۶ مزیت کلیدی سیستم مدیریت قرارداد

قراردادها زبان جهانی کسب و کار هستند. تقریبا هر تومان پولی که وارد یک سازمان می شود یا از آن خارج می شود در قرارداد پیش بینی شده است. حتی هزینه های تنخواه. به همین دلیل، سازمان های زیادی با ابعاد مختلف روز به روز بیشتر به سیستم های مدیریت قرارداد روی می آورند. این سیستم ها مراحل درخواست، قبول و پیشبرد قرارداد را خودکار می کنند. همچنین مزایای دیگری هم دارند که بهره وری کسب و کار شما را به میزان قابل توجهی افزایش می دهند، ارتباطات تجاری شما را حفظ و تقویت می کنند و از مصالح سازمان شما حفاظت می کنند. در این مقاله قصد داریم ۶ مزیت کلیدی سیستم مدیریت قرارداد را به شما توضیح دهیم.

وقتی کسی از عبارت مدیریت قرارداد صحبت می کند، منظورش طیف وسیعی از کارها و وظایف است. برای بعضی کسب و کارها، مدیریت قرارداد به معنای یک زونکن در قفسه است. برای دیگر سازمان ها، مدیریت قرارداد تیمی از افراد را شامل می شود که اسناد را بررسی می کنند و سعی می کنند با تغییرات قرارداد هم سرعت باشند. وقتی از سیستم مدیریت قرارداد حرف می زنیم، منظورمان فقط یک چیز است: مدیریت خودکاری که جریان قرارداد را دیجیتال می کند.

با وجود یک سیستم مدیریت قرارداد، بررسی، ارزیابی و قبول اسناد و مناقصات تسریع یافته و تسهیل می شود. میزان ریسک در قرارداد کاهش می یابد و با مدیریت پیشرفته اسناد، داده های مورد نیاز در زمان مورد نیاز در دسترس کاربر قرار می گیرد. سیستم های مدیریت قرارداد، میزان شفافیت قراردادها بیشتر می کند. چنین کاری به نوبه خود، بهترین شیوه ها را برای مذاکرات مجدد و کاهش هزینه ها امکان پذیر می سازد. سیستم مدیریت قرارداد ابزارهایی را در اختیار شرکت های بزرگ قرار می دهد تا از مهمترین سرمایه هایشان حفاظت کنند.

تسریع ارزیابی و اجرای قرارداد

سیستم های مدیریت قرارداد روتین پیچیده تایید پیمانکار را به میزان زیادی خودکار می کند و به آن سرعت بیشتری می بخشد. مراحل تایید قرارداد می تواند شامل قبولی های همزمان و شرطی شود که منجر به همکاری بهتر میان دپارتمان های مختلف یک سازمان می شود.
برای بعضی سازمان ها، تاخیر حتی قبل از چرخه ارزیابی و تایید شروع می شود: در طول شکل گیری قرارداد. سیستم مدیریت قرارداد می تواند تمپلیت های در دسترس، بایگانی ای از عبارت ها و شروط استاندارد را که توسط تیم حقوقی انتخاب شده و توصیه می شود را در اختیار این سازمان ها قرار دهد.

فردی که قرارداد درخواستی را در سیستم به جریان می اندازد، می تواند همه فیلدهای سفارشی مخصوص نیازهای سازمان را شکل دهد. این اطلاعات شامل نوع قرارداد، تیم، سطح اولویت و دیگر عناصر مخصوص به قرارداد می شود. سپس وقتی قرارداد وارد چرخه ارزیابی و تایید می شود، همه جزییات ضروری در سیستم وجود دارند. تجربه تایید و ارزیابی قرارداد در این صورت بسیار بهبود پیدا می کند و شکل گیری پیمان به وقت خود اتفاق می افتد.

کاهش ریسک کسب و کار و افزایش میزان مطابقت اجرای پروژه براساس مفاد قرارداد

نرم افزارهای مدیریت قرارداد ریسک میزان مطابقت پیمانکار یا تامین کننده در اجرای پروژه براساس مفاد قرارداد را با استفاده از حسابرسی کامل مورد بررسی قرار می دهد. بجای جستجو در ایمیل ها برای پیدا کردن یک سند ضمیمه شده، سیستم مدیریت قرارداد اینکار را برای شما انجام می دهد. وقتی همه چیز خودکار شود، برای هر عملی یک سند و امضای دیجیتال وجود خواهد داشت. تنها با چند کلیک سیستم بررسی ای کامل از مراحل قرارداد انجام می دهد.

بیشتر شدن قابلیت مشاهده قرارداد با یک منبع واحد اطلاعاتی معتبر

مدیریت قرارداد می تواند به معنای یک زونکن در قفسه باشد، اما سیستم های مدیریت قرارداد راهکاری در اختیار شرکتهای بزرگ قرار می دهد که به هر فردی دسترسی می دهد. چنین کاری یعنی افرادی به غیر از اعضای تیم هم می توانند درخواست های قرارداد را به جریان بگذارند. توسط سیستم مدیریت قرارداد اعضای تیم می توانند تامین کنندگان، قیمت های پیشنهادی و الزامات قراردادی شان را ببینند. بنابراین قدرت مذاکره بیشتر می شود.

بعضی شرکت ها ترجیح می دهند که شفافیت قراداد با تامین کننده و مشتری ها را نیز بیشتر کنند. چنین کاری باعث می شود که شرکا به قرارداد دسترسی داشته باشند و ارتباطات تجاری استحکام بیشتری پیدا کند. وندور لیست به تامین کنندگان اجازه می دهد تا فرم ها را کامل کنند و تعهدات خود را به انجام برسانند، این کار از قبل صلاحیت تامین کننده  را تایید کرده و  شروع قرارداد را تسریع می کند.

بعضی سازمان های دیگر یک مرحله بیشتر پیش می روند و با قراردادها به عنوان یک منبع واحد اطلاعاتی درست با قابلیت معاملات رفتار می کنند. با استخراج و سازماندهی داده ها و اطلاعات از قرارداد، از فعالیت های مالی دیگر خود آگاه می شوند و شاخص های کلیدی عملکرد خود را بهتر ردیابی می کنند.

تمدید قراردادها با شرایط بهتر و سرعت کمتر

نرم افزارهای مدیریت قرارداد به طور خودکار تاریخ تمدید قرارداد را شناسایی می کنند و به مالک قرارداد یا تیم حقوقی یادآوری که زمان قرارداد رو به اتمام است. دانستن تاریخ تمدید قرارداد تازه اول کار است.

همچنین این نرم افزار مفاد و ملزومات قرارداد و دیگر قراردادهای مرتبط را در یک گروه دنبال می کند. اگر قرارداد مربوط به یک تامین باشد، می تواند قدرت مذاکره را در قراردادهای بعدی بیشتر کند و احتمالا هزینه ها را نیز کاهش دهد.  چنین کاری مباحثات مربوط به عملکرد و ساخت اندازه های شاخص های کلیدی عملکرد را در آینده بیشتر می کند.

می توانید از نرم افزار بخواهید تا در مورد ملزومات اجرایی، زمان اتمام قرارداد و غیره را گزارش دهد. علاوه براین، نرم افزار صورت حساب دقیق، هزینه ها و کارهای توصیه شده برای به حداکثر رساندن درآمد در اختیار شما قرار می دهد. به بخش فروش شرکت، هشدارهای ایمیلی به کاربر می زند تا قراردادهای در شرف تمدید را به آنها یادآوری کند. در این صورت تیم می تواند ملزومات رعایت شده و رضایت مشتری را تضمین کند.

مدیریت اسناد ارزش افزوده

نرم افزار مدیریت قرارداد به شما کمک می کند تا یک کلمه یا عدد دقیق مورد نظرتان را بدون توجه به اینکه کجای سازمان باشد، پیدا کنید. فرقی نمی کند سند پی دی اف باشد یا فایل تصویری. سیستم مدیریت قرارداد آن را تبدیل به یک متن قابل جستجو می کند که از دسکتاپ یا موبایل در هر زمان و مکانی در دسترس است.

بهترین میزان حفاظت از قرارداد و محرمانگی

بعضی افراد دوست دارند قراردادهای خود را در کشو بگذارند و در آن را ببند و فقط خودشان کلیدش را داشته باشند. محرمانگی قرارداد برای آنها بسیار مهم است. سیستم های مدیریت قرارداد این امکان را به کاربر می دهد که دسترسی دقیق برای مشاهده قرارداد مشخص کند. استاندارد های حریم خصوصی این نرم افزار برای هر فیلد وجود دارد و می توان تعیین کرد که چه کسی به چه فیلدی دسترسی داشته باشد. ادمین های سیستم این امکان را دارند که از ابزارهای موجود استفاده کنند تا ببینند که چه کسی به یک فایل دسترسی پیدا کرده است و حتی چه کسی سعی داشته به فایل دسترسی پیدا کند.

راهکار یکپارچه درگاه شرکت اندیشه پرداز سیستم های مختلف مدیریت معاملات و قراردادها را با یک دیگر ادغام می کند. با استفاده از این راهکار می توانید تمامی مراحل شرکت در مزایده و بستن قرارداد را به صورت خودکار پیش ببرید. اسناد و اطلاعات را خودکار در سیستم ثبت کرده و مدیریت کنید و از داشبورد هوش تجاری استفاده کنید. برای مشاهده دموی نرم افزار کافیست فرم درخواست دمو را در سایت پر کنید، تا قبل از خرید نرم افزار به صورت رایگان با امکانات آن آشنا شوید.