۵ دلیل که چرا داده های ارزیابی تامین کنندگان و قرارداد باید با هم مدیریت شوند.

برای متخصصان تدارکات و امور مالی، چالش مدیریت برگزاری مناقصات، انتخاب برنده و ثبت قراردادها اغلب با فرآیندهای دستی و سیستم‌های چند جزیره ای ترکیب می‌شود. این چالش ها می تواند منجر به ناکارآمدی، افزایش ریسک و فرصت های از دست رفته برای سازمان شما شود.

به عنوان مثال، زمانی که تمدید قرارداد جدا از ارزیابی عملکرد تامین کننده انجام می شود، خطر تمدید شرایط با تامین کنندگان کم کار وجود دارد. این هم بر نتایج مالی و هم بر کارایی عملیاتی تأثیر می گذارد.

این سناریو تنها یکی از سناریوهایی است که بر نیاز به رویکردی جامع برای مدیریت تامین کنندگان و قراردادها تاکید می کند. در پایان این مقاله، خواهید دانست:

مدیریت چرخه عمر فروشنده و قرارداد (VCLM) چیست؟

در سامانه یکپارچه درگاه، ما در دسته جدیدی به نام مدیریت چرخه عمر تامین کننده و قرارداد (VCLM) پیشرو هستیم. این یک رویکرد یکپارچه است که کل طیف مدیریت روابط تامین کننده و قراردادهای آن ها را از ابتدا تا انعقاد در بر می گیرد.

VCLM بر افزایش شفافیت، کنترل و کارایی در تعاملات تامین کننده و مدیریت قرارداد تمرکز دارد که خطرات را کاهش می‌دهد و به حفظ انطباق کمک می‌کند.

زمانی که دید و کنترل کاملی بر فرآیندهای مدیریت قرارداد و تامین کننده دارید، مدیریت ریسک شخص ثالث (TPRM) به مرحله بعدی طبیعی تبدیل می شود.

TPRM یکی دیگر از جنبه های مهم رویکرد VCLM ما است، به ویژه برای مشاغلی که در صنایع تحت نظارت فعالیت می کنند.

TPRM شامل شناسایی، ارزیابی و کاهش خطرات ارائه شده توسط اشخاص ثالث، مانند تامین کنندگان، برای اطمینان از مطابقت آنها با استانداردهای نظارتی و عدم تأثیر نامطلوب بر ثبات مالی و عملیاتی شرکت است.

خطرات مدیریت تامین کنندگان و قراردادها به طور جداگانه

هنگامی که تامین کنندگان و قراردادها به طور جداگانه مدیریت می شوند، معمولاً در مشاغل متکی به فرآیندهای دستی، چندین خطر ظاهر می شود:

خطرات انطباق: مدیریت از هم گسیخته احتمال عدم انطباق با استانداردها و مقررات سازمان شما را افزایش می دهد و به طور بالقوه منجر به مجازات قانونی و جریمه می شود.

ناکارآمدی ها: فرآیندهای دستی اغلب منجر به تأخیر و اشتباهات فردی می شود که مانع کارایی عملیاتی و زمان انعقاد قرارداد می شود.

هزینه بیش از حد: بدون یک دیدگاه واحد از فروشندگان و قراردادها، کسب و کارها ممکن است فرصت های صرفه جویی در هزینه را شناسایی نکنند یا ممکن است به دلیل عدم تمدید، متحمل هزینه های غیرمنتظره شوند.

عملکرد ضعیف تامین کننده: مدیریت جداگانه ارتباط عملکرد تامین کننده با شرایط قرارداد را دشوار می کند، که به طور بالقوه منجر به ضعیف شدن ادامه همکاری با تامین کنندگان می شود.

پاسخ ناکافی به تغییرات بازار: فقدان اطلاعات یکپارچه می تواند فرآیندهای تصمیم گیری را کند کند و مانع از توانایی کسب و کار برای انطباق سریع با تغییرات بازار یا نظارتی شود.

اهرم مذاکره ضعیف: بدون داده های جامع در مورد عملکرد فروشنده و شرایط قرارداد، کسب و کارها ممکن است بینش لازم برای مذاکره موثر را نداشته باشند، که به طور بالقوه منجر به شرایط قرارداد کمتر مطلوب می شود.

خطر نقض داده ها و مسائل امنیتی: مدیریت ناسازگار فروشندگان، به ویژه آنهایی که داده های حساس را مدیریت می کنند، می تواند منجر به شکاف در پروتکل های امنیتی شود و خطر نقض داده ها را افزایش دهد.

چالش‌های برنامه‌ریزی استراتژیک: عدم ارتباط فروشنده و مدیریت قرارداد می‌تواند دیدگاه استراتژیک کلی را مبهم کند و هماهنگی استراتژی‌های تدارکات، حجم کار قانونی و دستیابی به اهداف تجاری را دشوار کند.

روابط آسیب دیده با تامین کنندگان: ناهماهنگی در مدیریت قراردادها و عملکرد تامین کننده می تواند منجر به سوء تفاهم و روابط تیره با تامین کنندگان کلیدی شود که بر همکاری طولانی مدت تاثیر می گذارد.

پنج دلیل که چرا داده های تامین کنندگان و قرارداد باید با هم مدیریت شوند

۱. دید و کنترل پیشرفته

داده های قرارداد و تامین کنندگان باید متمرکز باشد زیرا هر دو طرف با هم داستان کامل را بیان می کنند. ساخت یک مخزن قرارداد با تامین کنندگان، منبعی از حقیقت را برای همه تیم های کلیدی فراهم می کند.

داشتن این داده های یکپارچه همچنین به تیم های تدارکاتی قدرت می دهد تا روابط تامین کننده و چرخه عمر قرارداد را به طور فعال مدیریت کنند. آنها به راحتی می توانند تاریخ انقضای قرارداد، شرایط تمدید و عملکرد تامن کننده را در طول زمان پیگیری کنند.

این سطح از بینش برای تصمیم گیری آگاهانه، مانند مذاکره مجدد در مورد شرایط قرارداد، جستجوی تامین کنندگان جایگزین، یا استفاده از داده های عملکرد برای شرایط قرارداد بهتر در آینده، بسیار مهم است.

۲. بهبود مدیریت ریسک

یک رویکرد یکپارچه برای مدیریت قراردادها و داده های فروشنده، توانایی سازمان شما را برای شناسایی و کاهش خطرات افزایش می دهد.

یک تیم مالی که هم تعهدات قراردادی و هم هرگونه تغییر در فروشندگان خود (مانند کاهش امتیاز اعتباری) را درک می کند، می تواند موارد بالقوه عدم انطباق را شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی را زودتر انجام دهد.

تامین کنندگان و قراردادها را با هم مدیریت کنید قبل از اینکه تشدید شوند و به طور بالقوه منجر به مشکلات قانونی و جریمه های پرهزینه شوند.

۳. عملکرد تامین کننده بهینه شده

وقتی داده‌های قرارداد و تامین کننده یکپارچه می‌شوند، سازمان شما با دیدِ از بالا، از تعاملات خارجی خود سود می‌برد.

یک بخش تدارکات، با دسترسی به هر دو شرایط قرارداد و داده های عملکرد تامین کننده در زمان واقعی، می تواند به سرعت به اختلافات سطح خدمات رسیدگی کند و اطمینان حاصل کند که تعهدات قرارداد طبق توافق انجام می شود.

دانستن اینکه قراردادهای شما در چرخه عمرشان کجا هستند، فروشندگان چگونه برخلاف شرایط توافق شده عمل می کنند و می توانند اقدامات اولیه را انجام دهند، می تواند نتایج کلی را بهبود بخشد.

۴. انطباق محافظت شده

مدیریت قراردادها و فروشندگان پشت سر هم به کسب و کار شما اجازه می دهد تا بندهای انطباق را در طول قرارداد نظارت و اجرا کند و در عین حال مسئولیت پایبندی به آنها را بر عهده فروشنده می گذارد.

هنگامی که یک مقررات جدید حفاظت از داده ها اجرا می شود، تیم حقوقی می تواند قراردادها و شیوه های رسیدگی به داده های تامین کنندگان را برای اطمینان از انطباق همه جانبه ارزیابی کند.

یک رویکرد جامع به این معنی است که آنها می توانند هر گونه شکاف بین آنچه در قراردادها تصریح شده و رویه های عملیاتی تامین کنندگان را شناسایی کنند و تنظیمات به موقع را برای مطابقت با استانداردهای جدید تسهیل کنند. می توان از مجازات ها و جریمه های قانونی پرهزینه اجتناب کرد.

۵. بهبود مدیریت ریسک شخص ثالث

قابل مشاهده بودن داده های به روز تامین کننده و قرارداد، پایه و اساس به دست آوردن و مدیریت درک جامع از تعاملات شخص ثالث است.

همه تیم‌ها می‌توانند ثبات مالی، اقدامات امنیتی و معیارهای اخلاقی، سابقه تطابق و معیارهای عملکرد تامین کننده را در کنار تعهدات قراردادی خود ارزیابی کنند.

این دیدگاه کل نگر برای ارزیابی ریسک کلی ناشی از اشخاص ثالث و اجرای استراتژی های مدیریت ریسک موثر حیاتی است.

چالش‌هایی که سازمان ها بدون استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها و ارزیابی تامین کنندگان با آن مواجه هستند عبارتند از:

عدم مشاهده تامین کنندگان و قراردادها و رسیدگی به موارد مرتبط با هم در یک محیط

مشکلات در یافتن تاییدیه ها

ناهماهنگی در فرآیندهای تعیین برنده و ثبت قرارداد.

با پیاده سازی نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه در سازمان خود، فرآیندهای خود را ساده کنید، با استفاده از اتوماسیون کارایی ایجاد کنید و تجربه کاربر را افزایش خواهید داد.