استانداردسازی قراردادها

استانداردسازی قراردادها یکی از مفاهیم کلیدی در زمینه مدیریت قراردادها و تعاملات تجاری است که در طول سال‌ها به عنوان یک روش مؤثر برای ایجاد توافقات قابل پیش‌بینی و کاهش ریسک‌های مرتبط با قراردادها شناخته شده است. این مقاله به بررسی اهمیت استانداردسازی قراردادها، روش‌های اجرایی آن و مزایایی که به شرکت‌ها و سازمان‌ها ارائه می‌دهد، می‌پردازد.

اهمیت استانداردسازی قراردادها:

استانداردسازی قراردادها برای شرکت‌ها و سازمان‌ها در جوامع تجاری امروزی بسیار اهمیت دارد. برخی از اهمیت‌ های استانداردسازی قراردادها عبارتند از:

کاهش ابهامات و اختلافات میان طرفین قرارداد.
افزایش سرعت و کارایی در فرآیند تدوین قراردادها.
تسهیل توافقات و مذاکرات بین طرفین.
افزایش اعتماد بین طرفین قرارداد.
کاهش ریسک‌های مرتبط با قراردادها.
ایجاد پایداری و پیش‌بینی‌پذیری در تعاملات تجاری.

روش‌های استانداردسازی قراردادها:

استفاده از الگوها و قالب‌های استاندارد قراردادها که توسط سازمان‌ها و انجمن‌های صنعتی فراهم می‌شوند.
تدوین و تعریف استانداردهای داخلی برای قراردادهای درون سازمانی.
استفاده از رویکردهای تکنولوژیک مانند استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت قرارداد (Contract Management Software) که الگوها و قالب‌های استاندارد را فراهم می‌کنند.

معمولا شرکتها و تجار، اسناد زیر را به صورت استاندارد و همسان ایجاد می نمایند:

شرایط عمومی خرید یا خدمت

برای اینکه یک شرکت در برخی از معاملات خود بتواند استراتژی مشخصی را هم برای اشخاص درون سازمانی خود و هم بازار هدف مشخص کند، شرایط عمومی را برای فروش کالا یا ارائه خدمت تولید کرده و منتشر می‌نماید. این بدان معناست که هر یک از طرف های قراردادی باید قبل از همکاری با فروشنده یا ارائه‌دهنده خدمت، شرایط عمومی همکاری را مطالعه نماید.

قراردادهای تیپ

اگر در یک نوع از خرید یا ارائه خدمت فراوانی قراردادها وجود داشته باشد، بدانید که باید به فکر تولید اسناد همسان باشید و در هر بار نگارش قرارداد، تنها بر مبنای این قرارداد معامله کنید. این استانداردسازی این اطمینان را به شما می دهد که کارشناسان شما، از اسناد قراردادی متفرقه استفاده نکرده و همیشه منافع شما تامین خواهد بود. گرچه می‌توان در برخی موارد با رعایت یکسری تشریفاتی تغییر در تیپ اسناد را درنظر گرفت.

عواملی را که باید برای تولید شرایط عمومی همسان یا قراردادهای تیپ در یک سازمان درنظر گرفت عبارتند از:

فراوانی نوع قرارداد یا فعالیت

همه انواع قراردادی یک سازمان نمی تواند به صورت تیپ واحد درآید. تنها می توان مواردی را استاندارد کرد که دارای تعداد فراوانی بوده و فکر می‌کنید که می‌توانید نسخه استاندارد را به طرفهای قراردادی خود تحمیل کنید.

متن آیین نامه معاملات شرکت

هر شرکت یا سازمانی باید مطابق آیین نامه معاملات خود رفتار قراردادی داشته باشد. لذا تولید استاندارد و تیپ قراردادی بدون الزامات آیین نامه موصوف قطعا مناسب شرکت نخواهد بود و قابل اجرا نیست. مثلاً اگر آیین نامه معاملات شرکت اجازه اخذ سفته را برای تضمین انجام تعهدات در معاملات عمده نمی‌دهد، نمی‌توان در متون استاندارد قراردادی به تضامین دیگر پرداخت.

استراتژی سازمانی شرکت

برخی سازمان ها دارای استراتژی مخصوص به خود بوده و آن را بر پایه قوت، ضعف، فرصت و تهدید (SWOT) در هر سال نگارش کرده و ابلاغ سازمانی می‌نمایند. برای تولید این استانداردها باید توجه ویژه به این سند در شرکت ها داشت و با لحاظ آن ها به تولید تیپ قراردادی اقدام نمود.

مطالعه موارد اختلافی شرکت با طرف های قراردادی

قاعدتاً روند قرارداد نویسی و معاملات یک شرکت به آنها فهمانده است که در این رسته پیمانکاری چه نقطه ضعفهایی در طرف قراردادی و نیز شرکت شما وجود داشته که عدم درج ماده مربوطه یا عدم درج صحیح آن، لطمات جبران ناپذیری را وارد ساخته است. لذا با مطالعه موارد اختلافی شرکت با طرف های قراردادی خود در فواصل قبلی می توان به استاندارد بهینه ی قراردادی دست یافت.

مطالعه درس آموخته های مدون شرکت

برخی شرکت ها اقدام به تدوین درس آموخته های سازمانی خود می‌نمایند. با لحاظ اینکه بسیاری از ریسک های سازمانی از این اسناد فهمیده می‌شود، لذا باید به مطالعه این اسناد پرداخت.

بررسی قراردادهای منعقده شرکت در آن زمینه

قراردادهای موجود و ترم های قراردادی مورد استفاده یک سازمان در سال های مدید می‌تواند ما را به تولید اسناد بهینه کمک نماید.

مزایای استانداردسازی قراردادها:

استانداردسازی قراردادها برای شرکت‌ها و سازمان‌ها مزایای متعددی را به همراه دارد. برخی از این مزایا عبارتند از:

کاهش ابهامات و خطاهای مرتبط با قرارداد.
افزایش کارایی و کاهش زمان مورد نیاز برای تدوین قرارداد.
افزایش اعتماد و توافق بین طرفین.
کاهش ریسک‌های مرتبط با تعاملات تجاری.
ایجاد پایداری و پیش‌بینی‌پذیری در تعاملات تجاری.

سخن آخر

استانداردسازی قراردادها به عنوان یک ابزار مؤثر در مدیریت تعاملات تجاری، اهمیت بسیاری دارد. با استفاده از الگوها و قالب‌های استاندارد و تعریف استانداردهای داخلی، شرکت‌ها می‌توانند از مزایای این رویکرد بهره‌مند شوند و فرآیند تعاملات تجاری خود را بهبود بخشند.

شما با استفاده از ویژگی های نرم افزار مدیریت قراردادها می‌توانید اطلاعات قراردادهای خود را ثبت و مدیریت کنید همچنین این نرم افزار امکان ایجاد قرارداد ها مطابق با شرایط شرکت شما و ثبت جزئیات مراحل قرارداد (فیلدهای تاریخ تخمینی و واقعی اتمام پروژه، مبلغ کسورات، درصد و شرح قرارداد)، ثبت انواع تیپ قرارداد و تعیین سطوح دسترسی به کاربران، را به شما می‌دهد.

منبع:کانون قراردادنویسان ایران