده و توسعه یافته‌اند. برای انتخاب بهترین نرم افزار سازمانی برای کسب و کار یا سازمانتان، ابتدا باید نیازهای خود را مشخص نمایید و سپس با بررسی قابلیت‌ها و کاربردهای هر کدام از مواردی که بیان کردیم، بهترین نرم افزارهای سازمانی را برای کسب و کار یا سازمان خود انتخاب نمایید.
بدون دیدگاه