استراتژی‌ های مدیریت خرید و تدارکات

مدیریت خرید و تدارکات به فرایندی گفته می شود که درآن سازمان ها مواد اولیه، کالاها و خدمات و تجهیزات مورد نیاز خود را از تامین کنندگان دریافت می کنند. از اهداف مدیریت خرید و تدارکات می توان به کاهش هزینه ها، افزایش کیفیت محصولات و خدمات، اطمینان از تامین به موقع کالا و خدمات، مدیریت ریسک، حفظ روابط بلند مدت با تامین کنندگان، رعایت مقررات و استانداردها اشاره کرد. از این رو مدیریت خرید و تدارکات یک بخش استراتژیک در سازمان ها می باشد که نقش مهمی در موفقیت یک سازمان ایفا می کند.

استراتژی مدیریت خرید و تدارکات سازمانی شامل یک برنامه بلند مدت برای سازمان ها می باشد تا لیستی از تامین کنندگانی را فراهم آورد که محصول و کالای مورد نظر را با بالاترین کیفیت در زمان تعیین شده تحویل دهند. این استراتژی شامل تصمیم گیری های کلیدی در رابطه با انتخاب تامین کنندگان، مدیریت هزینه ها و بهینه سازی زنجیره تامین و کاهش ریسک های مرتبط است.

استراتژی های مدیریت خرید و تدارکات ریسک های سازمانی را به حداقل می رساند و به سازمان ها این اطمینان را می دهد که سیاست های اتخاذ شده در مسیر درست خود قرار دارند. در ادامه راهکارهایی برای دستیابی به یک استراتژی خرید موفق ذکر شده است:

توسعه و اجرای یک استراتژی خرید منسجم

سازمان ها برای پیشبرد اهداف خود ابتدا باید نیازهای واقعی سازمان را شناسایی کنند. در این رابطه باید کیفیت و زمان بندی نیازهای خرید را نیز بررسی کنند. بخش های مختلف سازمان از جمله بخش تولید، مالی و انبارداری برای تنظیم درخواست های جدید از یک پارچگی لازم برخوردار باشند. همچنین در طول سال تغییرات تقاضا باید بررسی شود و کمبود یا انباشت مواد پیشبینی شود. خرید های سازمانی باید دسته بندی شود تا در مواقع لزوم برای هر کدام در سریع ترین زمان ممکن بهترین تصمیم اتخاذ شود. رتبه بندی تامین کنندگان بر اساس معیارهایی مانند کیفیت هزینه و قابلیت تحویل و همکاری پایدار می تواند در خرید منسجم به سازمان ها کمک کند. همچنین ارزیابی و کاهش ریسک های مرتبط با زنجیره تامین از جمله تاخیر در تحویل و نوسانات و قیمت حائز اهمیت می باشد.

انتخاب و مدیریت بهینه تامین کنندگان

سازمان ها باید تامین کنندگان را با معیارهایی از جمله هزینه و شرایط پرداخت، کیفیت محصولات و خدمات، تحویل به موقع، انعطاف پذیری و قابلیت پاسخ گویی در شرایط اضطراری انتخاب و ارزیابی کنند. همچنین سازمان ها برای تامین اقلام ضروری، در جهت کاهش وابستگی خود به یک تامین کننده خاص، باید از چندین تامین کننده استفاده کنند و در جهت تضمین همکاری پایدار قراردادهای استراتژیک با تامین کنندگان خود منعقد کنند.

بهینه سازی فرایندهای خرید و تدارکات

سازمان ها در جهت بهینه سازی فرایندهای خرید و تدارکات باید از فناوری های دیجیتال استفاده کنند و برای تصمیم گیری بهتر داده ها را تحلیل وبررسی کنند. همچنین هماهنگی بین بخش های مالی، انبارداری، تولید و به طور کلی یکپارچه سازی فرایندها برای جلوگیری از اتلاف منابع، لازم و ضروری می باشد.

کاهش هزینه ها وافزایش بهره وری

در جهت کاهش هزینه ها سازمان ها باید با تامین کنندگان خود از تکنیک های مذاکره برای کاهش قیمت ها و بهبود شرایط پرداخت بهره ببرند. برای استفاده از تخفیف های عمده برای خریدهای انبوه سازمانی برنامه ریزی کنند و با مدیریت بهینه موجودی، از انباشت بیش از حد کالا و کمبود موجودی جلوگیری کنند.

