آیا برای استعلام بها از سه شرکت مهلت زمانی مشخصی وجود دارد؟
آیا برای استعلام بها از سه شرکت باید چند روز صبر کرد؟ آیا ممکن است سه شرکت در یک روز قیمت خود را اعلام کنند و همان روز نیز برنده انتخاب شود؟
این پرسش در فرایند خرید و معاملات سازمانها اهمیت زیادی دارد؛ زیرا در برخی موارد تصور میشود برای معتبر بودن استعلام بها، باید میان دریافت پیشنهادهای قیمت از شرکتها فاصله زمانی مشخصی وجود داشته باشد.
بررسی آییننامه معاملات دولتی نشان میدهد که در مقررات عمومی، برای فاصله زمانی میان دریافت سه استعلام بها و تصمیمگیری درباره پیشنهاد مناسب، حداقل مهلت مشخصی تعیین نشده است. بااینحال، برای اعتبار و قابلیت استناد استعلام، الزامات دیگری مانند کتبی بودن پیشنهاد، درج تاریخ، مشخص بودن مدت اعتبار قیمت، یکسان بودن موضوع استعلام و رعایت صرفه و صلاح دستگاه اهمیت دارد.
بنابراین، دریافت سه استعلام در یک روز و حتی تصمیمگیری درباره آنها در همان روز، صرفاً به دلیل همزمان بودن، ممنوع تلقی نمیشود؛ البته مشروط بر اینکه سایر الزامات قانونی و مقررات اختصاصی دستگاه رعایت شده باشد.
استعلام بها چیست؟
استعلام بها یکی از روشهای تعیین قیمت در معاملات است که در مقررات معاملاتی، بهویژه در معاملات متوسط، مورد استفاده قرار میگیرد.
مطابق ماده ۳ آییننامه معاملات دولتی، در معاملات متوسط، مأمور خرید باید از فروشندگان کالا یا انجامدهندگان کار مورد نیاز که تعداد آنها کمتر از سه نفر نباشد، از هرکدام روی برگ جداگانه، استعلام بهای کتبی دریافت کند؛ مگر اینکه تعداد فروشندگان یا انجامدهندگان کار در محل کمتر از سه نفر باشد.
در برگ استعلام باید نوع کالا یا کار، مقدار و مشخصات آن بهطور کامل تعیین شود. فروشنده یا انجامدهنده کار نیز باید حداقل بهای پیشنهادی خود را با ذکر مدت اعتبار قیمت، نشانی کامل و تاریخ اعلام و امضا کند. مأمور خرید نیز باید انجام استعلام را با درج تاریخ، نام، نام خانوادگی و سمت خود تأیید و امضا کند.
بنابراین، قانون صرفاً به «گرفتن سه قیمت» اکتفا نکرده و برای مستند بودن فرایند، شرایط مشخصی تعیین کرده است.
آیا برای استعلام بها از سه شرکت مهلت زمانی مشخصی وجود دارد؟
در مقررات عمومی آییننامه معاملات دولتی، حداقل فاصله زمانی مشخصی برای دریافت سه استعلام بها پیشبینی نشده است.
به بیان دیگر، ماده ۳ این آییننامه نگفته است که دستگاه باید برای مثال سه روز، پنج روز یا یک هفته برای دریافت قیمتها منتظر بماند.
همچنین در این ماده مقرر نشده است که سه شرکت باید در سه روز متفاوت پیشنهاد خود را ارائه کنند.
آنچه ماده ۳ بر آن تأکید دارد، دریافت استعلام کتبی از حداقل سه فروشنده یا انجامدهنده کار و رعایت تشریفات مربوط به مشخصات معامله، قیمت، تاریخ، امضا و مدت اعتبار پیشنهاد است.
بنابراین، از متن این ماده نمیتوان یک «حداقل مهلت انتظار» برای دریافت سه قیمت استخراج کرد.
نتیجه مهم
نباید این دو موضوع را با یکدیگر اشتباه گرفت:
-
- مهلت قانونی برای صبر کردن قبل از انتخاب پیشنهاددهنده: در ماده ۳ حداقل مدت مشخصی تعیین نشده است.
- مدت اعتبار قیمت پیشنهادی: باید در پیشنهاد قیمت مشخص شود و دستگاه باید متناسب با آن اقدام کند.
این تفکیک برای تحلیل حقوقی موضوع بسیار مهم است.
آیا میتوان سه استعلام بها را در یک روز دریافت کرد؟
بله، صرف همتاریخ بودن سه استعلام، موجب بیاعتباری آنها نمیشود.
