در سامانه درگاه سعی بر آن است تا با تحقیق در رابطه با نیازهای شرکت های نفت و پتروشیمی که اکثرا هولدینگی هستند و معاملاتی در مقیاس های بزرگ انجام می دهند، کلیه این نیازها پوشش داده شود بر این مبنا امکان اشتراک اطلاعاتی نظیر منابع (منابعی که از قبل در سامانه وجود دارند و منابعی که در پورتال ثبت نام می کنند)، دسته بندی منابع و لیست کالاها بین هلدینگ و تمام زیرمجموعه های هلدینگ مشترک خواهند بود.

اگر نیاز بود تا به هر دلیلی منبعی در لیست سیاه قرار داده شود تا با آن منبع، برای همیشه یا یک مدت مشخص همکاری صورت نگیرد این کار به راحتی قابل انجام است و همانطور که وندورلیست برای همه زیرمجموعه ها مشترک است، لیست سیاه هم برای همه زیرمجموعه ها و خود هلدینگ، مشترک خواهد بود

هلدینگ می تواند برای هر یک از سازمان های زیرمجموعه خود، دسترسی جداگانه ای در سامانه اختصاص دهد. بدین ترتیب هر سازمان زیرمجموعه، قادر خواهد بود تا اطلاعات و استانداردهای جداگانه ای برای خود تعیین کند.

به عنوان مثال این امکان وجود دارد تا حدنصاب هر شرکت زیر مجموعه با شرکت دیگر متفاوت باشد هم چنین تمام اطلاعات کاری آن شرکت در سامانه مثل پرونده ها، درخواست ها، قراردادها، چارت ها و … همه و همه مختص همان شرکت خواهد بود و باقی شرکت های زیر مجموعه ابداً امکان مشاهده و دسترسی به این اطلاعات را نخواهند داشت.

این بدین معنی است که هر سازمانِ زیر مجموعه، یک سامانه مختص به خود را خواهد داشت که به غیر از هلدینگ (آن هم با شرط دسترسی)، هیچ یک از زیرمجموعه ها قادر به مشاهده این اطلاعات نخواهند بود ولی در عین حال، لیست منابع و کالاهای آن ها با هلدینگ و باقی شرکت های زیرمجموعه مشترک خواهد بود.

از دیگر ویژگی های زیر سیستم های چند سازمانی

• امکان تعریف درختواره سازمان های مرتبط، نوع سازمان و اعمال دسترسی
• امکان تعریف حد نصاب معاملاتی به ازای هر سازمان
• امکان تعریف قالب های قراردادها، صورت جلسات و نامه ها به ازای هر سازمان
• امکان تعریف راهبر برای هر سازمان
• امکان مشاهده تمامی معاملات همه سازمان های زیر مجموعه هلدینگ
• امکان گزارش گیری از تمامی معاملات سازمان ها توسط هلدینگ
• امکان نظارت بر تمامی معاملات سازمان های عضو هلدینگ

امکان پیشنهاد منابع از سمت واحد درخواست دهنده برای بررسی

در سامانه درگاه، واحد درخواست دهنده، پس از ثبتِ درخواست خود می تواند منابعی را که پیش بینی می کند که آن ها بتوانند خدمات مدنظر او را را انجام دهند یا کالاهای مد نظر او را فراهم کنند به سیستم پیشنهاد دهد، تا آن منابع برای تایید صلاحیت، مورد بررسی قرار گیرند.

وجود پورتالی مختص تامین کننندگان و پیمانکاران شما

پرتال تامین کنندگان سامانه درگاه بخشی کلیدی برای برگزاری هر چه بهتر مناقصات و مزایدات و پیدا کردن بهترین تامین کنندگان را فراهم می کند. پرتال تامین کنندگان به شما امکان می دهد که لیستی از حرفه ای ترین تامین کنندگان را ایجاد کرده و رابطه تجاری دراز مدت و سودآوری را با آنها آغاز کنید.

قابلیت های پرتال تامین کنندگان:

• امکان ثبت نام پیمانکاران و مشاوران
• اطلاع رسانی درخواست ها (اعم از مناقصات، مزایدات، استعلام ها و ارزیابی ها) و امکان مشاهده آنها توسط پیمانکار
• امکان تعیین روند ثبت نام پیمانکار و امکان دریافت هر نوع اطلاعات مورد نیاز از پیمانکار و تامین کننده
• امکان تعریف معیارهای ارزیابی پیمانکار و وزن دهی به آنها
• انتخاب وندور لیست مورد نظر بر اساس معیارهای ارزیابی، اسناد و استعلام های گرفته شده از پیمانکار
• ارتباط مستقیم با پیمانکار از طریق ارسال پیام درپرتال
• امکان فروش الکترونیکی اسناد مناقصه (مزایده) و تعیین قیمت برای آنها

در پورتال، تامین کننده یا پیمانکار به راحتی خواهد توانست مناقصات (مزایدات، استعلام ها و ارزیابی ها) ی گذشته و معاملات که به تازگی سازمان شما برگزار کرده یا هنوز برگزار نکرده (معاملات حال و آینده) را مشاهده کند و در صورت تمایل به شرکت در آن، در پورتال ثبت نام کند.

امکان پیشنهاد قیمت بر مبنای مبلغ ارزی (دلار، یورو و …)

در سامانه درگاه، امکان پیشنهاد قیمت بر مبنای مبلغ ارزی وجود دارد به این ترتیب تامین کنندگان شما می توانند پیشنهادهای خودشان را با هر واحد ارزی که تمایل دارند به ثبت برسانند و برای شما ارسال کنند.

