آشنایی با چالش های مدیران بخش خرید و تدارکات

چالش های خرید و تدارکات کالا یکی از دغدغه های اصلی مدیران سازمان ها است. در واقع مدیران بخش خرید و تدارکات وظایف متعددی برعهده دارند و باید تمامی فرایندهای خرید را مدیریت کنند. وظایفی از قبیل شناسایی نیازهای سازمان، مدیریت تامین کنندگان و فرایندهای پرداخت، همگی برعهده مدیر خرید و تدارکات است. بخش خرید و تدارکات سازمانها همواره در حال تکاپو هستند.

به همین دلیل، شغل مدیریت خرید و تدارکات با چالش ها و مشکلات زیادی همراه است. شناسایی این مشکلات و غلبه بر آنها، نه تنها به صرف زمان و هزینه نیاز دارد، بلکه تلاش و زحمت زیادی را نیز می طلبد؛ چرا که فرایند خرید و تدارکات تاثیر به سزایی در سود و زیان سازمان دارد.

اگر چه چالش های تدارکات براساس اندازه و نوع فعالیت سازمان متفاوت است، اما شش مشکل اصلی در بخش خرید و تدارکات وجود دارد که تمامی سازمانها را تحت شعاع قرار میدهد.

مهم ترین چالش های تدارکات کالا

تامین مواد اولیه به عنوان یکی از چالش های تدارکات، همواره با خطراتی همراه است که فرایند خرید کالای صنعتی را با مشکلات بزرگی مواجه میکند. به طور مثال رایجترین خطرات تامین، خطرات موجود در بازار تامین کنندگان مانند کلاهبرداری های احتمالی، هزینه بالا، کیفیت نامطلوب و تاخیر در تحویل کالا است.

علاوه بر این، پذیرش ریسک هایی چون مبارزه با فساد و پایبندی به سیاست های موجود از دغدغه های اصلی تامین کنندگان است.

اصلی ترین چالش تدارکات

واحد خرید و تدارکات برنامه مشخصی را برای خریدهای سازمان تنظیم میکند و براساس آن برنامه، اقلام موردنیاز را تهیه میکند. در صورتی که این بخش، اقلام غیرضروری را خارج از برنامه خریداری کند، هزینه های اضافی به سازمان تحمیل میشود.

هزینه های اضافی یکی از چالش های تدارکات است که منجر به بروز مشکلات مالی در سازمان میشود. در صورتی که نتوان اقلام خریداری شده را با هزینه های تنخواه یا موجودی انبار توجیه کرد، سازمان متحمل ضرر و زیان های جبران ناپذیری میشود. ناتوانی در کنترل هزینه های سازمان، یکی از چالش های هر کسب و کاری است.

طولانی بودن چرخه فرایند

در بسیاری از مواقع، محصولات یا خدمات در آخرین لحظه خریداری یا فراهم میشوند؛ در نتیجه زمانی که برای خرید صرف میشود، بیشتر از زمان پیشبینی شده است و چرخه خرید نیز طولانی تر میشود.

دلایل عمده تاخیر در فرایند خرید

• تاخیر در تهیه مشخصات فنی، حیطه اختیارات (TOR) یا بیانیه کار (SOW)
• نادیده گرفتن برنامه خرید
• به تعویق انداختن اعلام مبلغ پیشنهادی
• به تعویق انداختن فرایند ارزیابی
• عقب نشینی در مذاکره های قراردادها

تاثیر اطلاعات غلط در فرایند خرید

تصمیم گیری صحیح در مورد فرایندهای خرید و تدارکات، نیازمند اطلاعات دقیق و قابل اعتماد است. در صورتی که واحد تدارکات براساس اطلاعات نادرست اقدام به خرید کند، ممکن است سازمان با کمبود موجودی، مازاد موجودی یا برخی مشکلات دیگر مواجه شود. بنابراین اطلاعات غلط به عنوان یکی از چالش های تدارکات در سود و زیان سازمان تاثیر میگذارد.

خرید و تدارکات استراتژیک

تصمیم گیری صحیح در مورد فرایندهای خرید و تدارکات، نیازمند اطلاعات دقیق و قابل اعتماد است. در صورتی که واحد تدارکات براساس اطلاعات نادرست اقدام به خرید کند، ممکن است سازمان با کمبود موجودی، مازاد موجودی یا برخی مشکلات دیگر مواجه شود. بنابراین اطلاعات غلط به عنوان یکی از چالش های تدارکات در سود و زیان سازمان تاثیر میگذارد.

مشکلات مربوط به تامین کننده کالا

یکی از بزرگترین چالش های تدارکات ، مدیریت تامین کننده است. چرا که تمامی مراحل مدیریت تامین کنندگان مانند شناسایی تامین کننده مناسب، ارزیابی عملکرد آنها و همچنین اطمینان از کیفیت محصولات با مشکلات و چالشهایی همراه است.

استفاده از ابزارهای مناسب برای حل چالش های تدارکات

پیشرفت تکنولوژی، رشد بازار و تغییر و تحول در فرایندهای خرید، منجر به افزایش روزافزون چالش های تدارکات شده است.

درک مشکلات موجود در هر یک از مراحل خرید و تدارکات مانند فرایندهای پرداخت، مدیریت تامین کنندگان و مدیریت قرارداد، اولین قدم برای حل این مشکلات است و به سازمانها کمک میکند تا از رقبای خود پیشی بگیرند.

سخن پایانی

چالش های تدارکات و مشکلات موجود در فرایندهای خرید، مانع از رشد سازمان می‌شود. اگر شما هم در کسب و کار خود با یکی از 6 چالش بالا روبه رو شده‌اید، توصیه می‌کنیم از نرم افزارهای خرید و تدارکات استفاده کنید. این سیستم ها به سازمان ها کمک می‌کنند تا به سادگی با چالش های موجود روبه‌رو شوند و فرایندهای خرید را بهبود ببخشند.

منبع: انتاکالا