اهمیت مدیریت قرارداد در بخش تدارکات و خریدهای سازمانی

اهمیت مدیریت قرارداد در تدارکات، اغلب نادیده گرفته می شود. اما بکار گرفتن یک استراتژی اصولی مدیریت قرارداد برای کارشناسان زنجیره تامین آسانترین راهی است که می توانند با استفاده از آن از ریسک های احتمالی را کاهش دهند و قراردادهایی ببندند که به سود سازمانشان باشد. با در پیش گرفتن بهترین راه برای مدیریت قراردادهای سازمانتان، همزمان هم سطح بهره وری و سرعت و هم سطح شفافیت داده ها را افزایش دهید.

استفاده از مدیریت قرارداد در تدارکات و بهبود عملکرد زنجیره تامین

اگر مدیریت قراردادها به درستی پیش رود، فرصت هایی را برای افزایش سود از هر قرارداد و کاهش ضرر مالی در اختیار مسئولان تدارکات قرار می دهد. اگر می خواهید زمان و انرژی خود را صرف این کنید که روش مدیریت تان درجه یک باشد، باید بدانید که مدیریت اصولی قراردادها اثر مستقیمی روی عملکرد سازمان شما دارد.

برخی از روش هایی که زنجیره تامین می تواند از شیوه های بهینه مدیریت قرارداد سود ببرند، به شرح زیرند:
• ایجاد قالبی برای استانداردسازی و بهینه سازی تولید سند، مذاکرات مدیریت زنجیره تامین، تجدیدها و ….
• کاهش هزینه های قرارداد و افزایش سود از طریق بهبود چرخه قرارداد
• مطمئن شدن از اینکه شرکایتان همه مفاد و تعهدات قرارداد را رعایت می کنند (از طریق نظارت بر مراحل اجرای قرارداد در نرم افزار)
• کاهش ریسک های قانونی و مالی شرکت شما در کنار ساده سازی فرایند تولید راهبردها
• تقویت ارتباطات شما با دیگر شرکتها با بهبود عملکرد قرارداد، امکان ایجاد شراکت بیشتر در آینده
• سرعت دهی به تسک های قرارداد از زمان فراخوان تا زمان اتمام یا تجدید قرارداد

آیا شما تفاوت بین سه نوع قرارداد زنجیره تامین را می دانید؟

در کل شش نوع قرارداد زنجیره تامین وجود دارد، اما این سه نوع مهمترین آنها هستند: ادامه دار، سریع و انعطاف پذیر. آیا با انواع قرارداد در زنجیره تامین نیز آشنا هستید؟ در این مطلب سه قرارداد زنجیره تامین اصلی را برای شما توضیح می دهیم.

خدمات زنجیره تامین چیست؟

به عبارت ساده، خدمات زنجیره تامین، فرایندهایی هستند که رساندن کالا یا خدمات به مصرف کننده شامل می شوند. ارائه دهندگان زنجیره تامین با شرکت هایی کار می کنند که هر خدمت یا کالایی را که مورد نیاز مشتری باشند، برآورده می کنند.

این فرایند ها را می توان به مراحل زیر تقسیم کرد:
تامین مواد خام
فرایندهای تولید
تامین بسته بندی
تسهیل انبارداری
خدمات توزیع
خدمات مشتری
لوجیستیک وارونه (برگشت خدمات)

مناقصه برای قراردادهای زنجیره تامین در این دسته بندی قرار می گیرد. به هر حال، این نوع قراردادها و فرایندهای مناقصه خودشان را با نیازهای خریدار منطبق می کنند. همچنین زمان هایی وجود دارد که واقعیت های اقتصادی نیز باید در نظر گرفته شوند.

سه نوع اصلی قرارداد زنجیره تامین

در اصل خریداران می توانند از سه نوع قرارداد زنجیره تامین استفاده کنند. نوع قرارداد به کسب و کاری که انجام می دهید، بستگی دارد. نوع قرارداد بسته به عملکرد تجاری می تواند طولانی مدت و کوتاه مدت باشد.

۱- ادامه دار

این نوع قرارداد مربوط به خریدارانی است که محصولات یا خدماتشان تغییر کمی دارند یا اصلا تغییر ندارند. در این صورت مسئولان تدارکات دقیقا می دانند که چه فرایندهایی را باید در طول خرید طی کنند و قراردادها منظم و قائده مند هستند. خریداران به منظور خریدی با سود بیشتر از کالا و خدمات مورد نظر قرارداد می بندند.

۲- سریع

یک زنجیره تامین سریع معمولا با شرکت هایی در ارتباط است که نیاز به چرخشی واکنشی و سریع برای خرید کالا و خدمات هستند. این نوع زنجیره تامین می خواهد که محصولات و خدماتش را سریعا به دست مشتریان برساند، تا با تغییراتی که ممکن است روی کسب و کار آنها تاثیر بگذارد، همگام شود. قراردادهای این حوزه شامل شرکت های پخش می شود و می تواند ملی و بین المللی باشد.

۳- انعطاف پذیر

قراردادهای انعطاف پذیر مربوط به کسب و کارهایی است که معمولا فصلی کار می کنند. آنها معمولا وقتی در اوج کسب و کارشان هستند، خدمات می خواهند. برنامه ریزی برای خرید در این شرکت ها زودتر انجام می شود، ولی معمولا قراردادهای کوتاه مدتی هستند. قراردادها ممکن است بسته به نیاز شرکت ها در مورد هر گونه خدماتی باشند.

با اینکه ممکن است با خدماتی که زنجیره تامین ارائه می کنند، آشنایی داشته باشید. باید از نوع قراردادی که روی آن معامله می کنید، آگاه باشید. اما همزمان باید از نیازهای خریدار نیز آگاه باشید. با توجه به ماهیت هر نوع قرارداد، باید اطمینان حاصل کنید که می توانید مطابق با آن تقاضاها کار کنید.

معامله ی قرارداد ادامه دار احتمالا در طولانی مدت انتخاب امن تری است، ولی همیشه اینطور نیست.  در این نوع معامله باید برای تغییرات زیادی که امکان اتفاق افتادن هر زمان را دارند، آماده باشید. خریداران می توانند نظرشان را عوض کنند یا مشکلات اقتصادی شرایط کار شما را تحت تاثیر قرار دهد. اگر قرارداد شما در این دسته وجود دارد از خودتان بپرسید که آیا می توانید براحتی با این تغییرات سازگار شوید؟

قراردادهای انعطاف پذیر سرعت بسیار کمتری دارند. اما می توانید در صورت تغییرات زیاد، از قبل برای آنها برنامه ریزی کنید. قراردادهایی که فصلی هستند به زمان اوج معاملات خریدار بستگی دارند.

با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادهای اندیشه پرداز می توانید تقاضاهای خرید خود را تماما آنلاین برگزار کنید، وندور لیست ایجاد کنید، رابطه حرفه ای و طولانی مدت با خریداران برقرار کنید، با آنها مذاکراه کنید، همه اسناد خرید را ثبت و کنترل کنید و به طور خلاصه سود سازمان خود را از هر قرارداد افزایش دهید.