چگونه در مناقصه برنده شویم؟ (bid management)

برنده شدن در مناقصات با ارائه بهترین پیشنهاد، یکی از اهداف اصلی سازمان ها و پیمانکاران است. دستیابی به این هدف مستلزم مدیریت بهینه کسب و کار، بهره گیری از تخصص های لازم و برنامه ریزی دقیق در این زمینه می باشد. “bid management” یا مدیریت پیشنهادات یک فرایند ساختار یافته برای تهیه، ارسال و مدیریت پیشنهادات در مناقصات می باشد. فرایند مدیریت پیشنهادات شامل تحلیل اسناد مناقصه، تدوین استراتژی رقابتی، بهینه سازی پیشنهاد مالی و فنی در نهایت ارائه یک پیشنهاد برنده می باشد.

برای بالا بردن شانس برنده شدن در مناقصات باید از یک رویکرد حساب شده و حرفه ای در مدیریت پیشنهادات استفاده کرد که در ادامه اصول کلیدی آن را بررسی خواهیم کرد و راهکارهایی در مورد این که چگونه برنده مناقصه شویم ارائه می دهیم.

شناسایی و ارزیابی فرصت های مناقصه

اولین قدم برای پاسخ به این سوال که چگونه برنده مناقصه شویم شناسایی و ارزیابی فرصت های مناقصه می باشد. شما به عنوان یک سازمان و یا پیمانکار در ابتدا باید مناقصاتی را که از شانس بالایی برای موفقیت برخوردار هستند را شناسایی و انتخاب کنید. در این زمینه لازم است اسناد مناقصه را بررسی و تحلیل کنید تا نسبت به الزامات فنی، مالی و حقوقی آن آگاهی پیدا کنید. رقیب های سازمانی خود را بشناسید و نقاط ضعف و قوت آن ها را بررسی نمایید و همچنین ضروری است تا از این مسئله که شرکت شما واجد شرایط لازم برای شرکت در مناقصه می باشد، اطمینان حاصل کنید.

توجه به این نکته نیز حائز اهمیت می باشد که مناقصاتی را انتخاب کنید که سود لازم و کافی را برای شما داشته باشد و از لحاظ هزینه، سرمایه گذاری اولیه و ریسک منطقی باشد. از این رو لازم نیست که در همه مناقصات شرکت کنید چرا که گاهی پروژه ها با خدمات شما همخوانی ندارند یا از سود کافی برخوردار نمی باشند و حتی ممکن است شما منابع لازم برای اجرای آن را نداشته باشید بنابراین مهم است که فقط در مناقصاتی شرکت کنید که با نقاط قوت و مزیت های رقابتی سازمان شما همخوانی داشته باشد. این کار همچنین باعث افزایش کیفیت پیشنهادهای شما می شود.

تدوین استراتژی برنده شدن در مناقصه

در این مرحله ابتدا ضروری است تا پیشنهاد خود و ارزش آن را بررسی و تحلیل کنید؛ این که چه مزایای رقباتی ای نسبت به سایر شرکت کنندگان دارید؛ که در این رابطه می توانید بر روی عواملی چون قیمت، کیفیت، تحویل سریع و خدمات پس از فروش تمرکز کنید و مواردی را که فکر می کنید اهمیت بیشتری برای کارفرما دارد را در الویت قرار دهید.

دومین قدم در این مرحله لازم است تا از استراتژی قیمت گذاری منحصر به فردی برخوردار باشید. درست است که قیمت پیشنهادی شما باید رقابتی باشد اما باید توجه کنید تا در عین حال سودآوری مناسبی نیز داشته باشد. بنابراین لازم است تا با دقت بهترین و مناسب ترین قیمتی را که می توانید پیشنهاد دهید را تحلیل کنید و با بررسی قیمت های رقبای قبلی و قیمت گذاری بر اساس آن به مناسب ترین قیمت دست یابید.

سومین قدم در این مرحله ایجاد استراتژی هایی می باشد که مزیت رقابتی سازمان شما را افزایش می دهد. که در این رابطه می توانید با ارائه خدمات جانبی و ایجاد ارزش افزوده شانس بیشتری برای رقابت داشته باشید و همچنین با مدیریت ریسک و ارائه راهکارهای لازم، اعتماد کارفرما را به خود جلب کنید. پیگیری تغییرات بازار، تحلیل رقبا و نیازهای مشتریان در جهت بهبود عملکرد در مناقصات آینده کمک شایانی می کند. توجه به این سه مرحله می تواند در پاسخ به سوال چگونه در مناقصه برنده شویم موثر واقع شود.

تهیه مستندات پیشنهاد به صورت حرفه ای

ارائه پیشنهاد شما باید دارای ساختاری استاندارد باشد. پیشنهاد شما باید از “Cover Letter”، نامه پوششی، برخوردار باشد که شامل خلاصه ای از پیشنهاد و معرفی شرکت باشد. در بخش فنی باید توضیح دقیقی در مورد نحوه اجرای پروژه، فناوری های مورد استفاده، جدول زمانی و منابع انسانی باشد. بخش مالی شامل جزئیات قیمت گذاری، هزینه های اجرایی و روش های پرداخت می شود و در بخش حقوقی شرایط و ضوابط قانونی، ضمانت نامه ها و مسئولیت ها باید ذکر شود.

گواهی ها، تاییدیه ها، نمونه کارهای قبلی و توصیه نامه ها در بخش مستندات پشتیبان باید ارائه شود. هنگام ارائه پیشنهاد بهتر است کاملا منطبق با اسناد مناقصه باشد چرا که عدم انطباق حتی در کوچک ترین جزئیات می تواند منجر به رد شدن پیشنهاد شما شود. حتما از زبان شفاف و حرفه ای استفاده کنید و هیچ ابهامی در متن پیشنهاد شما وجود نداشته باشد. بر نقاط قوت سازمان خود تاکید کنید و از تصاویر، نمودارها و جدول نیز در جهت خوانایی بیشتر استفاده کنید. بنابراین بهتر است آشنایی کامل با اسناد مناقصه داشته باشید و آن ها را با دقت بررسی کنید و هرگونه تناقص، ریسک و خطا را شناسایی و رفع کنید.

ارسال پیشنهاد و پیگیری آن

هنگام ارسال پیشنهاد از فرمت های استاندارد استفاده کنید و اگر که دارای سامانه الکترونیکی می باشد از ارسال و آپلود همه مدارک اطمینان حاصل کنید. همچنین مهلت ارسال پیشنهاد را نیز در نظر داشته باشید. اگر که برنده مناقصه شدید مذاکرات نهایی را انجام دهید و در صورت عدم برنده شدن با گرفتن بازخورد از کارفرما پیشنهادات آینده خود را بهبود بخشید.

استفاده از نرم افزارهای مدیریت مناقصات و مزایدات

نرم افزارهای مدیریت مناقصات و مزایدات به بهینه سازی پیشنهادات کمک می کند که از جمله آن ها می توان به مدیریت اسناد، اتوماسیون سازی فرایندها، تحلیل داده ها و مدیریت ارتباط با تامین کنندگان اشاره کرد. استفاده از نرم افزارهای مدیریت مناقصات و مزایدات می تواند شانس برنده شدن شما را در مناقصه به صورت قابل توجهی افزایش دهد. این نرم افزارها با دارا بودن ویژگی هایی چون دقت و به حداقل رساندن خطاها، تحلیل و مقایسه داده ها، بهبود زمان بندی، هماهنگی تیمی و هشدار تاریخ های مهم، تجزیه و تحلیل هزینه ها و دیگر ویژگی ها می تواند به عنوان ابزاری بسیار کارآمد شانس شما را برای برنده شدن در مناقصه افزایش دهد.

نتیجه گیری

داشتن قیمت رقابتی به تنهایی برای برنده شدن در مناقصه کافی نیست بنابراین باید از استراتژی های هوشمندانه تری شامل انتخاب و نحوه انتخاب دقیق مناقصات، ارائه و تنظیم پیشنهاد حرفه ای، مدیریت موثر فرایند، استفاده از ابزارهای نوین و تحلیل بازار و رقبا می شود. مدیریت پیشنهادات “bid management” نیز نقش کلیدی در موفقیت مناقصات ایفا می کند. این فرایند نه تنها به سازمان ها کمک می کند تا با ارائه پیشنهادات رقابتی شانس برنده شدن خود را افزایش دهند بلکه موجب بهینه سازی منابع، کاهش هزینه ها و بهبود کیفیت مستندات ارائه شده نیز می شود. در نهایت موفقیت در مناقصات و این که چگونه در مناقصه برنده شویم به مدیریت موثر پیشنهادات، استفاده هوشمندانه از منابع و اتخاذ استراتژی های مناسب بستگی دارد.

نرم افزار مدیریت مناقصات و مزایدات درگاه، نرم افزاری یکپارچه و کارآمد می باشد که توسط تیم مجرب و متخصص اندیشه پرداز طراحی شده است. با استفاده از نرم افزار مدیریت مناقصات و مزایدات تمامی نیازهای شرکت شما در قالب مناقصه و یا خرید اموال اعلام می شود و با استفاده از پورتال مختص تامین کنندگان شرکت ها یا پیمانکاران می توانند به صورت تماما آنلاین در چرخه کامل ثبت نام، ارزیابی، ارسال مدارک، بازکردن پاکات مناقصه، اعلام برندگان و پیشرفت طرح های در دست اجرا حضور یابند.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید.