اقدامات عملیاتی در مواجهه با تأخیر تأمین‌ کننده کلیدی

فرایند خرید و تدارکات در تامین نیازهای اساسی و ضروری سازمان ها نقشی کلیدی ایفا می کند. از این رو انتخاب و شناسایی تامین کننده مناسب در مدیریت فرایند خرید و تدارکات از اهمیت بسیاری برخوردار است؛ چرا که تاخیر در تحویل کالا و خدمات از سوی تامین کنندگان، سازمان ها را با هزینه های جدی مواجه می کند. تاخیر از سوی تامین کنندگان ضمن افزایش هزینه ها باعث ایجاد وقفه در فرایند تولید، کاهش رضایت مشتری و تضعیف اعتبار سازمان نیز می شود. در چنین شرایطی که تامین کننده در تحویل تاخیر دارد، بخش خرید و تدارکات فشار زیادی را متحمل می شود. در این مقاله قصد داریم به اقدامات عملیاتی در مواجهه با تأخیر تأمین‌ کننده کلیدی بپردازیم.

چرا تاخیر در تحویل  اتفاق می‌ افتد و اقدامات عملیاتی هنگام مواجهه با آن چیست؟

همانطور که پیشتر گفته شد، تاخیر در تحویل از سوی تامین کنندگان یکی از پرهزینه ترین مشکلات برای سازمان ها محسوب می شود. از این رو شناسایی عوامل و دلایل آن می تواند به سازمان ها جهت پیشگیری و یا اقدام به موقع تاثیر بسزایی داشته باشد. تاخیر در تحویل دلایل مختلفی دارد که از جمله آن ها می توان به مشکلات تولید، لجستیک، کمبود مواد اولیه، خطا در فرایند، مسائل مربوط به گمرک کالا، حوادث و رویدادهای غیر قابل پیش بینی اشاره کرد. شناخت دلایل تاخیر در تحویل می تواند سازمان ها را در اتخاذ بهترین تصمیم یاری رساند و یا در مواردی از تکرار آن جلوگیری کند.

شناسایی علت تاخیر و ارتباط سریع  و موثر با تامین کننده کلیدی

هرگاه زنجیره تامین با تاخیر در تحویل مواجه شود؛ اولین اقدام ضروری شناسایی علت تاخیر و ارتباط با تامین کننده مذکور است. برخی تاخیرها ممکن است بر اساس اختلال در برنامه زمانی و یا خطا در انتقال اطلاعات رخ دهد و برخی دیگر ممکن است نشان از مشکلات جدی تر در این فرایند باشند؛ از این رو ارتباط سریع و شفاف با تامین کننده مورد نظر باعث می شود تا از وضعیت سفارش خود به صورت دقیق آگاه شوید. این امر ضمن جلوگیری از سردرگمی زمینه اتخاذ تصمیم گیری بهتر را نیز فراهم می کند.

ارتباط درست و قاطع با تامین کننده می تواند نقش موثری در پیشبرد اهداف سازمان داشته باشد. رعایت مواردی از جمله تاکید بر حل مسئله، استفاده از ابزار و پلتفرم های رسمی جهت مکاتبه و برقراری ارتباط، ارائه اطلاعات روشن در رابطه با سفارش، تاریخ تحویل، شماره سفارش و ذکر دلایل دقیق تاخیر ضروری می باشد.

همچنین تمامی این اطلاعات اعم از تاریخ، علت و پیگیری مسئله باید در یک مرجع رسمی به صورت مستند ثبت شود. این امر موجب می شود تا تاخیر قابلیت پیگیری داشته باشد. در عمل، تنها با مستند سازی تأخیر است که امکان اعمال جریمه و مطالبه خسارت از تأمین‌ کننده فراهم می‌ شود؛ ارتباط غیر رسمی هیچ کدام از این موارد را پوشش نمی دهد. به عبارت دیگر در سازمان های حرفه ای تاخیر در تحویل یک اتفاق ساده نیست و در سابقه عملکرد تامین کننده ثبت می شود و قابلیت پیگیری دارد.

تحلیل ریسک و ارائه راهکارهای جایگزین

اگر که سازمان ها در مواجهه با تاخیر تامین کننده در تحویل کالا و خدمات برنامه جایگزینی نداشته باشند؛ تاخیر به یک بحران در سازمان تبدیل می شود. بعد از مشخص شدن دلایل تاخیر باید میزان تاثیر آن در سازمان و بخش خرید و تدارکات ارزیابی شود. این اقدام به الویت بندی اهداف و اجرای سیاست های راهبردی سازمان کمک شایانی می کند. پس از ارزیابی و تحلیل ریسک، در صورتی که تاخیر قابلیت جبران نداشت باید راهکارهای جایگزین مورد استفاده قرار گیرند.

از جمله راهکارهای جایگزین می توان به مذاکره با تامین کننده برای ارسال سریع، زمانبندی و ارسال مرحله ای، استفاده از انبارهای پشتیبان، سفارش از تامین کنندگان جایگزین و انتقال بار از مسیرهای سریع در شرایط اضطراری اشاره کرد.

