استاندارد سازی قراردادها چیست و چه مزایایی دارد؟

در دنیای کسب و کار امروز کارایی و شفافیت قراردادها از اهمیت بسیاری برخوردار می باشد. یکی از راه های دستیابی به چنین هدفی و دوری از پیچیدگی و ابهامات قراردادی استاندارد سازی قراردادها است. استاندارد سازی به معنای ایجاد الگوها و قالب های استاندارد قابل اجرا برای معاملات، صنایع و دعاوی حقوقی است که به سازمان ها در ساده سازی فرایندها، حداقل رساندن ریسک و افزایش همکاری کمک شایانی می کند. در این مقاله به این سوال پاسخ خواهیم داد که استاندارد سازی قراردادها چیست و مزایای آن به عنوان یک عامل موثر در معاملات مدرن چه می باشد.

استاندارد سازی قرارداد چیست؟

استاندارد سازی قراردادها مفهوم جدیدی نیست اما در دنیای کسب و کار امروز اهمیت قابل توجهی پیدا کرده است. استاندارد سازی قراردادها به فرایند بسط و گسترش قالب ها و الگوهای هماهنگی گفته می شود که علاوه بر مشخص کردن شرایط و ضوابط قراردادها، می توانند به دفعات مکرر مورد استفاده قرار گیرند. این قالب ها به گونه ای طراحی و تنظیم می شوند که در عین سازگاری با موقعیت های متفاوت از ساختار یکسانی برخوردار هستند. به عنوان مثال استاندارد سازی قراردادهای فروش شامل بخش هایی در رابطه با شرایط پرداخت، برنامه های تحویل، دعاوی حقوقی و .. باشد که به گونه ای تنظیم شده که فهم و اصلاح آن ها به راحتی انجام پذیرد. داشتن رویکردی استاندارد به قراردادها علاوه بر تضمین هماهنگی طرفین قرارداد با یکدیگر، دعاوی حقوقی را به حداقل می رساند و به روند مذاکره سرعت می بخشد.

مزایای استاندارد سازی قرارداد

استاندارد سازی قراردادها درهر مقیاسی تغییرات بنیادینی را در کسب و کارها بوجود می آورد. استفاده از قالب های آماده به سازمان ها این فرصت را می دهد تا به جای صرف زمان غیر ضروری برای تنظیم قراردادهای سفارشی بر رشد و توسعه دیگر بخش های سازمان تمرکز کنند. در ادامه به دیگر مزیت های کلیدی استاندارد سازی قراردادها می پردازیم.

بهبود کارایی

استاندارد سازی قراردادها با صرفه جویی زمان در طول ایجاد قرارداد کارایی سازمان ها را به طرز چشم گیری بهبود می بخشد. سازمان ها به جای تهیه پیش نویس برای هر قرارداد جدید در ابتدای معامله با استفاده از قالب های از پیش تایید شده، نه تنها فرایند را سرعت می بخشد بلکه تطابق آن با الزامات قانونی را نیز تضمین می کند و از طرف دیگر به تیم حقوقی سازمان اجازه می دهد تا بر کارهای پیچیده تر تمرکز و نظارت داشته باشند.

افزایش ثبات

استاندارد سازی قراردادها تضمین می کند که همه قراردادها از یک قالب و الگو پیروی می کنند و از شرایط یکسانی برخوردار هستند که این عمل منجر به افزایش ثبات در قراردادها و روابط تجاری می شود. ثبات در روابط تجاری عنصری کلیدی محسوب می شود که اختلافات ناشی از زبان مبهم یا بندهای ذکر نشده را به حداقل می رساند. به عنوان مثال در شرایطی که یک سازمان از الگوهای متفاوت قراردادی استفاده می کند در یک قرارداد ممکن است یک بند به شرایط فورس ماژور اختصاص یافته باشد و در قراردادی دیگر اینگونه نباشد. این ناهماهنگی ممکن است در صورت وقوع رویدادهای پیش بینی نشده چالش هایی را برای سازمان ایجاد کند.

 کاهش ریسک‌های حقوقی

در فرایند استاندارد سازی قراردادها، انطباق با قوانین و مقررات توسط کارشناسان حقوقی بررسی و تایید می شود و این اطمینان را به سازمان ها می دهد که همه قراردادها از این قوانین پیروی می کنند. این عمل ریسک ها را کاهش می دهد و بخش عظیمی از نگرانی سازمان ها را در مواجهه با دعاوی حقوقی برطرف خواهد کرد. به عنوان مثال تمامی قراردادهای کاری که برای یک سازمان در قالبی یکسان تنظیم شده از تمامی مقررات لازم برای رعایت قوانین کار از جمله پرداخت حقوق و اضافه کاری، سیاست های مرخصی، رویه های فسخ قرارداد و … پیروی می کند و این امر نه تنها حقوق کارفرما را محفوظ نگه می دارد بلکه رفتار منصفانه با کارمندان را نیز تضمین می کند.

 صرفه‌جویی در هزینه

تهیه و تنظیم پیش نویس برای هر معامله با رعایت تمهیدات حقوقی سازمان ها را با هزینه های گزافی مواجه خواهد کرد؛ از این رو استاندارد سازی قراردادها با تایید یک الگو سازمان ها را از بررسی های حقوقی گسترده و چند باره بی نیاز می کند که منجر به کاهش چشم گیر هزینه ها در سازمان می شود. همچنین این عمل به دلیل افزایش شفافیت از دعاوی حقوقی و بروز اختلافات پرهزینه جلوگیری می کند که در دراز مدت موجب افزایش نقدینگی در سازمان می شود.

بهبود همکاری

امروزه سازمان ها اغلب با تامین کنندگان و مشتریان در هر کجای جهان همکاری دارند؛ از این رو استاندارد سازی قرارداد با ارائه یک چارچوب مشترک برای توافقات تجاری، نه تنها امکان همکاری بین طرفین را تهسیل می بخشد، بلکه روند مذاکرات روان تر و کارآمد تر پیش می رود. به عنوان مثال شرکت های بین المللی هنگامی که از یک الگو و چارچوب قراردادی برای زنجیره تامین خود بهره می برند، زمینه اعتماد را تقویت کرده و روابط تجاری پایداری را شکل می دهند. چرا که این امر تضمین می کند همه تامین کنندگان در سراسر جهان، صرف نظر از موقعیت مکانی، از شرایط و ضوابط یکسانی پیروی کنند.

نحوه اجرای استاندارد سازی قرارداد

در مرحله اول استاندارد سازی قراردادها، باید انواع قراردادهای رایج سازمان خود را شناسایی کنید. شناسایی نیاز به شما نشان خواهد داد که برای کسب و کار خود بیشتر از چه نوع قراردادهایی استفاده میکنید. این قراردادها ممکن است شامل توافق نامه های فروش، خدمات، استخدام و … باشد که پس از شناسایی آن ها می توانید الگو و قالب استاندارد آن را تنظیم کنید. استاندارد سازی قراردادها یک فرایند مشارکتی است که با همکاری تیم های حقوقی، بخش تدارکات و مسئولان مربوطه به سرانجام می رسد از این رو استاندارد سازی قراردادها برآورده شدن نیازهای طرفین قرارداد را تضمین می کند. سپس بعد از آن زمان توسعه قالب و الگوهای تنظیم شده برای هر نوع قرارداد است. تمام شرایط و ضوابط ضروری، بندهای لازم و فیلد های خالی و جزئیات خاص باید در این الگوها رعایت شده باشد. به عنوان مثال یک قرارداد فروش باید شامل بخش هایی از جمله قیمت گذاری، شرایط تحویل، ضمانت نامه ها و فیلدهای لازم برای اطلاعات خریدار و فروشنده باشد. پس از آماده شدن الگوها، آموزش تیم مربوطه برای استفاده بهینه از قراردادها حائز اهمیت می باشد. این امر به حداقل رساندن خطاها و کاهش دعاوی حقوقی کمک شایانی می کند. آخرین گام در استاندارد سازی قراردادها توجه به مطابقت آن با نیاز و قوانین روز می باشد. همانطور که می دانید استاندارد سازی قرارداد یک فرایند یک باره نیست و سازمان ها باید استاندارد سازی را مطابق با قوانین نوظهور و تکامل سازمان پیش ببرند.

چالش‌ های استاندارد سازی قرارداد چیست؟

استاندارد سازی قراردادها در کنار ارائه مزایای بی شمار با چالش هایی نیز همراه می باشد. یکی از اصلی ترین چالش های پیش رو، برقراری تعادل بین استاندارد سازی و انعطاف پذیری است. همانطور که استاندارد سازی قراردادها ثبات را فراهم میکند، انعطاف پذیری آن با شرایط منحصر به فرد نیز حائز اهمیت می باشد. در واقع این امکان وجود دارد که قراردادهای تنظیم شده برای کسب و کارهای کوچک برای سازمان های بزرگتر مناسب نباشد. همچنین این نکته حائز اهمیت می باشد که استاندارد سازی قراردادها به گونه ای صورت گرفته باشد که مطابق با قوانین بین المللی، محلی و یا داخلی باشد تا از دعاوی حقوقی جلوگیری کند.

نتیجه‌ گیری

امروزه استاندارد سازی قراردادها به عنوان یک ابزار قدرتمند برای کسب و کارهای مدرن عمل می کند. ایجاد الگوها و فرایندهای یکسان برای قرارداد، علاوه بر بهبود کارایی، ریسک ها را به حداقل می رساند و به سازمان شما مزیتی رقابتی می بخشد. در این فرایند استفاده از الگوهای شفاف برای کاهش پیچیدگی و ابهامات، آموزش حرفه ای سازمانی و مشارکت ذینفعان کلیدی، پتانسیل کامل استاندارد سازی قراردادها را آزاد می سازد و فرصت های مناسبی برای توسعه و پیشرفت سازمان فراهم خواهد کرد.

نرم افزار مدیریت قراردادها ی درگاه تمامی فرایندهای سازمان شما را از مرحله تهیه پیش نویس تا تسویه حساب کامل را مدیریت می کند و علاوه بر ثبت و مدیریت اطلاعات قرارداد، تعریف اعتبارات و بودجه، پوشش تمامی فرایندهای کنترل قرارداد و تعریف و مدیریت پروژه ها امکان استاندارد سازی قراردادها را برای شما فراهم می اورد.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید.