بهترین روش مدیریت ارزیابی تامین کنندگان

برای مدیریت ارزیابی تامین کنندگان و کاهش ریسک، باید از این نکته مطمئن شوید که آیا تامین کنندگان طبق مقررات کار می کنند، به تعهدات قرارداد عمل می کند و اطلاعات پروژه را مرتب به شما منتقل می کنند.

اگر قراردادهای خود را به صورت دستی مدیریت می کنید، یا مستندات و اطلاعات  قطعه قطعه است، طبیعی ست که از ارزیابی تامین کنندکان آگاهی کافی نداشته باشید.

۱- فرایند جمع آوری اسناد را با تشکیل هیئت نمایندگی آسان کنید.

بهبود ارزیابی تامین کننده به این معناست که از ابتدای ارتباط خود با تامین کننده، فرایندهایی را طی کنید. با اجباری ساختن جلسه های تحویل اسناد به هیئت مدیره، تامین کننده مجبور خواهد شد تا برای ادامه ارتباط، اسناد و مراحل پروژه را در اختیار شما قرار دهد.

چنین کاری  به سرعت کسب و کار شما از خطر و عدم انطباق با مقررات قانونی حفظ می کند و در مراحل بعدی در وقت صرفه جویی می کند، چون دیگر نیاز نیست به دنبال اطلاعات و اسناد گمشده بگردید. تشکیل هیئت نمایندگی برای جمع آوری اطلاعات، مسئولیتی برای تامین کننده ایجاد می کند تا از مقررات تبعیت کند و انطباق با مقررات را به اثبات برساند.

۲-اسناد ارزیابی تامین کنندگان را در یک مکان جمع آوری کنید

اگر نمی دانید چطور تامین کننده را ارزیابی کنید، خطر عدم انطباق با قرارداد و مشکلات دیگر در قرارداد کسب و کار خود را افزایش می دهید. شفافیت بین مناقصه گر و تامین کننده طوری که بتوانید به راحتی به اطلاعات به روز و دقیق دسترسی داشته باشید، بسیار مهم است.

متمرکز سازی اسناد در مکانی مطمئن، یک منبع قابل اعتماد در مورد وضعیت تامین کننده برای شما فراهم می کند. متمرکز سازی باعث می شود که متوجه گواهینامه های در حال انقضاء یا هر داده که نیاز به بروز شدن دارد بشوید. همچنین هر خلائی را در اطلاعات تامین کننده تشخیص دهید.

۳-ارزیابی تامین کنندگان به طور مداوم ادامه دهید

متمرکز کردن اطلاعات تامین کننده به تنهایی کافی نیست. اگر همه اسناد را در یک جا قرار دادید و دیگر به آن ها نگاه نکردید،بدون اینکه متوجه شوید ممکن است تامین کننده به تعهدات خود پایبند نباشد.

شکست در دنبال کردن ارزیابی تامین کنندگان ریسک معامله را افزایش می دهد، کسب و کار شما را دچار اختلال و مشکل می کند، به ارتباطات شغلی شما ضربه خواهد زد و در نهایت  حتی منجر به پیگیری قانونی خواهد شد.

ردیابی تامین کننده، پیشرفت طبق شاخص های کلیدی عملکرد، انجام تعهدات قرارداد، به شما کمک می کند تا یک قدم جلوتر تامین کننده پیش بروید و از انطباق و ریسک ها آگاه شوید.

ریسک های کار با تامین کننده و بهترین روش ارزیابی تامین کنندگان چیست؟

۱- داشتن دیدی روشن نسبت به کل هزینه های طرف سوم

مطمئن شوید که داده ها دقیق، قابل اتکاء و بروز هستند. توصیه می کنیم که زمان همکاری با تامین کننده های استراتژیک، از میزان تکیه آنها به فروشندگان خودشان نیز فهمی کلی دریافت کنید. درک ارتباطات بین رده های مختلف تامین کنندگان به شما این امکان را می دهد تا میزان احتمالی ریسک را ارزیابی کنید.

۲-تامین کننده های کلیدی را براساس میزان ریسک ارزشگذاری کنید

برای فروشندگان با ریسک بالا، بازدید از سایت و ممیزی تدارکات ضروری است. اطمینان از رعایت قوانین و مقررات خاص در مورد اخلاق، مسئولیت اجتماعی شرکت، سلامت و ایمنی و امنیت مالی حیاتی است. تمام اطلاعات ارائه شده را بررسی کنید و مرتباً آن را کنترل کنید

۳-تامین کننده های تک منبعی نیاز به توجه بیشتر دارند

نظارت روتین از مهمترین روش ها برای تشخیص ریسک زنجیره تامین است، این کار به شما کمک می کند که طرح منسجمی ایجاد کنید. تامین کننده تک منبعی باید یک پلن B یا راه جایگزینی داشته باشد که بتواند در صورت بروز مشکل آن را به سرعت فعال کند.

۴-صلاحیت تامین کنندگان جدید را قبل از شروع کار بسنجید

ملزومات حداقلی انطباق با قوانین و مقررات را در صنعت خود مشخص کنید و تهیه آنها را برای فروشندگان جدید الزامی کنید.

۵-همه اطلاعات را متمرکز کنید و به ردیابی فعالیتهای تامین کننده ادامه دهید

در صورتی که اسناد تامین کننده قطعه قطعه، پنهان یا گمشده باشد، طبیعتا نمی توانید از همه چیز خبردار باشید. در نتیجه ممکن است مسائلی از قبیل اعم از عدم انطباق با تعهدات پیش بیاید. متمرکزسازی و ردیابی همیشه این امکان را به شما می دهد تا از همه مراحل آگاه باشید.

امیدواریم که طرح مدیریت ریسک پایه ای در همه سازمان ها وجود داشته باشد. حداقل ترین کار این است که از ریسک های مرتبط با خودتان آگاه باشید، مخصوصا آنهایی که مربوط در دسترس بودن و قیمت است.

در این مقاله از اهمیت متمرکزسازی اطلاعات و اسناد تامین کننده صحبت کردیم. نرم افزار مدیریت معاملات درگاه ، سیستمی برای متمرکز کردن اطلاعات و اسناد تامین کننده به شکل کاربردی در اختیار شما قرار می دهد. با نرم افزار مدیریت قرارداد دیگر نیازی نیست برای سنجش عملکرد تامین کننده، صدها پرونده و سند را به شکل دستی بررسی کنید. فقط کافیست آنها را در نرم افزار آپلود کنید، سپس سنجش وضعیت انطباق تامین کننده با دقت و سرعت بیشتری پیش خواهد رفت. تیم پشتیبانی شرکت اندیشه پرداز همواره در کنار شما خواهد بود تا فرایند وقت گیر پیگیری قراردادهای پیمانکاری را آسانتر طی کنید.