امکان پیشنهاد قیمت بر مبنای درصد پیشنهادی

امکان پیشنهاد قیمت بر مبنای درصد پیشنهادی هم یکی دیگر از امکانات سامانه درگاه است بدین ترتیب دیگر لزومی به وارد کردن قیمت برای کارفرما نمی باشد و تامین کننده یا پیمانکار می تواند تنها با تعیین درصد پیشنهادی خود به شما پیشنهاد قیمت دهد به عنوان مثال تامین کننده می تواند ۱۰ درصد بیشتر از قیمتی که در نظر دارید پیشنهاد قیمت دهد و در آن معامله شرکت کند.

امکان معامله با شرکت های خارجی

به علت دو زبانه بودن سیستم درگاه و قابلیت پیشنهاد قیمت براساس مبلغ ارزی، انجام معامله با پیمانکاران خارجی که در صنعت نفت و پتروشیمی نقش کلیدی دارند، به راحتی امکان پذیر خواهد بود.

روند ثبت نام پیمانکار توسط خودتان قابل تعیین است. شما می توانید تا برای ثبت نام، هر اطلاعاتی که لازم دیدید را از پیمانکار و تامین کننده دریافت کنید. همینطور می توانید مشخص کنید تا زمانی که اطلاعات آن ها توسط شما تایید نشده باشد اجازه شرکت در مناقصه را نداشته باشند.

همچنین امکان فروش الکترونیکی اسناد برگزاری مناقصه (مزایده) توسط شما وجود دارد. شما می توانید برای آن اسناد در سامانه قیمت تعیین کنید به این ترتیب تامین کننده ها (پیمانکاران و مشاوران)، برای خرید الکترونیکی آن اسناد به صفحه درگاه پرداخت هدایت می شوند و بعد از پرداخت می توانند آن اسناد را آپلود و دریافت کنند.

شما می توانید برای هر یک از معاملات خود، معیار های ارزیابی ایجاد و برای آن ها وزن تعریف کنید. به این ترتیب کافیست که پیمانکاران، وارد صفحه خودشان در پورتال شوند و آن فرم ها را بنا به تمایل خودتان، به صورت فیزیکی یا اکترونیکی برای شما ارسال کنند.

دریافت پاکات بسته به تمایل شما می تواند فیزیکی یا الکترونیکی صورت گیرد. همچنین می توانید تعیین کنید که بازگشایی پاکات چطور انجام شود. ما در درگاه این امکان را فراهم کردیم تا در کنار روش معمول بازگشایی پاکات، از روش استعلام آنلاین قیمت که در بالاترین حد ممکن امنیت پاکات را تا آخرین مهلت زمان بازگشایی پاکات فراهم می کند استفاده کنید

( همانگونه که در مناقصه به صورت فیزیکی، پاکت‌های مناقصه به صورت مهر و موم شده به مناقصه‌گذار تحویل شده و تا لحظه آخر مهر و موم شده باقی می مانند، در این سامانه نیز به صورت دقیق‌تر همه درخواست‌ها بدون دخالت نیروی انسانی، رمزنگاری شده و امکان مشاهده رقم‌های پیشنهادی وجود ندارد. بر این اساس مناقصه‌گر با اطمینان کامل، رقم پیشنهادی خود را به صورت محرمانه در سامانه ثبت خواهد کرد و اسناد مناقصه تنها در کمیسیون بازگشایی و تنها توسط خود دستگاه، قابل رمز گشایی و مشاهده خواهد بود. بنابراین، اگر در محیط فیزیکی مناقصه از هراس افشای قیمت، ارسال اسناد، به زمان های انتهایی موکول میشد، اما در سامانه درگاه چنین هراسی وجود نخواهد داشت.)

تمامی مستندات شما آرشیو می شود این اسناد به راحتی قابل طبقه بندی، جابجایی و جستجو ست  به این ترتیب دیگر نیاز نیست تا در حجم زیادی از اوراق، دنبال سند و یا اطلاعات مورد نظر خود بگردید کافیه که در سیستم به صورت ساده سرچ کنید و آن ها را پیدا کنید

هم چنین قادر خواهید بود آدرس فیزیکی آن اسناد را در سیستم ثبت کنید به این ترتیب به راحتی می توانید متوجه شوید که آن سند در کجا قرار دارد و به سند فیزیکی آن هم دسترسی داشته باشید

می توانید بابت هر کالا یا خدمات یک مناقصه، با بهترین پیشنهاد دهنده قرارداد ببندید. در نتیجه میزان سود سازمان شما از هر مناقصه افزایش پیدا می کند و معاملات شما با این روش به بهینه ترین شکل ممکن انجام می پذیرد.

به راحتی قراردادهایتان را ثبت کنید و به تمامی فرایندهای مرتبط با قراردادها در همین سیستم رسیدگی کنید تمامی مراحل پس از ثبت قرارداد نظیر متمم ها و الحاقیه ها، تغییر مقادیر، مابه التفاوت و تعدیل ها، تاخیرات و تعلیق ها و … همه و همه در این بخش رسیدگی خواهد شد. کنترل صورت وضعیت، ثبت و مدیریت کمیسیون ها، تعریف اعتبارات و بودجه، تعریف و مدیریت پروژه ها و کلی از ویژگی های دیگر در این بخش قرار دارد .

با توجه به اینکه در سامانه درگاه امکان گزارش گرفتن از تمام فیلدها وجود دارد.شما به راحتی می توانید از عملکرد ماموران خرید نیز گزارشی کاربردی تهیه کنید. گزارش ساز سیستم،  Stimulsoft می باشد و با توجه به اطلاعات موجود می توان با آن انواع گزارش های چاپی، آماری و … راتهیه کرد و در تاریخ معین برای مسئول مربوطه از طریق ایمیل و … ارسال کرد. بخش هوش تجاری نیز دیدی شفاف و واضح را برای شما ارائه خواهد داد.