فرض کنید یک دستگاه برای خرید یک کالای مشخص، از سه شرکت استعلام بها دریافت کند و هر سه شرکت در تاریخ ۲۰ شهریور پیشنهاد خود را ارائه دهند. اگر:
-
- مشخصات کالا یا خدمت در هر سه استعلام یکسان باشد؛
- قیمتها بهصورت کتبی ارائه شده باشند؛
- هر پیشنهاد دارای تاریخ و امضای معتبر باشد؛
- مدت اعتبار قیمت مشخص باشد؛
- پیشنهادها واقعی و مستقل باشند؛
- و سایر مقررات معاملاتی دستگاه رعایت شده باشد،
صرف اینکه هر سه پیشنهاد در یک روز دریافت شدهاند، بهتنهایی دلیلی برای غیرقانونی یا باطل بودن استعلام بها نیست. در واقع، قانون برای دریافت سه قیمت، سه روز متفاوت را شرط نکرده است.
آیا انتخاب برنده در همان روز نیز امکانپذیر است؟
در چارچوب مقررات عمومی مورد بحث، صرفاً از بابت زمان، ممنوعیت عامی برای تصمیمگیری در همان روز وجود ندارد.
مطابق ماده ۴ آییننامه معاملات دولتی، مأمور خرید در صورتی که حداقل بهای بهدستآمده در استعلام بها را عادله تشخیص دهد، با پیشنهاددهنده حداقل بها معامله خواهد کرد.
بنابراین، اگر سه پیشنهاد معتبر در اختیار دستگاه قرار گرفته باشد و بررسی لازم انجام شود، از متن ماده ۳ و ۴ نمیتوان الزام به سپری شدن چند روز مشخص میان دریافت پیشنهادها و انتخاب پیشنهاددهنده برداشت کرد. البته این موضوع به معنای آن نیست که دستگاه میتواند بدون انجام بررسی و صرفاً با مشاهده سه قیمت، معامله را قطعی کند.
مدت اعتبار قیمت پیشنهادی چه اهمیتی دارد؟
یکی از مهمترین نکات حقوقی در استعلام بها، مدت اعتبار قیمت پیشنهادی است. ماده ۳ آییننامه معاملات دولتی تصریح میکند که فروشنده یا انجامدهنده کار باید مدت اعتبار بهای اعلامشده را در برگ استعلام مشخص کند.
همچنین تبصره ۲ همین ماده، مأمور خرید را مکلف میکند با توجه به مدت اعتبار قیمتهای پیشنهادی، بهگونهای اقدام کند که به دلیل انقضای اعتبار قیمت، خسارتی متوجه دولت نشود. بنابراین ممکن است سه شرکت در یک روز پیشنهاد بدهند، اما هرکدام مدت اعتبار متفاوتی برای قیمت خود تعیین کنند. برای مثال:
- شرکت «الف»: ۱۰۰ میلیون تومان، اعتبار ۷ روز
- شرکت «ب»: ۱۰۵ میلیون تومان، اعتبار ۱۰ روز
- شرکت «ج»: ۱۱۰ میلیون تومان، اعتبار ۱۵ روز
در چنین شرایطی، دستگاه باید تصمیم خود را در چارچوب مدت اعتبار پیشنهادها و سایر مقررات اتخاذ کند.
در نتیجه، مهمتر از فاصله زمانی میان سه استعلام، رعایت مدت اعتبار قیمتهای اعلامشده است.
آیا پایینترین قیمت حتماً برنده است؟
خیر. این یکی از نکات مهمی است که در تحلیل استعلام بها نباید نادیده گرفته شود. مطابق ماده ۴ آییننامه معاملات دولتی، مأمور خرید در صورتی با پیشنهاددهنده حداقل بها معامله میکند که حداقل بها را عادله تشخیص دهد.
بنابراین فرایند به این شکل نیست که: «هر شرکتی قیمت پایینتری ارائه کرد، بدون هیچ بررسی باید برنده شود.» بلکه قیمت پایینتر باید از نظر عادلانه بودن و شرایط معامله قابل قبول باشد.
همچنین در معاملاتی که کالا یا خدمت دارای الزامات فنی است، پایینتر بودن قیمت پیشنهادی بهتنهایی نمیتواند جایگزین احراز انطباق پیشنهاد با نیاز واقعی دستگاه شود.
آیا هماهنگی قبلی با سه شرکت برای ارائه قیمت مجاز است؟
در اینجا باید میان دو مفهوم کاملاً متفاوت تفکیک کرد.
هماهنگی برای درخواست قیمت
اگر منظور از هماهنگی این باشد که دستگاه با چند شرکت تماس گرفته و از آنها درخواست کرده است برای یک کالا یا خدمت مشخص قیمت خود را اعلام کنند، صرف این اقدام بهخودیخود به معنای تخلف نیست.
در واقع، برای دریافت استعلام بها لازم است دستگاه از فروشندگان یا انجامدهندگان کار قیمت دریافت کند.
هماهنگی برای تعیین قیمت یا برنده
اما اگر منظور از هماهنگی این باشد که قیمتها از قبل بین شرکتها یا میان شرکت و فروشندگان توافق شده باشد یا برنده معامله از پیش تعیین شده باشد، مسئله کاملاً متفاوت است. در چنین وضعیتی، موضوع دیگر صرفاً «همزمان بودن استعلامها» نیست؛ بلکه اصالت، استقلال و سلامت پیشنهادهای قیمت محل سؤال قرار میگیرد.
نابراین، نمیتوان صرفاً از روی یکسان بودن تاریخ سه استعلام نتیجه گرفت که آنها صوری یا تبانیآمیز بودهاند؛ اما وجود شواهدی مبنی بر توافق قبلی درباره قیمت یا برنده میتواند موضوع را از یک استعلام بهای عادی خارج کند.
آیا استعلام بها همان مناقصه است؟
خیر. استعلام بها و مناقصه دو فرایند یکسان نیستند و نباید تمام تشریفات زمانی مناقصه را به استعلام بهای معاملات متوسط تسری داد.
در آییننامه معاملات دولتی، استعلام بها برای معاملات متوسط در ماده ۳ و نحوه انتخاب حداقل بهای عادلانه در ماده ۴ مورد توجه قرار گرفته است. در مقابل، معاملات عمده اصولاً تابع تشریفات مناقصه عمومی یا محدود هستند. بنابراین اگر برای یک مناقصه برنامه زمانی، مهلت دریافت پیشنهاد یا مدت اعتبار پیشنهادها تعیین شده باشد، نمیتوان همان قواعد را بدون بررسی مبنای قانونی، به هر استعلام بهایی تعمیم داد.
یک نکته مهم: استعلام بها پس از مناقصه
تمام موارد استعلام بها الزاماً در چارچوب ماده ۳ قرار نمیگیرند. ماده ۲۳ آییننامه معاملات دولتی وضعیت متفاوتی را درباره استعلام بها پس از رسیدگی به پیشنهادهای یک مناقصه پیشبینی کرده است.
بر اساس این ماده، اگر کمیسیون مناقصه کمترین قیمت پیشنهادی را عادلانه تشخیص ندهد، میتواند درباره تجدید مناقصه یا استعلام بها از حداقل سه نفر اظهارنظر کند و نتیجه استعلام را در کمیسیون مطرح کند. این ماده برای مقایسه قیمت حاصل از استعلام با قیمت پیشنهادشده در مناقصه نیز قواعد خاصی دارد.
بنابراین: استعلام بهای معمول یک معامله متوسط ≠ استعلام بها پس از عدم عادلانه تشخیص دادن قیمت در مناقصه این دو فرایند نباید با یکدیگر خلط شوند.
آیا این حکم برای تمام سازمانها یکسان است؟
خیر؛ و این نکته باید در هر مقاله حقوقی درباره استعلام بها صراحتاً ذکر شود. آییننامه معاملات دولتی یک مقرره عمومی مهم است، اما برخی سازمانها، شرکتها و دستگاهها ممکن است به موجب قانون، اساسنامه، آییننامه معاملات اختصاصی یا مقررات داخلی مصوب، تشریفات متفاوت یا تکمیلی داشته باشند.
برای مثال، برخی آییننامههای معاملاتی سازمانها علاوه بر اصل دریافت حداقل سه قیمت، نحوه تأیید، ارجاع به کمیسیون معاملات یا سایر مراحل تصمیمگیری را نیز مشخص کردهاند. بنابراین، پاسخ حقوقی دقیق این نیست که: «در هیچ سازمانی برای استعلام بها مهلت وجود ندارد.»
بلکه باید گفت: در مقررات عمومی مورد استناد، برای فاصله زمانی بین دریافت سه استعلام بها و تصمیمگیری، حداقل مهلت مشخصی تعیین نشده است؛ اما در هر معامله باید مقررات اختصاصی حاکم بر دستگاه نیز بررسی شود.
برای اینکه استعلام بها از نظر حقوقی قابل دفاع باشد چه مواردی باید رعایت شود؟
برای کاهش ایرادات احتمالی در حسابرسی، بازرسی یا بررسیهای نظارتی، بهتر است پرونده معامله شامل مستندات کافی باشد.
۱. مشخصات دقیق موضوع معامله
نوع کالا یا خدمت، مقدار و مشخصات مورد نیاز باید در استعلام مشخص باشد.
۲. دریافت حداقل سه استعلام
در معاملات مشمول ماده ۳، اصل بر دریافت استعلام کتبی از حداقل سه فروشنده یا انجامدهنده کار است؛ مگر اینکه تعداد فعالان مربوط در محل کمتر از سه نفر باشد و این موضوع نیز مطابق مقررات مستند شود.
۳. درج تاریخ پیشنهاد
تاریخ پیشنهاد قیمت باید مشخص باشد.
۴. تعیین مدت اعتبار قیمت
مدت اعتبار قیمت پیشنهادی باید در استعلام درج شود و تصمیمگیری نیز با توجه به این مدت انجام شود.
۵. احراز عادلانه بودن قیمت
کمترین قیمت نباید صرفاً به دلیل پایینتر بودن، بدون بررسی عادلانه بودن انتخاب شود.
۶. مستندسازی فرایند
مأمور خرید باید انجام استعلام را مطابق ماده ۳ مستند و تأیید کند.
۷. بررسی مقررات اختصاصی دستگاه
اگر سازمان یا شرکت دارای آییننامه معاملاتی اختصاصی است، آن مقررات باید در کنار مقررات عمومی بررسی شود.
آیا همزمان بودن سه استعلام میتواند ایراد حسابرسی ایجاد کند؟
همزمان بودن سه استعلام، بهتنهایی به معنای غیرقانونی بودن آنها نیست. اما از نظر کنترلی، ممکن است حسابرس یا ناظر درباره نحوه دریافت پیشنهادها سؤال کند؛ بهخصوص اگر سه قیمت در فاصله زمانی بسیار کوتاه دریافت شده باشند یا مستندات فرایند ناقص باشد.
به همین دلیل، بهتر است پرونده معامله بهگونهای تنظیم شود که بتواند نشان دهد:
- هر سه شرکت واقعاً پیشنهاد قیمت ارائه کردهاند؛
- موضوع و مشخصات استعلام برای هر سه شرکت یکسان بوده است؛
- پیشنهادها دارای تاریخ و امضای معتبر هستند؛
- مدت اعتبار قیمتها مشخص است؛
- قیمتها صرفاً برای تکمیل ظاهری پرونده ایجاد نشدهاند؛
- انتخاب پیشنهاددهنده بر اساس مقررات انجام شده است؛
- و در صورت وجود مقررات اختصاصی، تشریفات آن نیز رعایت شده است.
بنابراین باید بین «نبود منع قانونی برای همزمانی» و «کافی بودن مستندات برای دفاع نظارتی» تفاوت قائل شد.
جمعبندی: آیا استعلام بها از سه شرکت میتواند در یک روز انجام شود؟
بر اساس ماده ۳ آییننامه معاملات دولتی، در معاملات متوسط، دریافت استعلام بهای کتبی از حداقل سه فروشنده یا انجامدهنده کار و رعایت الزامات مربوط به مشخصات معامله، تاریخ، امضا و مدت اعتبار قیمت مورد توجه قرار گرفته است. ماده ۴ نیز انجام معامله با پیشنهاددهنده حداقل بها را منوط به عادلانه تشخیص دادن آن قیمت کرده است.
در این مقررات، حداقل فاصله زمانی مشخصی میان دریافت سه استعلام بها و تصمیمگیری درباره آنها تعیین نشده است.
بنابراین، در چارچوب مقررات عمومی: سه شرکت میتوانند در یک روز پیشنهاد قیمت خود را ارائه کنند و صرف همتاریخ بودن پیشنهادها، موجب بیاعتباری استعلام بها نمیشود.
همچنین، تصمیمگیری در همان روز نیز صرفاً به دلیل کوتاه بودن فاصله زمانی، ممنوعیت عامی ندارد؛ مشروط به اینکه پیشنهادها معتبر و واقعی باشند، مدت اعتبار آنها رعایت شود، قیمت مناسب و عادلانه تشخیص داده شود و سایر تشریفات قانونی و مقررات اختصاصی دستگاه رعایت شده باشد.
در مقابل، اگر «هماهنگی قبلی با سه شرکت» به معنای توافق قبلی درباره قیمتها یا تعیین برنده باشد، موضوع از بحث زمانبندی استعلام فراتر میرود و میتواند از نظر سلامت و اصالت فرایند معاملاتی محل ایراد قرار گیرد.
در نهایت، باید توجه داشت که استعلام بهای معمول معاملات متوسط با استعلام بهایی که در چارچوب ماده ۲۳ و پس از عدم عادلانه تشخیص دادن قیمت در یک مناقصه انجام میشود، متفاوت است.
مدیریت یکپارچه فرایندهای معاملاتی با درگاه اندیشهپرداز
ثبت و مدیریت مستندات استعلام بها، پیشنهادهای تأمینکنندگان و سوابق تصمیمگیری، بخش مهمی از شفافیت و قابلیت پیگیری فرایندهای خرید و معاملات سازمانی است. نرم افزار مدیریت مناقصات درگاه با پوشش فرایندهای مدیریت معاملات، تأمینکنندگان و قراردادها، به سازمانها کمک میکند مراحل مختلف فرایند معاملاتی را بهصورت یکپارچه مدیریت و مستند کنند.
از ثبت و ارزیابی تأمینکنندگان تا اجرای فرایندهای معاملاتی و مدیریت قرارداد، اطلاعات و سوابق در یک بستر یکپارچه قابل پیگیری است.
برای آشنایی بیشتر با راهکارهای مدیریت معاملات سازمانی درگاه، با کارشناسان اندیشهپرداز در ارتباط باشید.
پرسشهای متداول
آیا برای استعلام بها از سه شرکت باید حداقل سه روز زمان در نظر گرفت؟
خیر. در ماده ۳ آییننامه معاملات دولتی، حداقل فاصله زمانی مشخصی برای دریافت سه استعلام تعیین نشده است. آنچه اهمیت دارد رعایت شرایط مقرر برای استعلام، از جمله کتبی بودن پیشنهاد، درج تاریخ و مدت اعتبار قیمت و رعایت سایر تشریفات است.
آیا سه شرکت میتوانند در یک روز قیمت بدهند؟
بله. همتاریخ بودن سه پیشنهاد، بهتنهایی موجب بیاعتباری استعلام بها نیست؛ مشروط بر اینکه پیشنهادها واقعی، معتبر و مطابق مقررات دریافت شده باشند.
آیا میتوان همان روز برنده استعلام بها را انتخاب کرد؟
در مقررات عمومی مورد بررسی، حداقل مهلت مشخصی برای فاصله میان دریافت پیشنهادها و تصمیمگیری تعیین نشده است. بنابراین صرف تصمیمگیری در همان روز ممنوع نیست؛ البته باید سایر الزامات قانونی و مقررات اختصاصی دستگاه رعایت شود.
آیا پایینترین قیمت همیشه برنده است؟
خیر. مطابق ماده ۴ آییننامه معاملات دولتی، کمترین قیمت باید عادلانه تشخیص داده شود تا معامله با پیشنهاددهنده حداقل بها انجام شود.
مدت اعتبار قیمت در استعلام بها چیست؟
مدتی است که پیشنهاددهنده اعلام میکند قیمت پیشنهادی او در آن بازه زمانی معتبر است. ماده ۳ آییننامه معاملات دولتی بر درج این مدت و اقدام مأمور خرید پیش از انقضای اعتبار قیمت تأکید دارد.
آیا هماهنگی با شرکتها برای دریافت قیمت ممنوع است؟
صرف درخواست قیمت و هماهنگی برای دریافت پیشنهاد، بهخودیخود به معنای تخلف نیست. اما توافق قبلی درباره قیمت یا تعیین برنده، موضوع متفاوتی است و میتواند اعتبار و سلامت فرایند را زیر سؤال ببرد.
آیا استعلام بها پس از مناقصه همان استعلام بهای معاملات متوسط است؟
خیر. استعلام بهایی که در شرایط مقرر در ماده ۲۳ آییننامه معاملات دولتی و پس از بررسی پیشنهادهای مناقصه انجام میشود، فرایند خاص خود را دارد و نباید با استعلام بهای معمول معاملات متوسط یکسان تلقی شود.
آیا تمام سازمانها ملزم به رعایت همین تشریفات هستند؟
خیر. باید علاوه بر مقررات عمومی، آییننامه معاملات و مقررات اختصاصی حاکم بر سازمان یا شرکت نیز بررسی شود؛ زیرا ممکن است مقررات اختصاصی، تشریفات یا الزامات بیشتری تعیین کرده باشند.
منابع حقوقی
-
- آییننامه معاملات دولتی مصوب ۱۳۴۹/۱۲/۲۷، بهویژه مواد ۳، ۴ و ۲۳.
- آییننامههای معاملاتی اختصاصی دستگاهها و شرکتهای مشمول، حسب مورد.
ما را در اینستاگرام دنبال کنید.
بدون دیدگاه