بازنگری در شرایط وابستگی به تامین کننده کلیدی

تاخیرهای بزرگ که منجر به بحران در سازمان می شوند فقط یک مشکل عملیاتی محسوب نمی شوند؛ بلکه می توان آن را به عنوان یک هشدار برای سازمان ها در نظر گرفت. سازمان ها باید این نکته را در نظر داشته باشند که ریسک های ناشی از وابستگی بیش از حد به یک تامین کننده را کنترل و مدیریت کنند. در این رابطه سازمان ها می توانند ضمن بررسی تمرکز هزینه، سیاست هایی مبتنی بر بهره مندی از تامین کنندگان متنوع جهت تامین کالا و خدمات مورد نیاز خود اعمال نمایند.

ثبت تجربه و بهبود فرآیند

پس از کنترل و رفع بحران، ضروری است تا سازمان ها وضع حاضر را مجددا مورد ارزیابی قرار دهند تا بتوانند از بروز مشکلات این چنینی در آینده جلوگیری کنند و یا با آمادگی بیشتری با آن مواجه شوند. این ارزیابی شامل بررسی فرایندها، شاخص های عملکردی، قراردادها، برقراری و بهبود ارتباط با تامین کنندگان می شود.

نقش نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات در پیشگیری از تاخیر تامین کنندگان

نرم‌ افزارهای مدیریت خرید و تدارکات با امکانات و قابلیت هایی که در اختیار سازمان ها قرار می دهد، می تواند نقش مهمی در بهینه سازی عملکرد آن ایفا کند. از مهم ترین ویژگی های این نرم افزار می توان به مستند سازی اقدامات اشاره کرد که از قابلیت پیگیری مؤثر نیز برخوردار می باشد. این نرم‌ افزارها با ثبت تاریخچه عملکرد و ارائه گزارش‌ های قابل استناد، بستر لازم برای برنامه‌ریزی، تحلیل و تصمیم‌ گیری دقیق و شفاف را نیز برای سازمان‌ ها و واحد خرید و تدارکات فراهم می‌کند.

نتیجه گیری

تاخیر در تحویل از سوی تامین کننده یکی از چالش های اصلی در بخش خرید و تدارکات سازمان ها محسوب می شود که می تواند بر زنجیره تامین، تولید و رضایت مشتری اثر گذار واقع شود. از این رو یکی از مهم ترین اقدامات عملیاتی در مواجهه با تأخیر تأمین‌ کننده کلیدی، پی بردن به علت تاخیر و برقراری ارتباط سریع و شفاف با تامین کننده است. این امر امکان تصمیم گیری بهتر و برنامه ریزی دقیق برای کاهش و کنترل ریسک در آینده را فراهم می کند. البته به این نکته نیز باید توجه کرد که در بعضی مواقع همه چیز 100 درصد از سوی تامین کننده نیست به همین دلیل زمان بندی خرید، زمان ثبت سفارش و خطا در پیش بینی زمان مصرف در تاخیر را نیز باید در نظر گرفت؛ بنابراین بازبینی در فرایندهای داخلی خرید نیز برای برنامه ریزی بهتر و پیشگیری از تاخیر نیز حائز اهمیت است.

سازمان ها پس از شناسایی علت تاخیر، با تحلیل ریسک، طراحی و تنظیم برنامه های جایگزین و در نهایت بازنگری در فرایندها می توانند از بروز دوباره چنین مشکلاتی در آینده جلوگیری کنند. امروزه استفاده از نرم افزارهای مدیریت خرید و تدارکات نقش موثری در کنترل و مدیریت این امر ایفا می کند. این نرم افزارها با تحلیل دقیق داده ها، امکان گزارش گیری پیشرفته و ارزیابی تامین کنندگان زمینه بهبود عملکرد سازمان را فراهم می می آورد.

سازمان هایی که توانسته اند در بخش خرید و تدارکات، راهکارهایی راهبردی جهت مدیریت تحویل به موقع کالا و خدمات از سوی تامین کنندگان اتخاذ نمایند، در مقابل تاخیر بهترین عملکرد و اقدامات را انجام دهند و با تامین کنندگان خود ارتباطی درست و موثر برقرار کنند، ضمن حفظ و افزایش رضایت مشتری، رشد و توسعه سازمان را نیز تضمین می کنند.

نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات درگاه با نگرشی متفاوت نسبت به سایر نرم افزارهای موجود با تحلیل دقیق اطلاعات، تمامی فرایندهای مربوط به خرید مواد خام و تجهیزات با رقم و حجم بالا در سازمان های بزرگ را تسهیل می بخشد. نرم افزار خرید و تدارکات درگاه با قابلیت گزارش گیری پیشرفته از تمامی اطلاعات و اسناد، ارزیابی کیفی و فنی تامین کنندگان راهکاری کلیدی برای سازمان ها محسوب می شود.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید.