گردش کار چیست؟

الگویی از فعالیت های تکراری با هدف تولید یک محصول، ارائه یک خدمت یا پردازش داده را گردش کار می گویند. گردش کار در هر نوع کسب و کاری لازم است، در واقع گردش کار یا Workflow همان وظایف روزانه ای است که کارمندان سازمان انجام می دهند. گردش کار ، شکل یا روشی است که افراد کار را انجام می دهند و می توان آنها را به صورت مجموعه ای از مراحل که باید به صورت متوالی در یک نمودار یا چک لیست تکمیل شود نشان داد.

گردش کار، قلب هر کسب و کار است. فرقی نمی کند که گردش کاری که در کسب و کارتان در جریان است را شناسایی و مدیریت کنید یا خیر، باز هم گردش کار وجود دارد و تجارت شما را به جلو پیش میبرد. درک گردش کار، مدیریت آن و بکارگیری پتانسیل های آن به شما کمک می کند تا موفقیت سازمان خود را تضمین کنید.

یک نمونه از گردش کار کوچک را به شکل زیر می توان توصیف کرد

• یک نیروی فریلنس فاکتوری تولید کرده و به کارفرمای خود می فرستد
• کارفرما فاکتور را به بخش مالی می فرستد
• بخش مالی فاکتور را تایید کرده و کار پرداخت آن را پیگیری می کند

البته گردش کار اغلب بسیار پیچیده تر از سه مرحله بالا است. کار ساده ای معارفه یک نیروی جدید ممکن است شامل برگزاری چندین جلسه، گزارش، کار و بخش های مختلف یک سازمان شود. وقتی گردش کار دارای سطح پیشرفته تری است، باید به درستی مورد نظارت و مدیریت قرار گیرد تا به بهینه ترین شکل ممکن در بیاید.

چرا باید برای تدوین گردش کار زمان گذاشت؟

هنری گانت اولین نفری بود که مفهوم گردش کار را وارد حوزه کسب و کار کرد. انقلاب صنعتی موجب شد که متفکران هوشمندی مثل گانت به راه های بهینه تری برای سازمان دهی نیروی کار بپردازند. صاحبان کسب و کار ناگهان می توانستند نیروی کار عظیم و ماشین آلات قوی را بکار گیرند یا منتقل کنند، اما قبل از آنکه بدانند بهترین روش مدیریت این انرژی عظیم را دقیقا به چه صورت باید انجام دهند، باید به یک سوال اساسی پاسخ می دادند.

بهینه ترین روش برای انجام گردش کار چیست؟

سوال بالا را می توان به سه قسمت مهم تقسیم کرد:

– کاری که باید انجام شود
– چه کسی/کسانی مسئول چه کاری/ کارهایی هستند
– هر تسک چه مقدار زمان می برد

با پاسخ دادن به این سوال ها و ساختار بندی پاسخ در چارت یا فرایند، به گردش کار دست خواهید یافت.

بخاطر داشته باشید که شما نمی توانید چیزی را که اندازه گیری نمی کنید، مدیریت کنید. وقتی توانستید کارهایی که نیاز به انجام دارد را اندازه گیری کنید، آن زمان می توانید بهینه اجرا شدن آن را نیز مدیریت کنید. در غیر این صورت، شما درکی از اینکه در کسب و کارتان چه می گذرد ندارید و نمی دانید که مانع اصلی فعالیت های تیم تان از کجا نشات می گیرد. اینجاست که فهم گردش کاری و مکتوب کردن و مدیریت آن از اهمیت بسیاری برخوردار می شود. مخصوصا در سازمان های بزرگ بدون نوشتن گردش کار، امکان سردگمی کارمندان یا اعضای تیم بسیار است و وقت و هزینه های هدر رفته به میزان قابل توجهی افزایش پیدا می کند.

گردش کار چند نوع دارد؟

چند روش مختلف برای دسته بندی گردش کار وجود دارد. با این حال، تقسیم بندی انواع گردش کار براساس تکرارپذیری راهی عالی برای نگاه عمیق تر به گردش کار است.

گردش کار فرایند: یک فرایند مجموعه ای از مراحل تکرار پذیر است برای پیشبرد عملیات های تجاری انجام می شود. در اغلب موارد، گردش کار فرایند به میزان زیادی قابل پیش بینی بوده و ورودی ها و خروجی های آن شبیه یک دیگرند. این به این معناست که بعد از شروع اولین آیتم شما مسیر کاری را با دقت بسیاری پیش بینی می کنید.

گردش کار موردی: گردش کار موردی برعکس گردش کار فرایند است. شما در ابتدای از کارهای لازم و مسیری که تیم باید طی کند تا به نتیجه برسد، آگاه نیستید. در این مورد باید از گردش کار یا Workflow  موردی استفاده کنید. بهتر است از یک فرد متخصص کمک بگیرید تا با جمع آوری اطلاعات در مورد کار، مسیر روشنی را پیش روی تیم عملیاتی شما قرار دهد.

گردش کار دستی: گردش کار دستی، کندترین نوع گردش کار است. در گردش دستی کار، هر فرد خودش مسئول جابجایی داده از یک فرد به فرد دیگر است.کارمندان بعد از پر کردن فرم ها، خودشان باید آن را به فرد مسئول بعدی برای گرفتن تایید بفرستند. همه بخش های فرایند های لازم در گردش کار توسط افراد و به صورت دستی انجام می گیرد.

مدیریت گردش کار چیست؟

مدیریت گردش کار ساختاری برای هماهنگی وظایف افراد مختلف است که کارها را سازماندهی می کنند. هدف گردش کار دستیابی به نتیجه است، در حالیکه هدف مدیریت گردش کار، دستیابی به بهترین نتیجه است.
سیستم مدیریت گردش کار فعالیت های مدیریتی میان گردش کارهای مختلف را پشتیبانی می کند. در بخش گردش کار نرم افراز مدیریت قراردادها درگاه شما می توانید انواع گردش کار را تعریف کنید. روند اجرایی آن به راحتی پیگیری و بررسی کنید. با سیستم مدیریت گردش کار سامانه درگاه، وظایف اعضای تیم در سیستم ثبت شده و هر فرد می داند که در چه زمانی یا تا چه تاریخی باید کار محوله را تحویل دهد. با مدیریت گردش کار که یکی از قابلیت های مفید سامانه مدیریت قراردادهای درگاه است، پروژه خود به بهینه ترین و سریع ترین نحو ممکن به انجام برسانید.