۷ راه حل عالی نرم افزار قراردادها برای بخش خرید، تدارکات و لجستیک

مدیریت قرارداد بخشی جداناپذیر از چرخه تدارکات هر سازمانی است. قراردادها ارتباط نزدیکی با روابط با فروشندگان، تامین کنندگان، ارائه دهنده دهندگان خارجی کالا و دیگر منابع خرید و سورسینگ دارند. در این مقاله به بررسی مدیریت قراردادها در خرید و تدارکات و راه حل های نرم افزار مدیریت قرارداد در این حوزه می پردازیم.

متخصصان تدارکات مخصوصا در کشورهای پیشرفته به این نتیجه رسیده اند که مکانیزه سازی مدیریت قرارداد و تحول دیجیتال به آنها کمک می کند تا به اهداف مهمی مانند کاهش هزینه، بهبود سرعت و بهره وری برای شرکت دست یابند.

اگر تیم های تدارکات و قرارداد به فرآیند های دستی، صفحات اکسلی و سیستم های جزیره ای برای خرید کالا و تدارکات متکی باشند، مدیریت کلی قراردادها با مشکل مواجه خواهد شد، زمانبر خواهد بود و هزینه های بیشتری را متحمل سازمان می کند.

به همین دلیل مدیریت اصولی قراردادها مخصوصا در بخش تدارکات و خرید کالا راه حلی کاربردی و تسهیل کننده است.

۱-بهینه سازی قراردادهای مربوط به تامین کنندگان و مذاکرات در رابطه با سطح خدمات

یکی از بهترین روش ها برای بهبود مدیریت قراردادها در خرید و تدارکات این است که نظارت و دقت بیشتری در روابط با تامین کنندگان انجام دهید. مدیریت و اندازه گیری عملکرد تدارکات با بهینه کردن روابط با تامین کنندگان برای گرفتن بهترین نتیجه اهمیت زیادی دارد. با اینحال با تکنولوژی قدیمی، اطلاعات جداگانه و فرایندهای دستی اینکار تقریبا غیر ممکن است. وجود پلتفرم آنلاینی که کارفرما بتواند از طریق آن با تامین کننده در ارتباط باشد و بر تمامی مراحل ثبت نام و ارزیابی شرکت کنندگان، تشکیل وندور لیست از تامین کنندگان خوب، حفظ رابطه حرفه ای با تامین کنندگان نظارت داشته باشد، ضروری می رسد. در سامانه نرم افزار مدیریت معاملات و قراردادهای درگاه، پورتال تامین کنندگان برای مدیریت تامین کننده به شکل کاملا حرفه ای و اصولی طراحی شده است.

همچنین در نرم افزار مدیریت قراردادها، امکان تشکیل وندور لیست، مشاهده اطلاعات تهیه کنندگان، نظارت و مدیریت تبصره های قرارداد، تاریخ ها، اطلاعات مهم تامین کننده و نوع قرارداد وجود دارد که این امکانات به بخش تدارکات برای خرید کالا و تامین خدمات کمک بسیاری می کند. با این داده ها سازمان ها می توانند بسرعت متوجه شوند که کدام تامین کننده به تعهداتش عمل کرده و کدام تامین کننده، تعهداتش را اجرایی نکرده و همین طور می توانند بر فرایندهای تامین کالا و خدمات نظارت کنند.

۲- حذف فرآیند دستی ایجاد سفارشات خرید و مذاکره

قبل از مذاکرات برای خرید، بخش تدارکات جستجو برای تامین کنندگان باصلاحیت را آغاز می کند. شرکت ها باید جمع آوری و نظارت بر داده های تامین کنندگان را مکانیزه کنند تا مطمئن شوند که تامین کنندگان، ضمن برخورداری از صلاحیت های لازم برای شرکت در مناقصه همگام با ضوابط سازمان شما نیز عمل می کنند. نرم افزار مدیریت قراردادها لیستی از تامین کنندگان مورد تایید و پروفایل آنها را نیز در اختیار شما قرار می دهد.

۳- ساده سازی فرایند تدارکات

با ایجاد یک پایگاه داده مرکزی، بخش تدارکات می تواند همه اطلاعات قراردادها را به شکل دیجیتال ذخیره کرده و دسته بندی کنند و در صورت نیاز به آنها مراجعه کنند. خودکارسازی به مسئولان تدارکات این امکان را می دهد تا در زمان صرفه جویی کنند. اگر جستجوی های دستی ناکارآمد برای اطلاعات مربوط به تامین کنندگان و قراردادهای کنونی حذف کنید، هزینه های مربوط به تدارکات کاهش یافته و کارآمدی و بهره وری دپارتمان افزایش پیدا می کند.

۴- نظارت و مدیریت هزینه ها و تبصره های قرارداد

شفافیت هزینه ها در عملکرد تدارکات به شما کمک می کند تا پتانسیل هایی برای صرفه جویی و عملکرد بهینه را تشخیص دهید. با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها همه هزینه های مربوط به تامین کنندگان براحتی توسط متخصصان تدارکات قابل نظارت و ردیابی هستند.

با نرم افزار مدیریت قراردادها امکان خطاهای دستی و ثبت ناکامل داده ها از بین می رود، کارشناسان تدارکات می توانند برای سوال ها و مسائلشان سریعتر جواب پیدا کنند و گزارش های دقیق تری از قراردادهای تامین کنندگان ارائه دهند. این گزارش ها از داده های قرارداد بدست می آید که در داشبورد مدیریتی با نمودار و پای چارت و آمار قابل مشاهده است.

۵- بهبود نظارت بر عملکرد تامین کننده و پیمانکار

خودکارسازی به بخش تدارکات سازمان شما کمک می کند تا مشکلات که در فرایند خرید و تامین کالا و خدمات پیش می یاد را در همان مراحل اول شناسایی کنید و بر فعالیت های خرید براساس عملکرد تامین کننده نظارت داشته باشید. بدین ترتیب بخش تدارکات سازمان در همان ابتدای کار متوجه خطاهای تامین کننده خواهد شد و یا مشکل را با مذاکره حل می کند یا تامین کننده بهتری که براساس اصول و شرایط قرارداد عمل می کند را انتخاب می کند و بنابراین برگشت سرمایه را به حداکثر می رساند. سازمان ها با تهیه لیستی از تامین کنندگان با صلاحیت و بهبود روابط با آنها از طریق احراز صلاحیت، مذاکره و نظارت با کاهش هزینه قابل توجهی روبرو خواهند شد. وقتی داده ها در یک پایگاه داده متمرکز ثبت شده باشند، زمان انقصای قرارداد مشخص خواهد بود و به اطلاع کاربر می رسد، همچنین ددلاین ها و مراحل قراردادی نیز به بهترین شکل پیش خواهد رفت و شاخص های کلیدی عملکرد بهبود پیدا خواهد کرد.

۶- تعیین نقش ها و مسئولیت ها

در سالهای اخیر، مفهوم مدیریت قرارداد در بحث تدارکات بخاطر سودی که به سازمان ها می رساند توجه زیادی را به خود جلب کرده است. ارتباط با تامین کننده و پیمانکار حتی بعد از اتمام قرارداد، جو مثبتی بین کارفرما و تامین کننده ایجاد می کند. ایجاد رابطه ای مثبت و پذیرا با تامین کننده می تواند در زمان های بحرانی مثل زمانی که کمبود کالای خاصی در بازار وجود دارد یا سازمان شما نیاز سریع به کالا و خدمات دارد، تعیین کننده است. این ارتباط مثبت مشکلات را با راحتی بیشتری حل می کند، همچنین در مورد قیمت گذاری و دیگر موارد نیز می توانید با تامین کننده مذاکره کنید.

۷- برنامه ریزی و پیش بینی

فرایندهای تدارکات به حجم فروش و استقبال مشتریان از کالاها و خدمات بستگی دارد. فرایندهای تدارکات و مدیریت قرارداد باید به شکل راهبردی برنامه ریزی شوند و فاکتورهایی از قبیل ترجیحات مشتریان، تغییرات روند بازار، ساختار قیمت گذاری تامین کننده، راه های تامین مواد، ارزیابی رقبا و …. باید در نظر گرفته شوند. تدارکات بدون پیش بینی کار خطرناکی است که می تواند سودآوری کلی شرکت را تحت تاثیر قرار دهد.

چرا از نرم افزار مدیریت قراردادها و پورتال تامین کنندگان برای خرید کالا و تدارکات استفاده کنیم؟

آمارها نشان می دهند که نود درصد سازمان ها از نرم افزار مدیریت قراردادها استفاده نمی کنند و از همان راه حل های قدیمی از جمله اکسل و مستندات کاغذی استفاده می کنند، در نتیجه با عدم یکسانی و ثبات در قراردادها و داده های خرید و فروش، حساب و کتاب های طولانی و دست و پا گیر و مشکل مدوامت زنجیره تامین روبرو می شوند.

سازمان ها باید سعی کنند تا بهترین روش های مدیریت قرارداد مخصوصا برای بخش خرید و کالا و خدمات بکار بگیرند تا سرعت، سودآوری، بهره وری عملکرد تدارکات را افزایش دهند، هزینه ها را کاهش دهند و در نهایت عملکرد کلی سازمان و بخش خرید و تدارکات را بهبود ببخشند. سازمان هایی که از فرایندهای تدارکات خودکار و نرم افزاری استفاده می کنند، در سورسینگ و مذاکرات عملکرد بسیار بهتری دارند.

خرید و تدارکات در سالهای اخیر با توجه به رکود اقتصادی جهانی، به یک عنصر کلیدی در سازمان تبدیل شده است.تا همین لحظه هم سازمان های پیشرو زیادی به سمت استفاده از یک راه حل نرم افزاری یکپارچه که همه فرایندهای قراردادها و معاملات را ادغام می کند، روی آورده اند تا حاشیه سود را افزایش دهند، هزینه ها را کاهش دهند و خطرات را مدیریت کنند.

با استفاده از فرایندهای نرم افزاری و بکار گیری تکنولوژی در این حوزه، مراحلی از قبیل مدیریت صرفه جویی هزینه ها، تحلیل هزینه های خرج شده، سورسینگ راهبردی و اصولی، مدیریت تامین کننده، کارشناسان خرید، لوجستیک و تدارکات می توانند عملکرد خود را حرفه ای تر و رقابتی تر کنند.