رعایت اصول پایداری و مسئولیت اجتماعی

سازمان ها باید با انتخاب تامین کنندگان مناسب با آن دسته از تامین کنندگان همکاری داشته باشند که به معیارهای زیست محیطی و اخلاقی پایبند هستند. با مدیریت استراتژیک منابع و ضایعات از راهکارهایی در جهت کاهش مصرف منابع و بازیافت ضایعات استفاده کنند. سازمان ها باید از قوانین و مقررات بین المللی و ملی مرتبط با خرید و تدارکات آگاهی داشته باشند و استاندادرهای لازم را در نظر بگیرند.

توسعه روابط استراتژیک با تامین کنندگان

ایجاد اعتماد و شفافیت درارتباط با تامین کنندگان به ادامه همکاری بلند مدت و به حداقل رساندن اختلافات احتمالی منجر می شود. همچنین با مشارکت در نوآوری های محصول و بهینه سازی فرایندهای تولید زمنیه توسعه برای سازمان ها فراهم می شود.

استفاده از نرم افزار خرید و تدارکات

استفاده از نرم افزارهای مدیریت خرید و تدارکات و اتوماسیون سازی فرایندها، خطاهای انسانی را کاهش می دهد و هزینه های سازمان را به حداقل می رساند. نرم افزار های خرید و تدارکات با حذف ورودی دستی داده ها باعث بهبود بهره وری سازمان ها می شوند.

مدیریت هزینه و بهینه سازی قیمت

تجزیه و تحلیل داده های سازمانی برای مدیریت بهتر هزینه لازم وضروری می باشد. در جهت کاهش و بهینه سازی هزینه ها، تحلیل بازار و تعیین قیمت های رقابتی، استفاده از قراردادهای بلند مدت برای تخفیف، مذاکره در مورد شرایط پرداخت و انعطاف پذیری برای بهبود جریان نقدینگی سازمان ضروری می باشد. همچنین در نظر گرفتن هزینه های پنهان و بهینه سازی آن ها به سازمان ها کمک شایانی می کند.

مدیریت ریسک در فرایند خرید

سازمان ها باید نقاط ضعف در زنجیره تامین را شناسایی و وضعیت اقتصادی تامین کنندگان را ارزیابی کنند و برنامه های جایگزینی برای آن در نظر بگیرند. همچنین باید برنامه ریزی برای بحران ها و همکاری با چندین تامین کننده برای مقابله با نوسانات عرضه نیز در الویت برنامه های سازمانی قرار گیرد.

از دیگر استراتژی هایی که سازمان ها باید برای آن ها برنامه ریزی کنند اجرای سیستم امتیاز دهی تامین کنندگان برای بررسی کیفیت، هزینه و زمان تحویل می باشد که در نتیجه آن سازمان ها همکاری خود را با تامین کنندگانی که عملکرد ضعیفی دارند کاهش دهند و یا در صورت لزوم قطع همکاری نمایند.

نتیجه گیری

استراتژی های مدیریت خرید و تدارکات یکی از بخش های حیاتی در هر سازمان محسوب می شود. بهینه سازی فرایندهای خرید و تدارکات می تواند به کاهش هزینه ها، افزایش کارایی و بهبود زنجیره تامین کمک می کند. سازمان ها با اتخاذ استراتژی های کلیدی می توانند فرایندهای خرید و تدارکات خود را بهبود بخشند. سازمان ها با بهره گیری از فناوری های دیجیتال، مدیریت بهینه تامین کنندگان و رعایت اصول پایدار می توانند رقابت پذیری خود را افزایش دهند و در درازمدت موفق ترعمل کنند.

با نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات درگاه امکان ثبت انواع در خواست های برگزاری مناقصات، مزایدات، استعلام مدیریت و طبقه بندی لیست مناقصه گران، تعریف و ویرایش کلیه اطلاعات، تحلیل و ارزیابی و … وجود دارد.

سامانه درگاه نرم افزاری یکپارچه می باشد که با استفاده از آن می توانید کلیه فرایندهای قراردادی خود را کنترل و مدیریت کنید. نرم افزار مدیریت قراردادها، خرید و تدارکات و مدیریت مناقصات و مزایدات، مدیریت تامین کنندگان و پیمانکاران، مدیریت دعاوی حقوقی و املاک چهار محصول این سامانه می باشند که در پیشبرد اهداف و افزایش بهره وری سازمان ها موثر واقع می شوند.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید.