۷ تا از مرسوم ترین نرم افزارهای اداری

پیشرفت‌های دنیای دیجیتال، تاثیرات مثبت زیادی بر روی افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد سازمان‌ها و کسب و کارها گذاشته‌اند؛ یکی از ابزارهای دیجیتال اصلی در این دنیا، نرم افزارهای سازمانی هستند. این دسته از نرم افزارها، با تسهیل و خودکارسازی فعالیت‌ها و فرایندها در سطح سازمان‌ها و کسب و کارها، نقش کلیدی در افزایش بهره‌وری و سرعت انجام کارها ایفا می‌کنند.

انواع مختلفی از نرم افزارهای سازمانی وجود دارند، که هر کدام وظایف خاصی بر عهده دارند و در حوزه‌های مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ به منظور آشنایی کامل با این دسته از نرم‌افزارها، در ادامه به معرفی 7 تا از مرسوم‌ترین و بهترین نرم افزارهای سازمانی می‌پردازیم؛ با ما همراه باشید.

۷ تا از بهترین نرم افزارهای اداری

همان‌طور که اشاره کردیم، انواع مختلفی از نرم افزارهای سازمانی با قابلیت‌ها و امکانات متفاوت وجود دارند، که در حوزه‌های گوناگونی – مانند مدیریت مکاتبات و ارتباطات، مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی، مدیریت قرارداد‌ها و معاملات، مدیریت مستندات و… مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ 7 تا از بهترین نرم افزارهای سازمانی در حوزه‌های مختلف عبارت‌اند از:

۱- نرم افزار مدیریت منابع انسانی

همان‌طور که از اسمش پیداست، نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی ابزاری تخصصی برای تسهیل و مدیریت فرایندها و فعالیت‌های مرتبط با حوزه منابع انسانی است؛ یکی از اصلی‌ترین کاربردهای این نرم افزار سازمانی، امکان ذخیره‌سازی و مدیریت اطلاعات کارکنان و اعضای سازمان محسوب می‌گردد. علاوه بر نگهداری اطلاعات کارکنان، نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی امکان ردیابی حضور و غیاب کارکنان، مدیریت برنامه‌های آموزشی، ارزیابی عملکرد و پاداش‌دهی و… را نیز برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم می‌کنند.

۲- نرم افزار مدیریت پروژه‌ها و کارها

نرم افزارهای مدیریت پروژه و کارها ابزارهای قدرتمندی برای مدیریت و اجرای پروژه‌ها، مدیریت تیم‌ها، مدیریت وظایف و پیگیری آن‌ها هستند؛ این نرم افزارها به مدیران پروژه امکان می‌دهند تا فعالیت‌ها، زمان‌بندی، بودجه، منابع، ریسک‌های پروژه و افراد دخیل در آن‌ها را به طور موثر مدیریت کنند.

برخی از قابلیت‌ها و کاربردهای این نرم افزار سازمانی عبارت‌اند از:

• تعریف کارها و وظایف بر اساس نمودارهای گانت
• زمان‌بندی و پیگیری کارها و وظایف
• تخصیص کارها به افراد و تعریف وظایف
• ردیابی پیشرفت کارها
• اشتراک‌گذاری فایل‌ها
• برقراری ارتباط آسان از طریق کامنت و پیام‌رسان
• و…

برخی نرم افزارهای مطرح خارجی در این حوزه عبارتند از Microsoft Project, Trello, Asana, Jira و…. نرم افزارهای مدیریت پروژه ایرانی مثل میزیتو هم در این زمینه مثال زدنی هستند.

۳- نرم افزارهای مدیریت قرارداد‌ها و معاملات

یکی دیگر از بهترین نرم افزارهای سازمانی، نرم افزار مدیریت قراردادها و معاملات است. این نرم افزار سازمانی به کسب و کارها و سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرایندهای مربوط به انعقاد، نگهداری و پایش قراردادها را به طور موثر مدیریت کنند. این نرم‌افزارها قابلیت‌های متنوعی را ارائه می‌دهند که شامل ایجاد و ذخیره‌سازی قراردادها، پیگیری مهلت‌ها و تاریخ‌های مهم، مدیریت تغییرات و اصلاحات، نظارت بر عملکرد طرف‌های قرارداد و تولید گزارش های مربوطه است.

برخی از مزایای استفاده از این نرم افزارها شامل افزایش کارایی و بهره‌وری در مدیریت قراردادها، کاهش ریسک‌های قراردادی مانند عدم رعایت مهلت‌ها و شرایط، امکان ردیابی و بررسی سوابق قراردادی و بهبود همکاری و هماهنگی میان تامین‌کننده و خریدار است.

یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت قراردادها و معاملات در ایران، نرم افزار یکپارچه درگاه نام دارد؛ سامانه درگاه نرم‌افزاری یکپارچه است که از زیرسیستم‌های مختلفی برای مدیریت صفر تا صد قرارداد‌ها، معاملات و دعاوی حقوقی استفاده می‌کند. این زیرسیستم‌ها عبارت‌اند از:

زیرسیستم مدیریت مناقصات و مزایدات

این زیرسیستم به شما کمک می‌کند تا چرخه کامل برگزاری مناقصات و مزایدات – شامل ثبت نام، ارزیابی، ارسال مدارک، بررسی پیشنهادات، اعلام برندگان و… – را به صورت متمرکز و یکپارچه مدیریت کنید. هدف توسعه و طراحی این سیستم، تحلیل دقیق اطلاعات در حوزه مناقصات، پیگیری و ردیابی دقیق چرخه معاملات و تسهیل و خودکارسازی فرایند برگزاری مناقصات و مزایدات در سازمان‌ها و کسب و کارها است. برخی از قابلیت‌های این زیرسیستم عبارت‌اند از:

• ثبت انواع درخواست‌های عمومی، محدود، تک مرحله‌ای، دو مرحله‌ای، مزایدات، استعلام، واگذاری و…
• ثبت و مدیریت شرکت‌کنندگان و طبقه‌بندی لیست مناقصه‌گران
• ثبت کلیه پاکات مناقصه گران (الف، ب، ج) به همراه وضعیت آن ها
• تعریف و ویرایش کلیه اطلاعات مناقصه (تعاریف مناقصه، رتبه و رشته، حداقل امتیاز ارزیابی، معیار های ارزیابی و …)
• تولید خودکار انواع مکاتبات و مستندات مناقصه مانند پیش نویس، صورتجلسه، ابلاغیه، آگهی، دعوتنامه،فرم خرید اسناد و…
• ثبت و مدیریت کمیسیون‌ها، صورتجلسات، مصوبات و پیگیری آنها
• اطلاع‌رسانی فراخوان‌ها به پیمانکار در پرتال مختص پیمانکاران و تامین کنندگان
• و…

این زیرسیستم به شما کمک می‌کند تا چرخه کامل برگزاری مناقصات و مزایدات – شامل ثبت نام، ارزیابی، ارسال مدارک، بررسی پیشنهادات، اعلام برندگان و… – را به صورت متمرکز و یکپارچه مدیریت کنید. هدف توسعه و طراحی این سیستم، تحلیل دقیق اطلاعات در حوزه مناقصات، پیگیری و ردیابی دقیق چرخه معاملات و تسهیل و خودکارسازی فرایند برگزاری مناقصات و مزایدات در سازمان‌ها و کسب و کارها است. برخی از قابلیت‌های این زیرسیستم عبارت‌اند از:

زیرسیستم مدیریت قراردادها

یکی از فرایندهای مهم در سازمان‌ها و کسب و کارها، فرایند عقد قرارداد با افراد حقیقی و حقوقی است؛ نرم افزار مدیریت قراردادها درگاه، ابزاری تخصصی برای مدیریت و تسهیل چرخه عقد قرارداد از مراحل ابتدایی – مانند تهیه پیش نویس قرارداد – تا تسویه حساب کامل آن محسوب می‌گردد. با استفاده از این زیرسیستم می‌توانید مدیریت کاملی بر روی قراردادهای خود و چرخه حیات و گردش آن‌ها در سازمان داشته باشید.

برخی از قابلیت‌های این ابزار سازمانی عبارت‌اند از:

• ثبت و مدیریت اطلاعات قرارداد
• ثبت انواع تیپ قرارداد و تعیین سطوح دسترسی
• پوشش تمامی فرایندهای کنترل قرارداد
• تعریف اعتبارات و بودجه
• کنترل صورت وضعیت
• هشدار تاریخ خاتمه قرارداد و ضمانتنامه ها
• آرشیو الکترونیک و ثبت اسناد قرارداد
• یکپارچگی با نرم افزار های مالی و اتوماسیون
• و…

۴- نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان

نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) به سازمان ها کمک می‌کنند تا تعامل و ارتباطات خود با مشتریان را به طور موثرتری مدیریت نمایند. این نرم افزار سازمانی ابزارهایی را برای ثبت و نگهداری اطلاعات مشتریان، ردیابی تعاملات، تحلیل رفتار مشتریان و تسهیل و خودکارسازی برخی از فرایندهای مرتبط با فروش و خدمات مشتری ارائه می‌دهند.

نرم‌افزار CRM به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با مشتریان خود ارتباط بهتری برقرار نمایند، نیازها و خواسته‌های آنها را بهتر درک کنند و در نهایت فروش سازمان و کسب و کار و وفاداری مشتری را افزایش دهند. برخی از قابلیت‌های نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان عبارت‌اند از:

• ثبت و مدیریت پروفایل مشتریان
• نمایش تاریخچه تعاملات مشتریان
• ثبت و پیگیری تیکت‌ها و درخواست‌های مشتریان
• ارسال ایمیل‌ها و پیام‌های هدفمند و تبلیغاتی
• ثبت و پیگیری فرصت‌های فروش
• و…

در مجموع، این دسته از نرم‌افزارهای سازمانی یعنی سیستم‌های CRM نقش مهمی در بهبود ارتباط با مشتریان و در نتیجه افزایش رضایت و وفاداری آنها ایفا می‌کنند، که می‌تواند به موفقیت کسب و کار در بلندمدت منجر شود.

۵- نرم افزارهای مدیریت اسناد و مدارک
با استفاده از این نرم افزار سازمانی، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند فرایندهای مربوط به ایجاد، ذخیره سازی، جستجو و توزیع اسناد را به طور موثرتری مدیریت نمایند. نرم‌افزارهای مدیریت اسناد و مدارک یا همان آرشیو آنلاین مستندات، به عنوان یک مخزن مرکزی برای همه اسناد سازمان عمل می‌کنند و به کاربران امکان دسترسی آنلاین و امن به اسناد را می دهند.

با پیاده‌سازی این نرم افزار سازمانی، دیگر نیازی به ایجاد اسناد کاغذی و صرف فضای سازمان برای نگهداری از آن‌ها نیست و سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند با حذف و کاهش مصرف کاغذ برای ایجاد و مدیریت مستندات، هزینه‌های چرخه حیات اسناد در سازمان را کاهش دهند و امکانات بهتری برای مدیریت اسناد در اختیار کارمندان و مدیران خود بگذارند. برخی از قابلیت‌های نرم‌افزارهای مدیریت اسناد عبارت‌اند از:

• اسکن، بارگذاری و ذخیره‌سازی اسناد
• جستجو و بازیابی سریع اسناد
• مدیریت سطوح دسترسی به مستندات
• اشتراک گذاری آسان اسناد
• کنترل نسخه‌های مختلف اسناد
• و…

۶- نرم افزارهای مدیریت فرایندها

یکی دیگر از بهترین نرم افزارهای سازمانی، نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار یا به اختصار BPMS است؛ نرم افزارهای BPMS ابزاری تخصصی برای طراحی، مدلسازی و خودکارسازی فرایندهای اداری و سازمانی محسوب می‌گردد. نرم افزار BPMS به شما کمک می‌کند تا با کمترین نیاز به دانش برنامه‌نویسی و با Drag&Drop نماد‌ها و المان‌های استاندارد مدلسازی فرایند (BPMN 2.0) انواع مختلفی از فرایندهای ساده و پیچیده را طراحی و مدلسازی نمایند و در بستر نرم‌افزارها و زیرساخت‌ مناسب، پیاده‌سازی کنند.

برخی از قابلیت‌ها و امکانات عمومی در بین نرم افزارهای BPMS عبارت‌اند از:

• طراحی گرافیکی و بصری فرایندها
• تعریف تعداد نامحدودی از فرایندها
• طراحی انواع آزمون‌ها
• قابلیت طراحی انواع فرم‌های سازمان
• ارسال و دریافت پیامک و ایمیل در طی اجرای فرایند
• تعریف متغیر برای دریافت اطلاعات در فرم‌ها
• امکان سفارشی‌سازی ساختار گرافیکی فرم‌ها
• فراخوانی کاربران و چارت سازمانی تعریف شده در اتوماسیون اداری
• فراخوانی یا درج اطلاعات در سایر پایگاه داده‌ها
• پشتیبانی از Sub-forms درون یک فرم
• و…

۷- نرم افزارهای اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از بهترین نرم افزارهای سازمانی محسوب می‌گردد؛ این سامانه از نرم‌افزارها و ابزارهای مختلفی تشکیل شده، که به صورت یکپارچه در کنار یکدیگر فعالیت می‌کنند. هدف از توسعه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، تسهیل و خودکارسازی فعالیت‌های اداری و مدیریت یکپارچه ارتباطات، اطلاعات و فرایندها در سازمان‌ها و کسب و کار‌ها است.

این ابزار به کارمندان و مدیران کمک می‌کند تا بتوانند فعالیت‌ها و فرایندهای روزمره خود را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام دهند، در نتیجه زمان و هزینه‌های فعالیت‌ها و فرایندها را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش می‌دهند؛ همچنین نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند به بهبود هماهنگی و همکاری در سراسر سازمان کمک کنند.

به عنوان مثال، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر به عنوان یکی از بهترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری ایرانی، زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های مختلفی را در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها می‌گذارد و با استفاده از آن، سازمان‌ها می‌توانند به جای تهیه چندین نرم افزار سازمانی جداگانه، فعالیت‌ها و فرایندهای خود را در بستر یکپارچه اتوماسیون فراگستر مدیریت نمایند. برخی از زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های این نرم افزار سازمانی عبارت‌اند از:

• مکاتبات اداری و دبیرخانه تخصصی (کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات، دبیرخانه تحت وب، چت سازمانی، یادداشت و یادآوری، سامانه تبادل فایل، اعلانات پیامکی، مدیریت ایمیل، فکس و ECE و…)
• فرم ساز و مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS
• پیشخوان خدمات کارکنان
• مدیریت کارها و وظایف تیمی
• مدیریت جلسات و تقویم سازمانی
• مدیریت مستندات، رسانه سازمانی و دانشنامه سازمانی
• یکپارچه‌سازی با سایر نرم افزارهای سازمانی و فراخوانی و ارسال اطلاعات به آن‌ها
• گزارش ساز و تحلیل عملکرد کارکنان
• چند سازمانی و تعریف شرکت‌هایی با ساختار هلدینگی
• چندامضایی و تاییدات نامحدود (امکان گردش اسناد، فرم‌ها و مکاتبات در سازمان و دریافت امضا یا تایید الکترونیکی)
• و…

همان‌طور که مطالعه کردیم، انواع مختلفی از نرم افزاهای سازمانی وجود دارند، که هر کدام قابلیت‌های متفاوتی دارند و با اهداف گوناگونی طراحی شده و توسعه یافته‌اند. برای انتخاب بهترین نرم افزار سازمانی برای کسب و کار یا سازمانتان، ابتدا باید نیازهای خود را مشخص نمایید و سپس با بررسی قابلیت‌ها و کاربردهای هر کدام از مواردی که بیان کردیم، بهترین نرم افزارهای سازمانی را برای کسب و کار یا سازمان خود انتخاب نمایید.