آینده مدیریت قراردادها (پیش‌بینی روندها و تغییرات آینده در حوزه مدیریت قراردادها و آماده‌سازی سازمان‌ها برای این تغییرات)

مدیریت قراردادها فرایند سیستماتیکی است که در آن یک قرارداد از ابتدای شکل گیری تا خاتمه قرارداد ثبت و بررسی می شود. در این فرایند بر عملکرد طرفین قرارداد و اطمینان از پایبندی به تعهدات مندرج در قرارداد نظارت می شود. مدیریت قراردادها ریسک و اشتباهات را به حداقل می رساند و به افزایش بهره وری سازمان ها کمک می کند. در سال ها اخیر با پیشرفت تکنولوژی و فناوری مدیریت قراردادها دچار تحولات چشم گیری شده است. امروزه نرم افزارهای مدیریت قراردادها جایگزین کاغذ بازی شده و اتوماسیون و هوش مصنوعی حرف اول را می زنند. در ادامه به روندهای پیش‌بینی‌شده در مدیریت قراردادها و چگونگی آماده‌سازی سازمان‌ها برای این تغییرات می‌پردازیم.

دیجیتالی شدن کامل فرآیندهای مدیریت قرارداد

همان طور که گفته شد نرم افزارهای مدیریت قرارداد در آینده نه چندان دور جایگزین کاغذ و قراردادهای فیزیکی می شوند و ما با چیزی تحت عنوان مدیریت دیجیتال قراردادها روبرو خواهیم بود که در آن تمامی اسناد به صورت الکترونیکی می باشند. از این رو سازمان ها باید برای سرمایه گذاری در نرم افزارهای مدیریت قرارداد دیجیتال بودجه تعیین نمایند و کار کردن با ابزارهای دیجیتال را به کارمندان خود آموزش دهند. همچنین سازمان ها باید بکوشند تا با قوانین مرتبط به امضای دیجیتال و امنیت سایبری منطبق شوند. مدیریت قرارداد دیجیتال باعث دسترسی سریع به اطلاعات می شود و از طرف دیگر خطاهای انسانی را به حداقل می رساند.

ظهور قراردادهای هوشمند مبتنی بر بلاک‌چین

بلاک‌چین امکان ایجاد قراردادهای هوشمند (Smart Contracts) را فراهم کرده است. این قراردادها به صورت خودکار اجرا می‌شوند و احساس نیاز به نظارت انسانی را به حداقل می رسانند. قراردادهای هوشمند شفاف هستند و مفاد و شرایط قرارداد به صورت خودکار قابلیت اجرایی دارد. همچنین در این قراردادها داده ها غیر قابل تغییر هستند و از امنیت بسیار بالایی برخوردارند. سازمان ها در این رابطه باید شرایط آشنایی با فناوری بلاک چین و کاربردهای آن را برای کارمندان خود فراهم کنند و در این خصوص با متخصصان فناوری برای ادغام سیستم ها همکاری نمایند. همچنین زیرساخت های لازم برای پیاده سازی قراردادهای هوشمند را ارزیابی کنند.

استفاده گسترده از هوش مصنوعی (AI)

در آینده هوش مصنوعی نقش کلیدی در تحلیل و مدیریت قراردادها ایفا خواهد کرد. سیستم‌های مبتنی بر AI می‌توانند بندهای کلیدی هر قرارداد را شناسایی و تحلیل کنند؛ ریسک ها را پیش بینی و به حداقل برساند و در فرایند بهینه سازی مذاکرات قراردادی نقش پررنگی ایفا می کند. استفاده از هوش مصنوعی باعث افزایش دقت در تحلیل داده ها و قراردادها می شود و در زمان و هزینه ها نیز صرفه جویی می شود. سازمان ها برای استفاده از هوش مصنوعی در مدیریت قراردادها باید ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی را پیاده سازی کنند و همچنین تیم حقوقی و قراردادی با دانش تحلیل داده به کار گیرند. همچنین باید الگوریتم های پیشرفته ای برای شناسایی ریسک و کاهش آن ها تدارک ببینند.

تمرکز بر امنیت سایبری و حریم خصوصی

با دیجیتالی شدن قراردادها حفظ حریم خصوصی و امنیت سایبری برای شرکت ها و سازمان ها از اهمیت زیادی برخوردار می باشد چرا که سرقت اطلاعات و یا تغییرات غیر مجاز در قراردادها می تواند چالش هایی را با خود به همراه داشته باشد. سازمان ها باید در این رابطه به فکر تدبیری هوشمندانه باشند و امنیت سیستم ها را تضمین کنند. در این رابطه باید پروتکل های امنیتی پیشرفته ای را ایجاد و اجرا کنند و استفاده از فناوری رمز گذاری را در الویت قرار دهند. همچنین سیستم های مدیریت ریسک سایبری را ارزیابی و بهبود ببخشند.

تمرکز بر انطباق با قوانین بین‌المللی

امروزه در دنیایی که درگیر جهانی شدن می باشد مدیریت قراردادها نیز باید انطباق با قوانین مختلف کشور ها را تضمین کند. چرا که تغییرات کوچک و بزرگ در قوانین حاکم بر قراردادهای دیجیتال و محافظت از داده ها از اهمیت زیادی برخوردار می باشد و بر عملکرد سازمان ها تاثیر می گذارد. سازمان ها باید به صورت مداوم اطلاعات حقوقی و قراردادی خود را به روزرسانی کنند و از نرم افزارهایی استفاده کنند که قابلیت تنظیم و انطباق با قوانین مختلف را داشته باشند. همچنین همکاری با مشاوران حقوقی بین المللی نیز می تواند به سازمان ها در این رابطه کمک کند.

اتوماسیون فرآیندها و کاهش وابستگی به نیروی انسانی

اتوماسیون و دیجیتالی شدن قراردادها استفاده و وابستگی به نیروی انسانی را به حداقل رسانده است. چرا که بسیاری از وظایف مانند ایجاد قرارداد، پیگیری و تجزیه و تحلیل آن بر عهده نرم افزارها می باشد. این فرایند دیجیتالی شدن سرعت و دقت در مدیریت قراردادها را افزایش داده و از طرف دیگر هزینه های عملیاتی را کاهش داده است. نیروی انسانی می تواند بر فعالیت ها استراتژیک تری تمرکز کند که خود باعث کارایی بهتر سازمان ها می باشد. در این رابطه سازمان ها باید به تدریج فرایندهایی را طراحی کنند که با فناوری های جدید هماهنگی بیشتری داشته باشد و همچنین کارمندان یک سازمان باید برای استراتژی های قدرتمندتر و هدفمندتر آموزش ببینند.

افزایش اهمیت داده‌ها و تحلیل پیش‌بینی‌کننده

داده ها در آینده مدیریت قراردادها نقش کلیدی و مهمی را ایفا می کنند. تحلیل داده های قراردادی می تواند با اطلاعات مهمی برای سازمان ها همراه باشد. سازمان ها با استفاده از داده ها می توانند رفتار شرکا و تامین کنندگان خود را پیش بینی و تحلیل کنند. فرصت ها و خطرات احتمالی را شناسایی کنند و در جهت استفاده و یا جلوگیری از آن اقدام کنند و در مذاکرات خود تصمیمات بهتری را اتخاذ کنند. سازمان ها در این رابطه باید بر روی ابزارهای تحلیل داده ها تمرکز کنند و تیمی متخصص در جهت تحلیل داده ها تشکیل دهند.

نتیجه گیری

مدیریت قراردادها برای سازمان ها از اهمیت زیادی برخوردار می باشد و نقش کلیدی در تنظیم روابط میان سازمان ها و تامین کنندگان آن ها ایفا می کنند. امروزه اما قراردادها از شکل سنتی خود فاصله گرفته  و شکل و شمایلی دیجیتالی به خود گرفته است. مدیریت قراردادها با دیجیتالی شدن وابستگی به نیروی انسانی را کاهش داده اما کاملا بی نیاز آن نیست؛ چرا که باید از نیروی انسانی ماهر در جهت موقعیت های استراتژیک تری استفاده کند. اتوماسیون و استفاده از فناوری های پیشرفته مانند هوش مصنوعی و قراردادهای هوشمند باعث شده تا تحلیل داده ها با سرعت و دقت بیشتری انجام گیرد که خود باعث صرفه جویی در وقت و هزینه سازمان ها می شود. سازمان هایی که خود را برای این تغییر بزرگ در حوزه مدیریت قراردادها آمده کنند می توانند مزیت رقابتی بدست آورند و بهره وری خود را افزایش دهند. سازمان ها به تدریج باید نقش تکنولوژی و فناوری های نوین در مدیریت قراردادها را بپذیرند و اهداف سازمانی خود را به سمت دیجیتال شدن سوق دهند و در تلاش باشند تا بروز بماند و از فناوری های روز دنیا در جهت پیشبرد اهداف خود بهره ببرند؛ نه تنها آن را به عنوان یک تغییر بزرگ در جهت پیشرفت بپذیرند بلکه آموزش تخصصی برای نیروهای خود فراهم کنند.

نرم افزار مدیریت قراردادها یک نرم افزار یک پارچه ست که با استفاده از آن می توانید انواع قراردادهای سازمان ها خود از جمله صورت وضعیت ها، تعدیل، خاتمه و کاهش و افزایش و سایر فرایند های مربوط به قراردادها را کنترل و به آن ها رسیدگی کنید.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید.